Perencanaan kinerja merupakan proses penyusunan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Rencana ini dibuat untuk tim atau individu dengan tetap mengingat tujuan organisasi yang lebih luas.
Perencanaan kinerja mencakup eksplorasi mengenai apa yang perlu dilakukan dan diketahui oleh individu untuk meningkatkan kinerja dan mengembangkan keterampilan dan kompetensi mereka.
Selain itu, perencanaan kinerja juga menelusuri bagaimana manajer dapat memberikan dukungan dan bimbingan yang dibutuhkan oleh karyawan mereka. Keseluruhan proses tersebut membutuhkan pemetaan kompetensi dan pengembangan potensi.
Perencanaan kinerja merupakan salah satu kunci penting untuk sistem manajemen kinerja yang efektif karena dengan adanya perencanaan kinerja yang baik dan tepat, barulah organisasi dapat mencapai hasil.
Perencanaan kinerja yang efektif dapat memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan. Proses peninjauan yang dilakukan juga harus dapat mengidentifikasi dengan jelas apa yang diharapkan dari karyawan, yang kemudian dapat membantu kinerja untuk dikenal dengan lebih baik dan mengidentifikasi area yang memerlukan tindakan korektif atau pelatihan tambahan. Rencana kinerja yang efektif harus dapat menguraikan hasil yang diharapkan, ukuran kinerja, standar yang harus dicapai, dan tanggal target untuk pengukuran.
Baca juga: Mengenal Definisi, Jenis dan Contoh Strategi Bisnis
Pentingnya Perencanaan Kinerja Bagi Perusahaan
Setiap rencana yang kita buat pasti memiliki visi atau tujuan yang ingin dicapai dengan rencana tersebut. Sama halnya dengan perusahaan yang pastinya memiliki visi dan misi yang ingin dicapai. Untuk dapat mencapai visi dan misi ini, perusahaan harus menyusun perencanaan kinerja.
Dalam bisnis Anda, Anda perlu menentukan target dan tujuan yang ingin Anda capai. Tanpa penetapan tujuan, pelacakan kinerja akan menjadi sia-sia, dan kemudian mengakibatkan kegagalan program manajemen kinerja.
Berikut adalah beberapa tujuan dari perencanaan kinerja.
- Menentukan visi organisasi untuk tenaga kerja
- Menetapkan tujuan yang realistis dan dapat dicapai
- Meningkatkan kinerja dan komunikasi keseluruhan tim organisasi
- Menyediakan standar yang andal untuk mengukur kinerja dan membuat perubahan yang diperlukan
- Memfasilitasi budaya feedback yang aktif
- Meningkatkan kepuasan kerja dan mempromosikan hubungan yang sehat di tempat kerja
Selain mengetahui tujuan dari menyusun rencana kinerja, Anda juga harus memahami terlebih dahulu mengapa perencanaan kinerja itu penting. Di bawah ini adalah beberapa poin penting dari perencanaan kinerja.
- Menyelaraskan tujuan pribadi dengan tujuan organisasi
- Membuat sistem manajemen kinerja lebih terukur dan otonom
- Membantu memfasilitasi garis besar KPI dan OKR yang jelas
- Memaksimalkan penggunaan sumber daya dan membantu karyawan Anda memberikan yang terbaik
Baca Juga: Standar Penilaian Kinerja Karyawan yang Efektif diterapkan
Proses Perencanaan Kinerja
Saat menyusun rencana kinerja, Anda perlu memperoleh informasi di beberapa area dari deskripsi pekerjaan dan Anda juga perlu melihat kebutuhan organisasi untuk mengklarifikasi tugas mana yang harus diprioritaskan dan standar yang harus dilakukan. Beberapa area yang harus diidentifikasi dalam rencana kinerja, antara lain:
- Tanggung jawab pekerjaan – Apa yang harus dilakukan?
- Ukuran kinerja – Bagaimana kinerja akan diperiksa atau diukur?
- Standar kinerja – Seberapa baik kinerja harus dilakukan?
- Tanggal target – Kapan kinerja akan diperiksa?
Berikut adalah tahapan proses perencanaan kinerja efektif yang dapat Anda ikuti.
1. Persiapan Rencana Kinerja
Persiapan rencana kerja biasanya dilakukan saat awal seorang karyawan memulai pekerjaan baru atau pada awal periode tinjauan tahunan. Pertemuan antara karyawan dengan supervisor harus dilakukan ketika mempersiapkan perencanaan awal.
Dalam pertemuan ini, supervisor dan karyawan harus bersama-sama meninjau tujuan, target, dan kebutuhan unit kerja, serta melihat deskripsi pekerjaan saat ini. Supervisor juga harus mencantumkan hal-hal dalam pekerjaan yang ingin mereka ukur, dan standar yang akan Anda ukur. Di samping itu, karyawan dapat menuliskan gagasan mereka terkait setiap tugas mereka.
2. Identifikasi Faktor Kunci Sukses
Pada tahap identifikasi faktor kunci keberhasilan, tujuan kinerja yang ingin dicapai harus difokuskan terhadap hasil. Kemudian, hasil yang diinginkan disusun berdasarkan urutan prioritas. Setiap tugas secara spesifik harus diukur dengan standar yang jelas yang mencakup tanggal dan waktu jika dibutuhkan.
3. Penetapan Tujuan Departemen dan Individu
Setelah menetapkan tujuan kinerja yang ingin dicapai, tetapkan tujuan departemen dan individu. Tujuan departemen akan dikategorikan lebih jauh menjadi tujuan individu yang mencakup tugas dan tanggung jawab utama. Hal ini bertujuan untuk mencapai objektif akhir organisasi.
4. Penyediaan Feedback Secara Teratur
Tahap keempat yaitu tahap menyediakan feedback dimana supervisor harus memelihara catatan fakta kinerja dan memastikan bahwa isu-isu yang penting dapat diberikan perhatian yang diperlukan, serta membantu tinjauan formal berjalan dengan lebih fokus dan dengan cara yang lebih positif.
Karyawan juga harus menyimpan catatan pencapaian dan pencapaian khusus, atau masalah yang perlu diselesaikan. Hal-hal ini harus didiskusikan selama sesi feedback baik yang dijadwalkan atau spontan, yang kemudian akan memungkinkan penyelesaian masalah secara tepat waktu.
5. Meninjau Kinerja
Tahapan meninjau kinerja memberikan kesempatan bagi Anda dan karyawan untuk dapat melihat hasil yang telah dicapai dalam kaitannya dengan rencana yang semula dibuat. Pada tahapan ini, Anda harus meninjau semua catatan kinerja dan menilai setiap tugas, sehingga dapat ditetapkan standar kinerja.
Bahas apakah mereka memenuhi standar kinerja atau tidak, apakah melebihi standar tersebut, dan faktor luar apa sajakah yang mungkin berdampak pada kinerja. Pada tahap ini supervisor harus mengidentifikasi area mana pun yang mungkin memerlukan perbaikan atau kinerja yang dapat ditingkatkan, dan karyawan juga harus memiliki kesempatan untuk mendiskusikan area di mana mereka dapat menggunakan lebih banyak bantuan.
Baca Juga: 5 Cara Mengatasi Kinerja Karyawan Yang Menurun
6. Perencanaan Aksi
Perencanaan tindakan merupakan aspek terpenting dari tahapan perencanaan kinerja, di mana supervisor dan karyawan akan merencanakan pelatihan apa pun yang perlu dilakukan ataupun perencanaan akhir.
Baca juga: Menangani Masalah dengan Risk Management
Tips Perencanaan Kinerja yang Efektif
Rencana yang baik adalah rencana yang dapat dipahami sepenuhnya oleh kedua belah pihak dan dapat mengukur kinerja secara efektif. Ikuti tips berikut untuk dapat merencanakan kinerja dengan efektif.
Mulailah dengan Percakapan
Percakapan atau diskusi terbuka akan membantu meningkatkan pemahaman antara Anda dan karyawan Anda. Selain itu, dengan diskusi terbuka, karyawan Anda akan lebih terbuka dengan bantuan yang mereka perlukan dalam area tertentu.
Uraikan Area untuk Pengembangan
Skenario maupun karyawan yang berbeda mungkin memerlukan rencana yang berbeda. Namun, dalam setiap situasi sangat penting bagi Anda untuk dapat menjelaskan dengan tepat area mana yang perlu dikembangkan, dan apa tujuan akhir dari rencana kinerja. Jika Anda tidak dapat menentukan area tertentu yang harus ditingkatkan, rencana kinerja mungkin bukan alat yang tepat untuk Anda gunakan.
Tentukan Standar Terukur untuk Sukses
Kemajuan dan perbaikan hanya dapat berarti jika dapat diukur. Saat merancang rencana kinerja, buatlah standar ukur yang spesifik. Tidak dengan meminta karyawan untuk “mencoba lebih baik”, Anda dapat menentukan seperti apa perkembangan itu dalam istilah yang dapat diukur.
Tentukan Deadline untuk Perbaikan
Rencana yang telah disusun harus memiliki kerangka waktu yang jelas untuk hasil yang ingin dicapai. Untuk itu, Anda dapat memberikan tenggat waktu untuk perkembangan yang diharapkan.
Sediakan Sumber Daya untuk Pengembangan
Untuk memenuhi standar kinerja, Anda mungkin perlu mengadakan program pelatihan tenaga kerja atau pembinaan ekstra. Berikan bantuan yang dibutuhkan karyawan Anda, agar mereka dapat merasa dirawat, diperhatikan, dan didukung oleh perusahaannya sendiri.
Jelaskan Konsekuensi
Ada baiknya bagi Anda untuk jujur tentang apa yang akan terjadi jika standar rencana yang telah disusun tidak terpenuhi. Penting bagi repetisi Anda untuk menjadi transparan, dimana hal ini akan mengurangi beban stres karyawan yang telah diberikan rencana kinerja dengan mengetahui konsekuensi kegagalan.
Komunikasikan Feedback Secara Teratur
Feedback tidak harus bersifat konstan, tetapi adanya jadwal evaluasi perkembangan secara reguler sifatnya sangat penting untuk rencana yang efektif. Jika tidak ada laporan hingga akhir, artinya Anda tidak akan memberikan saran dan bimbingan selama proses berlangsung, sehingga karyawan juga tidak mengetahui apa yang harus mereka lakukan.
Baca Juga: Indikator dan Pengaplikasian KPI Perusahaan Jasa
Rencanakan dan Pantau Kinerja Pegawai Anda bersama Appsensi
Adanya jumlah karyawan yang tidak sedikit dan banyaknya kinerja yang perlu dievaluasi dapat membuat perencanaan dan manajemen kinerja menjadi sulit dilakukan. Namun Anda tidak perlu khawatir, karena kini sudah ada Appsensi yang dapat membantu Anda dalam manajemen kinerja perusahaan Anda.
Appsensi adalah aplikasi untuk mengatasi masalah terkait HR, dengan fitur utamanya yaitu absensi online. Selain fitur absensi online, Appsensi juga menyediakan fitur Performance Management yang terdiri dari OKR (Objective Key Result) dan Performance Review. Dengan fitur manajemen kinerja yang disediakan oleh Appsensi, Anda dapat mengevaluasi kinerja dan kemampuan karyawan Anda secara sistematis, sehingga dapat merencanakan pengembangan karir lebih lanjut.
Tertarik untuk mencoba langsung kemudahan yang dapat diberikan Appsensi bagi perusahaan Anda? Hubungi kami melalui atau klik link ini atau isi form dibawah ini untuk mengetahui lebih lanjut.
