Memahami Posisi General Affair dalam Perusahaan

Januari 12, 2022

Dalam perusahaan ada departemen yang dinamai general affair. Bagian perusahaan yang sering disebut GA dalam dunia usaha, ini memegang peran unik dalam operasi. Bagi Anda yang ingin tahu posisi GA, manfaatnya dan cara menjadi GA, mari bahas dan belajar bersama soal itu di bawah ini:

Definisi General Affair di Perusahaan

Memahami Posisi General Affair dalam Perusahaan

General affair adalah posisi dimana staff bekerja untuk memastikan lancarnya pengelolaan dan proses operasional perusahaan. Dari definisi ini, Anda bisa lihat betapa luas lingkup kerja dari GA. Tapi karena memang penting dalam perusahaan, perannya jangan diremehkan.

Nama GA sendiri bisa diartikan bahasa Indonesia menjadi urusan umum. Istilah serapan ini masih sulit diartikan dari segi kata saja dalam kamus. Tapi dalam dunia bisnis, artinya sudah dimengerti. Urusan umum di sini adalah segala hal yang berhubungan dengan kelancaran kerja perusahaan.

Jadi hal seperti pengadaan alat-alat kantor seperti pensil kertas, komunikasi antar departemen perusahaan dan bahkan keperluan pengadaan alat transport bagi pegawai. Semua ini diurus oleh GA dan bisa berbeda-beda tugasnya tergantung jenis perusahaan.

Contoh saja pada perusahaan developer software, GA harus mengurusi sistem server agar lancar untuk kebutuhan pekerjaan software. Selain itu GA harus urusi lisensi program yang digunakan developer. Jika di pabrik produksi biasa, GA harus mampu memastikan semua staff menggunakan alat pengaman, mesin sudah dicek kondisi dan juga pendataan jam kerja karyawan akan dipegang GA.

Dua kondisi dari contoh sangat berbeda, tapi GA tetap berperan di dua kondisi tersebut. Jadi Anda yang mengira tugas GA hanya hal remeh, hal ini sangat tidak benar. Tugas GA penting dan bahkan bisa meruntuhkan perusahaan jika tidak berjalan baik.

Baca juga: 7 Tugas Supervisor di Perusahaan Beserta Skill yang Wajib Dikuasai

Fungsi General Affair

Berbagai fungsi general affair selalu berhubungan dengan kelancaran kegiatan perusahaan. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah pembagian fungsi dari GA:

  • Fungsi pemeliharaan dan perawatan. Hal ini berhubungan dengan lingkup kerja GA yang harus merawat semua peralatan kerja kantor agar lancar dan tidak ganggung produktivitas.
  • Fungsi Pelaporan. General affair umumnya harus melakukan pelaporan rutin akan segala hambatan dan kinerja mereka. Hal ini penting bagi para petinggi perusahaan untuk nilai kelancaran kinerja perusahaan mereka.
  • Fungsi Perizinan. Berbagai kegiatan perusahaan harus pertama dapat izin dari atasan dan barulah GA. Izin ini nantinya memberi tahu GA tentang segala hal yang perlu disiapkan agar request izin bisa lancar dijalankan.
  • Fungsi Relasi. Fungsi ini menunjukan bahwa kerja GA tidak hanya berhubungan dengan satu aspek perusahaan tapi semua. Tiap departemen yang butuh sesuatu atau harus dibantu pasti menghubungi GA untuk solusi.

Berbagai Tugas General Affair

Setelah fungsi dan definisi-nya sekarang waktunya lihat apa saja tugas general affair dalam perusahaan pada umumnya. Berikut adalah bahasannya:

1. Menjadi Penanggung Jawab Pengadaan Barang Perusahaan

General affair sering bertanggung jawab untuk kebutuhan pengadaan barang perusahaan. Contoh saja perusahaan ingin upgrade PC dengan spek kerja terbaru. Pengadaan komputer untuk karyawan jumlah besar ini akan dipegang tugasnya oleh GA.

2. Mengurusi Berbagai Pembayaran dan Pembelian Rutin

Peran general affair lainnya adalah pengurusan pembayaran dan pembelian hal rutin. Contoh saja tagihan listrik perusahaan, pembelian kertas dan tinta print, pengurusan bayar cleaning service dan masih banyak lagi soal pengeluaran rutin perusahaan.

3. Menghitung dan Mendistribusikan Pembayaran Tenaga Kerja Harian

Tidak semua gaji diatur oleh HR. Para pegawai kecil seperti satpam, petugas bersih, tukang parkir dan lain-lain biasanya diurus oleh GA. Tapi tidak jarang GA urusi pembagian bayaran para karyawan jika ukuran perusahaan tidak terlalu besar.

4. Mengurusi Berbagai Aset Perusahaan

Asset seperti mobil perusahaan sampai mesin di pabrik harus dijaga kondisinya. GA bertugas melakukan pengecekan rutin dan meminta perbaikan jika ada masalah. Tidak jarang dari proses pengurusan ini, mesin pabrik lama akhirnya diganti oleh general affair.

5. Mengatur Renovasi dan Pembukaan Cabang Perusahaan

GA umumnya bertugas membuka cabang sampai akhirnya bisa dipakai. Urusan seperti beli bangunan, merenovasi bagian dalam dan juga persiapan perlengkapan kerja-nya, semua dipegang sebagai tugas GA.

Syarat Menempati General Affair

Karena fungsi dan tugas GA cukup penting dalam perusahaan, tidak semua orang bisa bekerja di sini. Untuk bekerja di sini, Anda harus penuhi syarat jadi staff general affair sebagai berikut:

  • Memiliki ketelitian tinggi.
  • Kebiasaan jujur dalam pekerjaan
  • Memiliki skill problem solving yang baik
  • Sudah berpengalaman tentang pengurusan pengadaan barang tiap departemen
  • Menunjukan skill menata berbagai aspek logistic seperti pencatatan, penyusunan, pembelian, penilaian, perawatan asset dan pengurusan setelah tidak dipakai.
  • Mampu berkomunikasi baik dengan banyak pegawai lain.
  • Disiplin dengan penggunaan waktu
  • Memiliki teknik lobby dan negosiasi yang tinggi

Dari organisasi cari kerja, syarat di atas adalah keharusan jika ingin diterima di GA.

Berbeda dengan posisi kerja pada umumnya, Anda tidak perlu memiliki bukti lulusan jurusan tertentu. Selama memiliki semua syarat di atas, Anda sudah bisa jadi GA yang bagus. Skill akan lebih baik daripada sekedar bukti lulus dari universitas tertentu. Karena itu, karyawan GA umumnya adalah veteran bisnis yang sudah bekerja minimal 2 tahun dalam industri yang berhubungan dengan operasi perusahaan.

Baca juga: Tips Membuat Struktur Organisasi Perusahaan yang Efektif dan Efisien

Tantangan Menjadi General Affair

Tantangan Menjadi General Affair

Jadi general affair perlu spesifikasi kualifikasi tertentu karena tantangan pekerjaan yang berat. Bagi Anda yang ingin tahu apa saja tantangan dalam kerjaan GA, berikut adalah beberapa contohnya:

Tugas yang Dilakukan Cukup Banyak Dalam Periode Waktu Singkat

Tantangan pertama adalah deretan tugas yang beragam dan banyak. Jika jumlah banyak saja tidak masalah, tapi urusan ini umumnya punya deadline pendek. Contoh saja tugas untuk pengadaan barang-barang supply kantor.

Jika persediaan kertas, alat tulis dan juga tinta print tidak diperbaharui tiap harinya, proses kerja kantor bisa tersendat. Bayangkan jika saat meeting, print topic rapat tidak bisa dicetak karena printer belum diisi tinta-nya. Hal ini tentu membuat proses rapat bisa mundur padahal bahas sesuatu yang penting.

Karena hal ini, pekerjaan GA harus dicatat lengkap dan diselesaikan tepat waktu. Umumnya staff GA jumlahnya banyak untuk cover semua keperluan departemen yang memang butuh bantuan dalam konteks GA ini.

Harus Memiliki Relasi Baik dengan Semua Departemen Perusahaan

Tantangan general affair yang berikutnya adalah relasi dengan departemen lain. Aspek social GA tidak boleh diremehkan. Umumnya jika ada perseteruan antar karyawan, GA tidak boleh ikut campur dan memihak dalam hal ini. Sekali-nya memihak, GA tidak lagi dipandang netral dalam jaga relasinya. Siapa yang tidak netral pada GA umumnya langsung dikeluarkan dari tim ini.

Bertanggung Jawab Akan Gaji Pegawai

General affair umumnya memegang kendali pembagian gaji pegawai. Hal ini tentu sulit jika perusahaan punya banyak karyawan. Di era sekarang ini program payroll seperti Appsensi sudah ada dan memang membantu. Program seperti ini mendata otomatis kapan karyawan absen digital dan menyesuaikan waktu kerja mereka dengan upah yang dijanjikan. Hasil gaji nantinya otomatis dikurangi pajak dan asuransi.

Tapi di era dulu aplikasi seperti Appsensi tidak ada. Para GA harus lakukan manual dan cek ulang dengan pihak HR informasi izin para pegawai. Setelah itu, GA juga cek ke bagian akuntansi keuangan perusahaan untuk minta hitungan besaran upah. Jika data sudah terkumpul, barulah GA bisa hitung dan bagikan upah ke karyawan.

Di perusahaan kecil, hitungan manual seperti ini masih banyak terjadi. Jadi tantangan seperti ini bisa sulit apalagi jika Anda tidak teliti seputar uang.

Pangkal Pengembangan Bisnis yang Utama

Jika ada proyek buka cabang, umumnya GA bertanggung jawab soal ini. Karena tanggung jawab buka cabang ada di GA, tidak heran beban kerjanya juga berat. Jika Anda salah sedikit dan gagal buka cabang, urusannya pasti runyam. Bagi Anda yang ingin masuk GA, wajib pikirkan tentang beban buka cabang ini.

Mudah-Mudahan Artikel Ini Bermanfaat

Sekian bahasan serba serbi tentang general affair dan gunanya di perusahaan. Banyak orang tidak begitu tahu peran departemen ini dalam usaha. Jika Anda ingin buat perusahaan, pastikan memikirkan peranan GA ini. Jika Anda ada yang ingin kerja di GA, pastikan juga lebih mengerti tugas dan tanggung jawab-nya. Semoga bahasan dalam artikel ini membantu Anda lebih paham seputar GA.

Baca juga: Memahami Apa itu Manajemen Pegawai dalam Usaha

Author Profile

Ricky Caesar Sam

Head of Sales and Marketing Appsensi

|

Share this post on

Related Article

Leave a Reply

Name

Email

Comments