Penting! Ini Dia Prosedur Promosi Jabatan Karyawan

Oktober 14, 2022

Di dunia kerja, mendapatkan promosi jabatan adalah sebuah perubahan yang sangat diimpikan bagi seluruh karyawan, karena telah memperoleh kesempatan untuk berkembang serta mendapatkan kesejahteraan yang lebih baik di perusahaan. Memberikan promosi jabatan karyawan tidaklah semudah yang terlihat, umumnya terdapat serangkaian prosedur yang harus dilewati oleh karyawan untuk berhasil mendapatkan jabatan yang diinginkan. 

Mari kita bahas mengenai prosedur promosi jabatan karyawan di perusahaan sebagai berikut. 

Key Take Points

  • Pemberian promosi jabatan karyawan umumnya memerlukan beberapa pertimbangan dan diskusi yang cukup panjang pada perusahaan. 
  • Pemberian promosi jabatan maka perusahaan telah memberikan apresiasi kepada karyawan atas hasil kerja kerasnya
  • Promosi jabatan karyawan umumnya memiliki 4 jenis
prosedur promosi jabatan karyawan

Pertimbangan Perusahaan Memberikan Promosi Jabatan

Pemberian promosi jabatan karyawan umumnya memerlukan beberapa pertimbangan dan diskusi yang cukup panjang pada perusahaan. Hal ini dikarenakan HRD perlu melakukan evaluasi karyawan serta menyesuaikan dengan kebijakan perusahaan, apakah diperlukan promosi jabatan karyawan atau memberikan rewards dalam bentuk lain kepada karyawan yang memiliki kinerja baik. 

Berikut ini beberapa bahan pertimbangan untuk perusahaan apabila ingin memberikan promosi jabatan kepada karyawannya:

1. Loyalitas

Loyalitas yang tinggi pada seorang karyawan ternyata memiliki peranan yang penting untuk dinilai, karena menjadi salah satu pertimbangan dalam memberikan promosi. Semakin lama dirinya mampu memberikan kontribusi, maka akan semakin tinggi juga tingkat pengetahuannya.

Promosi jabatan yang diberikan pada karyawan loyal akan membentuk regenerasi karyawan. Karyawan loyal akan memperoleh jabatan yang lebih tinggi dan akan ada sumber daya manusia baru yang nantinya akan menggantikan dirinya. Pada tahap regenerasi ini, akan ada penyegaran agar bisa memberikan angin segar pada perusahan untuk menjadi lebih baik lagi.

2. Motivasi Tinggi

Dalam suatu teamwork, inisiatif sangat dibutuhkan. Kenapa? karena bila ada yang kurang mempunyai inisiatif, maka pekerjaan ataupun perkembangan perusahaan pun nantinya akan terhambat. Selain itu, nantinya juga tidak akan ada berbagai hal ataupun ide baru yang dapat ditingkatkan. Untuk bisa mempunyai inisiatif, maka diperlukan self motivation pada diri seorang karyawan.

Setidaknya, karyawan tersebut mempunyai motivasi untuk dirinya sendiri agar bisa meningkatkan kinerja yang akan berdampak baik untuk perusahaan. Karyawan yang mempunyai motivasi tinggi sangat diperlukan agar pihak perusahaan bisa berkembang menjadi lebih baik lagi di masa depan. 

3. Solutif

Ketika ada karyawan yang diberikan promosi jabatan, maka tentunya dirinya akan diberi tanggung jawab dan juga tugas yang lebih besar. Sehingga, permasalahan yang nantinya akan dihadapi akan lebih kompleks dan lebih rumit.

Bila karyawan tidak memiliki kemampuan untuk memberikan solusi terbaik pada setiap permasalahan yang akan muncul, maka tandanya karyawan tersebut tidak memiliki kompetensi yang baik untuk diberikan tanggung jawab yang lebih besar.

Selain solutif, karyawan juga harus mampu memberikan berbagai ide kreatif dan terbuka dengan saran dari orang lain agar nantinya bisa sama-sama berkembang membawa perusahaan ke arah yang lebih baik lagi.

4. Tingkat Pendidikan

Dalam memberikan promosi jabatan, umumnya perusahaan juga memberikan suatu syarat tingkat pendidikan khusus. Hal ini nantinya akan berkaitan dengan tingkat kompetensi ataupun kemampuan yang dimiliki oleh karyawan.

Harapannya adalah agar pemikiran yang dimiliki karyawan tersebut bisa menjadi lebih baik lagi. Ketika mempunyai pemikiran yang lebih baik, maka ketika diberikan tanggung jawab yang banyak, dirinya akan bisa lebih bertanggung jawab atas pekerjaanya.

5. Komitmen Secara Profesional

Komitmen ini berhubungan dengan tingkat loyalitas yang sudah kita bahas pada poin pertama. Bila komitmen yang dimiliki karyawan tidak mampu ditampilkan dengan baik, maka pastinya tidak akan bisa atau tidak layak untuk diberikan promosi jabatan.

Pun sama halnya bila ada karyawan yang sering bolos kerja ataupun tidak mampu menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan target yang sudah ditentukan.

Jika seperti itu, ketika diberikan tanggung jawab yang tinggi, maka dikhawatirkan kedepannya tidak akan mampu memberikan kinerja yang baik. Jadi, komitmen menjadi poin yang sangat penting saat seorang karyawan yang akan diberikan promosi jabatan.

6. Komunikasi yang Baik

Komunikasi yang baik pun sangat diperlukan dan menjadi bahan pertimbangan yang penting bagi perusahaan ketika ingin diberikan promosi jabatan. Soft skill berbentuk komunikasi ini sangat penting karena tidak semua orang memilikinya.

Selain komunikasi dengan pihak internal perusahaan, karyawan juga harus mampu melakukan komunikasi yang baik dengan pihak yang berada di luar perusahaan.

7. Manajemen yang Baik

Kemampuan manajemen yang baik menjadi bahan pertimbangan yang paling penting dan utama dari keenam pertibangan di atas. Selain harus mampu mengelola performa kerja divisinya, karyawan tersebut juga harus mempunyai manajemen diri yang baik. Bila tidak, tentunya hal tersebut akan berdampak pada performanya ketika bekerja.

Baca Juga: Lihat bagaimana standar penilaian kinerja karyawan yang efektif

Pentingnya Promosi Jabatan Karyawan

Memberikan promosi jabatan karyawan di perusahaan sangatlah penting untuk kesejahteraan karyawan. Dengan memberikan promosi jabatan maka perusahaan telah memberikan apresiasi kepada karyawan atas hasil kerja kerasnya. Karyawan yang diberikan apresiasi berupa promosi jabatan dapat membuat karyawan merasa tertantang untuk memberikan masukan perbaikan sistem, melakukan perubahan, melakukan inovasi-inovasi demi perkembangan perusahaan serta mampu meningkatkan kualitas dan produktivitas kerjanya. 

Selain itu, pemberian promosi jabatan karyawan juga dapat meningkatkan motivasi dan semangat kerja, yang tentunya akan memberikan dampak baik untuk perusahaan. Rasa loyalitas karyawan terhadap perusahaan.  

Jadi dapat disimpulkan bahwa pemberian promosi jabatan, ibarat pemberian hadiah kepada karyawan yang diperoleh melalui kerja keras yang sudah dilakukan. Sehingga tidak ada salahnya memberikan promosi jabatan kepada karyawan. 

Baca Juga: Ini Dia Contoh Surat Usulan Promosi Jabatan Untuk Karyawan

Jenis Promosi Jabatan Karyawan

Promosi jabatan karyawan umumnya memiliki 4 jenis, berikut ini jenis-jenis promosi yang perlu diketahui HRD:

Promosi Horizontal

Promosi ini berupa pemberian penghargaan kepada karyawan dengan memberikan kenaikan gaji atau tidak adanya perubahan dalam tanggung jawab pekerjaanya. Hal ini biasa disebut dengan upgradasi seorang karyawan. Salah satu contohnya adalah perpindahan dari engineer menjadi Senior Engineer.

Promosi Vertikal

Promosi jenis ini berupa perpindahan kenaikan pangkat dan jabatan karyawan ke arah atas. Hal ini meliputi perubahan keterampilan dan pengalaman kerja. Promosi jenis ini akan mengubah jabatan karyawan termasuk gaji, tanggung jawab, status, tunjangan dan lain sebagainya. Salah satu contohnya adalah promosi Supervisor Produksi menjadi Manajer Produksi. Promosi vertikal ini juga dapat disebut perubahan dari fungsional menjadi struktural, dimana jabatan struktural dituntut memiliki keterampilan manajerial.

Promosi Kering

Promosi kering adalah jenis promosi yang tidak terlalu disukai karyawan karena hanya ada peningkatan tanggung jawab pekerjaan dan status tanpa adanya benefit lain. Itu berarti tidak ada kenaikan gaji ataupun keuntungan fasilitas lainnya yang akan diberikan kepada karyawan. Tentunya promosi jenis ini tidak cukup baik untuk dilakukan oleh perusahaan karena dapat menimbulkan rasa tidak puas dan mengurangi rasa loyalitas karyawan terhadap perusahaan

Promosi Terbuka dan Tertutup

Promosi Terbuka adalah promosi dengan memberikan kesempatan kepada setiap karyawan di perusahaan yang memiliki syarat dan kualifikasi untuk menempati posisi tertentu dengan mengikuti proses promosi. Promosi jenis ini umumnya akan memberikan beberapa rangkaian test seperti tes tertulis, tes keterampilan hingga interview promosi jabatan. Berbeda dengan promosi terbuka, untuk promosi tertutup adalah situasi dimana hanya karyawan yang terpilih yang bisa menjalankan proses promosi jabatan. Tentunya karyawan yang terpilih diwajibkan memenuhi kualifikasi dan syarat yang diberikan oleh perusahaan. 

Persyaratan dan Aspek Promosi Jabatan

Setiap perusahaan umumnya memiliki beberapa persyaratan khusus untuk menempati suatu jabatan, baik itu dari sisi psikologis maupun kemampuan kerjanya. Umumnya setiap perusahaan memiliki aturan tersendiri untuk menentukan persyaratan yang sesuai untuk menduduki jabatan tertentu, namun untuk prosedur promosi jabatan karyawan umumnya sama. 

Selain persyaratan, terdapat beberapa aspek yang perlu diperhatikan HRD untuk memilih karyawan yang pantas mendapatkan promosi jabatan, yaitu sebagai berikut:

  • Pengalaman; pengalaman merupakan salah satu syarat penting dalam mempromosikan karyawan. Karena dengan pengalaman kerja yang lebih lama karyawan diharapkan memiliki kemampuan yang lebih tinggi, ide yang lebih banyak dan lain sebagainya.
  • Pendidikan; dalam mempromosikan karyawan biasanya suatu perusahaan mensyaratkan pendidikan tertentu untuk menempati pada suatu jabatan tertentu. Alasannya karena karyawan yang memiliki pendidikan yang lebih tinggi diharapkan memiliki pemikiran yang lebih baik. Selain itu harus disesuaikan disiplin ilmu yang paling dominan.
  • Loyalitas; dalam mempromosikan karyawan, loyalitas atau kesetiaan terhadap perusahaan penting untuk diperhatikan. Hal ini disebabkan karena dengan adanya loyalitas yang tinggi diharapkan seorang karyawan akan lebih bertanggungjawab terhadap pekerjaannya.
  • Kejujuran, dalam mempromosikan karyawan kejujuran merupakan syarat penting.
  • Tanggungjawab, seorang karyawan yang ingin memperoleh promosi jabatan, tanggung jawab terhadap pekerjaan juga sangat penting untuk diperhatikan.
  • Disiplin, karyawan yang ingin memperoleh kesempatan promosi jabatan hendaknya harus disiplin pada dirinya, tugas-tugasnya, serta mentaati peraturan-peraturan yang berlaku baik tertulis maupun tidak tertulis.
  • Prestasi Kerja dan Kinerja, karyawan yang ingin memperoleh kesempatan promosi jabatan hendaknya mampu mencapai hasil kerja yang dapat dipertanggungjawabkan kualitas maupun kuantitas dan bekerja sama secara efektif dan efisien.

Prosedur Promosi Jabatan Karyawan 

Dalam prosedur promosi jabatan karyawan melibatkan berbagai jenis metoda penilaian untuk mendapatkan hasil yang diharapkan; antara lain :

1) Self Appraisal

Metode ini digunakan jika tujuan penilaian selanjutnya adalah pengembangan diri karyawan. Metode ini memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menilai sendiri hasil kinerjanya. Berdasarkan penilaian tersebut, karyawan memperoleh masukan mengenai kekurangan-kekurangan dalam dirinya. Penilaian ini akan menimbulkan kesadaran karyawan bahwa mempertahankan perilaku yang sekarang adalah kurang baik dan karena itu perbaikan/ pengembangan dimasa akan datang akan memberikan hasil yang lebih baik lagi bagi dirinya.

2) Management by Objective Approach.

Pendekatan ini menekankan pada pencapaian sasaran sebagai tolak ukur kinerja. karyawan yang mempunyai kecakapan lebih baik biasanya akan mencapai sasaran lebih cepat dan lebih baik daripada karyawan yang kurang cakap. Para karyawan yang kurang cakap akan mengikuti cara pencapaian sasaran yang dilakukan oleh karyawan yang lebih cakap.

3) Psychological Approach.

Penilaian kinerja jenis ini menggunakan ilmu psikologi. Penilaian biasanya dilakukan dengan cara wawancara, tes psikologi dan bertukar pendapat (diskusi). Ahli psikologi akan mencatat kecerdasan, motivasi, emosi dan lain-lain yang berkaitan dengan kejiwaan karyawan dan kemudian dinilai. Berdasarkan hal tersebut , ahli psikologi akan merekomendasikan jenis dan sifat pekerjaan yang cocok untuk penempatan dan pengembangan promosi karyawan yang dinilai.

4) Assessment Center Technique.

Metode ini digunakan untuk membantu mengidentifikasi kemampuan karyawan di masa yang akan datang. Beberapa penilaian terhadap karyawan melalui pusat pengembangan karyawan. Penilaian ini berpokok pada beberapa penilaian seperti: wawancara, tes psikologi, kelompok diskusi dan simulasi kerja. Berdasarkan penilaian tersebut dapat dilihat tingkat kesanggupan karyawan yang dinilai dalam melaksanakan tugas-tugas di masa yang akan datang.

Prosedur promosi jabatan karyawan memerlukan waktu yang cukup banyak sehingga dapat menyita waktu HRD untuk mengerjakan tugasnya yang lain. Seperti membuat laporan absensi, laporan payroll dan lain sebagainya. Sehingga tidak jarang, HRD akan sedikit kesulitan untuk mengatur waktu yang baik untuk mengerjakan laporan serta interview promosi jabatan pada saat bersamaan. 

Untuk itu,diperlukan sebuah software HR yang dapat membantu HRD dalam mengerjakan pekerjaan bersifat administratif. Software HR yang dapat menjadi solusi dari permasalahan tersebut adalah Appsensi. 

Appsensi adalah software HR yang memiliki banyak fitur menarik yang dapat memudahkan kinerja HRD, seperti absensi karyawan, perhitungan payroll, menyusun laporan kerja karyawan hingga proses pengajuan reimburse, klaim dan cuti. Appsensi telah digunakan oleh berbagai industri mulai dari UMKM hingga Pemerintah, sehingga terbukti telah sangat memudahkan pekerjaan manajemen karyawan dengan baik. 

Anda tertarik dengan fitur-fitur lainnya dari Appsensi? Klik di sini untuk pelajari lebih lanjut mengenai kemudahan kelola Absensi online secara otomatis.   

Author Profile

Share this post on

Related Article