Sejauh ini, kita sering mendengar istilah reimbursement dalam konteks keuangan perusahaan. Reimbursement mengacu pada pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan kepada karyawan yang berhak mengklaimnya melalui pembayaran tunai. Namun, pernahkah Anda mendengar tentang istilah disbursement?
Key Takeaways
- Dalam konteks transaksi keuangan perusahaan, disbursement memiliki arti sebagai pencairan dana oleh pihak pembayar atau perusahaan dari suatu rekening.
- Ada tiga jenis kegiatan disbursement, yaitu cash disbursement journal, cash disbursement, dan cash receipt journal.
- Disbursement dapat membantu meningkatkan efektivitas transaksi, menjamin transaksi keuangan menjadi lebih mudah, memudahkan proses audit serta backup data keuangan, membuat proses rekapitulasi keuangan menjadi lebih efektif, serta meningkatkan performa perusahaan.
Mungkin istilah ini masih terdengar asing bagi Anda. Dalam praktiknya, disbursement dalam dunia bisnis berhubungan erat dengan kegiatan keuangan atau keuangan perusahaan atau pelaku bisnis.
Jika Anda akrab dengan istilah payment dalam transaksi sehari-hari, arti disbursement sebenarnya tidak jauh berbeda, yaitu pembayaran dalam konteks bisnis. Disbursement adalah istilah yang sering digunakan dalam perusahaan dan terkait erat dengan aktivitas akuntansi. Pada dasarnya, disbursement merupakan proses pembiayaan yang dilakukan oleh perusahaan.
Lalu, apa sebenarnya disbursement itu? Artikel ini akan membahas beberapa hal terkait disbursement, mulai dari pengertian disbursement, jenis kegiatan disbursement, hingga manfaat disbursement.
Apa itu Disbursement?
Penting untuk mengetahui definisi disbursement agar Anda dapat lebih mudah memahami konteks sebenarnya. Ada definisi yang dapat digunakan untuk menjelaskan apa itu disbursement.
Secara harfiah, disbursement dapat diartikan sebagai pembayaran. Namun, istilah disbursement lebih sering digunakan dalam ranah bisnis dan perusahaan, khususnya keuangan perusahaan. Dalam praktiknya, istilah disbursement memiliki makna yang sedikit berbeda tergantung pada konteks penggunaannya dan situasi yang sedang terjadi.
Dalam konteks transaksi keuangan perusahaan, disbursement memiliki arti sebagai pencairan dana oleh pihak pembayar atau perusahaan dari suatu rekening. Umumnya, disbursement dilakukan untuk melakukan transaksi keuangan, seperti sewa peralatan, membayar vendor, membeli bahan baku, hingga menggaji karyawan.
Selain itu, ada beberapa istilah disbursement yang digunakan di dunia bisnis, yaitu:
1. Disbursement Plan
Disbursement plan merujuk pada suatu dokumen yang menggambarkan rencana pencairan dana dari rekening perusahaan atau rekening bank yang dimiliki oleh perusahaan.
2. Disbursement Float
Disbursement float merupakan istilah dalam bidang akuntansi yang mengacu pada penundaan pencairan dana oleh pihak yang melakukan pembayaran.
3. Disbursement Fee
Disbursement fee merupakan biaya yang dikenakan untuk setiap pengiriman paket dari luar negeri ke Indonesia. Contoh penggunaan disbursement fee sering dijumpai dalam perusahaan ekspedisi.
Baca juga: Cek Besaran Penghasilan Tidak Kena Pajak Terbaru di Sini
Jenis-Jenis Kegiatan Disbursement
Setelah mengerti definisi dan istilah yang ditemui dalam disbursement, Anda juga harus memahami jenis kegiatan yang masuk ke dalam disbursement. Kegiatan tersebut, antara lain:
1. Cash Disbursement
Kegiatan ini merujuk pada transaksi pembayaran langsung untuk melunasi atau membayar suatu hal. Sebagai contoh, dalam lingkup perusahaan, jika Anda sebagai karyawan perlu mengajukan penggantian biaya transportasi saat melakukan perjalanan bisnis di dalam kota, divisi keuangan akan melakukan cash disbursement. Tujuannya adalah untuk memastikan proses transaksi dapat segera diselesaikan.
Biasanya, untuk nominal yang kecil, dana akan diambil dari kas perusahaan. Namun, jika jumlah penggantian melebihi satu juta, prosesnya mungkin akan memakan waktu lebih lama karena perusahaan perlu melakukan proses administratif yang lebih detail.
Penggunaan cash disbursement memungkinkan perusahaan untuk membayar secara tunai dan langsung, menghindari proses yang rumit atau pembayaran melalui sistem non-tunai. Meskipun pembayaran tunai memiliki keuntungan dalam kecepatan dan kemudahan, perlu diingat bahwa perusahaan juga harus menjaga kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang berlaku, termasuk pemantauan pengeluaran serta pencatatan yang akurat.
2. Cash Disbursement Journal
Cash disbursement journal merupakan catatan yang digunakan untuk mencatat semua pembayaran yang dilakukan secara tunai. Dalam setiap perusahaan, aliran kas merupakan hal yang penting dan perlu dicatat dengan baik.
Cash disbursement journal umumnya dilakukan dengan mencatat dan menyusun jurnal arus kas yang dibuat pada pembukuan. Saat ini, pembukuan kas umumnya dilakukan dengan menggunakan aplikasi jurnal keuangan, seperti Google Spreadsheet atau aplikasi keuangan lainnya.
3. Cash Receipt Journal
Selanjutnya, terdapat cash receipt journal. Cash receipt journal merupakan lawan dari cash disbursement journal, yang mana cash receipt journal lebih berfokus pada penerimaan kas perusahaan.
Transaksi yang tercatat dalam cash recipient journal tidak hanya berkaitan dengan pembayaran tunai saja. Akan tetapi, cash recipient journal juga dapat digunakan untuk pembukuan dividen maupun penerimaan bunga.
Manfaat Disbursement
Selain itu, disbursement juga memiliki beragam manfaat yang dapat dirasakan oleh perusahaan. Manfaat tersebut, antara lain:
1. Memudahkan Proses Transaksi Keuangan Perusahaan
Disbursement pada dasarnya memberikan keuntungan bagi perusahaan saat bisnis berjalan dengan cepat. Melalui sistem disbursement, Anda dapat melakukan kegiatan perniagaan maupun transaksi keuangan secara cepat dan efektif. Terlebih, sistem disbursement juga bisa didukung dengan sistem aplikasi yang disesuaikan perusahaan. Hal ini membuat aktivitas keuangan yang berkaitan dengan pembelian barang maupun pembiayaan menjadi lebih cepat, efektif, dan efisien.
2. Meningkatkan Keamanan Transaksi
Dengan sistem disbursement, keuangaan perusahaan menjadi semakin aman. Perusahaan dapat memantau dan mengawasi alokasi kas keuangan perusahaan. Dengan demikian, Anda dapat memastikan jika tidak ada penyalahgunaan dana perusahaan oleh berbagai pihak.
Selain itu, pencatatan disbursement yang dilakukan secara rutin juga bisa membantu perusahaan dalam merancang disbursement plan. Tentunya, ini membuat perusahaan memiliki perencanaan pemanfaatan anggaran perusahaan yang lebih matang.
Tidak hanya itu, dengan menggunakan disbursement, perusahaan dapat dengan mudah melakukan pengawasan terhadap berbagai transaksi keuangan. Pengawasan atau pemantauan aliran kas dan keuangan perusahaan merupakan hal yang penting dilakukan. Hal ini bertujuan untuk mengetahui semua pengeluaran dan keadaan kas perusahaan. Dalam mengendalikan semua kegiatan keuangan, sistem disbursement sangat membantu bagi divisi keuangan.
3. Memudahkan Proses Audit
Manfaat selanjutnya dari disbursement adalah untuk memudahkan proses audit keuangan perusahaan. Proses audit biasanya memakan waktu yang cukup lama karena membutuhkan ketelitian dan memastikan bahwa hasilnya tepat.
Dengan keberadaan disbursement, audit akan menjadi lebih mudah dilaksanakan maupun untuk melaporkan laporan keuangan. Hal ini karena disbursement membuat pemasukan maupun pengeluaran keuangan menjadi tercatat dan terpantau dengan baik.
4. Memudahkan Proses Backup
Melalui disbursement, divisi keuangan maupun finance mendapatkan kemudahan dalam melakukan rekap data keuangan perusahaan yang dilakukan secara menyeluruh. Proses rekap tersebut tentunya dibutuhkan penyusunan backup data, yang mana backup data ini penting untuk menjaga transparansi anggaran dan keuangan perusahaan.
5. Memudahkan Proses Rekapitulasi Keuangan Perusahaan
Manfaat lain dari disbursement adalah proses rekapitulasi keuangan perusahaan menjadi semakin mudah. Divisi keuangan memiliki kewajiban untuk melakukan kegiatan rekapitulasi keuangan perusahaan.
Untuk memudahkan proses rekapitulasi keuangan tersebut, maka dibutuhkan sistem disbursement yang efektif, efisien, transparan, dan aman. Keberadaan disbursement dapat membantu divisi keuangan dalam proses rekapitulasi keuangan.
6. Meningkatkan Kinerja Perusahaan
Disbursement juga memiliki kontribusi dalam meningkatkan kinerja bisnis di perusahaan. Sebagai contoh, jika proses disbursement tidak optimal dan menyebabkan keterlambatan pembayaran gaji, karyawan akan merasa cemas dan tidak puas dengan manajemen perusahaan. Ketidakpuasan tersebut dapat berdampak pada kinerja mereka di tempat kerja.
Contoh lain dari disbursement adalah ketika perusahaan memberikan pengembalian dana (refund) untuk produk yang sedang tidak tersedia (out of stock). Perusahaan mungkin perlu menangani banyak pengembalian dana dalam waktu yang bersamaan, yang dapat menyebabkan keterlambatan dalam prosesnya. Hal ini dapat membuat konsumen semakin kecewa dan berpotensi beralih ke pesaing lain.
Baca juga: Jenis-Jenis Upah yang Perlu Diketahui untuk Penyusunan Gaji Karyawan
Hitung Pembayaran Gaji Karyawan Secara Tepat dengan Appsensi
Jika Anda membutuhkan software untuk menghitung pembayaran gaji dengan akurasi tinggi, manfaatkanlah Appsensi sebagai software HR yang dapat diandalkan. Aplikasi Appsensi menyediakan fitur payroll yang akan membantu tim keuangan dalam menyusun dokumen take home pay dengan tepat. Selain itu, terdapat juga fitur earned wage access yang memungkinkan para karyawan untuk menarik gaji lebih awal dan membantu mereka dalam mengatur keuangan secara mandiri.
Appsensi juga menawarkan berbagai fitur lainnya, seperti presensi online, pelacakan secara langsung (live-tracking), manajemen shift, pengajuan cuti dan lembur, perhitungan pajak PPh21 terbaru, serta klaim cuti dan klaim penggantian biaya lainnya.
Apakah Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang kemudahan yang ditawarkan oleh Appsensi? Manfaatkan Appsensi untuk kebutuhan bisnis dan perusahaan Anda. Temukan informasi lebih lengkap tentang Appsensi dengan mengklik tautan ini.
