HRD merupakan salah satu divisi yang ada dalam setiap perusahaan. Kehadiran HRD cukup penting di perusahaan sehingga seorang HRD diharapkan adalah individu yang memiliki kemampuan mengelola sumber daya manusia dengan tepat dan efektif. Menjadi HRD bukanlah perkara mudah, dibutuhkan beberara skill agar seorang HRD dapat menjalankan tanggungjawab yang diberikan oleh perusahaan.
HRD memiliki tugas untuk membantu mengembangkan segala sumber daya manusia, mengetahui kinerja dan profesionalitas karyawan, konseling, mengetahui permasalahan yang timbul, menampung aspirasi, rekrutmen, memastikan kenyamanan karyawan, dan lain sebagainya.
Perbedaan HRD dengan personalia
HRD dan personalia adalah dua kata yang cukup akrab di telinga. Walaupun sering dianggap sebagai pekerjaan serupa tapi sebenarnya kedua pekerjaan ini berbeda. Namun, saling berkaitan satu sama lain. Dari sisi definisi, tanggungjawab, dan fungsi HRD dan personalia memiliki perbedaan yang besar.
HRD
Human Resource Department (HRD) dikenal sebagai departemen sumber daya manusia (SDM). HRD selalu menjadi bagian dari perusahaan dalam proses rekrutmen hingga mengurus segala sesuatu yang berhubungan dengan sumber daya manusia di perusahaan. Selain mengurus segala hal yang berkaitan dengan SDM, HRD juga bertugas untuk melakukan pengembangan, konsultasi, administrasi, evaluasi, dan pemutusan hubungan kerja (PHK) pada karyawan perusahaan.
Beberapa tanggung jawab lain seorang HRD yaitu pemantauan kinerja karyawan, memberikan perlindungan dan keringanan, dan menggaji karyawan, Melalui hal tersebut, dapat terlihat bahwa HRD masih terlibat dalam proses bisnis dan masalah yang terjadi pada ruang lingkup karyawan mulai dari posisi terbawah hingga manajerial. Keberadaan HRD berfungsi untuk menunjang segala kegiatan yang berlangsung di perusahaan demi tercapainya visi, misi, dan target perusahaan.
Personalia
Berbeda dengan HRD, personalia atau dikenal sebagai manajemen personalia, melakukan serangkaian kegiatan pengelolaan sumber daya manusia untuk dalam hal yang berhubungan dengan bidang administratif. Personalia bertugas untuk mengatur hubungan industrial antara perusahaan dengan sumber daya manusianya. Personalia bertanggung jawab akan data karyawan, pembayaran benefit, payroll, pencatatan cuti tahunan, pinjaman karyawan, absensi, pengisian dokumen, sosialisasi dan koordinasi, menyiapkan perjanjian kerja dengan karyawan baru.
Perbedaan antara HRD dan personalia terletak pada ruang lingkup kerjanya. Namun, kedua divisi ini saling terkait satu sama lain dan keberadaannya saling dibutuhkan agar fungsi kedua divisi ini dapat berjalan dengan baik.
Baca juga: Kenali Tugas, Tips Serta Pentingnya Menjadi HR Manager yang Baik
Skill yang harus dimiliki oleh seorang HRD di perusahaan
Untuk menjadi HRD yang dapat bekerja dengan baik, seseorang diharapkan memiliki skill seorang HRD yang dapat menunjang pekerjaannya seperti hal-hal berikut:
1. Memahami psikologi manusia
Seorang HRD diharapkan dapat peka dan memahami psikologi manusia. Hal ini dikarenakan HRD akan selalu bersinggungan dengan seluruh karyawan di perusahaan tempatnya bekerja. Tak hanya melakukan rekrutmen di awal, HRD akan bertugas untuk mengatasi setiap permasalahan karyawan yang muncul setiap waktu, sehingga seorang HRD diharapkan mampu menjalin hubungan baik dengan seluruh karyawan perusahaan.
Kemampuan psikologi dibutuhkan agar HRD dapat lebih peka melihat lingkungan sekitarnya dan memahami setiap masalah karyawan yang memiliki berbagai latar belakang berbeda. Kemampuan ini dapat diimplementasikan dengan memahami karakter masing-masing karyawan, menjadi jembatan antara karyawan dengan perusahaan, dan lain sebagainya.
2. Memiliki skill komunikasi yang baik
Kemampuan pemahaman psikologi manusia saja tidak cukup. Seorang HRD diharuskan mampu berkomunikasi dengan baik. Komunikasi yang dilakukan adalah komunikasi interpersonal dengan seluruh karyawan perusahaan maupun komunikasi publik. Komunikasi publik dibutuhkan ketika HRD diminta untuk memimpin pelatihan karyawan baru, adanya program office gathering, dan sebagainya.
Skill komunikasi yang baik meliputi pemilihan bahasa yang tepat ketika memberikan penjelasan, memiliki sikap empati saat mendengarkan keluhan atau kesulitan yang dialami karyawan, dan peka akan situasi maupun kondisi yang sedang berlangsung. Sekali lagi, kemampuan ini dibutuhkan karena seorang HRD akan selalu berhubungan dengan seluruh karyawan di perusahaan.
3. Dapat melakukan multitasking
Multitasking skill dibutuhkan agar seorang HRD mampu mengerjakan banyak hal dalam satu waktu. Seorang HRD memiliki banyak tanggung jawab mulai dari rekrutmen, pelatihan, hingga masalah personal para karyawannya. Prioritas pekerjaan dapat terus berubah seiring kebutuhan perusahaan. Dengan begitu, kemampuan multitasking dapat menjadi solusi untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan.
4. Memahami manajemen konflik
Konflik merupakan hal yang umum terjadi di mana pun kita berada, termasuk di dalam sebuah perusahaan. Konflik antar karyawan kerap terjadi di perusahaan. Konflik muncul akibat adanya kesalahpahaman dan gesekan yang dipicu oleh pekerjaan dengan target dan stress yang tinggi. Seorang HRD harus mampu memahami manajemen konflik agar dapat memberikan solusi dalam konflik antar karyawan. HRD diharapkan dapat bersikap objektif dalam menyelesaikan masalah.
Baca Juga: Pengertian Tentang Employee Engagement
5. Pemahaman tentang hukum ketenagakerjaan
Tugas dan tanggung jawab seorang HRD bersinggungan langsung dengan hukum ketenagakerjaan. Hukum ketenagakerjaan menjadi pedoman bagi HRD dalam mengemban tugas dan kewajibannya di suatu perusahaan. Segala sesuatu yang berhubungan dengan sumber daya manusia di perusahaan harus dilakukan berdasarkan Undang-Undang Ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia.
HRD wajib memahami pasal-pasal yang berkaitan langsung dengan pekerjaannya seperti kontrak kerja, upah karyawan, cuti, asuransi, pesangon, dan sebagainya. Pemahaman mengenai hukum ketenagakerjaan dapat menjadi solusi saat terjadinya code of conduct di perusahaan. HRD juga diharapkan dapat berperan sebagai mediator, negosiator, dan arbitrator dalam mengatasi konflik yang terjadi.
6. Organizational skill
Seorang HRD diharapkan dapat mengorganisir data dan informasi mengenai karyawan dengan aman dan tersusun rapi sehingga mudah ditemukan ketika dibutuhkan.
7. Discretion and business ethics
HRD harus bisa menjadi penjaga kerahasiaan informasi dan memastikan bahwa karyawan memiliki privasi yang terjaga.
8. Dedicated person
HRD profesional harus siap membantu mendampingi dan mengembangkan karyawan di divisinya masing-masing. Dengan begitu, kemajuan dan inovasi dapat terus terjadi di perusahaan. Pemanfaatan teknologi juga dapat membantu meningkatkan fungsi HRD.
9. Strategic orientation
Berpikir ke depan adalah salah satu skill yang harus dimiliki HRD dalam mengisi peran kepemimpinan. Peran kepemimpinan HRD yang dimaksud adalah dengan mengisi posisi perusahaan dengan sumber daya manusia yang berkualitas, memberikan penggajian yang baik, memberikan pelatihan, dan mendukung pertumbuhan bisnis perusahaan.
10. Memahami jobdesk dan rekrutmen karyawan
Salah satu pekerjaan utama dari HRD adalah melakukan rekrutmen karyawan baru. Dengan begitu, HRD diharapkan dapat memahami tata cara rekrutmen di perusahaannya. HRD harus mampu menguasai setiap jobdesk calon karyawan yang sedang direkrut, kualifikasi yang dicari, dan berbagai hal lainnya yang menjadi tolak ukur kemampuan kandidat. HRD harus bisa melakukan wawancara kerja dan psikotes bagi kandidat pelamar, hal ini berfungsi untuk mendapatkan karyawan terbaik sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Baca juga: Pemantauan Jobdesk Lebih Mudah dan Aman dengan Appsensi
11. Memiliki integritas
Integritas yang dimiliki seorang HRd berfungsi untuk menekan potensi terjadinya konflik. Peran HRD dibutuhkan dalam mengatasi konflik yang kerap terjadi di perusahaan antara atasan dengan bawahan.
12. Skill networking dan manajemen
Kemampuan self, task, and people management serta networking yang luas sebaiknya sudah dimiliki oleh seorang HRD sejak awal. Seorang HRD juga dituntut untuk selalu mempelajari hal baru dan memperbarui informasi terkait dunia HRD dan ketenagakerjaan.
13. Memahami perusahaan
Tak hanya memahami karakter dan psikologis karyawan, seorang HRD harus memahami perusahaan tempatnya bekerja. Memahami perusahaan dilakukan dengan memahami visi dan misi perusahaan, cara kerja perusahaan setiap harinya, menyesuaikan kemampuan perusahaan ketika melakukan penggajian karyawan, menyesuaikan jam kerja dengan perusahaan, dan memahami lingkungan kerja.
Untuk menjadi seorang HRD yang baik, seseorang diharapkan memiliki beberapa kemampuan di atas. Namun, seiring dengan kemajuan teknologi, pekerjaan HRD dapat dibantu oleh teknologi yang hadir dalam bentuk aplikasi.
Appsensi, aplikasi sahabat HRD
Umumnya pekerjaan HRD dilakukan secara manual. Namun, seiring perkembangan teknologi, pekerjaan HRD semakin terbantu berkat kehadiran aplikasi maupun software yang dapat meringankan pekerjaan HRD. Kemudahan ini tentunya sangat membantu HRD untuk menyelesaikan pekerjaannya terlebih lagi jika perusahaan memiliki banyak karyawan. Pekerjaan yang dilakukan secara manual tentu akan memakan waktu yang cukup panjang, tenaga, dan materi.
Salah satu aplikasi yang menawarkan kemudahan adalah Appsensi. Appsensi adalah sebuah aplikasi absensi online yang juga memiliki banyak fitur yang dapat membantu meringankan pekerjaan HRD. Appsensi mudah digunakan oleh seluruh karyawan dan dapat diakses secara mobile dengan menggunakan smartphone. Appsensi bekerja secara tepat dan akurat.
Appsensi memiliki berbagai fitur yang dapat membantu meringankan tugas HRD seperti pengajuan cuti, koreksi kehadiran, laporan aktivitas, laporan kehadiran, pemantauan kinerja karyawan, pengaturan jadwal karyawan, absensi wajah dengan real time record dan GPS serta masih banyak fitur lainnya yang siap membantu HRD menyelesaikan tugas-tugasnya.
Appsensi telah bekerjasama dengan banyak perusahaan besar. Jadi, kinerja Appsensi tidak perlu Anda ragukan lagi, bahkan lembaga pemerintahan juga menggunakan Appsensi untuk membantu mengelola perusahaannya. Ringankan pekerjaan HRD dengan Appsensi, klik disini untuk informasi lebih lanjut!
