Mengenal Apa Itu Surat Keterangan Kerja dan Fungsinya

Januari 20, 2023

Sebagian orang mungkin berpikir untuk pindah ke tempat kerja yang lain untuk mendapatkan kenyamanan, produktivitas, dan peningkatan karir. Selain memiliki keterampilan yang baik, dokumen yang lengkap juga merupakan salah satu syarat penting saat melamar pekerjaan.

Setiap perusahaan memiliki persyaratan dokumen yang berbeda-beda. Menggunakan surat keterangan kerja dari tempat kerja sebelumnya dapat menjadi salah satu cara untuk memperkuat skill dan pengalaman dalam bidang yang sedang dilamar.

Artikel ini akan memberikan penjelasan tentang surat keterangan pekerjaan serta contoh surat keterangan kerja perusahaan. Biasanya, perusahaan akan menangani pelayanan pemberian surat keterangan kerja melalui HRD, sehingga HRD yang akan memberikan contoh dan membuat surat tersebut.

Mengenal Apa Itu Surat Keterangan Kerja dan Fungsinya

Key Takeaway

Surat keterangan kerja ini penting untuk dimiliki setiap karyawan. Dengan adanya surat keterangan kerja, seorang karyawan dapat mengurus dana bpjs ketenagakerjaan, melamar pekerjaan baru, dan sebagainya.

Di bawah terlampir pula contoh surat keterangan kerja yang bisa digunakan sebagai acuan dalam membuat surat keterangan kerja.

Pengertian surat keterangan kerja dari perusahaan

Menurut Gramedia, surat keterangan kerja perusahaan adalah sebuah surat tertulis yang di dalamnya terdapat isi informasi atau keterangan bahwa pihak yang bersangkutan memang pernah bekerja di suatu perusahaan. Adanya surat keterangan kerja perusahaan juga bisa menjadi bukti jika pihak yang bersangkutan memang memiliki ikatan kerja dengan perusahaan tersebut.

Surat keterangan kerja adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan tempat Anda bekerja yang menjelaskan tentang posisi, tanggung jawab, dan periode kerja Anda di perusahaan tersebut. Surat keterangan kerja biasanya digunakan sebagai bahan pertimbangan atau bukti saat Anda melamar pekerjaan di perusahaan lain, mengajukan kredit rumah atau mobil, atau mengajukan permohonan visa ke luar negeri.

Surat keterangan kerja biasanya berisi informasi seperti nama perusahaan, tanggal mulai bekerja, posisi yang Anda jabat, tanggung jawab yang Anda emban, serta tanda tangan dan stempel perusahaan. Pastikan untuk meminta surat keterangan kerja dari perusahaan Anda jika Anda membutuhkannya untuk keperluan tertentu.

Baca juga: Contoh Surat Izin Sakit yang Benar untuk Karyawan

Fungsi surat keterangan kerja

1. Sebagai bukti bahwa bekerja di perusahaan.

Surat keterangan kerja adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan tempat Anda bekerja yang menjelaskan tentang posisi, tanggung jawab, dan periode kerja Anda di perusahaan tersebut.

Fungsi dari surat keterangan kerja adalah sebagai bukti bahwa Anda bekerja di perusahaan tersebut dan menjabat posisi tertentu.

2. Sebagai pertimbangan ketika melamar pekerjaan baru

Surat keterangan kerja biasanya digunakan sebagai bahan pertimbangan atau bukti saat Anda melamar pekerjaan di perusahaan lain, mengajukan kredit rumah atau mobil, atau mengajukan permohonan visa ke luar negeri.

Surat keterangan kerja juga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan yang akan melakukan kerjasama dengan perusahaan tempat Anda bekerja.

3. Pertimbangan perusahaan asuransi

Selain itu, surat keterangan kerja juga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan asuransi dalam hal pengajuan penjaminan kesehatan atau asuransi jiwa.

Surat keterangan kerja juga dapat digunakan sebagai bukti kepatuhan Anda terhadap peraturan perusahaan, seperti absensi, keterlambatan, atau pelanggaran lainnya.

4. Pertimbangan beasiswa

Biasanya beasiswa ini akan ditujukan secara khusus untuk karyawan dan dosen. Sehingga pihak yang terkait harus melampirkan surat keterangan kerja dari asal perusahaan tempat mereka bekerja.

Terlebih lagi jika beasiswa tersebut benar-benar ditujukan untuk para karyawan, tentunya diperlukan sebagai bukti bahwa pihak yang terkait pernah atau masih menjadi karyawan di perusahaan tempat mereka bekerja.

Tidak hanya itu saja, karena beberapa syarat program beasiswa juga memerlukan dukungan dokumen pengalaman kerja. Karena kondisi tersebut, surat keterangan kerja dari perusahaan juga berfungsi sebagai surat informasi tentang pengalaman kerja bagi pihak yang terkait.

5. Untuk pengajuan kredit atau pembayaran atas tagihan KPR

Ketika ingin melakukan pengajuan kredit atau suatu pinjaman ke pihak bank dan saat itu status kalian adalah sebagai karyawan suatu perusahaan, surat keterangan kerja perusahaan biasanya akan diminta oleh pihak bank sebagai salah satu dukungan kelengkapan dokumen persyaratan.

Surat keterangan kerja perusahaan yang dikeluarkan oleh pihak HRD akan lebih mempermudah pihak bank dalam memastikan jika yang bersangkutan memang benar-benar bekerja di suatu perusahaan tersebut. Hal ini memang begitu penting sebagai bahan pertimbangan bank untuk menentukan kelayakan calon kreditur dalam mendapatkan persetujuan kredit.

Hal ini tak lain karena pihak bank tidak akan bisa memberikan atau mencairkan kredit kepada mereka yang tidak bekerja. Maka dari itu keberadaan surat keterangan kerja perusahaan di sini memang begitu penting sekali sebagai bentuk dokumen dukungan yang bisa membuktikan bahwa pihak yang bersangkutan memang bekerja dalam perusahaan tersebut.

Selain itu biasanya pihak bank juga akan meminta pihak yang bersangkutan untuk memberikan slip gaji selama tiga bulan terakhir atau sesuai dengan ketentuan yang berlaku di setiap bank masing-masing.

Dengan demikian, fungsi surat keterangan kerja cukup penting dalam menunjukkan bahwa Anda bekerja di perusahaan tersebut dan menjabat posisi tertentu. Pastikan untuk meminta surat keterangan kerja dari perusahaan Anda jika Anda membutuhkannya untuk keperluan tertentu. Pengajuan pembuatan surat keterangan kerja bisa bervariasi dari setiap perusahaan. Jadi sebaiknya konsultasikan dengan HRD Anda.

Agar tidak bingung, pada bagian bawah artikel ini terdapat contoh surat keterangan kerja karyawan yang dapat digunakan sebagai acuan.

Baca juga: Surat Peringatan Kerja: Contoh dan Implementasi

Bagaimana cara menulis surat keterangan kerja karyawan

Untuk menulis surat keterangan kerja, pertama-tama Anda perlu menyusun draft dari surat tersebut. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti:

  1. Mulailah dengan menuliskan tanggal surat di bagian atas kertas, di sebelah kanan atau kiri.
  2. Tuliskan alamat dari perusahaan di bawah tanggal, di sebelah kiri atau kanan.
  3. Setelah itu, tuliskan alamat dari penerima surat di bawah alamat perusahaan, di sebelah kiri. Jika Anda tidak tahu alamat penerima surat, Anda dapat menuliskan “Kepada Yth.” diikuti dengan nama penerima surat.
  4. Selanjutnya, tuliskan salam pembuka di bawah alamat penerima surat. Anda dapat menggunakan salam seperti “Dengan hormat,” atau “Salam hangat,” tergantung pada situasi dan hubungan Anda dengan penerima surat.
  5. Setelah itu, tuliskan isi surat Anda. Anda dapat menuliskan alasan mengapa Anda menulis surat keterangan kerja, serta menyebutkan posisi dan waktu bekerja yang Anda miliki di perusahaan.
  6. Jika diperlukan, Anda juga dapat menyertakan lampiran seperti foto kopi KTP atau surat-surat lain yang relevan.
  7. Terakhir, tutup surat dengan menuliskan salam penutup seperti “Terima kasih,” atau “Salam,” diikuti dengan nama Anda dan tanda tangan.

Format surat keterangan kerja karyawan

Isi surat keterangan kerja karyawan biasanya dibuat dengan mengikuti format berikut:

  1. Bagian atas surat, yang berisi informasi tentang pengirim surat, seperti nama dan jabatan pengirim surat, serta nama perusahaan.
  2. Salutation, yaitu salam pembuka yang biasanya menggunakan “Untuk yang terhormat” atau “Dengan hormat”.
  3. Introduksi, yang berisi informasi tentang tujuan pembuatan surat, seperti permintaan dari pihak tertentu atau alasan mengapa surat ini dibuat.
  4. Isi surat, yang berisi informasi tentang karyawan yang bersangkutan, seperti nama, tanggal mulai bekerja, jabatan, dan kontribusi yang telah diberikan selama bekerja di perusahaan.
  5. Penutup, yang berisi pernyataan bahwa surat ini dibuat dengan sebenarnya dan dapat dijadikan sebagai bukti bahwa karyawan tersebut adalah karyawan tetap di perusahaan.
  6. Tanda tangan, yang berisi tanda tangan pengirim surat.

Sebagai contoh, format surat keterangan kerja dapat dibuat sebagai berikut:

Bagian atas surat:

Nama dan jabatan pengirim surat

Nama perusahaan

Salutation:

Untuk yang terhormat,

Introduksi:

Dengan ini kami sampaikan bahwa sesuai dengan permintaan, kami menyediakan surat keterangan kerja untuk (nama).

Isi surat:

(Nama) adalah karyawan tetap di perusahaan kami sejak (tanggal mulai bekerja) dan saat ini memiliki jabatan sebagai (jabatan). Selama bekerja di perusahaan kami, (nama ) telah memberikan kontribusi yang signifikan dan telah menunjukkan komitmen yang tinggi terhadap pekerjaannya.

Penutup:

Kami menyatakan bahwa surat ini dibuat dengan sebenarnya dan dapat dijadikan sebagai bukti bahwa (nama) adalah karyawan tetap di perusahaan kami. Atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.

Tanda tangan:

Hormat kami,

(Nama dan jabatan pengirim surat)

(Nama perusahaan)

Baca juga: Kupas Tuntas Mengenai Surat Perjanjian Kerja

Contoh surat keterangan kerja

Contoh surat keterangan kerja

Seperti telah disebutkan sebelumnya, berikut merupakan contoh surat keterangan kerja yang dapat digunakan sebagai surat keterangan kerja maupun bukti lainnya.

1. Contoh surat keterangan kerja untuk mengurus dana BPJS:

Surat Keterangan Kerja

Nomor surat: 123/ABC/230

Perihal surat: Keterangan kerja karyawan

Tanggal: 15 Desember 2022

Kepada Yth.

BPJS Ketenagakerjaan

Jl. Jenderal Sudirman

Jakarta

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, Nama (jabatan dan posisi di perusahaan), ingin mengajukan permohonan mengurus dana BPJS Ketenagakerjaan. Sebagai bukti bahwa saya merupakan karyawan di perusahaan kami, saya lampirkan surat keterangan kerja ini sebagai bukti.

Berikut adalah informasi yang dapat saya sampaikan mengenai status kerja dan dana BPJS Ketenagakerjaan saya:

  1. Nama: Nama
  2. Nomor telepon: 081234567890
  3. Nomor NIK: 123456
  4. Nomor NPWP: 654321
  5. Nomor BPJS Ketenagakerjaan: 987654
  6. Tanggal mulai bekerja di perusahaan: 1 Januari 2020
  7. Status kerja: Tetap
  8. Gaji per bulan: Rp. 10.000.000,-

Dengan adanya surat keterangan kerja ini dibuat dengan sebenar-benarnya, saya berharap dapat mempercepat proses pengajuan mengurus dana BPJS Ketenagakerjaan saya. Atas perhatian bapak kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,

Nama

Jabatan

Perusahaan

2. Contoh surat keterangan kerja untuk mengajukan beasiswa

Surat Keterangan Kerja

Nomor surat: 123/ABC/234

Perihal surat: Keterangan kerja karyawan

Untuk yang terhormat,

Dengan ini kami sampaikan bahwa sesuai dengan permintaan mengajukan beasiswa bahwa untuk pengajuan beasiswa membutuhkan surat keterangan, kami menyediakan surat keterangan kerja untuk (nama karyawan).

(Nama karyawan) adalah karyawan tetap di perusahaan kami sejak (tanggal mulai bekerja) dan saat ini memiliki jabatan sebagai (jabatan). Selama bekerja di perusahaan kami, (nama calon penerima beasiswa) telah memberikan kontribusi yang signifikan dan telah menunjukkan komitmen yang tinggi terhadap pekerjaannya.

Kami menyatakan bahwa surat ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan dapat dijadikan sebagai bukti bahwa (nama karyawan) adalah karyawan tetap di perusahaan kami serta dapat digunakan untuk pengajuan beasiswa.

Hormat kami,

(Nama dan jabatan pengirim surat)

(Nama perusahaan)

3. Contoh surat keterangan kerja untuk mengajukan pinjaman ke bank

Surat Keterangan Kerja

Nomor surat: 123/ABC/223

Untuk yang terhormat,

Dengan ini kami sampaikan bahwa sesuai dengan permintaan, kami menyediakan surat keterangan kerja untuk (nama karyawan) yang dapat digunakan untuk pengajuan pembayaran atas tagihan kpr.

(nama karyawan) adalah karyawan tetap di perusahaan kami sejak (tanggal mulai bekerja) dan saat ini memiliki jabatan sebagai (jabatan). Selama bekerja di perusahaan kami, (nama karyawan) telah memberikan kontribusi yang signifikan dan telah menunjukkan komitmen yang tinggi terhadap pekerjaannya.

Surat ini kami ajukan dengan sebenar-benarnya dan dapat dijadikan sebagai bukti bahwa yang bersangkutan adalah karyawan tetap di perusahaan kami. Surat ini juga bisa digunakan sebagai bukti pembukaan rekening kredit apabila dibutuhkan.

Hormat kami,

(Nama dan jabatan pengirim surat)

(Nama perusahaan)

4. Surat keterangan kerja karyawan untuk pindah perusahaan

Surat Keterangan Kerja

Nomor surat: 2324/ABC/2412

Untuk yang terhormat,

Dengan ini kami sampaikan bahwa sesuai dengan permintaan, kami menyediakan surat keterangan kerja untuk (nama).

(Nama ) adalah karyawan tetap di perusahaan kami sejak (tanggal mulai bekerja) dan saat ini memiliki jabatan sebagai (jabatan). Selama bekerja di perusahaan kami, (nama ) telah memberikan kontribusi yang signifikan dan telah menunjukkan komitmen yang tinggi terhadap pekerjaannya.

Surat keterangan kerja ini juga berfungsi sebagai surat pengalaman kerja dan dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Kami menyatakan bahwa surat ini dibuat dengan sebenarnya dan dapat dijadikan sebagai bukti bahwa (nama karyawan) adalah karyawan tetap di tempat kami.

Hormat kami,

(Nama dan jabatan pengirim surat)

5. Contoh surat keterangan kerja karyawan untuk mengajukan paspor

Untuk yang terhormat,

Dengan ini kami sampaikan bahwa sesuai dengan permintaan, kami menyediakan surat keterangan kerja untuk (nama pemohon paspor).

(Nama pemohon paspor) adalah karyawan tetap di PT XYZ sejak (tanggal mulai bekerja) dan saat ini memiliki jabatan sebagai (jabatan). Selama bekerja di perusahaan kami, (nama pemohon paspor) telah memberikan kontribusi yang signifikan dan telah menunjukkan komitmen yang tinggi terhadap pekerjaannya.

Kami menyatakan bahwa surat ini dibuat dengan sebenarnya dan dapat dijadikan sebagai bukti bahwa (nama pemohon paspor) adalah karyawan tetap di perusahaan kami.

Hormat kami,

(Nama dan jabatan pengirim surat)

(Nama perusahaan)

Demikian adalah penjelasan mengenai Surat Keterangan Kerja dan beberapa contohnya. Jadi, pastikan karyawan selalu mendapatkan surat keterangan kerja setiap kali menyelesaikan masa kontrak atau melakukan pengunduran diri. Semoga artikel Surat Keterangan Kerja ini dapat membantu karyawan dan HR dari perusahaan. Apabila Anda adalah seorang HR mungkin Anda akan membutuhkan aplikasi HRIS ini, silakan baca di Appsensi.

Author Profile

Ricky Caesar Sam

Head of Sales and Marketing Appsensi

|

Share this post on

Related Article

Leave a Reply

Name

Email

Comments