Dalam mengelola sebuah perusahaan tentu dibutuhkan bagian yang dapat mengatur jalannya operasional dan administrasi perusahaan dengan baik. Divisi ini dikenal dengan nama General Affair. Dilansir dari Clockester, General Affair atau sering disingkat GA bertanggung jawab untuk setiap kegiatan operasional dalam perusahaan, meliputi manajemen kegiatan perusahaan dan pengadaan fasilitas. Bidang ini umumnya berada di bawah divisi umum atau kepala operasional perusahaan. Namun, ada juga yang tergabung dalam divisi purchasing atau pembelian.
Jika HRD berfokus pada pengelolaan Sumber Daya Manusia, maka staff GA merupakan partner HRD dalam terwujudnya kelancaran operasional SDM, seperti melayani kebutuhan umum karyawan, inventaris, perkantoran, protokoler, penyediaan keperluan pantry, hingga membina hubungan internal dan eksternal perusahaan. Untuk lebih memahami tugas,posisi dan fungsi dari GA dalam perusahaan, mari simak penjelasan berikut.
Perbedaan General Affair dengan HRD dan Purchasing
Divisi general affair atau GA banyak dianggap sama atau bahkan satu divisi dengan HRD maupun purchasing. Namun, pada dasarnya GAmemiliki perbedaan cukup signifikan dengan dua divisi tersebut.
Jika tugas HRD adalah mengelola seluruh SDM, maka General Affair hanya terbatas pada urusan pengadaan barang atau aset yang digunakan oleh SDM. Misalnya, perusahaan membutuhkan tenaga outsourcing untuk masalah keamanan, maka SDM bertugas untuk membuat dokumen yang berhubungan dengan kontrak pekerja. Sedangkan GA bertugas untuk menjadi penyedia outsourcing dan menjalin hubungan kerjasama yang baik.
Begitu juga dengan Purchasing. Jika purchasing bertugas untuk pengadaan barang dan fasilitas perusahaan. General Affair bertugas merawat dan menjaga barang serta fasilitas tersebut setelah dimiliki oleh perusahaan.
Misalnya, Purchasing membeli kendaraan dinas untuk perusahaan, kemudian general affair memastikan bahwa kendaraan dinas yang telah dibeli tersebut bisa senantiasa berfungsi untuk melancarkan kegiatan operasional perusahaan.
Tugas dan ruang lingkup kerja General affair
Tugas general affair atau GA bisa saja berbeda di setiap perusahaan, tapi pada umumnya GA berfokus pada penyediaan pelayanan bagi karyawan. Ada beragam jenis tanggung jawab GA yang sesuai dengan lini bisnis sebuah perusahaan. Selain yang telah disebutkan sebelumnya, general affair berfokus pada aset yang dibutuhkan perusahaan dan pembelian melalui vendor terpercaya. Untuk lebih memahami apa saja yang menjadi tanggung jawab mereka, mari simak penjelasan berikut:
1. Melakukan Pengadaan Barang atau Jasa
Kegiatan operasional perusahaan tentu membutuhkan berbagai barang atau aset. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, GA artinya bertugas melakukan pengadaan barang atau aset perusahaan baik yang rutin maupun tidak, dengan menentukan mana yang menjadi prioritas sebelum mengajukan anggaran.
Contohnya ketika adanya kebutuhan pengadaan ulang kebutuhan kantor seperti alat tulis perusahaan, GA bertugas menyediakan serta melakukan proses pengadaan dan distribusi alat tulis kantor yang sering terpakai seperti pulpen, kertas, stapler, dan perlengkapan ATK lainnya.
Atau misalnya pada perusahaan manufaktur, GA bertugas mengontrol pekerjaan Security dan Cleaning Service, pengaturan jadwal Security, mengatur jadwal kendaraan dan driver Operasional perusahaan, dan sebagainya.
2. Melakukan Pembelian Rutin Perusahaan
General affair bertugas melakukan pembelian rutin maupun semi permanen untuk keperluan bulanan kantor maupun tahunan. Pembelian semi permanen adalah yang dipakai secara berkala seperti kertas, tinta printer, air minum, alat tulis kantor, dan sebagainya. Sedangkan pembelian rutin adalah listrik, air, telepon, jaringan internet (Wi-Fi), iuran BPJS Karyawan, dan sebagainya.
3. Membuat Laporan Berkala untuk Keperluan Rapat Anggaran
Tugas general affair yang banyak melakukan pembelian untuk keperluan kantor harus memastikan juga bahwa barang atau jasa yang diminta oleh karyawan atau divisi, benar-benar dibutuhkan dan masuk ke dalam anggaran perusahaan. Untuk itu GA diharuskan membuat laporan berkala agar perusahaan dapat menentukan skala prioritas dalam pengadaan barang.
Dengan adanya laporan berkala, perusahaan akan dapat menentukan pembelian yang harus segera dilakukan dan dapat ditunda, menilai efektivitas investasi internal perusahaan, aset dan beban biaya, beban biaya kantor, sehingga terhindar dari biaya yang membengkak dan menekan biaya pengeluaran aset perusahaan.
4. Membina Hubungan dengan Pihak Eksternal
Untuk memenuhi segala kebutuhan perusahaan, tentu general affair memiliki supplier tetap untuk barang atau jasa. Maka penting agar GA membina hubungan baik dengan pihak eksternal.
Mengingat juga terkadang kebutuhan perusahaan datang secara mendadak. Dengan membina hubungan baik dengan pihak eksternal, GA akan lebih mudah mendapatkan perizinan dan melakukan kerjasama. Selain supplier adapun pihak eksternal seperti kepolisian, ormas, wartawan, dan sebagainya.
5. Pembayaran Tenaga Kerja Harian
Seperti yang kita ketahui, bahwa posisi general affair dalam setiap perusahaan berbeda. Ada yang menjadi divisi tersendiri, ada juga yang digabung dengan divisi Sumber Daya Manusia (HRD). Apabila general affair sebuah perusahaan digabung dengan SDM, maka general affair bertugas untuk membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran gaji karyawan tepat waktu, yang secara tidak langsung akan berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan.
Untuk meminimalisir terjadinya human error saat ini banyak perusahaan telah menggunakan aplikasi dan software payroll. Appsensi sebagai aplikasi penyedia jasa Absensi Online, Tarik Gaji dan Payroll yang sudah menjadi mitra berbagai UMKM, perusahaan, dan pemerintahan, menyediakan layanan yang dapat memudahkan integrasi absen karyawan dengan perhitungan gaji karyawan. Appsensi dapat membantu perhitungan komponen gaji lainnya seperti BPJS Ketenagakerjaan dan PPh 21, sehingga proses payroll dapat dilakukan secara otomatis.
Baca Juga: Apa itu HRD dan tugasnya di perusahaan
Fungsi General Affair dalam Perusahaan
General affair memiliki fungsi yang harus dijalankan sebagai bagian dari tugas mereka. Seperti melakukan pemeliharaan dan perawatan aset perusahaan, membantu perizinan dan membantu dalam pengurusan fasilitas yang dibutuhkan, menjaga aset perusahaan, mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas, dan menciptakan SOP. Mari simak penjelasan lebih lengkap melalui poin-poin berikut:
1. Pemeliharaan dan Perawatan Aset Perusahaan
Untuk memastikan aset perusahaan dapat dimanfaatkan dengan maksimal oleh karyawan, general affair juga memiliki fungsi melakukan pemeliharaan dan perawatan aset perusahaan. Misalnya, perawatan instalasi listrik, melakukan perbaikan jika dibutuhkan seperti kebutuhan perbaikan fasilitas toilet, mengontrol kinerja cleaning service agar kebersihan lingkungan kerja terjaga, dan mengontrol penggunaan aset di gedung kantor secara keseluruhan.
2. Pengurusan segala Bentuk Perizinan yang Dibutuhkan
Sebagai divisi yang membuat berbagai SOP atau prosedur terkait pengadaan barang, general affair juga tidak lepas dari membantu segala bentuk perizinan yang akan dibutuhkan perusahaan. Misalnya, perusahaan akan membuka mengadakan pembukaan kantor cabang baru, maka general affair akan membantu perizinan dan membantu dalam pengurusan izin ke pemerintah daerah kepolisian setempat, serta menyediakan fasilitas yang dibutuhkan.
3. Menjaga Aset Perusahaan
Sama seperti fungsi memelihara dan merawat, general affair juga perlu menjaga setiap fasilitas yang tersedia. Aspek yang tercakup meliputi gedung kantor (kebersihan, tampilan luar), lingkungan kantor (lahan parkir yang aman, halaman kantor dan/atau gudang yang memadai), kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan (ruang kerja, ruang meeting, lobby dan semua area perusahaan), dan perawatan instalasi listrik (mechanical dan electrical).
4. Mengadakan Penilaian kondisi dan fasilitas
Dalam proses pemeliharaan, general affair biasanya melakukan penilaian kondisi dari fasilitas yang digunakan. Misalnya, ketika ada renovasi dan pembukaan kantor cabang, maka general affair bertugas menilai kelayakan kantor yang akan digunakan, apakah fasilitas yang disediakan mampu memenuhi kebutuhan karyawan, dan sebagainya.
5. Menciptakan SOP
Mengingat banyak fasilitas yang menjadi tanggung jawab general affair, maka salah satu fungsinya adalah membuat Standard Operating Procedure (SOP), yaitu membuat prosedur bagi fasilitas yang akan digunakan. Dalam prosesnya terbagi dua, ada yang dibuat khusus oleh divisi general affair, tapi ada juga yang melibatkan banyak orang. Pekerjaan standar biasanya membuat prosedur permintaan pengadaan ulang kebutuhan sebuah fasilitas. Misalnya, SOP pengelolaan kantin, perawatan AC, penggunaan ATK, penerimaan tamu, perizinan, dan sebagainya.
Baca juga: Standar Penilaian Kinerja Karyawan yang Efektif
Keahlian Yang Dibutuhkan
Setelah mengetahui tugas dan fungsi seorang general affair, perlu diketahui juga keahlian apa saja yang dibutuhkan untuk menjadi general affair. Kendati setiap perusahaan memiliki kualifikasi yang berbeda untuk divisi tersebut, berikut beberapa poin yang seharusnya dikuasai sebagai general affair:
- Pengetahuan bidang administrasi bisnis
- Pengetahuan bidang manajemen bisnis
- Kemampuan komputer dan elektronik
- Keahlian layanan dan komunikasi organisasi
- Kemampuan penggunaan bahasa asing
- Kemampuan dalam melakukan arsip dan penyimpanan
Jenjang Karir General Affair
Jenjang karir menjadi general affair atau GA dinilai cukup jelas dengan adanya posisi dan jabatan yang berbeda. Untuk itu jika Anda memiliki ketertarikan dalam dunia GA, tidak perlu khawatir dengan adanya jenjang karir yang dapat Anda jajaki. Adapun jenjang karir admin GA adalah:
- Staff GA: Merupakan jenjang awal karir sebagai GA. Deskripsi kerjanya hanya mengerjakan satu unit tugas saja dengan target yang lebih sedikit.
- Supervisor GA: Merupakan jenjang kedua sebagai GA yang memiliki unit tugas lebih banyak dibandingkan dengan staff.
- Manager GA: Merupakan manajer yang bekerja membuat konsep pekerjaan dan mengawasi pekerjaan staff.
- Head of GA: Merupakan posisi tertinggi dari GA yang merupakan kepala bagian dan bertugas untuk mengkoordinasikan pekerjaan serta membuat laporan perusahaan dengan pimpinan maupun dengan bagian lainnya.
Gaji dan tunjangan General Affair
Setelah mengetahui berbagai aspek yang dibutuhkan dan dilakukan oleh general affair atau GA, gaji menjadi salah satu aspek yang harus dipastikan. Dilansir dari Indeed.com, gaji GA pada 2022 berkisar mulai dari Rp3.500.000 hingga Rp5.000.000.
Gaji tersebut merupakan gaji pokok yang belum termasuk dengan bonus, THR, insentif lembur, dan lain-lainnya. Tidak menutup kemungkinan akan adanya penambahan gaji karyawan sesuai pertimbangan SDM. Bisa karena prestasi atau keberhasilan menyelesaikan masalah yang akhirnya mendukung kinerja operasional perusahaan.
General Affairs’ Key Performance Indicators (KPI)
Dilansir dari Clockester, untuk mengukur kinerja karyawan dalam suatu perusahaan, seringkali disusun Key Performance Indicator (KPI). Dengan memiliki KPI, GA dapat memantau setiap tugas dengan baik. Berikut beberapa contoh aspek atau area yang dapat dimasukkan:
- Penyelesaian pembangunan atau renovasi bangunan dan fasilitas
- Tingkat kepuasan di setiap departemen dengan GA
- Durasi yang diperlukan untuk mengajukan izin resmi
- Jumlah protes masyarakat terhadap keputusan perusahaan dalam setahun
- Kebersihan lingkungan kantor
Kesimpulan
Sekarang setelah Anda memiliki informasi rinci tentang apa yang dilakukan General Affairs, apakah Anda tertarik untuk melamar posisi ini? Menjadi GA tentunya memiliki tanggung jawab yang besar, mengingat mereka akan langsung melapor kepada Head of Operations. Aspek jenjang karir dan gaji GA juga patut dipertimbangkan.
General affair memiliki tugas yang berbeda baik dengan HRD maupun Purchasing. GA dalam perusahaan memiliki beragam tugas dan fungsi yang umumnya meliputi pengadaan barang, jasa, dan fasilitas, sehingga memiliki kemampuan manajemen, administrasi, komunikasi yang baik, dan arsip menjadi aspek penting bagi seorang GA. kemampuan mengelola laporan biaya juga menjadi nilai penting mengingat dengan laporan, perusahaan akan dapat membuat keputusan yang sesuai. Tugas dan fungsi GA dinilai melalui KPI sehingga dapat dilakukan evaluasi kinerja.
Namun, ada kalanya GA digabung dengan divisi HRD, ketika itu maka salah satu tugas general affair adalah memastikan pembayaran rutin perusahaan, termasuk penggajian tenaga kerja harian. Salah satu aplikasi yang dapat digunakan adalah aplikasi dan software payroll. Appsensi sebagai aplikasi penyedia jasa Absensi Online, Tarik Gaji dan Payroll yang sudah menjadi mitra berbagai UMKM, perusahaan, dan pemerintahan, menyediakan layanan yang dapat memudahkan integrasi absen karyawan dengan perhitungan gaji karyawan. Appsensi dapat membantu perhitungan komponen gaji lainnya seperti BPJS Ketenagakerjaan dan PPh 21, sehingga proses payroll dapat dilakukan secara otomatis.
Untuk mengetahui lebih lengkap mengenai layanan yang disediakan Appsensi seperti slip gaji online, perhitungan THR dan bonus, pajak, dan laporan penggajian, Anda dapat mengunjungi appsensi.com, atau segera terhubung dengan tim kami untuk mencoba trial gratis aplikasi mobile HR untuk bisnis dan perusahaan Anda dengan melengkapi informasi pada form berikut ini:
