Appsensi Bantuan

Pertanyaan Umum

A.   Apa itu Appsensi?

Appsensi adalah aplikasi berbasis Cloud yang memberikan solusi bagi perusahaan untuk mengelola data kehadiran karyawan secara real-time dan akurat.

B.   Apa itu Cloud?

Berbasis cloud artinya server Appsensi dikelola oleh pihak ketiga, dalam hal ini yaitu Google Cloud Platform, sehingga Appsensi dapat diakses di mana saja dan kapan saja selama pengguna/karyawan terkoneksi dengan jaringan internet.

C.   Apa keuntungan menggunakan Appsensi?

Appsensi membantu perusahaan dalam level bisnis menjadi lebih efektif dan efisien dengan risiko investasi yang sangat rendah melalui pengelolaan kinerja karyawan dalam perusahaan. Keuntungan yang Anda dapatkan jika menggunakan Appsensi:
  • Appsensi menyediakan sistem aplikasi berbasis cloud untuk pencatatan kehadiran karyawan yang dapat digunakan dimanapun di seluruh lokasi hanya dengan menggunakan telepon seluler.
  • Menggunakan telepon genggam Anda. Appsensi menggunakan teknologi terkini seperti sistem GPS dan Biometrik yang memanfaatkan face recognition pada telepon genggam untuk pencatatan kehadiran lebih akurat dan mencegah terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.
  • Memantau kehadiran karyawan pada titik radius kehadiran yang telah ditentukan sebelumnya oleh HR untuk berbagai kantor cabang yang dimiliki oleh masing-masing perusahaan.
  • Fitur Timesheet yang berisi data real-time dari jadwal dan kegiatan karyawan langsung dari telepon genggam mereka. HR dapat memantau karyawan dengan mobilitas tinggi lebih efektif dan fitur ini sangat berguna bagi HR dalam mengevaluasi kinerja seluruh karyawannya.

D.   Apa keuntungan menggunakan Appsensi dibandingkan dengan sistem kehadiran lainnya?

Appsensi memberikan beberapa keuntungan dibandingkan dengan sistem kehadiran lainnya:
  • Appsensi adalah aplikasi yang mudah dimengerti dan digunakan oleh siapapun.
  • Fitur Appsensi telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, terutama perusahaan yang memiliki banyak karyawan dengan mobilitas tinggi namun tidak dapat memantau kehadiran mereka secara efektif.
  • Appsensi tidak menggunakan kertas ataupun mesin. Setiap pengguna dapat mengunduh aplikasi Appsensi di Play Store atau App Store dari telepon genggam masing-masing pengguna.
  • Risiko investasi yang rendah (dapat disesuaikan dengan jumlah karyawan). Hal tersebut membuat Appsensi menjadi sebuah sistem yang ekonomis.

Verifikasi Dasar

A.   Apa itu verifikasi dasar?

Verifikasi Dasar adalah proses registrasi utama agar user memperoleh status sebagai pengguna yang telah terverifikasi.

B.   Data apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan Verifikasi Dasar?

Data yang diperlukan untuk melakukan verifikasi dasar diantaranya:
  • Nama Karyawan
  • Data Email
  • Kata Sandi
  • Data Biometrik (Wajah)
  • Data Company ID.

C.   Saya lupa kata sandi saya.

Berikut langkah-langkah Forgot Password :
  • Pilih Forgot Password di menu Sign In
  • Masukkan Email Address dan klik Send
  • Lalu akan menerima email Reset Password dari Appsensi
  • Klik link untuk Reset Password Appsensi yang sudah diterima di email
  • Masukkan Password Baru
  • Kemudian klik Save
  • Jika proses forgot password berhasil maka sistem akan menampilkan notifikasi “you can now sign in with your new password”.

D.   Saya tidak menerima email dari Appsensi?

Mungkin ada dua alasan yaitu email tersebut berakhir di map Spam atau Junk mail Anda atau alamat email yang digunakan salah.

E.   Bahasa apa yang didukung oleh Appsensi?

Selain bahasa Inggris, kami mendukung bahasa Indonesia pada aplikasi ini.

E.   Apa itu verifikasi dasar?

Verifikasi Dasar adalah proses registrasi utama agar user memperoleh status sebagai pengguna yang telah terverifikasi.

F.   Saya ingin mengubah alamat email saya dengan Appsensi.

Untuk mengubah alamat dapat dilakukan melalui aplikasi Mobile, pada menu Account pilih Edit, lalu Email Address.

G.   Mengapa saya perlu mendaftarkan wajah saya untuk menggunakan Appsensi?

Anda perlu mendaftarkan wajah Anda, agar dapat melakukan check-in menggunakan Appsensi.

H.   Dimana saya dapat melihat riwayat kehadiran saya?

Untuk dapat melihat riwayat kehadiran, silahkan pilih tombol History pada halaman Home.

I.   Apakah bisa menggunakan akun yang sama di beberapa perangkat?

Tidak bisa, karena jika login secara bersamaan maka pada salah satu device akan logout secara otomatis.

J.   Perlukah login/logout aplikasi setiap saat?

Bisa login/logout sesuai kebutuhan saja, seumpama tidak membawa HP bisa login menggunakan HP teman/kerabat/relasi.

K.   Apakah bisa menggunakan email pribadi untuk login (Gmail, Yahoo, etc)?

Boleh asalkan sudah didaftarkan oleh perusahaan.

L.   Apakah aplikasi Appsensi dapat digunakan untuk Android/IOS old version?

Tidak semua version (perlu diinfokan minimum versionnya), untuk Android minimum API 21 (Android 5.0 Lollipop) dan untuk iOS minimum 10.0.

M.   Mengapa tidak menggunakan finger print?

Karena untuk verifikasi identitas karyawan supaya lebih akurat menggunakan face recognition (pengenal wajah) dan mencegah timbulnya kecurangan pada karyawan.

N.   Mengapa user perlu melakukan register ulang?

Karena register ulang diperlukan untuk proses pembuatan password.

O.   Bagaimana cara mengetahui user tidak melakukan kecurangan pada lokasi dengan menggunakan fake GPS saat check-in?

Karena register ulang diperlukan untuk proses pembuatan password.

Home Page

A.   Apa itu fitur Attendance History?

Untuk mengetahui atau melacak riwayat kehadiran dan kinerja karyawan/user.

B.  Bagaimana cara mengetahui Statistic Performance User?

Silahkan pilih menu Home di aplikasi Appsensi lalu pada bagian Statistic klik Attendance History.

C.   Apa fungsi dari Weekly Performance?

Weekly Performance berfungsi untuk mengetahui kinerja user selama seminggu, dapat dilihat dalam bentuk grafik.

D.  Apa kegunaan Summary di Home Page?

Untuk mengetahui ringkasan performance kerja karyawan/user harian atau bulanan berdasarkan jam kerja dan keterlambatan kerja.

E.  Apa itu fitur Time Off?

Time off yaitu untuk mengajukan izin, sakit, cuti dan lain-lain.

F.  Apa fungsi dari Correction pada menu History?

Untuk mengubah jadwal jam check-in/check-out, alamat dan note jika terjadi kesalahan. Pilih tanggal yang ingin dikoreksi/ubah, dan tekan Correction. Jika data sudah selesai diubah tekan tombol Submit. Lalu Anda harus menunggu approval dari pihak HRD.

Check In

A.  Bagaimana cara check-in aplikasi Appsensi?

Berikut langkah-langkah untuk check-in :
  • Buka aplikasi Appsensi dan pilih tombol “Check-In/Out”
  • Kemudian akan muncul tampilan peta/maps yang menunjukkan lokasi Anda berada. Jika berada di area otorisasi maka akan muncul lingkaran berwarna hijau di sekitar lokasi Anda. Pilih tombol “Check-In Here” untuk proses lebih lanjut.
  • Jika Anda berada di luar area otorisasi, maka akan muncul dialog pilihan seperti dibawah ini. Pilih “Others” jika ingin menambahkan catatan khusus.
  • Setelah otorisasi lokasi berhasil, selanjutnya adalah proses verifikasi wajah. Pastikan berada di tempat yang cukup terang dan sesuaikan posisi wajah dengan guideline. Tekan tombol “Capture” untuk proses lebih lanjut
  • Setelah berhasil akan kembali ke halaman Home dengan kondisi data check-in sudah terisi.

B.  Bagaimana jika tidak bisa check in dan muncul keterangan “Unknown Location”?

Pastikan terlebih dahulu saat terjadi Unknown Location di Appsensi, apakah terjadi di Google maps juga. Jika terjadi kendala juga di Google Maps (lokasi tidak terdeteksi), bisa melakukan langkah-langkah berikut :
  • Pastikan perangkat Android terkoneksi dengan internet seperti WIFI atau Mobile Data.
  • Ponsel yang sedang Anda gunakan harus mengaktifkan WiFi dan lokasi diatur ke "Mode Akurasi Tinggi" walaupun Anda mungkin menggunakan Data Seluler. Silahkan pilih menu Pengaturan > Lokasi > Mode > kemudian pilih mode Akurasi Tinggi.
  • Pilih Pengaturan > Aplikasi > Semua Aplikasi dan temukan Layanan Google Play. Pastikan Anda telah menginstal versi terbaru tetapi klik dulu dan hapus Memori Cache. Jika Anda tidak memiliki versi terbaru, coba perbarui.
  • Setelah memperbarui Layanan Google Play, reboot ponsel Anda dan setelah dihidupkan, buka menu Pengaturan > Aplikasi dan temukan Layanan Google Play. Klik di atasnya dan Hapus Data dan Cache. Mulai Pengelola Perangkat dan coba lagi.

C.  Bagaimana jika saat check-in namun gagal karena Face Rejected?

Jika saat check-in mengalami kegagalan terlebih dahulu dipastikan mendapatkan cahaya yang cukup dan sesuaikan posisi wajah dengan guideline. Jika masih gagal bisa lakukan Record Face kembali, silahkan pilih menu Account > Record Face. Saat mendaftarkan wajah atau check-in, atur posisi wajah sesuai guideline yang ada di layar device dan pastikan Anda berada di tempat yang cukup terang dan background kontras dengan wajah. Setelah posisi wajah sesuai, klik tombol Capture di sisi bawah. Face rejected terjadi karena confidence nya berada di bawah 0,7. Note : Confidence yaitu user saat melakukan face record namun keluar dari garis guideline yang ada di layar device, pengaruh lainnya karena kualitas cahaya atau kualitas foto. Liveness yaitu untuk mengetahui validasi wajah asli atau foto (untuk menghindari fraud).

D.  Bagaimana cara mengetahui jika proses check-in berhasil?

Jika saat proses check-in berhasil akan ditandai dengan icon checklist warna hijau.

Check Out

A.   Bagaimana cara check-out aplikasi Appsensi?

Berikut langkah-langkah untuk check-out
  • Buka aplikasi Appsensi dan pilih tombol “Check-In/Out”
  • Kemudian akan muncul tampilan peta yang menunjukkan lokasi Anda berada. Jika berada di area otorisasi maka akan muncul lingkaran berwarna hijau di sekitar lokasi Anda. Pilih tombol “Check-Out Here” untuk proses lebih lanjut.
  • Setelah berhasil akan kembali ke halaman Home dengan kondisi data check-out sudah terisi.

B.   Bagaimana cara mengetahui jika proses check-out berhasil?

Jika saat proses check-out berhasil akan ditandai dengan icon checklist warna hijau.

C.   Apa yang akan terjadi jika lupa check-out?

Jika lupa proses check-out akan otomatis pada sistem berubah sesuai default jam pulang karyawan dan status nya akan berubah menjadi check-out by sistem.

Account Page

A.   Bagaimana cara menggunakan fitur Face Recognition?

Cara menggunakan fitur Face Recognition yaitu mendapatkan pencahayaan yang cukup untuk mengambil gambar supaya mudah terdeteksi. Namun jika mengalami kegagalan saat check-in bisa melakukan registrasi wajah kembali agar menambah akurasi pengenalan wajah. Silahkan pilih menu Account > Record Face.

B.   Apa itu fitur Face Recognition?

Untuk mempermudah melakukan check-in, menambah akurasi pengenalan wajah, dan mencegah timbulnya kecurangan pada karyawan.

C.   Apa fungsi dari Record Face?

Record Face berfungsi untuk membantu proses check-in user.

D.   Apa kegunaan Send Feedback?

Untuk memberikan penilaian terhadap aplikasi Appsensi

E.   Bagaimana cara untuk mengubah password Appsensi?

Pada menu Account, pilih Settings lalu Change Password.