Peran dan Tugas HR Generalist dalam Bidang Sumber Daya Manusia

Setiap departemen sumber daya manusia, tentu memiliki bagian penting yang satu ini, HR Generalist. HR Generalist memiliki tugas yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia di dalam suatu perusahaan. HR Generalist juga bertugas melapor kepada para atasan seperti Manajer HR atau Direktur HR. Terdapat berbagai sebutan untuk HR Generalist yaitu eksekutif administratif, eksekutif HR atau juga admin HR. Bagi kalian yang baru memulai karir dalam bidang SDM, profesi ini cocok sebelum melanjut ke jenjang karir lainnya yang lebih spesifik.

Definisi HR Generalist

HR Generalist adalah seorang HR profesional yang mengawasi tanggung jawab dan aktivitas sumber daya manusia dari suatu organisasi. HR Generalist memiliki tanggung jawab dalam menyelesaikan berbagai tugas guna mendukung operasi. Tugas mereka mencakup menyesuaikan kebijakan dan prosedur SDM berdasarkan undang-undang, bekerja sama dengan departemen lain dalam mengawasi orientasi dan mengelola proses rekrutmen, hubungan karyawan, kepatuhan terhadap peraturan, pelatihan serta pengembangan karyawan. 

Mengapa HR Generalist itu Penting?

Human resource Generalist diperlukan perusahaan untuk memantau dan mengatur hubungan karyawan. Tidak hanya itu, proses perekrutan, pengembangan dan pelatihan tenga kerja karyawan baru atau lama memerlukan peran HR Generalist. HR Generalist penting dalam setiap aspek dan proses bisnis perusahaan. Walaupun Anda tidak menyadarinya, tetapi HR Generalist tersebar di setiap bagian perusahaan. Tanpa HR Generalist, beberapa proses dalam perusahaan akan kurang berjalan dengan efektif.

Baca juga: Jenis-jenis dan Tugas Human Capital Management

Apa yang Dilakukan oleh HR Generalist?

HR Generalist memiliki berbagai tugas berkaitan dengan SDM mulai dari mengatur pelatihan hingga cuti karyawan. Seorang HR Generalist juga bertanggung jawab untuk membuat, memperbarui, dan menerapkan semua kebijakan SDM, pedoman perusahaan, serta memastikan perusahaan telah mematuhi standar dan undang-undang yang diprakarsai oleh pihak yang berwenang. 

Tujuan HR Generalist adalah memastikan operasi departemen SDM berjalan lancar serta efektif guna memberikan nilai maksimal bagi perusahaan secara keseluruhan.

Tanggung Jawab HR Generalist

Beberapa tanggung jawab yang dimiliki oleh seorang HR Generalist, yaitu:

1. Mengelola kompensasi dan manfaat berencana
2. Membantu akuisisi bakat dan proses rekrutmen
3. Melakukan orientasi karyawan, membantu, mengatur inisiatif orientasi pengembangan dan pelatihan karyawan
4. Memberikan dukungan kepada karyawan mengenai berbagai topik terutama terkait SDM seperti cuti dan kompensasi
5. Menyelesaikan masalah apapun yang mungkin timbul antara karyawan dan lingkungan kerja
6. Mempromosikan program SDM untuk menciptakan tempat kerja yang efisien dan bebas konflik
7. Membantu pengembangan dan implementasi kebijakan sumber daya manusia
8. Melakukan tugas seputar manajemen kinerja
9. Mengumpulkan dan menganalisis data dengan metrik SDM yang berguna, seperti waktu perekrutan dan tingkat pergantian karyawan
10. Mengatur ulasan mengenai kualitas kinerja karyawan secara triwulanan dan tahunan
11. Menjaga privasi file-file dan catatan karyawan dalam bentuk elektronik dan kertas
12. Meningkatkan kepuasan kerja dengan menyelesaikan masalah sesegera mungkin, menerapkan tunjangan sesuai dengan tanggung jawabnya serta manfaat baru, dan mengatur aktivitas pembangunan tim
13. Memastikan kepatuhan dengan peraturan ketenagakerjaan

Tugas HR Generalist

Selain itu job description HR Generalist pada umumnya, antara lain:

• Membuat rencana rekrutmen dan kalender sesuai dengan proyeksi operasi dan penjualan perusahaan
• Membuat dokumen internal resmi seperti surat penawaran, surat penunjukan, slip gaji, dan surat peringatan
• Membuat rencana orientasi dan mendidik karyawan baru tentang kebijakan SDM, prosedur, dan peraturan internal
• Membuat rencana keterlibatan karyawan, mendapatkan persetujuan anggaran yang diperlukan dan memulai program
• Berkolaborasi dengan vendor luar, manajemen tingkat atas, dan karyawan untuk mempertahankan standar CSR yang diwajibkan oleh pihak berwenang
• Mengevaluasi kinerja karyawan dan menilai tingkat gaji yang sesuai dengan pekerjaan mereka
• Mengambil tindakan pendisiplinan yang sesuai bagi karyawan yang melanggar aturan dan tata tertib
• Menangani keluhan karyawan

Baca juga: Menilai Kinerja Karyawan dengan Formulir Penilaian Kinerja

HR Generalist di Berbagai Bidang

HR Generalist sebagai perekrut

Bergantung pada ukuran perusahaan, HR Manager mungkin menangani proses sendiri jika perusahaan lebih kecil. Namun di perusahaan atau organisasi yang lebih besar, HR Generalist memiliki tanggung jawab akan hal itu. Berikut beberapa tugas HR Generalist sebagai perekrut:

1. Menemukan kandidat baru
2. Menyaring resume, menolak yang tidak memenuhi persyaratan
3. Melakukan wawancara penyaringan dan tes
4. Menjadwalkan wawancara teknis
5. Menangani tawaran pekerjaan dan melakukan negosiasi
6. Melakukan pemeriksaan latar belakang sesuai kebijakan perusahaan
7. Membuat dan mengelola catatan karyawan
8. Memberi tahu manajer SDM dan para eksekutif perusahaan tentang kandidat
9. Menangani imigrasi bagi karyawan internasional

Dari beberapa tugas diatas, dapat Anda perhatikan bahwa penting bagi para HR Generalist untuk memiliki mata yang kuat dalam menilai karakter seseorang.

HR Generalist sebagai Administrator

Salah satu peran tersembunyi dari departemen SDM adalah menangani semua manfaat yang ditawarkan kepada karyawan, seperti keselamatan, kesejahteraan dan kesehatan karyawan. HR Generalist harus bernegosiasi dengan para penyedia manfaat untuk menemukan solusi paling hemat, biaya, efisien dan ‘premium’ sehingga pilihan tersebut dapat meningkatkan citra perusahaan. Contohnya seperti asuransi kesehatan, asuransi jaminan sosial, dan lain-lain.

Selain itu, HR Generalist juga mengurus berbagai macam cuti karyawan seperti cuti biasa, cuti tengah, tahunan, atau masih banyak lagi.

Generalis SDM bertanggung jawab secara langsung atas masalah administrasi, dokumen, dan peraturan pemerintah terkait cuti. Pihak HR Generalist akan bertanggung jawab untuk meninjau alasan dan menyetujui cuti tersebut.

HR Generalist dalam Hubungan Karyawan

Bagian kali ini merupakan peran paling kompleks dari seorang generalis SDM. Mengelola hubungan karyawan membutuhkan kebijaksanaan dan mata atau telinga yang tajam untuk memperhatikan detail. Hubungan karyawan mencakup:

1. Pelatihan manajemen

Tanggung jawab HR Generalist dalam hal ini yaitu menangani pelatihan manajemen dan memberikan feedback kepada karyawan baik kepada karyawan yang baru bergabung maupun yang telah bekerja lama di perusahaan. Selain itu, mereka juga berperan dalam perbaikan program. 

2. Mitigasi pelecehan dan diskriminasi

Masalah yang muncul di tempat kerja seperti intimidasi, pelecehan seksual, diskriminasi berdasarkan etnis, orientasi seksual, usia, bahasa, jenis kelamin, ras dan bahkan status sosial.

3. Menangani pelanggaran

Pelanggaran disini mencakup pencurian, kekerasan, kekasaran umum, dan perilaku tidak toleran serta pelecehan secara mental, verbal, atau fisik. 

4. Membantu karyawan membuat rencana peningkatan

HR Generalist bertindak sebagai jembatan penghubung antar karyawan dengan manajer atau karyawan dan perusahaan. Seorang generalis SDM akan bekerja sama dengan kedua belah pihak untuk membuat rencana bagi karyawan untuk membantu mereka meningkatkan kinerja. Pihak HR Generalist kemudian akan mengamati kinerja karyawan dan kemudian baru mencoba menegosiasikan paket kompensasi dan administrasi tunjangan yang lebih baik bagi karyawan.

5. Pemberhentian karyawan

Bagian ini merupakan bagian tersulit dari HR Generalist. Karena pada hal ini seorang HR Generalist harus memberitahu seseorang bahwa mereka telah dipecat. Terlebih lagi akan lebih sulit ketika mereka dipecat karea sesuatu hal yang kasar setelah setia terhadap perusahaan selama bertahun-tahun. Oleh sebab itu, setiap HR Generalist dan profesional SDM perlu memiliki kebijaksanaan dan empati ketika berhadapan dengan PHK. 

Kualifikasi yang Diperlukan untuk Menjadi HR Generalist

Terdapat beberapa kualifikasi yang dijadikan syarat untuk menjadi HR Generalist, antara lain:

1. Memiliki pengetahuan yang baik tentang undang-undang ketenagakerjaan atau perburuhan
2. Memahami kebijakan dan prosedur umum tentang sumber daya manusia
3. Keterampilan komunikasi yang baik
4. Berbakat dalam memecahkan masalah
5. Memiliki keinginan untuk bekerja sebagai tim dengan pendekatan yang didorong oleh hasil
6. Memiliki pengalaman kerja dan pelatihan SDM
7. Keterampilan interpersonal dan empati yang kuat
8. Memiliki keahlian dalam mengoperasikan komputer seperti Ms. Office dan tingkat lanjut (entri data, pemrosesan data, alat komunikasi, dan penggajian serta perangkat lunak manajemen sumber daya manusia)

Bagaimana Cara Menjadi HR Generalist?

Berikut beberapa langkah yang dapat Anda ikuti untuk menjadi HR Generalist :

1. Mengejar gelar sarjana di bidang HR

Menjadi HR Generalist, Anda perlu menyelesaikan pendidikan sarjana terlebih dahulu. Selama proses pendidikan ini juga diajarkan beberapa topik penting di bidang HR seperti manajemen SDM, hukum ketenagakerjaan, dan prinsip-prinsip akuntansi.

2. Dapatkan sertifikasi HR

Meskipun sertifikasi HR biasanya kurang diperlukan dalam bekerja sebagai HR Generalist, tetapi rasa percaya diri Anda dapat meningkat dengan adanya sertifikasi. Selain itu, banyak pengusaha yang lebih suka mempekerjakan HR Generalist yang memiliki sertifikasi. Sertifikasi HR disini berfungsi menunjukkan bahwa kandidat telah memperoleh keahliain dan pengalam sesuai dengan prinsip-prinsip SDM. Contoh sertifikasi di bidang sumber daya manusia : Professional in Human Resources (PHR), Society of Human Resource Management Certified Professional (SHRM-CP), Senior Professional in Human Resources (SPHR), dan lain-lain

3. Mengikuti program magang

Setelah mendapatkan gelar sarjana, Anda dapat mengambil pekerjaan tingkat pemula atau magang yang berkaitan dengan HR. Hal ini membantu meningkatkan keterampilan dan pengalaman kerja HR. Tidak hanya itu, mengikuti magang juga dapat memberikan Anda pemahaman tentang prosedur dan kebijakan SDM secara umum.

4. Melanjutkan jenjang karir

Kembangkan karir Anda dalam bidang SDM. Kenali jenjang karir HR Generalist lebih lanjut pada poin selanjutnya!

Jenjang Karir HR Generalist

Terdapat beberapa karir yang dapat Anda pertimbangkan untuk gapai setelah bekerja sebagai HR Generalist :

1. Human Resource Specialist

Berbeda dengan HR Generalist, HR specialist melakukan berbagai tugas yang berkaitan dengan perekrutan, pelatihan karyawan, kompensasi, dan manajemen personalia. Meskipun tugas mereka dapat diselesaikan oleh HR Generalist, kebanyakan dari mereka fokus pada area tertentu atau bidang tertentu dari pihak manajemen sumber daya manusia. Contohnya banyak HR Specialist yang fokus bagian rekrutmen atau evaluasi karyawan. Para profesional sering bekerja dengan para pemimpin perusahaan dalam menciptakan strategi untuk meningkatkan keterlibatan dan produktivitas karyawan.

Baca juga: Sering Dikira Sama, Apakah Perbedaan HRD dan Personalia?

2. HR Manager

Seorang manajer sumber daya manusia memantau kinerja keseluruhan dari berbagai departemen dalam suatu perusahaan. Tugas mereka mencakup mempekerjakan karyawan baru, mengatur sesi pelatihan untuk karyawan baru dan yang sudah ada, dan mengidentifikasi area peningkatan dalam proses manajemen sumber daya manusia saat ini. Para HR Manager juga sering bertanggung jawab dalam menciptakan resolusi konflik dalam perusahaan.

3. HR Assistant

Tugas utama yang dimiliki oleh seorang HR Assistant adalah membantu manajer SDM dalam mencatat proses pemeliharaan, penggajian dan bahkan rekrutmen. Asisten SDM juga memberikan bantuan administrasi kepada karyawan lain.

Appsensi, Solusi Untuk Tenaga HR

Seiring berkembangnya teknologi, semakin banyak tantangan yang harus dihadapi oleh HR generalist atau hrd dalam merekrut dan mengelola karyawan dan perusahaan. Semakin besar tanggung jawab SDM perusahaan membuat staf HR kesulitan dalam menemukan SDM yang memadai dengan kriteria yang sesuai standar perusahaan. Adanya perusahaan yang tidak mengikuti perkembangan teknologi juga dapat membuat HR semakin sulit dalam melaksanakan tanggung jawabnya.

Appsensi hadir sebagai aplikasi HR yang akan membantu pekerjaan HR dalam sejumlah kegiatan. Dengan platform ini, staf HR dapat memantau performa karyawan atau SDM melalui data kehadiran yang bersifat real-time, mengelola payroll, memantau daftar karyawan berdasarkan organisasinya, memantau kinerja karyawan, dan lain-lain. Untuk mengetahui lebih lanjut seputar Appsensi, Anda dapat mengunjungi website Appsensi dan menelusuri lebih lanjut kemudahan-kemudahan yang dapat diberikan Appsensi.