Karyawan terkadang membutuhkan surat keterangan penghasilan kerja sebagai persyaratan administrasi dalam mengurus suatu keperluan. Misalnya seperti melamar pekerjaan, mengajukan beasiswa program profesional, klaim JHT, membuat visa, hingga pengajuan kredit pinjaman.
Key Takeaways
- Surat keterangan penghasilan adalah surat resmi yang menerangkan jumlah penghasilan yang diterima seseorang.
- Komponen yang harus ada pada surat keterangan penghasilan kerja atau karyawan yakni kop perusahaan, nomor surat, tanggal dan tujuan ditulisnya surat, identitas karyawan, informasi gaji, serta tanda tangan dan cap.
- Surat keterangan penghasilan digunakan sebagai salah satu persyaratan administrasi dalam mengurus suatu keperluan, seperti melamar pekerjaan, mengajukan beasiswa, klaim JHT, membuat visa, hingga pengajuan kredit pinjaman.
Lantaran fungsinya yang penting ini, ada baiknya HRD perusahaan mengetahui cara membuat surat keterangan penghasilan kerja. Mengingat Bisanya surat ini dikeluarkan oleh pihak human resource (HR) sebuah perusahaan. Untuk itu, di bawah ini akan dijelaskan secara mendetail bagaimana cara membuat surat penghasilan kerja yang tepat agar bisa disampaikan dengan benar.
Apa itu Surat Keterangan Penghasilan Kerja?
Surat keterangan penghasilan atau biasa disingkat menjadi SKP adalah surat resmi yang menerangkan jumlah penghasilan yang diterima seseorang. Dalam surat tersebut, biasanya dicantumkan nominal gaji lengkap dengan rinciannya. Untuk mendapatkannya, karyawan bisa mengajukan permohonan ke bagian keuangan atau human resource (HR) di perusahaan.
Perbedaan Surat Keterangan Penghasilan Kerja dengan Slip Gaji
Perbedaan utama antara surat keterangan penghasilan dan slip gaji terdapat pada isi informasi di dalamnya. Surat keterangan penghasilan dibuat lebih formal dan menyertakan alasan atau legitimasi dari pembuatan surat tersebut. Ini ditunjukkan dengan adanya kop surat perusahaan atau lembaga pemerintahan yang berwenang. Sementara slip gaji lebih sederhana. Menyerupai struk belanja.
Selain itu, informasi yang ada pada surat keterangan penghasilan tidak serinci slip gaji. Surat keterangan penghasilan hanya memuat gaji pokok yang diterima, tunjangan (makan, transportasi), dan lain sebagainya. Sedangkan slip gaji mencantumkan rincian tambahan seperti potongan gaji, biaya lembur (overtime), dan bonus yang didapatkan saat dikeluarkannya slip gaji tersebut.
Baca juga: Serba Serbi Surat Keterangan Sehat Beserta Contohnya
Jenis Surat Keterangan Penghasilan
Melansir dari situs BFI Finance, terdapat tiga jenis surat keterangan penghasilan (SKP) yang meliputi surat keterangan penghasilan orangtua, kerja/karyawan, dan wirausaha. Berikut penjelasan detailnya.
1. Surat Keterangan Penghasilan Wirausaha
SKP ini biasanya dibuat untuk keperluan pengajuan pinjaman tambahan modal ke perusahaan pembiayaan.
2. Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua
SKP ini umumnya diperuntukan bagi orangtua mahasiswa untuk mengajukan keringanan biaya pendidikan. Biasanya surat ini diminta saat mendaftar program beasiswa.
3. Surat Keterangan Penghasilan Kerja/Karyawan
SKP ini biasanya dibuat untuk keperluan pribadi seperti mengajukan pinjaman, mendaftar beasiswa melalui jalur profesional, dan lain sebagainya.
Fungsi Surat Keterangan Penghasilan Kerja
1. Melamar Pekerjaan
Beberapa perusahaan menjadikan SKP sebagai salah satu persyaratan dalam melamar pekerjaan. Penyertaan dokumen ini dimaksudkan untuk membandingkan penghasilan yang didapatkan dari tempat kerja sebelumnya. Selain itu, biasanya dokumen SKP juga digunakan perusahaan untuk mengestimasi besaran gaji yang mungkin diinginkan oleh karyawannya.
2. Pengajuan Beasiswa Program Profesional
SKP sering kali menjadi salah satu persyaratan administratif yang harus dilengkapi untuk mendaftar beasiswa melalui program profesional — khususnya bagi yang sudah bekerja. Biasanya surat keterangan penghasilan digunakan sebagai persyaratan administrasi bersamaan dengan surat rekomendasi dari atasan.
3. Klaim Dana Jaminan Hari Tua
BPJS ketenagakerjaan menjadikan surat keterangan penghasilan sebagai salah satu persyaratan untuk bisa mencairkan dana JHT (Jaminan Hari Tua). Pencairan dana ini bisa diambil setelah pensiun atau bahkan saat masih aktif bekerja. Dengan ketentuan hanya bisa dicairkan maksimal 30% dari total dana.
4. Pengajuan Pinjaman atau Kredit
Pihak bank atau lembaga keuangan non bank juga kerap mensyaratkan surat keterangan penghasilan sebagai salah satu kelengkapan berkas yang harus dipenuhi. Misalnya untuk KPR, kredit motor, pinjaman modal usaha, dan lain sebagainya.
SKP digunakan oleh pihak terkait untuk untuk mengukur kemampuan seseorang dalam membayar cicilan secara tepat waktu sesuai dengan tenggat waktu yang telah disepakati. Sehingga dapat meminimalisir terjadinya gagal bayar atau kredit macet.
5. Membuat Visa
Jika berencana untuk pergi ke negara-negara maju, surat keterangan penghasilan dibutuhkan untuk mengajukan visa. SKP digunakan sebagai jaminan jika secara finansial Anda mampu bertahan di luar negeri. Dengan asumsi, jika penghasilan dan tabungan Anda cukup jumlahnya, maka Anda akan dianggap mampu bertahan hidup selama di luar negara asal.
Baca juga: Mengenal Apa Itu Surat Keterangan Kerja dan Fungsinya
Komponen Pada Surat Keterangan Penghasilan Kerja dan Cara Membuatnya
Pada dasarnya tidak ada ketentuan baku dalam pembuatan surat keterangan penghasilan kerja, karena dibuat oleh perusahaan masing-masing dimana sudah memiliki formatnya tersendiri. Meski demikian, ada komponen umum yang layak tertera di dalamnya. Surat keterangan penghasilan dianggap sah dan bisa digunakan.
Selain itu, Anda harus menggunakan bahasa yang bersifat formal alias resmi, karena surat ini termasuk ke dalam salah satu surat resmi. Melansir dari Top Karier, untuk membuat surat keterangan penghasilan harus mencantumkan komponen berikut ini.
1. Kop Perusahaan
Kop perusahaan lengkap dengan logo, alamat, dan kontak perusahaan sangat dibutuhkan untuk menyatakan penghasilan karyawan. Dengan adanya kop surat, identitas perusahaan akan terlihat dengan jelas. Selain itu juga untuk membuat surat yang dikeluarkan resmi dan dipertanggungjawabkan.
2. Nomor Surat
Nomor surat menjadi komponen yang sangat penting untuk diperhatikan dan harus ada dalam surat keterangan penghasilan kerja. Nomor surat berguna untuk keperluan pengarsipan sebuah perusahaan. Adanya arsip ini bertujuan agar surat yang dikeluarkan bisa dibuktikan keasliannya.
3. Tanggal Dibuatnya Surat
Tanggal surat digunakan untuk memperjelas waktu surat tersebut dibuat.
4. Tujuan Ditulisnya Surat
Peruntukan atau tujuan surat keterangan penghasilan ditulis secara jelas sesuai kebutuhan karyawan namun bisa pula dibuat secara fleksibel.
5. Diketahui oleh Pihak Perusahaan
Sebagai pihak yang bertanggung jawab membuat dan mengeluarkan surat keterangan penghasilan kerja, wajib menerangkan jika dirinya mengetahui surat tersebut. Dengan adanya komponen ini, perusahaan secara resmi menyatakan bahwa pemohon merupakan benar karyawan di perusahaan tersebut.
6. Identitas Karyawan
Data diri karyawan yang bersangkutan, harus tercantum jelas di surat keterangan penghasilan kerja. Selain itu, terangkan juga karyawan tersebut benar bekerja di perusahaan yang mengeluarkan surat keterangan penghasilan kerja.
7. Informasi Jabatan, Gaji, dan Tunjangan
Setelah itu, data selanjutnya yang harus ditulis adalah informasi jabatan serta lama bekerja si pemohon surat di perusahaan. Selain itu, nominal penghasilan (gaji, honor, dan sejenisnya) disertai rinciannya yang rutin diterima setiap bulannya juga harus dijelaskan dengan detail dan teliti. Rincian yang dimaksud adalah besaran gaji pokok dan tunjangan. Tunjangan bisa berupa uang makan, transportasi, dan sebagainya.
8. Tanda Tangan dan Cap
Hal terakhir yang harus ada dalam surat keterangan penghasilan adalah nama terang, tanda tangan dan cap stempel milik perusahaan untuk pengesahan surat keterangan penghasilan tersebut.
Pengesahan surat keterangan penghasilan ini biasanya dilakukan oleh divisi yang berwenang dalam perusahaan. Misalnya oleh kepala personalia, manajer keuangan, atau pimpinan perusahaan.
Sama halnya jika pemohon surat keterangan penghasilan adalah direktur perusahaan. Surat keterangan penghasilannya dibuatkan, ditandatangani, serta distempel oleh bagian personalia.
Baca juga: Kupas Tuntas Mengenai Surat Perjanjian Kerja
Contoh Surat Keterangan Penghasilan Kerja
Di bawah ini merupakan contoh surat keterangan penghasilan kerja/karyawan yang dapat Anda jadikan pedoman untuk membuat dokumen ini.
Demikian pembahasan mengenai surat keterangan penghasilan yang biasa dibutuhkan karyawan untuk berbagai keperluan. Mengingat pembuatannya butuh waktu karena berhubungan dengan pengarsipan dan birokrasi.
Jadi siapkan rentang waktu yang cukup untuk mengurus dan menunggu surat tersebut diberikan oleh pihak berwenang di perusahaan.
Bicara soal penghasilan, Anda juga dapat memanfaatkan Appsensi untuk membantu Anda mengelola penghasilan. Klik link ini untuk manfaatkan fiturnya.
Tulis Komentar