Tips Membuat Struktur Organisasi Perusahaan yang Efektif dan Efisien

Setiap pebisnis umumnya perlu mengenal yang namanya istilah, manfaat, fungsi, jenis dan tentunya tips cara membuat struktur organisasi perusahaan yang akan dibangun untuk memulai sebuah bisnis di pasaran. Hal ini sangat penting untuk dilakukan agar perusahaan tersebut dinilai aktif dalam menjalankan usahanya serta memiliki peranan yang jelas kedepannya.

Dengan adanya struktur organisasi ini, maka perusahaan akan lebih produktif dalam mengembangkan usahanya di pasaran. Agar Anda lebih jelas mengenai struktur organisasi dalam sebuah perusahaan, sebaiknya menyimak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Definisi penting apa itu struktur organisasi di perusahaan

Secara umum, struktur organisasi perusahaan adalah suatu kumpulan yang terdiri dari beberapa komponen penyusunan perusahaan untuk memperjelas mengenai kedudukan setiap posisi serta pembagian antara hak dan kewajiban atas pekerjaan di dalamnya. Jika perusahaan membuat struktur organisasi ini, maka aktivitas pekerjaan yang dijalankan akan berjalan dengan lebih optimal untuk bisa mencapai tujuannya.

Bahkan, struktur organisasi ini juga akan lebih memudahkan bagi seorang atasan untuk memberikan tugas kepada bawahan secara adil serta sesuai dengan keahlian maupun kompetisinya masing – masing. Di samping itu, atasan juga akan memiliki tanggung jawab besar atas pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya dan tidak akan lepas tangan ketika sewaktu – waktu terjadi masalah di perusahaan.  

Jika perusahaan tidak memiliki yang namanya sistem organisasi yang terstruktur, maka bisa saja usaha yang dibangun akan rentan mengalami masalah kekacauan terutama dalam hal pembagian tugas pekerjaan di perusahaan itu sendiri. Tentu saja, ini akan membuat aktivitas pekerjaan berjalan kurang efektif dan efisien sehingga dapat menghambat perusahaan untuk maju dan berkembang nantinya, bukan?

Baca juga: Standar Penilaian Kinerja Karyawan yang Efektif

Apa saja manfaat memiliki struktur organisasi di perusahaan?

Tahukah Anda, bahwa struktur organisasi perusahaan di Indonesia pada umumnya memiliki manfaat yang mampu memberikan dampak positif bagi tumbuh kembangnya perusahaan yang dibangun tersebut. Adapun untuk pembuatan struktur organisasi ini nantinya akan dan diterapkan di suatu perusahaan berdasarkan sistem kerja dan juga tanggung jawab yang ada di dalam perusahaan tersebut. Adapun beberapa manfaat dari struktur organisasi di perusahaan antara lain sebagai berikut :

• Rincian deskripsi pekerjaan atau job description karyawan akan lebih jelas.
• Mampu melakukan koordinasi secara jelas dan terperinci antara fungsi serta sistem pembagian wewenang dan tanggung jawab di antara departemen di perusahaan tersebut.
• Mampu meminimalisir terjadinya konflik secara internal di dalam perusahaan.
• Membantu meningkatkan moral dan motivasi kerja karyawan lantaran adanya jenjang karir yang sudah terbilang jelas.
• Memudahkan perusahaan dalam mencapai target yang diinginkan agar lebih sukses dan berkembang di pasaran.
• Dapat membantu dalam melakukan perhitungan sistem remunerasi karyawan perusahaan.

Alasan mengapa struktur organisasi penting bagi perusahaan

Tahukah Anda, bahwa membuat struktur organisasi perusahaan dagang atau perusahaan di bidang lain diharuskan untuk memiliki organisasi yang terstruktur terlebih dahulu sebelum membuat yang namanya SOP, sistem kerja yang dilakukan, deskripsi pekerjaan dan lain – lain. Bahkan bagi seorang karyawan yang bekerja dengan Anda pun, struktur organisasi ini penting untuk dibuat agar mereka nantinya lebih mengenal baik mengenai apa saja perannya di perusahaan yang menjadi tempat mereka bekerja.

Adapun alasan yang menjadikan struktur organisasi dikatakan penting bagi perusahaan yakni karena beberapa hal seperti berikut :

1. Mampu memperjelas pekerjaan karyawan

Bagi sebagian besar atasan di perusahaan tentunya tidak ingin memiliki karyawan yang tidak memiliki pekerjaan yang tidak jelas, bukan? Oleh sebab itu, struktur organisasi inilah yang nantinya bisa menjadi penentuan dasar dalam membagi setiap tugas dan tanggung jawab seorang karyawan di perusahaan tersebut. Jika pembagian kerja ini jelas, maka karyawan nantinya bisa bekerja dengan maksimal dan mampu menyelesaikan target pekerjaan dengan lebih fokus.

2. Dapat membantu mengurangi masalah internal perusahaan

Dalam mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) di perusahaan, struktur organisasi penting dibuat lantaran akan sangat membantu seorang HRD perusahaan. Hal ini dikarenakan, pihak HRD melalui struktur organisasi yang dibuat dapat melakukan koordinasi atau menegur koordinator sesuai dengan jabatannya masing – masing. Sehingga, hal inilah yang nantinya akan mampu mengurangi masalah internal di perusahaan tersebut dan mampu menyelesaikan masalah secara adil.

3. Membantu meningkatkan motivasi karyawan untuk mencapai jenjang karir yang diinginkan

Tak banyak yang tahu jika adanya struktur organisasi perusahaan ternyata juga bisa membuat karyawan semakin termotivasi untuk lebih semangat dan kerja keras dalam meningkatkan performa kerjanya di perusahaan. Tentu saja, hal ini akan berdampak positif bagi perusahaan nantinya, bukan? Sehingga, bukan tidak mungkin jika perusahaan nantinya akan dikenal sebagai perusahaan yang memiliki tenaga kerja yang memiliki potensi unggul dalam meningkatkan kesuksesan perusahaan di pasaran.

4. Sistem koordinasi antara karyawan akan lebih mudah dan jelas

Adanya struktur organisasi di suatu perusahaan juga akan sangat membantu dalam menciptakan komunikasi yang baik bagi perusahaan. Makanya tak mengherankan jika saat ini telah banyak perusahaan yang memasang struktur organisasinya di ruangan yang mudah dijangkau oleh seluruh tenaga kerjanya. Tentu saja, hal ini bukan tanpa tujuan untuk memudahkan karyawan mengetahui siapa atasannya langsung hingga siapa yang menjadi atasan tertinggi yang membawahi pekerjaan mereka, bukan? 

5. Target perusahaan dapat dicapai lebih cepat

Adanya struktur organisasi perusahaan jasa dan lain – lain juga umumnya dapat membantu perusahaan untuk lebih cepat dalam mencapai targetnya. Seperti misalnya ketika Anda memiliki jumlah karyawan di perusahaan yang relatif banyak, tentu saja hal ini akan lebih efektif dan efisien untuk menggunakan struktur organisasi agar lebih mudah dalam melakukan koordinasi pada setiap karyawan, bukan? Dengan begitu, maka hal ini bukan tidak mungkin akan mampu mempercepat aksi dan tentunya pencapaian target perusahaan. 

Baca juga: 7 Tugas Supervisor di Perusahaan Beserta Skill yang Wajib Dikuasai

Apa saja jenis struktur organisasi perusahaan?

Jenis-jenis struktur organisasi yang ada di perusahaan umumnya dibedakan menjadi beberapa macam yakni :

1. Struktur fungsional

Yakni struktur organisasi paling umum yang dibuat oleh perusahaan dengan sistem pembagian organisasinya berdasarkan fungsi dari setiap komponen. 

2. Struktur hierarki

Merupakan struktur yang dibuat dengan dimulai dari pimpinan perusahaan atau CEO kemudian bergerak ke bawah yang menunjukan posisi karyawan di bawahnya secara langsung. 

3. Struktur organisasi lingkaran

Yakni struktur yang banyak digunakan oleh perusahaan start-up dan cenderung lebih modern dibandingkan struktur hierarki. Jenis struktur ini biasanya menunjukkan bahwa semua individu dalam perusahaan merupakan bagian penting dari sebuah tim yang dibangun di dalamnya.

4. Struktur matriks 

Merupakan struktur yang cocok digunakan pada perusahaan yang memiliki banyak aspek pengawasan. 

Baca juga: Berikut Soft Skill yang Harus Dimiliki Karyawan

Bagaimana cara membuat struktur organisasi perusahaan yang efektif dan efisien?

Sebelum mengetahui bagaimana cara membuat struktur organisasi yang efektif dan efisien untuk perusahaan, alangkah baiknya bagi Anda untuk tahu mengenai susunan contoh struktur organisasi perusahaan secara umum. Dimana, dalam susunan struktur organisasi ini biasanya terdiri dari direksi, direktur utama, direktur, direktur keuangan, direktur personalia, manager, administrasi dan gudang serta divisi regional.

Dari beberapa susunan yang telah disebutkan tersebut, Anda tentunya ingin membuat struktur organisasi di perusahaan yang efektif dan efisien untuk menunjang kinerja karyawan di dalamnya, bukan? Oleh karena itu, dalam membuat struktur organisasi ini Anda perlu memperhatikan beberapa tips dan trik seperti berikut ini :

• Buatlah struktur organisasi yang sesuai dengan visi, misi, tujuan dan harapan perusahaan.
• Tentukan sasaran bisnis yang akan dicapai.
• Susunlah struktur organisasi sesuai dengan kemampuan karyawan.
• Usahakan perhatikan usia karyawan untuk menempati posisi pekerjaan yang tepat.
• Berikan detail informasi pekerjaan secara jelas dan rinci pada karyawan.
• Jangan menempatkan posisi atau jabatan yang tidak sesuai dengan skill karyawan.
• Selalu lakukan evaluasi pada kinerja karyawan.
• Buatlah struktur organisasi secara efektif dan efisien. 

Setelah Anda mengetahui mengenai tips bagaimana cara membuat struktur organisasi perusahaan secara efektif dan efisien, kini saatnya bagi Anda untuk tahu juga mengenai aplikasi penunjang dalam mengoptimalkan kinerja karyawan dalam menyelesaikan aktivitas pekerjaan nantinya.

Disini, Anda bisa menggunakan aplikasi Appsensi yang bisa dilihat di website appsensi.com. Dengan aplikasi HR ini, Anda bisa menggunakan berbagai fitur canggih dalam membantu melakukan sistem absensi karyawan secara online, memudahkan melakukan pembayaran gaji karyawan (payroll dan payslip) dan berbagai hal menarik lainnya. Tertarik untuk mencoba trial gratis aplikasi mobile HR untuk bisnis dan perusahaan Anda? Lengkapi informasi pada form berikut ini: