Hero Blog HR Tips

Surat Peringatan: Definisi dan Format Penulisan Terbaru 2023

Mei 10, 2023

Article by Nuritia Ramadhani

Anda pasti sudah tidak asing dengan Surat Peringatan diperusahaan. Surat ini hanya diberikan kepada karyawan yang “nakal” dan melanggar aturan perusahaan. Namun apakah surat peringatan ini dapat diberikan kepada karyawan secara sembarangan? Bagaimana format penulisan surat yang baik dan benar? Mari kita bahas bersama dalam artikel berikut ini. 

Key Takepoints

  • Surat peringatan diberikan sebagai tindakan tegas dan disiplin dari perusahaan
  • Pemerintah telah mengatur mengenai pemberian surat peringatan kepada karyawan dalam undang-undang tertentu
  • Pembuatan dan penulisan surat peringatan merupakan hal yang penting dan harus diperhatikan

Definisi Surat Peringatan

Menurut M Lailatul Qodri Z dalam bukunya “Panduan Lengkap HRD dan GA”, karyawan akan diberikan surat peringatan apabila mereka melakukan kesalahan kerja yang berulang atau sangat fatal. 

Surat peringatan diberikan sebagai tindakan tegas dan disiplin dari perusahaan, dengan tujuan untuk memperbaiki perilaku karyawan dan memberikan penjelasan mengapa surat peringatan tersebut diberikan. Selain itu, pemberian surat peringatan juga bertujuan untuk memperingatkan seluruh karyawan agar lebih berhati-hati saat bekerja.

Surat peringatan ini tidak bisa dikeluarkan secara sembarangan. Terdapat beberapa alasan mengapa surat peringatan kerja diberikan kepada karyawan oleh HRD, yaitu ketidakhadiran karyawan tanpa alasan yang jelas dan dilakukan secara terus menerus, karyawan tidak mematuhi aturan jam kerja perusahaan, karyawan tidak menunjukan performance, adanya pelanggaran dalam kebijakan dan peraturan yang dibuat oleh perusahaan serta adanya tindakan kriminal yang dilakukan dari tempat kerja

Aturan Mengenai Surat Peringatan

Pemerintah telah mengatur mengenai pemberian surat peringatan kepada karyawan dalam Pasal 161 Undang-undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 yang berbunyi:

“Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.”

Penerapannya dalam pemberian surat peringatan perusahaan adalah perusahaan dapat memberikan surat peringatan secara berturut-turut ataupun tidak, menyesuaikan dengan isi perjanjian kerja antara karyawan dan perusahaan. 

Apabila karyawan telah diberikan SP 1, maka surat tersebut akan berlaku selama 6 bulan. Bila karyawan tersebut melanggar kembali, maka perusahaan dapat memberikan SP 2 kepadanya dalam jangka waktu yang sama yaitu dalam waktu 6 bulan. Namun apabila karyawan kembali melanggar perjanjian, maka perusahaan berhak memberikan SP 3 atau surat peringatan terakhir dalam waktu 6 bulan serta melakukan PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) kepada karyawan tersebut. 

Dalam penulisan surat peringatan kerja pun tidak bisa dilakukan secara sembarangan sebab telah dituliskan aturannya dalam UU Ketenagakerjaan. Aturan yang dijadikan pegangan untuk SP yaitu UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 Pasal 161 yang tertulis sebagai berikut:

  1. Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
  2. Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditentukan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.
  3. Pekerja/buruh yang mengalami pemutusan hubungan kerja dengan alasan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) memperoleh uang pesangon sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4).

Untuk mematuhi ketentuan Undang-undang Ketenagakerjaan dan menghindari pelanggaran, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti berikut ini:

  • Pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan harus melewati batas yang telah disepakati dalam perjanjian kerja karyawan.
  • Pastikan untuk menetapkan jangka waktu berlakunya surat peringatan karyawan. Sesuai dengan Pasal 161 UU Ketenagakerjaan, masa berlaku surat peringatan dapat ditetapkan hingga 6 bulan.
  • Hanya divisi HRD yang memiliki wewenang untuk membuat surat peringatan karyawan, dan bertanggung jawab atas tindak lanjut pembuatannya jika terdapat karyawan yang melanggar.
  • Pastikan untuk mencantumkan data lengkap karyawan pada surat peringatan, seperti nama lengkap, nomor induk karyawan, dan jabatan karyawan.
  • Sertakan penjelasan mengapa karyawan tersebut diberikan surat peringatan.
  • Terakhir, tandatangani dan cantumkan nama dari pembuat surat pada surat peringatan.

Format dan Contoh Penulisan Surat Peringatan

Pembuatan dan penulisan surat peringatan merupakan hal yang penting dan harus diperhatikan dengan serius. Surat peringatan harus ditulis dengan aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan memiliki sistematika penulisan yang sesuai dan lengkap. Isi surat peringatan harus singkat, langsung mengarah pada inti peringatan yang diberikan, dan disesuaikan dengan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.

Secara umum, format penulisan surat peringatan karyawan memiliki struktur yang sama dengan surat resmi lainnya, yang terdiri dari kepala surat dengan logo perusahaan, kata “SURAT PERINGATAN” yang ditulis dengan huruf kapital dan rata tengah, nomor surat yang disesuaikan dengan nomor surat sebelumnya, isi surat yang berisi maksud dan tujuan terbitnya surat peringatan, nama karyawan yang dituju, pelanggaran atau kesalahan yang dilakukan, hukuman yang diberikan dan jangka waktu hukuman, penutup surat yang berisi kalimat penutup, tempat dan tanggal surat dibuat, dan nama serta jabatan pembuat surat untuk ditandatangani.

Anda bisa mendownload format Surat Peringatan yang tepat pada link berikut ini: Klik Disini

Monitor Laporan Kehadiran Karyawan Lebih Cepat 

Untuk memonitor kinerja karyawan mulai dari performance hingga rekap kehadirannya, HRD memerlukan sebuah dashboard untuk melihat data secara real-time dan mudah dipahami. Salah satu aplikasi yang direkomendasikan untuk setiap HRD dari berbagai industri adalah Appsensi. 

Appsensi memiliki berbagai fitur menarik lainnya yang sangat bermanfaat bagi HR. Fitur-fitur yang dibutuhkan sebagai aplikasi HRIS tersedia pada Appsensi. Mulai dari monitor kehadiran karyawan hingga penghitungan gaji serta tunjangan karyawan telah tersedia pada fitur-fitur Appsensi.

Mulai dari Fitur Absensi Online, Fitur Payroll, Earned Wage Access (EWA), Live-Tracking, Manajemen Shifting, Pengajuan Cuti dan Lembur, Perhitungan Pajak PPh21 terbaru hingga klaim cuti atau klaim reimburse dan lain sebagainya.

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut kemudahan-kemudahan yang disediakan oleh Appsensi? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi. 

Nuritia Ramadhani

Content Manager

Artikel Terkait

Top Artikel

Tulis Komentar

Nama

Email

Komentar

TOC Icon