Performance review adalah salah satu aktivitas penting Human Resource (HR) dalam suatu perusahaan. Umumnya perusahaan melalui HR akan melakukan evaluasi atau penilaian secara berkala, baik itu per tahun, per enam bulan, hingga per empat bulan tergantung kebijakan yang ada.
Untuk melakukan penilaian secara akurat, dibutuhkan manajemen performa yang baik. Kabar baiknya, sekarang sudah ada perangkat yang sangat berguna untuk mengelola performa perusahaan dan karyawan, seperti performance management tools.
Key Takeaways
- Performance management tools adalah sebuah metode yang dipakai untuk mengukur kinerja karyawan.
- Performance management tools berguna untuk memberikan feedback kepada karyawan, menentukan besaran kenaikan gaji dan bonus, hingga meningkatkan kinerja perusahaan.
- Terdapat 5 jenis performance management tools, yaitu performance appraisal, 360 degree feedback, manajemen KPI, program reward dan bonus, serta perencanaan pengembangan individu.
Penasaran bagaimana cara kerja performance management tools dan apa saja kelebihannya? Semua akan dibahas pada artikel ini.
Pengertian Performance Management Tools
Performance management tools adalah sebuah metode yang dipakai untuk mengukur kinerja karyawan dan memungkinkan perusahaan untuk menetapkan target, memonitor kinerja, menilai, serta menindaklanjuti kinerja agar bisa merencanakan strategi berikutnya dalam mencapai tujuan bisnis.
Manfaat Performance Management Tools
Melansir dari Radar Madura, ada 8 manfaat yang bisa didapatkan perusahaan saat menggunakan performance management tools, di antaranya:
- Memberikan feedback pada karyawan dengan akurat.
- Sebagai acuan menentukan besaran gaji dan kompensasi.
- Menciptakan komunikasi dua arah antara perusahaan dan karyawan.
- Meningkatkan kinerja karyawan.
- Mengidentifikasi, melacak, dan mempertahankan tujuan.
- Mencegah kesalahpahaman saat berkomunikasi.
- Membantu seluruh pihak terlibat secara langsung.
- Menghilangkan tekanan.
Jenis Performance Management Tools
Ada beberapa performance management tools yang biasa digunakan oleh perusahaan modern jaman sekarang. Berikut penjelasan selengkapnya:
1. Performance Appraisal
Performance appraisal adalah metode mengevaluasi karyawan dengan menggabungkan goal dari masing-masing individu dengan goal dari perusahaan ketika digunakan dengan baik.Â
Agar hasilnya efektif, karyawan harus menjalani proses ini dengan jujur dan mengedepankan komunikasi dua arah yang konstruktif. Hasil yang diperoleh akan membantu perusahaan untuk mengidentifikasi karyawan yang tidak perform dengan baik beserta penyebabnya.
2. 360-Degree Feedback
360-Degree Feedback adalah metode untuk mengevaluasi kinerja karyawan dengan memberikan sejumlah pertanyaan. Salah satu pertanyaan utama yang ditanyakan lewat proses ini adalah seberapa baik kinerja karyawan saat ini.
Lewat jenis performance management tools ini, Anda dapat membuat beragam pertanyaan yang berkaitan dengan pandangan karyawan lintas divisi yang pernah bekerja dengan karyawan yang sedang di-review.
Adapun pihak yang mengisi review bisa atasan langsung, manajer, rekan satu tim, rekan dari divisi lain, atau bahkan dari pihak klien.
Setelah karyawan menerima hasil review mereka yang sifatnya rahasia, karyawan nantinya bisa membahas langsung dengan manajer masing-masing.
Metode ini sangat membantu menyederhanakan proses review secara efektif dan efisien karena memasukkan pendapat dari banyak pihak. Ini lah kenapa disebut 360-degree.
3. Manajemen KPI
Salah satu jenis performance management tools yang juga patut diperhitungkan oleh perusahaan adalah manajemen Key Performance Indicators atau biasa disingkat KPI.
KPI adalah sebuah cara suatu perusahaan dapat mengukur progres pekerjaan karyawan secara menyeluruh. Progres yang dapat diukur bisa bermacam-macam, mulai dari proyek individu, proyek tim, penjualan tim sales, hingga target penjualan perusahaan secara menyeluruh. Tujuan pemantauan KPI supaya perusahaan dapat dengan lebih mudah mencapai target.
Sebagai salah satu performance management tools yang berguna bagi HR, KPI juga bisa digunakan untuk mengetahui performa karyawan dalam bentuk data yang lebih berkualitas. Data ini nantinya bisa digunakan perusahaan untuk membuat kebijakan perusahaan atau keputusan bisnis yang lebih baik.
KPI yang didesain dengan baik dapat menjadi instrumen navigasi atau petunjuk arah bagi perusahaan. Ia dapat memberi gambaran besar mengenai status perusahaan saat itu.
4. Program Reward dan Bonus Karyawan
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, performance management tools dapat memantau apakah kinerja dari seorang karyawan baik ataupun buruk. Ketika karyawan memiliki kinerja yang baik dan mampu memenuhi target perusahaan, maka perusahaan patut memberikannya apresiasi.
Program reward dan bonus ini menjadi perlu dan tidak bisa diabaikan. Ketika karyawan merasa kerja kerasnya tidak dihargai, tingkat motivasi mereka akan menurun. Hal ini justru bisa berdampak pada performa perusahaan secara menyeluruh. Tentunya Anda tak ingin hal ini terjadi, kan?
Dengan adanya performance management tools, penilaian kinerja akan lebih objektif dan juga transparan. Dari sini perusahaan bisa memberikan reward dan juga pengakuan, seperti bonus atau kenaikan gaji yang bisa meningkatkan motivasi sekaligus retensi karyawan.
5. Perencanaan Pengembangan Individu
Rencana pengembangan karyawan adalah perencanaan yang harus direncanakan dengan baik. Hal tersebut dapat dibuat berdasarkan kebutuhan, kemauan, serta kemampuan yang mendukung perkembangan karir individu serta perusahaan secara bersamaan.
Perencanaan ini kerap kali digunakan untuk mengidentifikasi beragam pelatihan yang dibutuhkan karyawan, kemudian baru lah dilaksanakan. Perencanaan pengembangan individu akan membantu karyawan mengatur bagaimana mereka ingin berkembang dan bagaimana mereka bisa mencapai goals mereka.
Perusahaan tentu saja senang apabila karyawan mereka ingin berkembang. Secara tidak langsung, perkembangan ini juga berdampak baik pada kemajuan perusahaan. Untuk itulah, perusahaan dapat menyediakan performance management tools agar perkembangan dapat terus dipantau dengan rutin.
Fase-Fase Performance Management Tools
1. Fase Plan
Tahap pertama yang harus dilakukan perusahaan adalah menyusun rencana kerja yang akan diberlakukan pada para karyawan. Rencana kerja ini disesuaikan dengan standar kerja dan target perusahaan. Selain itu, dalam sebuah rencana kerja juga harus terdapat penerapan nilai SMART di dalamnya, yakni Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-Bound Goals.
Umumnya, perusahaan menggunakan sistem kebijakan top-down. Oleh karena itu, pihak direktur atau CEO perusahaan lah yang berwenang membuat target perencanaan. Setelah perencanaan kerja selesai dibuat, perencanaan tersebut bisa diturunkan pada para karyawan sampai ke bagian karyawan dengan level terendah.
2. Fase Do
Tahap pelaksanaan adalah ketika rencana kerja dilaksanakan. Memang sudah semestinya bahwa semua aktivitas perusahaan sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Dalam tahap pelaksanaan ini diperlukan pengawasan terhadap para karyawan. Pengawasan biasanya dilakukan oleh pihak atasan.
Pengawasan bertujuan untuk memastikan bahwa pelaksanaan kerja oleh para karyawan bisa berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan perusahaan. Disamping itu, melalui pengawasan, perusahaan dapat memastikan bahwa manajemen kinerja yang dijalankan oleh perusahaan berjalan secara optimal.
3. Fase Check
Tahap selanjutnya setelah tahap pelaksanaan rencana kerja adalah mengecek kinerja karyawan atau evaluasi. Proses ini dilakukan untuk mengetahui pencapaian kinerja karyawan.
Caranya dengan membandingkan antara hasil kinerja karyawan dengan perencanaan yang semula telah dibuat. Dalam prosesnya, biasanya perusahaan akan melibatkan peran dari beberapa divisi, seperti divisi HRD dan juga top management. Hasil evaluasi akan membantu perusahaan untuk mengetahui apakah perencanaan kerja diterapkan secara efektif atau tidak oleh para karyawan.
4. Fase Action
Jika perusahaan telah mengantongi hasil evaluasi atau penilaian terhadap kinerja para karyawan, maka perusahaan bisa beralih ke tahap action atau tindak lanjut. Dalam tahap ini, perusahaan akan mengambil langkah yang tepat sesuai dengan hasil evaluasi.
Misalnya, perusahaan bersedia memberikan reward atau bonus bagi para karyawan yang berhasil mencapai target. Sedangkan bagi karyawan yang belum bisa mencapai target, perusahaan bisa lebih memotivasi karyawan atau mungkin mengambil langkah untuk melakukan pengembangan karyawan, seperti pelatihan dan sejenisnya.
Demikian penjelasan mengenai performance management tools. Melihat pentingnya performance management tools, maka penting bagi perusahaan untuk melakukannya secara berkala dan berkelanjutan.
Semantara HR fokus dalam melakukan penilaian kinerja karyawan, untuk urusan absen, penggajian, dan pengelolaan SDM bisa diserahkan pada Appsensi. Appsensi juga merupakan aplikasi absensi online terbaik berbasis mobile yang mendukung kebutuhan perusahaan, pemerintahan, dan UMKM. Appsensi memberikan solusi untuk pencatatan kehadiran, penjadwalan karyawan, penarikan laporan secara real-time, dan terintegrasi dengan payroll.
Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau jika Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi, jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
