Di zaman yang modern ini, berbagai macam teknologi telah ditemukan. Banyak teknologi yang dapat membantu perusahaan dalam melaksanakan proses bisnis. Meskipun demikian, tidak akan bisa mencapai tujuan organisasi jika perusahaan tidak dikelola dengan baik.
Tugas untuk mengelola perusahaan merupakan tugas pihak sumber daya manusia. Sehingga peran SDM tentu penting bagi perusahaan. Tanpa manajemen SDM yang baik, semua usaha yang dilakukan perusahaan akan terbengkalai dan sia-sia nantinya.
Dalam mencapai tujuan organisasi, diperlukan partisipasi dan usaha para pegawai. Dengan adanya sumber daya manusia, hal tersebut dapat diatur dengan baik.
Pengertian Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia merupakan suatu kemampuan yang dimiliki oleh setiap orang dalam melakukan sesuatu yang dipengaruhi dan ditentukan oleh daya pikir serta daya fisiknya.
Pengertian Sumber Daya Manusia Menurut Para Ahli
Sumber daya manusia memiliki arti yang berbeda-beda menurut para ahli. Berikut adalah beberapa definisi sumber daya manusia menurut beberapa ahli.
Leon C. Megginson
Human resource didefinisikan sebagai total pengetahuan, keterampilan, kemampuan berkreatif, bakat, nilai, sikap, serta keyakinan dari setiap individu dan tenaga kerja organisasi yang terlibat.
Jucius Michael
Menurutnya, pengertian sumber daya manusia adalah faktor yang mengacu pada keseluruhan komponen yang saling terkait, bergantung, dan bertindak secara fisiologis, psikologis, sosiologis dan etis.
Gray Dessler
Gray Dessler mengartikan sumber daya manusia sebagai kebijakan dan praktik yang dibutuhkan seseorang untuk melaksanakan tugas dari posisi manajemen. Tugas ini mencakup perekrutan, pemilihan, pelatihan, penghargaan, dan penilaian.
David A Decenzo dan Stephen P. Robbins
David dan Stephen menganggap sumber daya manusia terdiri dari empat aktivitas, yaitu kepegawaian, pelatihan dan pengembangan, motivasi, dan pemeliharaan.
Apa itu Human Resources Department?
Departemen sumber daya manusia adalah departemen yang berfokus pada aset terpenting perusahaan, yaitu karyawan. Perusahaan berusaha memastikan karyawan merasa puas, terlibat, dan memiliki semua sumber daya yang dibutuhkan agar dapat bekerja sesuai harapan.
Departemen sumber daya manusia juga memiliki tanggung jawab untuk memelihara personel perusahaan, hubungan kerja antar karyawan, dan budaya di tempat kerja. Tim sumber daya manusia mengelola perekrutan pegawai baru, pemecatan pegawai, pelatihan dan pengembangan keterampilan pegawai. Selain itu, departemen SDM juga bertanggung jawab dalam penerapan kebijakan, tunjangan, penggajian pegawai, peraturan pemerintah, mengatur kepatuhan dan keselamatan hukum, serta sering memoderasi dan menjadi pihak penengah dalam menyelesaikan konflik atau masalah antara karyawan.
Departemen ini dapat terdiri dari seorang generalis tunggal, seluruh tim spesialis atau layanan outsourcing yang menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Seringnya, departemen sumber daya manusia penuh dibutuhkan di perusahaan besar yang memiliki banyak tenaga kerja dan kebutuhan yang kompleks.
Perusahaan yang relatif lebih kecil yang tidak membutuhkan atau tidak mampu membayar sumber daya manusia penuh mungkin akan menggunakan satu generalis saja atau dapat mengalihdayakan tanggung jawab SDM-nya kepada pihak ketiga (pihak penyedia layanan).
Baca juga: Jenis-jenis dan Tugas Human Capital Management
Mengapa Manajemen Sumber Daya Manusia Penting bagi Perusahaan?
Peran utama manajemen sumber daya manusia adalah mengelola para pegawai untuk mencapai tujuan organisasi dan memperkuat budayanya di tempat kerja. Apabila dilaksanakan secara efektif, manajer SDM dapat membantu merekrut para profesional baru yang memiliki kemampuan untuk memajukan tujuan perusahaan dan membantu pelatihan kinerja karyawan lainnya.
Manajemen sumber daya manusia dapat menjadi bagian penting dalam mempertahankan kesehatan dan kesejahteraan bisnis. Selain itu, manajer SDM juga dapat memantau keadaan pasar dengan tujuan membantu perusahaan tetap kompetitif.
Cara Kerja Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia bekerja melalui para profesional yang sangat berdedikasi dan bertanggung jawab akan pelaksanaan fungsi SDM sehari-hari. HR professional membantu memberikan struktur perusahaan sesuai urutan, meningkatkan produktivitas, serta pencapaian sukses perusahaan. HR professional sering bermitra dengan perusahaan untuk mengatasi masalah dan memberikan dukungan kepada para manajer sehingga dapat fokus menjalankan operasi di departemen masing-masing.
Departemen sumber daya manusia di berbagai perusahaan dapat bervariasi baik dari segi ukuran, struktur, dan sifat masing-masing. Amazon merupakan contoh perusahaan besar yang memiliki berbagai posisi SDM khusus. Situs web Amazon mencantumkan 15 pekerjaan HR yang berbeda-beda antara lain :
- Asisten HR
- Mitra bisnis SDM
- Manajer HR
- Perekrut
- Koordinator perekrutan
- Sumber
- Manajer perekrutan
- Spesialis imigrasi
- LoA dan spesialis akomodasi
- Spesialis/manajer kompensasi
- Manfaat spesialis/manajer
- Spesialis/manajer manajemen bakat
- Spesialis/manajer pembelajaran dan pengembangan
- Manajer program proyek teknologi/proses SDM
- Spesialis/manajer analitik SDM
Baca juga: 5 Trend HR dan Manajemen karyawan yang perlu Anda ketahui
Fungsi Departemen Human Resources
Departemen sumber daya manusia memiliki banyak fungsi dalam perusahaan. Berikut merupakan beberapa fungsi terpenting yang didapatkan jika proses manajemen sumber daya manusia dilakukan dengan baik :
1. Recruitment and staffing
Sumber daya manusia memainkan peran penting dalam menentukan staf atau pegawai yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sumber daya manusia membantu proses perekrutan tenaga kerja baru dengan merekrut kandidat yang berkualitas dan bersikap baik. Dalam proses perekrutan, departemen sumber daya memiliki beberapa tanggung jawab. Tanggung jawab tersebut mencakup tugas-tugas penting seperti mengidentifikasi kualifikasi dan persyaratan untuk setiap posisi di perusahaan, menulis deskripsi pekerjaan, dan menempatkan posting pekerjaan.
Tidak hanya itu, ada beberapa tanggung jawab lagi yang dimiliki pihak departemen sdm seperti melakukan wawancara, mengevaluasi resume dan CV para pelamar, melakukan pemeriksaan latar belakang, serta bekerja sama dengan manajer departemen dalam memilih kandidat yang ideal.
Proses perekrutan sangat penting dalam perusahaan. Mengapa? Karena dengan mempekerjakan orang yang tepat di dalam perusahaan, maka operasional perusahaan juga akan meningkat, meningkatkan profit, dan menurunkan tingkat turnover.
2. New hire onboarding
Setelah mempekerjakan tenaga kerja baru, departemen sumber daya manusia akan memandu anggota tim baru selama beberapa hari atau minggu pertama mereka di perusahaan. Proses ini bertujuan untuk memperkenalkan pegawai baru terhadap budaya yang ada di tempat kerja dan menyediakan akses ke sumber daya perusahaan. Akses tersebut seperti siapa saja atasan yang akan menavigasi perjalanan kerja mereka dan apa peran baru mereka di perusahaan.
Staf sumber daya manusia juga bertanggung jawab untuk mengembangkan dan melaksanakan rencana orientasi dalam membantu karyawan baru agar dapat berintegrasi dengan angkatan kerja secara baik. Informasi dan alat juga diberikan oleh staf SDM sesuai dengan kebutuhan para karyawan agar dapat berperan dengan baik dalam perusahaan. Staf SDM kemudian juga akan membuat panduan untuk membantu karyawan baru agar dapat beradaptasi dengan posisi dan tempat kerja baru mereka dengan lebih cepat dan mudah. Panduan ini tentunya menguntungkan kedua belah pihak, baik karyawan maupun organisasi.
3. Training and development
Setiap karyawan baru maupun karyawan lama dalam suatu perusahaan tentu membutuhkan pengembangan keterampilan dan pengembangan karir agar terus menjadi produktif dan sukses. Dengan produktif dan sukses, maka tujuan pribadi dan profesional juga akan terpenuhi.
Hal ini merupakan tanggung jawab departemen sumber daya manusia. Departemen SDM bertugas merencanakan dan mengawasi kebutuhan pelatihan karyawan. Setiap karyawan baik baru maupun lama perlu dilatih dan dikembangkan kemampuannya. Kursus dan pelatihan tersebut dapat mencakup pendidikan tentang teknologi baru, pelatihan kepemimpinan untuk supervisor saat ini atau calon periode selanjutnya. Pelatihan yang diadakan oleh departemen SDM ini dapat dilakukan dengan one-on-one, atau satu lawan satu melalui pertemuan kelompok atau bisa juga melalui kursus online dan pendidikan mandiri.
Tidak berhenti sampai disitu, merekomendasikan atau mendukung pengembangan profesional karyawan juga salah satu tugas departemen SDM. Jadi, departemen SDM dapat membantu para calon pegawai untuk memperoleh pendidikan tinggi tertentu dengan memberikan bantuan biaya kuliah.
4. Compensation and benefits
HR bekerja dengan kepemimpinan eksekutif untuk menetapkan ketentuan kompensasi perusahaan. Para profesional SDM sering melakukan riset pasar untuk menentukan tingkat pembayaran yang kompetitif dan juga mengembangkan struktur kompensasi. Mereka juga bekerja dengan pialang asuransi untuk memilih tunjangan kesehatan dan kesejahteraan untuk para karyawan. Tunjangan tersebut seperti asuransi kesehatan, gigi, penglihatan, asuransi jiwa, dan lain-lain. HR juga membantu mengawasi bagian administrasi tunjangan seperti pemrosesan dan pendaftaran.
Setiap pertanyaan yang dimiliki karyawan tentang tunjangan, liburan, waktu pribadi, dan insentif keuangan harus ditujukan kepada salah satu perwakilan sumber daya manusia. Pasalnya, hanya mereka yang memiliki pengetahuan dan handal dalam permasalahan paket dan program ini.
5. Employee well-being
Mendukung dan meningkatkan kualitas kehidupan karyawan serta budaya perusahaan merupakan tugas departemen sumber daya manusia. Mereka membuat dan mengawasi program-program seperti penitipan anak, acara kesehatan dan kebugaran, cuti berbayar, dan program-program lain yang dapat membuat karyawan merasa bahagia, sehat, dan termotivasi.
Kepuasan karyawan juga nantinya akan diukur oleh departemen SDM melalui survei, opini, dan feedback reguler. Masukan-masukan tersebut berguna untuk meningkatkan kinerja.
Perusahaan yang dikelola dengan baik harus menunjukan sikap saling peduli antara sesama karyawannya. Departemen sumber daya manusia membantu menciptakan lingkungan kerja yang suportif dengan mengurangi terjadinya pergantian karyawan dan meningkatkan kinerja yang ada di dalam perusahaan.
6. Employee relations
Departemen sumber daya manusia seringkali berperan sebagai mediator atau pihak penengah antara karyawan dengan manajemen atas atau dengan rekan kerjanya. Ketika terjadi masalah di tempat kerja, mereka harus merasa nyaman untuk berkonsultasi di departemen sdm, mendapatkan bimbingan, nasihat, atau mendokumentasikan masalah.
Para profesional SDM sebelumnya telah memiliki pelatihan dalam menyelesaikan konflik sehingga dapat membantu menyelesaikan konflik dan perselisihan yang terjadi di tempat kerja dengan cepat, efektif, dan profesional. Jika diperlukan tindakan pendisiplinan lanjutan, maka hal ini juga akan diatur oleh pihak SDM.
7. Performance reviews and promotions
Departemen HR memfasilitasi evaluasi kinerja tahunan atau per semester untuk semua tenaga kerja. Melalui proses tinjauan kinerja, manajer dapat memeriksa setiap karyawan, membahas kinerjanya masing-masing, menentukan kriteria kinerja,, menetapkan tujuan bisnis, dan mendorong pengembangan karyawan, namun tetap menjunjung tinggi keadilan dan transparansi.
Berdasarkan kinerja, pengalaman, dan senioritas, manajer dan departemen sumber daya manusia dapat memutuskan untuk mempromosikan karyawan atau memberikan kenaikan gaji. Biasanya HR bekerja dengan para pemimpin senior untuk menentukan aturan perusahaan dan ekspektasi dalam melakukan promosi jabatan serta memberikan penghargaan untuk karyawan terbaik atas dedikasi dan komitmennya terhadap perusahaan.
8. Recordkeeping
Akibat tanggung jawab pihak SDM akan seluruh data karyawan, maka departemen harus mengatur dan mengawasi informasi rahasia milik karyawan seperti kontrak, upah, tanggung jawab dalam perusahaan, dan tinjauan kinerja. Para staf sumber daya manusia harus terorganisir dengan baik, teliti, bijaksana, dan profesional untuk menjaga informasi dapat diakses dengan pihak yang tepat dengan mudah.
9. Legal compliance
Departemen sumber daya manusia juga harus memastikan perusahaan mematuhi undang-undang yang sesuai. Undang-undang tersebut mencakup UU perburuhan, serikat pekerja, federal, dan negara bagian. Hal ini tergolong penting karena apabila karyawan mengajukan keluhan akan ketidakpatuhan perusahaan atau ketidakadilan, maka moral, produktivitas, dan keuntungan dapat dipengaruhi di tempat kerja. Staf SDM juga harus memastikan bahwa karyawan bekerja secara legal untuk perusahaan dan dapat menangani keluhan terkait kasus diskriminasi dan pelecehan.
10. Corporate image
Dengan mendidik karyawan tentang nilai dan kebijakan perusahaan, departemen sumber daya manusia membantu melindungi citra dan reputasi perusahaan.
11. Workplace safety
Departemen sumber daya manusia mengawasi pelatihan keselamatan kerja di perusahaan dan mencatat cedera atau penyakit karyawan yang terjadi, seperti yang tertera pada UU Keselamatan dan Kesehatan kerja. Undang-undang ini mengharuskan perusahaan untuk menyediakan kondisi kerja yang aman, bersih dan sehat bagi seluruh karyawan. Selain itu, departemen sumber daya manusia juga harus menetapkan kebijakan dan menyusun materi mengenai pelatihan keselamatan kerja. Mereka juga harus menetapkan dan mengelola kompensasi karyawan jika terjadi masalah keselamatan atau cedera.
Baca juga: Mengenal Human Resources Business Partner dan Fungsinya
Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia
Tujuan manajemen sumber daya manusia dapat dibagi menjadi empat kategori, antara lain :
Tujuan sosial
Tujuan ini mencakup langkah-langkah yang dibuat dan diterapkan untuk menanggapi kebutuhan, tantangan etis, masalah sosial antara perusahaan dengan karyawannya. Contohnya seperti masalah hukum mengenai kesempatan dan upah yang sama untuk pekerjaan yang sama bagi setiap orang.
Tujuan organisasi
Tindakan yang diambil akan berkaitan dan bertujuan untuk memaksimalkan efisiensi perusahaan atau organisasi. Contoh tindakan manajemen sumber daya manusia adalah memberikan pelatihan, mempekerjakan karyawan yang tepat dan sesuai jumlahnya untuk tugas tertentu.
Tujuan fungsional
Pedoman yang digunakan selalu bertujuan untuk menjaga SDM agar dapat berfungsi dengan baik di dalam suatu organisasi secara keseluruhan. Hal ini termasuk memastikan bahwa semua SDM dialokasikan secara maksimal.
Tujuan pribadi
Manajemen sumber daya manusia bertujuan agar semua sumber daya yang digunakan dapat mendukung tujuan pribadi setiap karyawan. Misalnya menawarkan kesempatan untuk mendapatkan pendidikan atau pengembangan karir.
Di dalam setiap organisasi atau perusahaan, manajemen sumber daya manusia pasti memiliki tujuan berikut :
- Membantu perusahaan mencapai tujuan dengan menyediakan dan mempertahankan karyawan yang produktif
- Memanfaatkan keterampilan dan kemampuan seluruh tenaga kerja secara efisien dan efektif
- Memastikan karyawan memiliki atau menerima pelatihan yang tepat
- Membangun dan memelihara pengalaman karyawan yang positif supaya merasa puas dan kualitas hidup yang tinggi, sehingga karyawan dapat memberikan kontribusi terbaik dalam pekerjaannya
- Mengkomunikasikan secara efektif kebijakan, prosedur, dan peraturan perusahaan yang relevan terhadap karyawan
- Mempertahankan kebijakan dan perilaku yang etis, legal, dan bertanggung jawab baik secara moral maupun sosial di tempat kerja
- Mengelola perubahan faktor eksternal yang dapat mempengaruhi karyawan dalam organisasi secara efektif
Keterampilan Umum yang Diperlukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia
Setiap individu yang bekerja di bagian human resources biasanya memiliki keterampilan dan senang membantu orang lain dalam meraih kesuksesan. Dibawah ini merupakan keterampilan yang diperlukan agar dapat berkarir dengan baik dalam manajemen sumber daya manusia :
1. Keterampilan interpersonal
Sebagai mediator dalam penengah, penting untuk memiliki keterampilan interpersonal yang baik. Keterampilan ini berfungsi untuk mengatasi masalah karyawan dengan bijaksana. Pihak sumber daya manusia harus mampu mengelola dan menyelesaikan potensi konflik antara karyawan dengan perusahaan dalam berbagai situasi.
2. Kemampuan untuk beradaptasi dengan teknologi baru
HR yang profesional harus nyaman menggunakan teknologi dan Human Resource Information Software (HRIS) untuk mengelola penggajian dan proses sumber daya manusia lainnya secara efisien. Mereka juga diperlukan untuk melakukan analisis dan proyeksi data.
3. Keterampilan komunikasi
Individu yang bekerja di HR membutuhkan layanan pelanggan yang sangat baik. Dalam melayani pelanggan tentu dibutuhkan keterampilan komunikasi dalam bertelepon, email, dan interaksi langsung. Keterampilan komunikasi yang baik mencakup kemampuan aktif dalam mendengarkan keluhan dan memenuhi kebutuhan karyawan.
4. Public Speaking
Beberapa profesional HR akan diminta untuk berbicara di depan keramaian seperti departemen atau perusahaan. Mereka mungkin akan berbicara berbagai topik mulai dari manfaat hingga kebijakan perusahaan.
5. Kemampuan mengorganisasi dan manajemen proyek
Profesional SDM harus mampu melakukan banyak tugas sekaligus secara efektif dan mengelola berbagai proyek. Mereka harus memiliki keterampilan penjadwalan yang baik dan dapat memprioritaskan tanggung jawab.
6. Kebijaksanaan
Karena tim sumber daya manusia akan menangani banyak masalah sensitif seperti informasi yang bersifat rahasia atau pribadi, pihak SDM harus berhati-hati untuk menghindari dampak hukum dan profesional. Mereka harus dapat menangani tugas-tugas seperti pendisiplinan, keluhan karyawan, atau konflik karyawan dengan hati-hati.
Mari Kelola Karyawan Dengan Baik Bersama Appsensi
Tim HR memiliki sangat banyak tugas yang jika dikerjakan secara bersamaan tentu akan cukup berat. Banyaknya tugas HR ini terkadang membuat staf HR menjadi kewalahan dan kesulitan. Namun Anda tidak perlu bingung lagi, karena Appsensi dapat menawarkan solusi terbaik bagi Anda.
Appsensi menyediakan aplikasi absensi online terbaik di Indonesia untuk membantu Anda mengelola karyawan. Appsensi merupakan aplikasi yang membantu Anda menyelesaikan masalah HR (Human Resource). Appsensi sendiri telah berdiri sejak tahun 2019 dan didesain untuk perusahaan skala kecil maupun besar.
Fitur-fitur yang kami sediakan dapat membantu perusahaan Anda dalam memonitor kehadiran dan kinerja karyawan, pengajuan cuti, pengajuan lembur, mencatat daftar dan aktivitas karyawan secara real-time, fitur payroll, informasi progress berupa grafik, monthly report, fitur yang dapat memberikan tugas dan penilaian kepada karyawan, dan lain-lain.
Kami juga sudah berpengalaman dalam membantu klien kami seperti BNPB, Bank Indonesia, Terralogiq, dan masih banyak lagi untuk memudahkan sistem kerja mereka.
Selain itu, Appsensi juga memudahkan perusahaan yang sudah memiliki software HR dalam mengintegrasikan datanya. Perusahaan Anda tidak perlu menghapus dan mengganti ulang semua sistem yang telah dibuat dengan susah payah. Dengan kami, Anda dapat melakukan integrasi yang terdiri dari master data karyawan, kustomisasi laporan, persetujuan, dan lain-lain.
Dengan Appsensi, mari kelola karyawan dan proses rekrutmen karyawan di perusahaan Anda menjadi lebih mudah. Ingin langsung mencoba fitur-fitur dari Appsensi? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut tentang kami.
