Sebagai individu yang berkecimpung dalam lingkungan kerja, penting bagi Anda untuk mengetahui berbagai jenis dokumen yang berkaitan dengan track record dan kinerja karyawan. Dalam hal ini, dokumen tersebut tak hanya menjadi bukti kinerja dalam sebuah perusahaan, melainkan juga memiliki pengaruh terhadap langkah yang diambil di masa yang akan datang.
Salah satu dokumen yang yang cukup banyak dijadikan acuan untuk membuktikan status kepegawaian seseorang di tempat kerja adalah paklaring.
Bagi yang belum mengetahui, paklaring merupakan sebuah dokumen yang berisi tentang penilaian perusahaan terhadap kontribusi karyawan selama bekerja. Mencantumkan banyak informasi mendetail terkait karyawan yang bersangkutan, paklaring memiliki kegunaan yang sangat beragam.
Lantas, apa saja kegunaan dan syarat untuk mengajukan paklaring? Artikel ini akan mengupas tuntas hal-hal yang perlu Anda ketahui seputar paklaring.
Key Takeaways:
- Paklaring adalah merupakan dokumen yang menyatakan bahwa seorang individu pernah bekerja pada suatu perusahaan dalam posisi dan jangka waktu tertentu
- Surat keterangan kerja diterbitkan untuk menjelaskan bahwa seorang individu adalah karyawan aktif di sebuah perusahaan, sementara paklaring umum diterbitkan oleh perusahaan ketika karyawan telah menyelesaikan masa kerja di perusahaan tersebut.
Definisi Paklaring
Paklaring adalah merupakan dokumen yang menyatakan bahwa seorang individu pernah bekerja pada suatu perusahaan dalam posisi dan jangka waktu tertentu.
Beberapa informasi yang tercantum pada paklaring tak hanya berupa nama, alamat, dan jabatan terakhir seorang karyawan, tapi juga meliputi jenjang karir, kualitas kinerja, prestasi, serta kontribusi karyawan tersebut mulai dari awal hingga akhir masa kerja.
Perbedaan Surat Keterangan Kerja dari Perusahaan dan Paklaring
Secara garis besar, isi dari dokumen paklaring hampir mirip dengan surat keterangan kerja dari perusahaan.
Hal inilah yang kerap menjadikan paklaring dianggap sama dengan surat keterangan kerja. Padahal, keduanya merupakan dokumen yang berbeda dari segi konteks dan pemanfaatannya.
Surat keterangan kerja diterbitkan untuk menjelaskan bahwa seorang individu adalah karyawan aktif di sebuah perusahaan, sementara paklaring umum diterbitkan oleh perusahaan ketika karyawan telah menyelesaikan masa kerja di perusahaan tersebut.
Melalui paklaring, pihak lain dapat menilai kemampuan Anda berdasarkan pengalaman di tempat kerja sebelumnya. Karena itulah, dokumen ini penting bagi Anda sebagai profesional untuk memiliki surat pengalaman kerja.
Siapa yang Dapat Menerbitkan Paklaring?
Sebagai informasi, paklaring tidak hanya diterbitkan oleh perusahaan besar. Anda yang bekerja di lembaga berskala kecil sekalipun berhak untuk menerima surat ini di akhir masa kerja jika telah memenuhi persyaratan untuk mengajukan dokumen ini.
Baca juga: Standar Penilaian Kinerja Karyawan yang Efektif
Fungsi Paklaring
Sebagaimana disebutkan di atas, paklaring memiliki fungsi sebagai alat bagi HRD untuk menilai kinerja calon karyawan yang akan bekerja di sebuah perusahaan. Meski begitu, surat pengalaman kerja ini juga Anda gunakan untuk mengurus keperluan lainnya.
Berikut adalah beberapa fungsi dari paklaring:
1. Melamar Pekerjaan Di Perusahaan Baru
Dalam perjalanan karir, merupakan sebuah hal yang wajar ketika Anda berpikir untuk mencari pekerjaan dengan skala maupun jabatan yang lebih tinggi. Tak hanya menguntungkan dari segi finansial, lingkup perusahaan dan jabatan yang lebih baik juga bisa menjadi wadah bagi Anda untuk meningkatkan kualitas dan potensi diri.
Ketika melamar pekerjaan level senior, perekrut kerap meminta Anda untuk melampirkan paklaring sebagai dokumen pendukung yang membuktikan bahwa Anda benar memiliki pengalaman bekerja.
Dokumen tersebut nantinya akan digunakan oleh perekrut untuk menilai sejauh mana pengalaman kerja dan kontribusi yang pernah Anda berikan di perusahaan sebelumnya.
Namun, pemanfaatan paklaring ini tidak terbatas pada pekerjaan level senior. Saat melamar pekerjaan level junior impian Anda, melampirkan paklaring dalam lamaran merupakan salah satu nilai tambah yang akan memudahkan langkah Anda untuk memperoleh pekerjaan tersebut.
2. Pencairan Dana BPJS Ketenagakerjaan
Merujuk kepada Pasal 14 Undang-undang Nomor 24 Tahun 2011 tentang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial, setiap perusahaan atau pemberi kerja memiliki kewajiban untuk mengikutsertakan seluruh karyawan dalam program BPJS Ketenagakerjaan. Hal ini bertujuan agar nantinya karyawan dapat memperoleh hak atas jaminan finansial apabila karyawan perusahaan tersebut mengalami kecelakaan, kehilangan pekerjaan karena PHK, atau telah memasuki masa pensiun.
Salah satu bentuk proteksi yang dihadirkan pada program BPJS Ketenagakerjaan terhadap karyawan yang telah memasuki masa pensiun adalah JHT atau Jaminan Hari Tua.
Agar bisa mengajukan klaim terhadap JHT, terdapat sejumlah dokumen yang harus Anda sertakan, termasuk fotokopi paklaring yang telah dilegalisir. Nantinya, dokumen tersebut akan menjadi bukti sah yang menyatakan bahwa Anda adalah karyawan sebuah perusahaan yang telah menyelesaikan masa kerja.
3. Pengajuan Beasiswa
Tak hanya untuk menunjang keperluan yang berkaitan dengan karir, paklaring juga dapat Anda gunakan untuk keperluan lanjut studi. Dalam hal ini, baik paklaring maupun surat keterangan kerja dibutuhkan sebagai dokumen pendukung untuk mengajukan beasiswa jalur profesional.
Melalui dokumen tersebut, pemberi beasiswa dapat memvalidasi status Anda sebagai profesional yang berniat untuk melanjutkan studi. Lebih lanjut, skills dan pencapaian yang tercantum dalam paklaring juga bisa menjadi bahan pertimbangan untuk menilai kualitas Anda sebagai kandidat penerima beasiswa.
Selain paklaring, kandidat yang mendaftar program beasiswa jalur profesional biasanya juga diminta untuk melampirkan surat rekomendasi dari atasan atau pimpinan.
Surat rekomendasi dibuat untuk menyatakan bahwa atasan tidak merasa keberatan jika Anda melanjutkan studi. Bagi karyawan yang tak lagi bekerja di perusahaan, surat rekomendasi atasan dapat digunakan sebagai bukti bahwa karyawan tersebut telah menjalankan tanggung jawab dan berperilaku baik selama masa kerja.
4. Dokumen Penyerta untuk Pengajuan Pinjaman Bank dan Kartu Kredit
Selanjutnya, paklaring juga dapat menggantikan fungsi surat keterangan kerja dari perusahaan untuk dokumen persyaratan mengajukan pinjaman kepada pihak bank.
Bagi Anda yang belum mengetahui, program pinjaman bank seperti Kredit Tanpa Agunan (KTA) dan Kredit Pemilikan Rumah (KPR) hanya akan diberikan pada pemohon yang memiliki penghasilan tetap dan dianggap mampu untuk membayar angsuran setiap bulannya.
Terdapat beberapa dokumen yang harus Anda lengkapi sebagai bahan pertimbangan kepada pihak bank, seperti melampirkan surat keterangan kerja dari perusahaan dan slip gaji selama tiga bulan berturut-turut. Jika tidak memiliki surat keterangan kerja, Anda juga dapat melampirkan paklaring yang diterbitkan oleh perusahaan tempat Anda bekerja.
Informasi yang tercantum pada slip gaji dan dokumen kepegawaian yang Anda lampirkan akan menjadi bukti bahwa Anda adalah karyawan aktif dengan kemampuan finansial yang memadai. Tentunya hal ini akan memudahkan permohonan pengajuan pinjaman kepada pihak bank.
Tak hanya program KTA dan KPR Rumah, Bank juga membutuhkan surat keterangan kerja untuk proses pembuatan kartu kredit. Sama halnya dengan pengurusan KTA dan KPR, Paklaring juga dapat Anda gunakan untuk menggantikan fungsi dari surat keterangan kerja.
Syarat Pengajuan Paklaring
Sebagai pemberi kerja, perusahaan memang berkewajiban untuk menerbitkan paklaring bagi karyawan yang telah menyelesaikan masa kerja. Meski begitu, ada beberapa syarat yang harus Anda penuhi agar dinyatakan berhak menerima dokumen yang merupakan pengganti dari surat keterangan kerja ini.
Perusahaan memiliki ketentuan yang berbeda terkait syarat penerbitan paklaring. Meski begitu, terdapat setidaknya tiga buah kriteria utama yang umum diterapkan sebagai syarat memiliki paklaring:
1. Mengundurkan Diri Secara Baik-Baik
Ketika Anda memutuskan untuk resign, hal pertama yang perlu dilakukan adalah membuat surat pengunduran diri resmi dan mengutarakan dengan baik kepada atasan niat Anda untuk mengundurkan diri dari perusahaan.
Setelah atasan menerima permohonan resign Anda, ikuti alur pengunduran diri berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Umumnya, karyawan yang menjalankan prosedur pengunduran diri dengan baik akan mudah untuk memperoleh paklaring.
Hindari menghilang tiba-tiba dan berhenti bekerja tanpa adanya komunikasi dengan atasan, karena hal tersebut akan membuat citra Anda terkesan negatif. Jika sudah begini, bukan tidak mungkin kantor lama akan mempersulit proses penerbitan paklaring Anda.
Jika permohonan pengunduran diri Anda disetujui oleh atasan dan perusahaan sudah menerbitkan paklaring, jangan lupa ucapkan terima kasih sebagai bentuk kesopanan dan apresiasi atas pengalaman kerja sama yang baik.
2. Telah Bekerja Selama Minimal 1 Tahun
Umumnya, kontrak kerja karyawan baru berlangsung selama satu tahun. Oleh sebab itu, sebagian besar perusahaan memiliki kebijakan yang menyatakan bahwa paklaring hanya akan diterbitkan bagi karyawan yang telah bekerja melebihi batas waktu minimal tersebut.
Dengan bekerja selama setidaknya satu tahun, karyawan dianggap sudah matang dalam bidang kerja yang ditekuni. Karenanya, semakin lama masa kerja seorang karyawan, semakin dipandang berpengalaman pula dirinya.
Sebaliknya, durasi kerja yang kurang dari satu tahun cenderung menunjukkan bahwa karyawan memiliki etika dan komitmen yang kurang terhadap tanggung jawab yang diberikan.
3. Telah Menunaikan Seluruh Kewajiban Bekerja
Ketika memutuskan untuk resign dari perusahaan tempat Anda bekerja, pastikan bahwa seluruh kewajiban dan tanggung jawab di kantor telah terpenuhi. Hal ini penting sebagai bukti profesionalisme dan komitmen Anda terhadap hubungan baik dengan kantor yang akan ditinggalkan.
Jika seluruh kewajiban telah diselesaikan, tentunya akan mudah bagi Anda untuk menyampaikan permohonan resign kepada atasan dan pengajuan penerbitan paklaring.
Lebih lanjut, Anda juga dapat memulai perjalanan karir di tempat baru tanpa perlu mengkhawatirkan tanggungan di tempat lama yang belum tuntas.
4. Memiliki Kinerja yang Baik Selama Masa Kerja
Meski hal ini tidak menjadi syarat utama diterbitkannya paklaring, ada baiknya jika Anda menjalankan seluruh kewajiban dengan baik sejak awal hingga akhir masa kerja. Sebab, kualitas kinerja karyawan merupakan salah satu informasi yang dicantumkan dalam dokumen paklaring.
Agar mendapatkan penilaian yang baik dari tempat kerja lama maupun perusahaan baru yang akan dilamar, tentunya Anda harus menunjukkan perilaku baik selama bekerja.
Tak hanya dari segi kinerja, kualitas individu yang baik juga ditentukan dari kemampuan Anda menjalin relasi dengan rekan kerja. Sebab, beberapa perusahaan juga akan meminta Anda untuk mencantumkan kontak rekan kerja di kantor lama untuk memberi konfirmasi terhadap performa dan attitude yang Anda miliki selama bekerja.
Baca juga: Acuan perjanjian kerja definisi dan jenisnya
Struktur Paklaring dan Contoh Surat Keterangan Kerja
Dalam menerbitkan paklaring, masing-masing perusahaan memiliki format surat yang berbeda. Meski demikian, terdapat lima unsur yang idealnya tertera dalam surat tersebut.
1. Kop Surat
Kop Surat merupakan format yang digunakan untuk menunjukkan identitas resmi lembaga yang mengeluarkan surat tersebut. Kop surat terletak di bagian paling atas dan umumnya terdiri atas logo, nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon perusahaan.
Tujuan dicantumkannya kop surat dalam paklaring sama dengan kegunaan kop surat pada jenis surat lainnya, yaitu menunjukkan bahwa dokumen tersebut memang diterbitkan oleh perusahaan yang bersangkutan.
2. Nomor Surat
Ciri lain yang menunjukkan bahwa sebuah dokumen adalah resmi dikeluarkan oleh lembaga tertentu adalah pencantuman nomor surat di bagian atas surat.
Nomor ini tak hanya menjadi acuan perusahaan yang dituju dalam melakukan konfirmasi, melainkan juga memudahkan instansi yang melakukan pembuatan surat dalam proses pengarsipan.
Dengan mencantumkan nomor surat pada dokumen paklaring, perusahaan yang Anda lamar dapat melakukan konfirmasi kepada kantor lama dengan menggunakan nomor surat yang tercantum. Lebih lanjut, nomor surat ini juga akan memudahkan Anda jika sewaktu-waktu membutuhkan salinan dari surat keterangan pengalaman kerja.
Di bawah nomor surat, biasanya akan tercantum pula perihal surat, yang menjelaskan jenis dokumen dan peruntukan surat.
3. Isi Surat
Isi surat adalah bagian inti dari paklaring. Bagian ini terdiri atas dua unsur, yaitu bagian identitas dan paragraf isi surat.
Bagian identitas berisi nama dan jabatan pejabat perusahan yang ditunjuk untuk mengesahkan dokumen paklaring. Di bawahnya, tercantum pula nama dan jabatan terakhir dari karyawan yang mengajukan surat keterangan pengalaman kerja.
Sementara itu, paragraf isi surat berisi tentang informasi yang menerangkan bahwa nama yang bersangkutan adalah karyawan perusahaan tersebut yang telah menyelesaikan tanggung jawab selama masa kerja dengan baik.
Pada bagian isi surat pula, dicantumkan lama masa kerja, lokasi kerja, alasan berhenti kerja, dan beberapa informasi yang berkaitan dengan pengalaman kerja karyawan tersebut.
4. Pengesahan
Bagian pengesahan sederhananya merupakan space yang diperuntukkan bagi pejabat perusahaan dalam membubuhkan tanda tangan. Pada bagian ini, tercantum detail seperti tanggal penerbitan surat dan nama pejabat yang ditunjuk untuk mengesahkan dokumen paklaring.
Meski terkesan sederhana, bagian pengesahan merupakan bukti legalitas bahwa surat yang diterbitkan oleh perusahaan telah mendapat persetujuan dari pihak yang memiliki otoritas untuk mengawasi keluar masuk dokumen perusahaan. Karena itulah, bagian pengesahan ini sangat penting untuk disertakan dalam dokumen resmi seperti paklaring.
Untuk memperkuat bagian pengesahan, terkadang detail tambahan seperti Nomor Identitas Pegawai atau Nomor Induk Kependudukan dari pejabat yang bersangkutan juga turut disertakan.
4. Tanda Tangan dan Stempel
Bagian terakhir yang menjadi elemen penyusun paklaring adalah tanda tangan atau stempel yang berasal dari pejabat maupun individu yang ditunjuk oleh perusahaan asal.
Pembubuhan tanda tangan atau stempel pada dokumen ini merupakan bukti legalitas dan validasi terhadap segala informasi yang tercantum pada surat keterangan pengalaman kerja.
Tanpa adanya tanda tangan atau stempel dari perusahaan asal, Anda tidak dapat menggunakan paklaring sebagai bukti bahwa Anda memiliki pengalaman bekerja. Karena itu, pastikan kembali dokumen yang Anda terima sudah bertanda tangan atau memperoleh stempel dari perusahaan.
Contoh Paklaring
Appsensi: Solusi Cerdas Pantau Kinerja Karyawan
Memiliki manfaat yang beragam, paklaring menjadi salah satu dokumen kepegawaian yang tidak dapat dipisahkan dari perjalanan karir seseorang. Sebab, pada dokumen tersebut tak hanya tercantum masa kerja karyawan, melainkan juga rekam jejak kinerja dan prestasi yang dicapai selama masa kerja.
Langkah yang dapat Anda tempuh untuk membantu perusahaan dalam menerbitkan paklaring adalah dengan mencatat dan menyimpan track record performa karyawan. Appsensi dapat membantu Anda mengelola data kehadiran dan kinerja karyawan secara otomatis dan real-time.
Beberapa fitur pencatat kinerja karyawan yang tersedia dalam layanan Appsensi, di antaranya:
1. Attendance
Memudahkan Anda untuk mendapat informasi kehadiran karyawan dengan mudah. Tersedia layanan mobile tracker dan fitur pengenalan wajah yang memungkinkan Anda untuk memantau kehadiran karyawan yang bekerja secara remote maupun on-site.
2. Activity
Merupakan sebuah fitur yang memungkinkan Anda untuk memantau aktivitas karyawan dari hari ke hari. Melalui activity, karyawan dapat melakukan submit activity dan memaparkan aktivitas yang dilakukan setiap harinya secara mandiri.
Baca juga: Pemantauan Jobdesk Lebih Mudah dan Aman dengan Appsensi
3. Summary
Ingin memantau progress bulanan? Fitur summary merupakan solusi bagi Anda yang ingin melihat sejauh mana perkembangan performa karyawan dalam rentang waktu tertentu. Fitur ini dapat digunakan sebagai acuan monthly report atau pertimbangan dalam menilai kinerja karyawan.
4. Performance Management
Tak hanya memantau aktivitas dan kinerja karyawan, Anda juga dapat melakukan manajemen performa melalui fitur OKR (Objective Key Result) dan Performance Review.
- OKR (Objective Key Result) – merupakan sebuah layanan untuk mengukur kinerja selain KPI. OKR dilihat berdasarkan target utama dan dicapai melalui tindakan yang terukur secara kuantitatif.
- Performance Review – fitur yang memungkinkan Anda untuk merencanakan pengembangan karir karyawan melalui metode self-review dan 360-feedback review.
Penutup
Selain fitur-fitur yang telah disebutkan di atas, Appsensi juga melayani otomatisasi penghitungan gaji karyawan berdasarkan PPh 21 dan penghitungan premi BPJS Ketenagakerjaan maupun BPJS Kesehatan. Lebih lanjut, Anda juga akan mendapatkan kemudahan melalui payroll report dan akses mudah terhadap slip gaji karyawan melalui aplikasi mobile.
Demikianlah berbagai kemudahan yang Anda dapatkan dengan memilih Appsensi sebagai mitra peningkatan performa perusahaan. Tertarik untuk mencoba layanan Appsensi? Hubungi kami untuk konsultasi lebih lanjut atau daftar di sini untuk mendapatkan akses gratis selama 30 hari.
