Sekarang, hampir semua perusahaan berusaha menemukan cara yang memungkinkan karyawannya untuk melakukan tugas-tugas terkait SDM (Sumber Daya Manusia) sendiri, tanpa bantuan departemen human resource (HR).
Menurut survei yang dilakukan Paychex, 73% karyawan di AS menginginkan perusahaan mereka untuk menawarkan platform SDM self-service. Ini juga memberikan solusi yang lebih efisien untuk departemen HR.
Platform ini dikenal sebagai employee self service (ESS). Dengan adanya ESS, karyawan dapat request cuti, melacak waktu kerja, dan kehadirannya dalam sistem berbasis web. Mereka juga dapat melengkapi atau memperbarui informasi pribadi, dan mengakses catatan pribadi lainnya.
Apa itu ESS? Apa saja keuntungan menggunakan sistem ESS? Simak artikel ini untuk mengenalinya lebih lanjut.
Apa itu Employee Self Service (ESS)?
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, ESS atau employee self service adalah teknologi SDM yang memungkinkan karyawan untuk melakukan hal-hal yang berhubungan dengan departemen HR. Dan, ini adalah fitur yang tersedia dalam HRIS (Human Resources Information System) modern.
ESS juga memungkinkan karyawan untuk mengakses dan mengubah informasi dasar tanpa harus pergi ke HR. Karyawan bisa meninjau hal-hal penting seperti tunjangan karyawan, detail penggajian, dan jadwal kerja.
Umumnya, berbagai pekerjaan HR diproses secara manual di kertas. Namun, berkat digitalisasi ini, semua pekerjaan itu menjadi lebih efektif dan instan.
Apa Fitur yang Dimiliki Employee Self Service (ESS)?
Dengan ESS, perusahaan membekali karyawannya dengan alat yang bisa mengakses, mengelola, dan memperbarui berbagai fungsi SDM yang berbeda di dalam satu platform
Berikut adalah beberapa aktivitas umum terkait HR yang bisa dilakukan dengan ESS.
1. Data Pribadi
Karyawan dapat dengan mudah memperbarui data pribadi mereka, termasuk informasi kontak, alamat tempat tinggal, dan informasi rekening bank, tanpa menyerahkan dokumen ke departemen HR.
Namun, persetujuan HR mungkin diperlukan untuk menyelesaikan beberapa perubahan ini.
2. Data Gaji
Employee self-service memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi tentang gaji dengan mudah. Contohnya, mereka dapat menemukan potongan gaji sebelumnya, rincian pemotongan pajak, dan semacamnya.
3. Log Waktu
Beberapa sistem ESS terintegrasi dengan waktu yang memungkinkan karyawan untuk dengan mudah melacak jam atau hari kerja mereka.
Ini sangat berguna bagi anggota staf yang masuk dan keluar setiap hari. Fitur ini juga biasanya melacak cuti yang tersisa, termasuk waktu sakit, hari libur, dan jenis cuti lainnya.
4. Penjadwalan
Employee self-service juga dapat menyederhanakan proses penjadwalan. Ketika anggota staf memasukkan waktu ketersediaan mereka, perangkat lunak ESS dapat membantu mengatur informasi tersebut untuk membuat, mengubah, dan mendistribusikan jadwal.
Fitur ini memungkinkan manager dan supervisor untuk berkomunikasi dengan karyawan secara langsung di platform.
5. Pengajuan Cuti
Beberapa sistem mengizinkan karyawan untuk meminta cuti untuk liburan atau jenis cuti lainnya, dengan asumsi mereka memiliki cukup banyak “jatah cuti” yang tersimpan dalam sistem.
Departemen HR dapat dengan cepat menyetujui atau menolak permintaan tersebut, sementara karyawan dapat dengan mudah memeriksa status permintaan mereka.
Apa Manfaat Menggunakan Employee Self Service (ESS)?
Dengan berbagai fitur yang sesuai untuk setiap jenis bisnis, ESS menawarkan keuntungan yang signifikan baik bagi karyawan maupun pemilik bisnis.
1. Mendapatkan Informasi Karyawan Terbaru
Karyawan dapat memperbarui informasi mereka sendiri, termasuk sertifikasi, kontak darurat, alamat, dan nomor telepon. Mendapatkan informasi langsung dari sumbernya akan meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan.
ESS juga memberi karyawan satu sumber untuk semua informasi perusahaan, seperti handbooks, kebijakan, dan pengumuman untuk mengurangi kebingungan dan miskomunikasi.
2. Kelola Waktu Cuti dengan Mudah
Apakah karyawan Anda masih mengisi formulir atau mengirim email untuk mengajukan cuti? Berkat ESS, mereka tidak perlu melakukan itu lagi. Karyawan hanya perlu mengaturnya melalui software manajemen absen.
Semua pihak terkait akan diinformasikan melalui email alert selama proses berlangsung. Selain itu, jatah cuti mereka juga akan secara otomatis diperbarui dan dapat diakses oleh orang yang bersangkutan.
3. Departemen HR Jadi Lebih Efisien
Kegiatan administrasi sebenarnya memakan 60% dari waktu kerja departemen HR. Ini berarti layanan ESS menawarkan kemungkinan untuk mengurangi beban mereka.
Jika beban kerja HR dapat dikurangi dengan mendelegasikan tugas administratif, manajer HR dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk berbagai masalah lainnya. Dengan demikian, mereka dapat memastikan kesuksesan jangka panjang perusahaan.
4. Karyawan Menjadi Lebih Bahagia
Hampir semua orang tentunya menginginkan cara yang lebih mudah untuk menangani tugas-tugas rutin. Employee self-service dapat memenuhi kebutuhan ini.
Dengan menerapkan ESS, karyawan dapat memeriksa hal-hal seperti perencanaan cuti tahunan, tracking waktu kerja, atau memperbarui informasi karyawan.
Karyawan tidak lagi harus melalui segudang dokumen atau orang untuk menanyakan informasi pribadi mereka. Mereka dapat dengan mudah menemukan jawaban atas pertanyaan mereka hanya dengan beberapa klik berkat ESS, Dengan begitu, mereka dapat memanfaatkan waktu kerja mereka dengan lebih baik.
5. Tidak Ada Lagi Pertanyaan Redundan
Masih berhubungan dengan poin sebelumnya, departemen HR tidak akan menerima pertanyaan seperti, “berapa saldo cuti saya?”, “Apakah cuti saya sudah disetujui?”
Semua ini tidak akan ditanyakan lagi karena karyawan bisa mengakses semua informasi mereka langsung di portal ESS, tanpa melalui HR.
6. Tracking Waktu dan Payroll yang Akurat
Apakah Anda pernah mendapatkan timesheet yang tidak lengkap atau karyawan yang lupa absen keluar?
Sekarang Anda tidak perlu mengkhawatirkan hal itu lagi karena ESS memungkinkan karyawan untuk menyelesaikan timesheet mereka segera setelah diingatkan. Kemudian mereka dapat memperbarui waktu kerjanya. Timesheet yang lengkap dan akurat juga mencegah kesalahan dalam proses gajian.
Baca juga: Mengenal Sistem Penggajian Payroll yang Praktis dan Aman
7. Akses Data Anytime dan Anywhere
Karyawan Anda dapat bekerja di kantor atau dari jarak jauh, mereka tetap dapat mengakses apa yang mereka butuhkan. Kapan saja, di mana saja, atau di perangkat apa pun.
8. Menghindari Waktu yang Terbuang untuk Memperbaiki Kesalahan
Dengan proses berbasis kertas dan inbox email yang berantakan, memperbaiki kesalahan akan memakan waktu. Sebaliknya, satu platform pusat di mana Anda dapat dengan mudah membuat perubahan dengan cepat dan efisien akan menghemat waktu.
Anda tidak perlu lagi bolak-balik mencetak ulang dokumen atau mencari email. Dengan employee self-service, informasi yang Anda butuhkan terpusat dalam satu sistem.
9. Hemat Biaya dan Perlengkapan Kantor
Biaya administrasi untuk memproses cuti atau mencetak formulir catatan karyawan, permintaan cuti, atau lembar waktu tidak boleh dianggap remeh.
Kurangi penggunaan dan biaya kertas dengan mengizinkan tim Anda mengakses catatan mereka dan dokumen lainnya secara online. Dengan mengganti dokumen kertas, Anda juga bisa memberikan dampak positif kepada lingkungan.
10. Lebih Aman
Employee self-service memberikan hak istimewa kepada karyawan untuk mengubah informasi detail mereka. Namun, untuk menghindari risiko penyalahgunaan data ini, HR dapat membatasi fungsinya.
Sebagai contoh; departemen HR dapat menonaktifkan bidang tertentu agar tidak dimodifikasi oleh karyawan. Ini memberikan keamanan yang ditingkatkan sambil memberikan kontrol terbatas kepada karyawan.
Selain itu, Anda juga tidak perlu khawatir dokumen ini jatuh ke orang yang salah karena semuanya disimpan secara elektronik di database ESS.
Baca juga: Hanya Perusahaan dengan Software HRIS Akan Selamat Masa Pandemi
Appsensi: Solusi Employee Self Service (ESS) untuk Perusahaan Anda
Employee self service (ESS) adalah cara yang bagus untuk mendukung pekerja Anda dan meningkatkan upaya yang terkait dengan HR. Layanan ESS yang dipikirkan dengan matang dapat memberikan dukungan internal 24/7, meringankan beban tim HR Anda, dan menghemat waktu karyawan saat menangani tugas administratif terkait pekerjaan.
Melihat jumlah keuntungan yang ditawarkan ESS, akan sangat disayangkan jika perusahaan tidak menerapkannya.
Memilih layanan ESS yang tepat juga tergantung pada ukuran dan persyaratan perusahaan Anda. Layanan ESS dapat mempersonalisasi pengalaman karyawan dan memungkinkan departemen HR Anda menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, lebih akurat, dan tanpa stres.
Salah satu penyedia layanan employee self-service yang bisa Anda gunakan adalah Appsensi.
Appsensi adalah aplikasi absensi online yang fokus pada solusi HR. Dengan Appsensi, tim HR dapat:
- Catat data kehadiran karyawan dengan mudah (termasuk waktu lembur)
- Mencatat aktivitas karyawan secara real-time
- karyawan dapat mengajukan cuti dan mendapatkan persetujuannya dengan cepat
- Mendapatkan grafik informasi untuk progres dan laporan bulanan
- Memberikan akses mudah laporan slip gaji
Tidak hanya itu, Appsensi juga memiliki fitur Earned Wage Access (Tarik Gaji Fleksibel). Ini merupakan layanan opsional bagi karyawan untuk mengakses lebih awal terhadap uang yang sudah dihasilkan secara prorata. Fitur ini aktif apabila perusahaan menghendakinya, sehingga karyawan tidak dapat mengaktifkan secara sepihak.
Tertarik untuk menggunakan layanan ESS Appsensi? Anda dapat menghubungi kami di sini. Jika masih ragu, Anda juga bisa mencoba aplikasi mobile attendance Appsensi secara gratis selama 30 hari.
