Apa Itu HRD? Pengertian, Fungsi, hingga Tugasnya di Perusahaan

Ketika mengajukan lamaran pekerjaan, Anda biasanya akan berhadapan dengan Human Resource Development atau HRD. Staff HR memiliki tanggung jawab dalam merekrut atau menyeleksi karyawan-karyawan yang dinilai sejalan dengan visi-misi perusahaan. Namun, mereka mempunyai tanggung jawab lebih besar dari sekadar mengurus calon karyawan.

Maka dari itu, dalam artikel ini, Anda akan mendapatkan penjelasan seputar HRD, dari definisi, fungsi, manfaat, hingga perbedaannya dengan personalia. Silakan simak informasi selengkapnya berikut ini!

Apa itu HRD?

Secara garis besar, HRD merupakan departemen dalam perusahaan yang menangani Sumber Daya Manusia (SDM). Seperti yang diketahui, SDM merupakan salah satu aset perusahaan yang harus diseleksi dan dipantau sebaik mungkin oleh staf HR. Langkah ini secara tak langsung membantu perusahaan berkembang dan mampu mencapai tujuan-tujuan yang telah ditargetkan.

Hal ini pula yang menjadikan divisi SDM sebagai komponen penting perusahaan. Berdasarkan laman Investopedia, staff-staff HR bertugas dalam memaksimalkan produktivitas kerja karyawan hingga melindungi perusahaan dari berbagai masalah yang kelak timbul. 

Untuk itu, HRD memiliki tanggung jawab yang beragam. Sebut saja menangani kompensasi serta tunjangan, perekrutan dan pemberhentian, serta memastikan kegiatan operasional tetap mengikuti undang-undang yang berlaku. Poin terakhir terbilang cukup berat karena apabila salah satu atau beberapa aturan dilanggar, maka dampaknya bukan hanya dialami karyawan, melainkan perusahaan.

Kemiripan tanggung jawab HRD dengan personalia membuat kedua divisi ini sering disamakan. Kenyataannya, personalia lebih fokus terhadap hal-hal administratif seperti absensi, database, payroll, hingga pengisian dokumen. Meski begitu, keduanya saling berhubungan, karena sama-sama mengurus kebutuhan karyawan perusahaan.

Apa saja fungsi HRD?

Fungsi HRD dibagi menjadi dua jenis, antara lain:

• Fungsi internal. Pada fungsi ini, staff HR akan merencanakan kebutuhan, perekrutan, orientasi, pengembangan, manajemen performa, penentuan gaji atau kompensasi, hingga meningkatkan hubungan kerja di antara para karyawan. Selain itu, HRD bertanggung jawab dalam mengadakan kegiatan seperti training untuk mengasah skill karyawan sesuai keinginan perusahaan;
• Fungsi eksternal. Sejumlah fungsi eksternal yang dilakukan staff HR adalah menyediakan layanan konseling di luar perusahaan bagi para karyawan. Dalam pelaksanaannya, mereka harus memperhatikan kemampuan maupun kemauan karyawan yang mengikuti konseling agar mendapatkan hasil yang diharapkan.

Apa saja tugas dan tanggung jawab HRD?

HRD di setiap perusahaan sebenarnya punya tugas dan tanggung jawab berbeda walau masih berkaitan dengan SDM. Skala bisnis, visi-misi, hingga kemampuan seleksi karyawan adalah beberapa faktor yang membuat jobdesk staff HR bervariasi. Akan tetapi, ada sejumlah kesamaan tugas dan tanggung jawab yang mereka tangani, antara lain:

1. Persiapan dan seleksi SDM

Tahap persiapan dan seleksi SDM dibagi menjadi tiga, yaitu:

• Persiapan. Persiapan yang dilakukan staff HR harus memperhatikan sejumlah faktor internal maupun eksternal perusahaan. Faktor internal bisa berupa jumlah karyawan yang direkrut dan struktur organisasi. Sementara faktor eksternal biasanya mencakup aturan ketenagakerjaan hingga pangsa tenaga kerja yang sedang tren;
• Rekrutmen. Pada tahap ini, HRD mulai mencari calon karyawan untuk mengisi posisi yang sedang dibutuhkan perusahaan. Dalam hal ini, staff HR akan melakukan berbagai analisis seputar jabatan, lalu menjelaskan deskripsi pekerjaan (job desc) dan spesifikasi yang harus dipenuhi calon karyawan;
• Seleksi. Pada tahap ini, staff HR akan menerima lamaran yang dimasukkan calon karyawan untuk mereka seleksi sampai menemukan orang-orang yang tepat. CV (Curriculum Vitae) menjadi dokumen yang diandalkan HRD, menyusul wawancara, psikotes, dan tahap-tahap lain yang dinilai membantu mereka menyaring SDM yang kompeten.

2. Pembekalan SDM

Tanggung jawab staff HR tak berhenti begitu mereka menemukan karyawan yang dibutuhkan. Selepas persiapan dan seleksi, mereka melakukan pembekalan terhadap SDM. Langkah ini bertujuan untuk memastikan karyawan mampu memberikan kontribusi maksimal pada perusahaan.

HRD lantas akan memberikan pembekalan kepada karyawan-karyawan baru sesuai posisi dan skill di masing-masing bidang. Dengan begitu, SDM sanggup meningkatkan performanya.

3. Pemberian kompensasi dan fasilitas

Dalam dunia bisnis, kompensasi yang ditujukan kepada karyawan dapat berupa gaji atau imbalan pada karyawan atas kontribusi mereka terhadap perusahaan. Pemberian kompensasi yang diatur HRD dengan personalia biasanya dilakukan dalam periode waktu tertentu, misalnya sebulan sekali.

Sejumlah perusahaan pun menyediakan fasilitas seperti asuransi hingga kendaraan untuk membantu kegiatan operasional hingga proteksi untuk menjauhkan mereka dari macam-macam risiko.

4. Manajemen kinerja dan evaluasi

Selanjutnya, staff HR akan memastikan para karyawan bekerja secara produktif dan kondusif lewat pengawasan rutin. Manajemen kinerja pun dilaksanakan supaya fungsi tersebut berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.

Apabila manajemen kinerja dilakukan dengan baik, staf HR tak akan kesulitan mengajak sosok dengan kepemimpinan terjamin dan mampu menetapkan tujuan-tujuan yang jelas.

5. Pengembangan skill

Seperti yang disinggung, HRD bertanggung jawab dalam pengembangan skill karyawan. Sejumlah kegiatan seperti training hingga outbound diselenggarakan untuk memenuhi kebutuhan SDM akan wawasan maupun kecakapan mereka dalam menghadapi sesuatu, baik secara individual atau tim.

Dengan analisis dari hasil evaluasi performa, staff HR lantas merancang kegiatan pengembangan skill yang diharapkan mampu menjembatani kesenjangan di antara tenaga kerja.

6. Perencanaan karir untuk SDM

Tak hanya membantu dalam pengembangan skill, staff HR juga bertugas dalam merencanakan dan membina karier yang optimal untuk mereka. Langkah yang dikenal sebagai career pathing ini akan membantu karyawan melihat bagaimana ambisi pribadi mempengaruhi produktivitas kerja mereka.

Apabila fungsi tersebut berjalan dengan baik, maka baik perusahaan maupun karyawan akan menerima sejumlah manfaat seperti produktivitas kerja yang baik hingga employer branding yang kuat.

7. Pembentukan tim untuk proyek perusahaan

Mengingat HRD adalah divisi yang dianggap penting dalam memahami dan mengembangkan karakter SDM, tanggung jawab pembentukan tim pun diberikan kepada mereka. Staff HR akan mengumpulkan karyawan-karyawan yang dianggap kompeten dalam sebuah tim untuk mensukseskan proyek tersebut.

Dengan kata lain, kesuksesan sebuah proyek perusahaan tak terlepas dari kemampuan staff HR dalam memilah dan menginstruksikan karyawan untuk melaksanakan tugas tersebut.

8. Menjaga solidaritas para karyawan

Tugas terakhir yang dipikul HRD adalah menjaga solidaritas para karyawan. Kerja sama bagaimanapun berdampak pada keberhasilan proyek yang ditangani sebuah perusahaan. Tanpa solidaritas yang kuat, proyek mustahil selesai sesuai tenggat yang diberikan.

Walau terdengar mudah, tanggung jawab ini bisa dibilang sulit dipraktekkan mengingat para karyawan memiliki latar belakang dan sifat berbeda.

Apa saja skill yang harus dimiliki staf HR?

Menilai dari delapan tugas dan tanggung jawab di atas, bisa dibayangkan sebanyak apa skill, baik soft maupun hard skills, yang wajib dikuasai staff HR. Seseorang dapat dikatakan layak bekerja di HRD kalau menguasai sejumlah keterampilan berikut:

• Kecakapan organisasi. Dalam hal ini, organisasi merujuk pada kemampuan seseorang mengatur data, waktu, efisiensi personal, hingga kerja sama dalam tim. Pasalnya, Anda akan berurusan dengan kelangsungan hidup dan karier banyak orang. Dengan kecakapan organisasi yang baik, risiko data tertukar atau kesalahan pencatatan pun bisa dihindari;
• Multitasking. Ketika dipekerjakan sebagai staff HR, Anda pasti bakal menghadapi berbagai masalah dari karyawan, entah yang sifatnya pribadi maupun profesional. Untuk itu, Anda perlu mengetahui strategi dalam memprioritaskan pekerjaan atau tugas, sehingga tak perlu menunda salah satu di antaranya;
• Mengetahui dan mengikuti etika bisnis. Mengingat HRD menangani SDM sejak tahap seleksi, staf di divisi ini tentu mengetahui banyak hal seputar karyawan. Namun, mereka juga harus mengikuti etika dalam berbisnis, yakni menjaga privasi karyawan, apalagi kalau hal tersebut berhubungan dengan rahasia perusahaan;
• Mampu mengambil keputusan. Ada kalanya staff HR harus menempatkan diri mereka di antara kebutuhan karyawan dan kepentingan manajemen. Kadang mereka harus melindungi karyawan, di waktu lain mereka harus memihak pada perusahaan. Oleh karena itu, staff HR harus bijak dalam mengambil keputusan agar tak ada pihak yang merasa dirugikan;
• Menjaga kepercayaan karyawan. Bukan hal aneh bila karyawan menjadikan HRD sebagai ‘tempat curhat’, terutama yang berkaitan dengan pekerjaan mereka. Sebagai staf profesional, Anda harus mampu menjaga kepercayaan mereka dengan tak menyebarkan cerita tersebut. Bantu juga karyawan menemukan solusi yang mereka butuhkan;
• Dapat membangun komunikasi yang baik. Bukan rahasia lagi apabila komunikasi merupakan salah satu kunci sukses dalam berbisnis. sebagai staff HR, sudah jadi tanggung jawab Anda untuk menjalin komunikasi yang baik dengan membuka kesempatan untuk mengemukakan pendapat, mewadahi aspirasi, hingga menegakkan aturan seadil mungkin;
• Berdedikasi dan bersedia untuk mengembangkan diri. Seperti karyawan di divisi lain, Anda yang bekerja di HRD pun harus memiliki dedikasi tinggi dan bersedia mengembangkan diri untuk performa yang lebih baik. Untuk menunjangnya, perusahaan biasanya akan memanfaatkan teknologi yang sedang trend, misalnya memakai Appsensi untuk pengaturan jadwal karyawan;
• Dapat menciptakan strategi efektif dan efisien. Perancangan skema penggajian, menyiapkan training, hingga mencari SDM untuk perusahaan membutuhkan strategi yang efisien dan efektif. Oleh karena itu, staff HR wajib mempunyai skill dalam menciptakan strategi untuk mewujudkan target-target yang telah dibuat;
• Berorientasi pada tim. Seperti yang disebutkan, HRD adalah pihak yang bertanggungjawab dalam pembentukan tim. Untuk membangun tim solid, maka staf divisi ini pun harus berorientasi pada kebutuhan tersebut. Jadi, Anda akan lebih mudah mencari karyawan-karyawan yang kompeten dan mampu bekerja secara berkelompok dari awal sampai akhir.

Apa yang membedakan HRD dan personalia?

Dari penjelasan di atas, Anda bisa simpulkan bahwa HRD mempunyai sejumlah tugas dan tanggung jawab terhadap karyawan sejak mereka mengajukan lamaran kerja. Dengan skill yang dimiliki, staff HR akan menganalisis data-data yang diberikan calon karyawan dan menyesuaikannya dengan posisi yang ingin diisi. Kemudian, setelah merekrut SDM, staf HR pun terus memastikan performa dan produktivitas karyawan terjaga melalui pengawasan hingga pelaksanaan training berkala.

Bukan hanya itu, staff HR turut campur tangan pula pada proses PHK (pemutusan hubungan kerja), sebab mereka yang memegang hasil evaluasi karyawan. Disisi lain, mereka juga membantu karyawan dari posisi terbawah hingga ke manajerial apabila menghadapi masalah tertentu. 

Bagaimana dengan personalia? Personalia merupakan divisi dalam perusahaan yang menangani serangkaian kegiatan pengelolaan SDM, terutama yang berkaitan dengan bidang administratif. Selain itu, staf personalia juga bertugas dalam mengatur hubungan industrial dengan para karyawannya.

Salah satu alasan yang membuat personalia sering disamakan dengan HRD adalah karena mereka bertugas dalam payroll hingga pembayaran benefit lain kepada karyawan. Hal ini mencakup pinjaman, absensi, hingga cuti tahunan. Padahal, ada tugas-tugas utama lain yang secara khusus ditangani staf personalia, di antaranya:

• Membuat atau menyusun anggaran yang berhubungan dengan karyawan dan diperlukan perusahaan untuk pencatatan;
• Menyusun rencana kerja untuk SDM sesuai spesifikasi perusahaan. Antara lain job description (job desc), job analysis, hingga job specification;
• Menyeleksi calon karyawan bersama HRD sesuai spesifikasi yang telah ditentukan, misalnya keahlian, jumlah, dan lain sebagainya. Staf personalia juga yang memastikan karyawan yang telah direkrut mengisi posisi sesuai bidang dan keahlian mereka;
• Menyiapkan perjanjian atau kontrak untuk karyawan baru, termasuk memastikan mereka memahami setiap poin yang disebutkan;
• Menentukan SDM yang dinilai dibutuhkan perusahaan dan bersedia mendedikasikan diri mereka untuk bekerja di sana;
• Mengatur hal-hal yang berkaitan dengan pengembangan SDM, termasuk pemberian wawasan dan pendidikan yang memadai;
• Mengurus pemberhentian karyawan, entah karena PHK, pengunduran diri, atau pensiun;
• Menjaga kesejahteraan SDM di perusahaan.

Sejumlah kesamaan di antara HRD dan personalia yang membuat kedua divisi tersebut tak bisa dipisahkan. Staf personalia akan memastikan hal-hal administratif berjalan dan tuntas sesuai rencana, sehingga sejumlah fungsi yang dijalankan staff HR terlaksana dengan baik.

Baca juga: Jangan Sembarangan! Cuti Karyawan Juga Punya Aturan

Apa saja kualifikasi berkarier di bidang HRD?

Kendati fungsi dan skill yang harus dikuasai staff HR cukup banyak, kualifikasi berkarir untuk profesi tersebut terbilang signifikan. Beberapa perusahaan menerima karyawan dengan latar belakan pendidikan D3 psikologi atau manajemen. Akan tetapi, sebagian besar perusahaan, terutama yang skalanya sedang dan besar, membutuhkan lulusan S1 atau S2 dari jurusan psikologi.

Mengapa psikologi? Pasalnya, HRD tak hanya melakukan analisis berdasarkan pendidikan dan skill pelamar kerja. Ketika masuk tahap wawancara, staf HR juga akan menilai cara berpakaian, berbicara, hingga gestur selama proses tanya-jawab berlangsung. Selain itu, perusahaan juga membutuhkan orang-orang yang mampu menyelenggarakan hingga memproses hasil psikotes yang mana hanya bisa dilakukan lulusan psikologi.

Bagaimana dengan staff HR lulusan manajemen? Latar pendidikan tersebut akan membantu mereka mengolah data hingga mengevaluasi kemampuan karyawan dengan laporan yang rapi. Mereka juga tak akan kesulitan saat menggunakan aplikasi seperti Appsensi untuk mengelola payroll, cuti, presensi dan absensi, hingga pemeliharaan database.

Ada juga perusahaan yang menerima pelamar dari lulusan hukum untuk posisi HRD. Karyawan yang mempunyai latar belakang tersebut akan membantu perusahaan, termasuk staf personalia, dalam memeriksa aspek-aspek hukum kepegawaian. Salah satunya dalam menyusun perjanjian dan kontrak yang biasanya memuat poin-poin bermuatan hukum.

Baca juga: Perusahaan yang Tidak Pakai Software HRIS Tidak Akan Selamat Masa Pandemi

Sepenting apa pemanfaatan teknologi di bidang HRD?

Seiring berjalannya waktu, tantangan HRD dalam merekrut dan mengelola karyawan semakin berat. Sejumlah staf HR mengeluhkan sulitnya menemukan SDM yang memadai karena standar yang tak sesuai. Kemudian, perusahan yang tidak mengikuti perkembangan teknologi cenderung kerepotan saat berhadapan dengan karyawan atau klien yang sudah terbiasa memakai platform untuk memudahkan pekerjaan mereka.

Untuk itu, Appsensi hadir sebagai aplikasi yang akan membantu HRD dalam sejumlah kegiatan. Menggunakan platform ini, staff HR dapat memantau performa SDM lewat kehadiran di kantor, mengelola payroll, dan menjamin kesejahteraan mereka. Untuk informasi lengkap seputar fitur dan layanan Appsensi, silakan kunjungi https://appsensi.com/. Isi from dibawah ini untuk mencoba GRATIS 30 HARI aplikasi Absensi Online dan HR dari Appsensi :