Banyak orang berpendapat penggunaan software HRIS hanya diperuntukan bagi perusahaan besar. Software ini lebih membantu pengurusan karyawan jika jumlahnya di atas beberapa puluh orang saja. Untuk perusahaan kecil di bawah 20 orang misalnya, hal seperti ini dipandang tidak perlu.
Namun, hal ini ternyata terbukti salah. Saat pandemi 2020 tahun lalu, pemerintah mengharuskan sistem Work From Home. Karena penerapan ini, perusahaan yang tidak menggunakan HRIS merasa kesulitan untuk koordinasi dalam bekerja secara daring.
Penurunan komunikasi dan koordinasi berdampak pada produktivitas serta jam kerja yang tidak efektif. Sedangkan mereka yang pakai HRIS, jauh lebih efisien mengelola karyawan dan waktu kerja secara digital.
Apa Sebenarnya Software HRIS Itu?
Sebelum membahas lebih lanjut seputar HRIS dalam konteks pandemi dan WFH, Anda harus tahu tentang software ini secara umum. Arti software HRIS adalah program yang digunakan untuk kebutuhan Human Resource dan menghubungkan karyawan dengan perusahaan secara lebih baik.
Tugas HRD di perusahaan umumnya mengelola karyawan. Secara umum, pengurusan ini meliputi gaji, cuti, hari kerja dan kebutuhan karyawan lainnya. Manfaat software HRIS memastikan semua fungsi HR tersebut bisa dibuat lebih simpel.
Contoh saja soal cuti. Setiap tahunnya, karyawan memiliki jatah cuti tertentu yang bisa digunakan. Untuk gunakan jatah cuti, karyawan harus hubungi HR untuk minta persetujuan. Hal ini sering merepotkan dan makan waktu. Bayangkan harus mengajukan permohonan cuti, proses request dan barulah mendapatkan izin.
Jika menggunakan software HRIS, proses ini bisa dibuat lebih ringkas. Karyawan cukup akses aplikasi HRIS yang terhubung dengan server perusahaan. Dari aplikasi, karyawan bisa buat surat request cuti. Request ini akan muncul pada komputer HRIS yang ada di departemen HR. Nanti, HR tinggal cek jadwal kerja perusahaan yang ada di HRIS itu juga. Jika pengambilan cuti tidak mengganggu jadwal kerja, perizinan bisa langsung diterima. Setelah izin diterima, notifikasi akan keluar di aplikasi karyawan tentang info ini.
Informasi yang tercatat ini akan tertinggal di server yang dapat di akses pihak lain. Jadi management juga tahu jika ada karyawan yang akan cuti dalam tim mereka. Jadi mereka bisa sesuaikan flow kerja saat jadwal cuti tersebut tiba. Tidak perlu lagi harus manual saling kirim email, cukup satu software dan aplikasi yang terhubung membuat flow kerja lebih baik.
Mengapa Fungsinya Makin Penting Saat Pandemi?
Sekarang waktunya bahas mengapa software HRIS untuk WFH menjadi lebih penting. Secara sederhana, berikut adalah manfaat HRIS yang mendukung perusahaan mengatur karyawan saat WFH:
1. Membuat Pengurusan Data Karyawan Makin Simpel
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, software HRIS untuk penghitungan hari kerja lebih mudah dilakukan. Dalam kondisi pandemi di tahun 2020, pemerintah menganjurkan WFH dengan beberapa spesifikasi yang dijelaskan oleh jurnal Bappenas.
Dalam jurnal tersebut, karyawan dan perusahaan boleh mengatur waktu hadir di kantor tapi tidak penuh. Sisanya, pekerjaan bisa dilakukan di rumah. Memilih jam kerja menjadi dua versi seperti ini akan mengurangi efektivitas jam kerja. Untuk memastikan perusahaan dapat melihat produktivitas karyawan lebih baik, HRIS menjadi alat penting.
Dalam HRIS, perusahaan bisa memberi target pada tiap departemen perusahaan untuk target kerja. Walaupun bekerja di rumah, karyawan bisa akses server perusahaan dan melakukan input absen dan aktif kerja. Jadi perusahaan tetap bisa menghitung partisipasi karyawan dan memastikan target kerja tercapai.
Bayangkan jika perusahaan tidak menggunakan sistem software ini? Proses birokrasi pelaporan kerja dan juga pengamatan produktivitas malah makin runyam. Untuk perusahaan yang hadapi situasi ekonomi pandemi, kehilangan produktivitas bisa menyebabkan kebangkrutan.
2. Data Bisa Diakses dan Diproses Lebih Mudah
Data absen dan juga perhitungan gaji semua bisa dihitung otomatis dengan sistem ini, Pihak karyawan juga bisa akses datanya dan mengetahui berapa besar jam kerja dan sisa waktu cuti. Hal ini membuat proses pengelolaan karyawan dari pihak HR menjadi lebih mudah.
3. Informasi Pegawai Selalu Up To Date
Penggunaan software HRIS bekerja dengan sistem live. Karyawan bisa input data jam kerja dan laporan cuti secara langsung dari aplikasi. Info ini langsung di update pada server dan bisa dilihat pada sistem HRIS. Tidak ada lag ataupun proses yang harus ditunggu hanya untuk akses info terbaru ini.
4. Meningkatkan QoL Bagi Karyawan
Perusahaan yang gunakan software HRIS memiliki karyawan yang lebih terbantu selama pandemi. Mulai dari proses izin, absen dan keperluan kerja, semua bisa diakses lebih mudah. Quality of live karyawan penting untuk meningkatkan produktivitas mereka.
5. Mengurangi Masalah Human Error
Hal lain yang membuat HRIS penting di masa WFH adalah akurasinya. Semua data dan input dari karyawan dan management HR semua di record otomatis di dalam server. Software HRIS memiliki akurasi tinggi dalam kalkulasi dari data tersebut.
Contoh saja perhitungan gaji karyawan selama WFH. Untuk bekerja di rumah, karyawan bisa diwajibkan terhubung dengan server kantor. Menggunakan software khusus, koneksi ini membaca kegiatan kerja komputer karyawan.
Selama sensor kerja ini aktif, hitungan kerja karyawan akan dihitung. Menggunakan sistem hitung waktu kerja ini, HRIS mendapatkan input jam kerja. Menggunakan info itu, penghitungan gaji jadi lebih akurat. Karyawan tidak lagi bisa memberikan laporan jam kerja di rumah yang hanya rekayasa semata dengan sistem ini.
Kondisi Perusahaan yang Tidak Menggunakan HRIS Saat Pandemi
Dari informasi yang dikumpulkan Katadata, BPS telah mengumpulkan data yang menunjukan 39,99% pekerja di masa masa pandemi 2020 melakukan WFH penuh. Hal ini terjadi saat full lockdown pada tanggal 1 Juni 2020. Tanpa peranan sistem digital yang baik, hal ini bisa buat ekonomi collapse. Tapi berkat adanya HRIS dan berbagai software bantu kerja lain, ekonomi masih mampu bertahan sampai 2021 ini. Walaupun ada bukti data ini, masih banyak perusahaan tidak mau beradaptasi.
Banyak perusahaan terutama yang berskala kecil tidak ingin gunakan software HR ini. Alasan utama yang mereka gunakan adalah harga software HRIS dan juga proses integrasinya yang lama. Hal ini memang ada benarnya, software seperti ini bisa menjadi beban tersendiri pada perusahaan kecil. Proses pelatihan karyawan untuk menggunakan alatnya juga perlu waktu.
Tapi di sisi lain, banyak software HRIS sederhana yang tidak rumit digunakan dan tidak mahal. Contoh saja software HRIS untuk absen. Software ini bisa saja digunakan untuk absen saja. Namun efeknya bisa mendukung perusahaan up to date soal situasi karyawan.
Semisal ada yang terkena Covid misalnya, mereka bisa langsung gunakan aplikasi HRIS absen untuk minta izin dan menyampaikan kondisi mereka. Dalam kondisi pandemi, banyak perusahaan terpaksa ditutup paksa hanya karena policy karyawan harus minta izin langsung ke HR. Hal ini membuat mereka yang sakit terpaksa datang ke kantor hanya untuk dapat izin sakit. Padahal sakit mereka adalah Covid. Hal ini sebabkan perusahaan ditutup.
Sekarang variasi HRIS juga lebih bermacam – macam. Harga yang banyak juga yang murah. Anda bisa cek di range harga 1 jutaan Rupiah. Software ini bisa sekali install dan pakai ataupun langganan. Untuk yang langganan tidak jarang ada yang tawarkan beberapa ratus ribu Rupiah untuk penggunaan per tahunnya. Harga ini tentu tidak besar untuk perusahaan yang sudah bisa untung selama operasi.
Usahakan Ikuti Perkembangan Trend Pengelolaan Perusahaan Modern Untuk Sukses
Karena memegang peranan penting di dalam dunia bisnis, Anda sekarang tidak bisa mengesampingkan peran HRIS. Memang software HRIS lebih efektif digunakan perusahaan dengan banyak karyawan. Tapi bukan berarti perusahaan kecil tidak bisa memanfaatkannya.
Selama bisa menemukan software dengan harga yang cukup masuk akal, tidak ada alasan untuk mengesampingkannya. Contoh saja software management dan HRIS Appesensi. Software ini sudah dipercaya BNPB dan Bank Indonesia sebagai alat bantu karyawan dalam WFH. Mulai dari kebutuhan perhitungan gaji, perizinan cuti dan bahkan penghitungan jam kerja bisa diakses tiap karyawan berkat software ini.
Opsi software lain tentu saja ada dan kebanyakan memiliki penawaran fitur berbeda. Anda cukup sesuaikan apa yang perusahaan Anda butuhkan dan memastikan software HRIS pilihan bisa membantu selama pandemi ini.
Jangan sampai mau tertinggal dalam persaingan dunia bisnis hanya karena tidak mampu mengadopsi teknologi baru. Semoga bahasan di atas membuat Anda lebih sadar akan pentingnya HRIS di situasi pandemi saat ini. Terima kasih sudah baca artikel ini!
Baca juga: Penerapan Teknologi HR di Masa Depan
