Panduan Lengkap Bagaimana Orientasi Karyawan Baru Dijalankan

Orientasi karyawan baru merupakan proses-proses yang disediakan perusahaan bagi karyawan baru untuk dapat diberikan informasi, dan pemahaman atas perusahaan dan tujuannya. Orientasi karyawan baru merupakan tahap perkenalan karyawan baru ke tanggung jawab, rekan kerja, serta lingkungan kerja di perusahaan. Orientasi umumnya dilakukan pada awal masa kerja selama periode tertentu. Secara sederhana, orientasi adalah upaya seseorang dalam memahami keadaan baru yang ada di sekitarnya.

Masa orientasi adalah masa terbaik untuk mengenal rekan-rekan kerja yang nantinya akan berhubungan dekat dengan Anda. Menurut resources.workable.com Selama masa orientasi, penting sekali untuk menjaga sikap dan perkataan agar dapat memberikan kesan yang baik pada kolega sesama kerja. Sangat penting karyawan baru menunjukkan keinginan belajar, sikap bekerja sama, dan berkontribusi untuk kemajuan perusahaan. Dengan orientasi harapannya karyawan baru dapat juga makin merasa nyaman karena sudah mengenal lingkungan kerjanya secara keseluruhan. Selain itu, karyawan lama dapat menerima anggota tim baru mereka dengan terbuka, dan mengenal secara lebih cepat dan baik.

Di dalam proses orientasi karyawan baru, hal yang diutamakan adalah karyawan tersebut perlu mengetahui bagaimana infrastruktur, fasilitas umum, gaji, dan peraturan-peraturan baik umum serta khusus yang ditetapkan oleh perusahaan. Jadwal dan lamanya waktu orientasi ini kembali ditetapkan oleh atasan langsung masing-masing karyawan tersebut atau dari departemen personalia atau SDM.

Biasanya orientasi karyawan akan berlangsung selama dua minggu sampai dengan satu bulan, atau bahkan bisa lebih lama lagi, tergantung dari banyaknya pengenalan yang harus dilakukan terhadap bagian-bagian lain yang nantinya akan berhubungan dengan pekerjaan.

Masa orientasi merupakan periode waktu yang sangat berharga bagi karyawan baru agar dapat mengenal pekerjaannya dengan baik, mengenal perusahaan lebih jauh, dan orang-orang yang berhubungan dengan pekerjaannya. Tidak jarang pada masa orientasi ini, karyawan baru juga mendapat kesempatan untuk bertemu dan berbincang-bincang dengan para pimpinan perusahaan. Setelah masa orientasi selesai, karyawan umumnya harus membuat laporan tentang hal-hal yang sudah dipelajarinya selama orientasi dan menjadi panduan untuk bekerja nanti.

Baca Juga: Pengertian Tentang Employee Management

Tujuan Orientasi Karyawan Baru

Program orientasi yang dilakukan oleh perusahaan kepada karyawan baru memiliki tujuan tertentu, Orientasi dilakukan oleh perusahaan terhadap karyawan yang baru dimilikinya dengan tujuan sebagai berikut:

• Memperkenalkan lingkungan kerja kepada karyawan baru, lokasi-lokasi yang perlu diketahui dan peraturan di tempat tersebut.
• Mendukung karyawan dalam beradaptasi dan berinteraksi dengan lingkungan perusahaan yang baru dimasukinya.
• Menumbuhkan rasa percaya diri karyawan baru. Sebagai bekal para karyawan baru sebelum ditugaskan di tempatnya kerja.
• Mempersiapkan kondisi mental karyawan, terutama fresh graduate agar mereka dapat membedakan dunia pendidikan dengan dunia pekerjaan.
• Karyawan mendapat pemahaman terkait organisasi dan budaya yang ada pada perusahaan. Menghindari gangguan psikologis karyawan ketika berada pada lingkungan kerja yang baru atau “culture shock“.
• Menunjukkan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, sehingga dapat meminimalisir kemungkinan terjadi kesalahan yang dilakukan karyawan baru.
• Menghindari terjadinya kekacauan yang sering terjadi saat karyawan baru saat menerima sebuah tugas dan tanggung jawab pekerjaan.
• Memberitahu kepada karyawan baru terkait pentingnya peran karyawan baru di dalam perusahaan.
• Mempercepat proses sosialisasi antara karyawan lama dengan karyawan baru dan meningkatkan proses penerimaan karyawan baru oleh seluruh staf serta karyawan-karyawan lama.
• Menimbulkan rasa diterima pada karyawan baru agar merasa nyaman saat menjadi bagian tim pada perusahaan.
• Memastikan produktivitas dan interaksi antar karyawan serta tim baik lintas divisi dan departemen dapat dimulai dengan cepat.

Manfaat Penerapan Orientasi Karyawan Baru

Orientasi yang dilakukan pada suatu perusahaan bisa mendatangkan berbagai manfaat bagi para karyawan baru. Manfaat orientasi tersbut adalah sebagai berikut:

• Karyawan menjadi lebih kompeten dalam melakukan pekerjaannya.
• Karyawan baru mengenal cara bekerja yang tepat dalam suatu perusahaan.
• Karena telah mendapat informasi tentang perusahaan dan pekerjaan, karyawan akan menjadi lebih percaya diri serta optimis dalam bekerja.

Checklist yang perlu disiapkan oleh tim Personalia

Tim Personalia atau HRD di perusahaan memiliki tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan program orientasi karyawan baik ketika masa perekrutan hingga onboarding. Berikut panduan beberapa langkah penyusunan program orientasi untuk karyawan baru:

• Memberikan sambutan yang menyenangkan kepada karyawan baru. Sambutan yang menyenangkan sangat penting untuk dilakukan karena pemberian sambutan merupakan starting point seorang karyawan baru telah sah menjadi bagian dari perusahaan.
• Melakukan office tour agar karyawan baru mengetahui lingkungan kerjanya. Office tour juga merupakan salah satu hal yang sangat penting untuk dilakukan agar karyawan baru dapat sekaligus merasakan suasana kantor dan bertemu karyawan lainnya.
• Memberikan employee kit dan contact person. Employee kit biasanya berupa kartu pegawai, seragam, peralatan kerja, serta kunci untuk mengakses loker atau ruang tertentu. Karyawan baru juga perlu mendapatkan keterangan yang jelas terkait jalur komunikasi yang akan digunakan sebagai karyawan perusahaan. Diantaranya adalah alamat email sebagai karyawan kantor, nomor ekstensi untuk bisa tersambung ke telepon, serta alamat pos untuk pengiriman dokumen.
• Memberitahukan Peraturan Perusahaan. Buku Peraturan Perusahaan (PP) sangat penting untuk diberikan kepada karyawan baru. Dalam memberikan buku tersebut, tim HRD sebaiknya juga memberikan penjelasan singkat, dan saran bagi karyawan untuk mempelajarinya.
• Menjelaskan job descriptions dan struktur organisasi perusahaan. Menjelaskan struktur organisasi akan memberikan gambaran tentang jalur koordinasi, jenjang jabatan, dan posisi karyawan baru. Selain itu, karyawan baru juga berhak untuk mengetahui lebih dalam tentang pekerjaan dan target kerja yang diharapkan perusahaan.
• Menjelaskan istilah-istilah khusus, prosedur keamanan dan kondisi gawat darurat, dan jadwal kegiatan perusahaan. Misalnya kegiatan rutin olahraga kantor, rencana kegiatan CSR, meeting bulanan, dan lain sebagainya.
• Menjelaskan terkait benefit karyawan. Karyawan baru perlu diberikan penjelasan yang baik tentang hak-hak mereka selama menjadi karyawan di perusahaan. Tim HRD perlu memberikan pemaparan yang, apa saja benefit yang akan diterima oleh karyawan baru. Misalnya asuransi kesehatan pribadi dan keluarga, tunjangan khusus, dan lain sebagainya.

Baca Juga: Skill Apa Saja Yang Wajib Dimiliki HRD

Jenis-Jenis Orientasi Karyawan Baru

Menurut kebutuhan dan sifat orientasi karyawan dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu:

Personal orientation (orientasi pada perorangan)

Orientasi dapat dilakukan untuk menggali personal dengan kemampuan individu dalam mengemukakan identitas dirinya sendiri juga orang lain yang ada di sekitarnya dalam perusahaan dan organisasi.

Temporal orientation (orientasi pada waktu)

Bertujuan agar individu dapat mengetahui periode hubungan kerja baik masa dan waktu, seperti hari masuk, tanggal libur, bulan-bulan khusus, tahun baik saat ini, informasi penting mengenai masa lalu ataupun masa yang akan datang.

Spasial orientation (orientasi pada tempat)

Kemampuan individu untuk mendapat informasi terkait batasan ruang lingkup kerja atau lokasi tempat ia bekerja serta hubungannya dengan lokasi-lokasi lain yang diperlukan, serta memahami peraturan yang berlaku di tempat-tempat tersebut.

Langkah-langkah program orientasi karyawan baru

Program orientasi karyawan pada umumnya dilakukan pada saat seorang karyawan pertama kali memasuki sebuah perusahaan atau pada saat karyawan naik jabatan atau promosi. Karyawan baru akan menjumpai anggota-anggota perusahaan yang lain, mempelajari bagaimana kebijakan yang berhubungan dengan kehadiran dan keterlambatan, serta mendengarkan filosofi dan tujuan perusahaan. Berikut ini adalah langkah-langkah program orientasi karyawan yang terdiri dari tiga tahap yaitu:

• Pre-arrival atau sebelum kedatangan yaitu hal-hal yang perlu dipelajari oleh karyawan baru sebelum karyawan tersebut bergabung di sebuah perusahaan.
• Encounter atau proses onboarding yaitu tahapan dimana karyawan baru mendapatkan pemahaman yang lebih jelas tentang perusahaan dan dihadapkan pada situasi bahwa harapan dan realita bisa jadi berbeda ketika sudah pertama mencoba meraskan lingkungan kerja tersebut.
• Metamorphosis atau tahap penyesuaian yaitu tahap terakhir dimana karyawan baru harus belajar mengatasi berbagai inkonsistensi yang mereka temukan di perusahaan. Pada tahap ini, karyawan baru telah terlatih dalam pekerjaan mereka, menunjukkan kinerja efektif, dan telah menyesuaikan diri dengan nilai-nilai dan norma para rekan kerjanya.

Orientasi pada sebuah perusahaan cukup penting untuk diselenggarakan agar karyawan dapat bekerja dengan baik bersama tim dan rekan kerjanya. Pada umumnya, setiap perusahaan mengandalkan bagian personalia atau tim HRD perusahaan dalam menjalankan program orientasi karyawan baru. Setelah mencermati informasi dan memahami apa saja yang perlu dipersiapkan untuk menjalankan sebuah program orientasi, tentunya mudah bagi Anda untuk mempersiapkan orientasi karyawan baru.

Program ini biasanya dilaksanakan pasca kegiatan rekrutmen dan seleksi. Dibutuhkan kreativitas dan inovasi tim Personalia atau HR sangat diandalkan untuk membuat variasi metode dan desain aktivitas yang efektif bagi tujuan orientasi karyawan. Perusahaan sebaiknya mulai melengkapi departemen HRD dengan software HR yang berkualitas seperti Appsensi.

Baca Juga: Panduan CSR Untuk Perusahaan

Dengan menggunakan Appsensi tim HRD akan terbantu untuk urusan Payroll serta administrasi seperti perhitungan gaji, upah lembur, PPh 21, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, serta daftar presensi kehadiran seperti data shifting, absensi serta cuti, dan lain sebagainya. Dengan terkelolanya urusan administrasi tersebut, maka tim HRD akan lebih fokus dan memiliki waktu yang lebih banyak untuk menjalankan program-program HR lainnya, pelajari lebih lanjut di appsensi.com bagaimana Appsensi dapat membantu Anda atau isi informasi pada form di bawah ini untuk mendapatkan trial gratis software HR Appsensi: