Pengertian, Tugas, Tanggung Jawab dan Skill Account Officer

Februari 22, 2023

Seperti yang diketahui, keuangan merupakan hal vital di perusahaan. Oleh karena itu, dibutuhkan orang yang mampu mengelola pembukuan keuangan perusahaan. Peran ini mengacu pada jobdesk Account officer (AO). 

Key Takeaways 

•  Account officer adalah seseorang yang bertugas untuk mengkoordinasikan pendapatan serta pengeluaran dari sebuah perusahaan.
• Account officer memiliki tugas dan tanggung jawab yang beragam dengan tugas utama mengelola pembukuan keuangan perusahaan.
• Seseorang harus memiliki skill utama dan juga soft skill dari account officer untuk memulai karir sebagai account officer.

Namun selama ini, masih banyak yang mengira pekerjaan account officer sama dengan accounting officer. Padahal, keduanya merupakan dua hal berbeda. Account officer pada umumnya dapat ditemukan di perusahaan yang bergerak di sektor finansial. Seperti di bank, leasing, koperasi dan lembaga keuangan lainnya.  Simak penjelasan lengkapnya berikut ini untuk cari tahu lebih banyak tentang apa itu account officer, tugas dan tanggung jawabnya serta skill yang harus dimiliki. 

Apa Itu Account Officer?

Account officer adalah seseorang yang bertugas untuk mengkoordinasikan pendapatan serta pengeluaran dari sebuah perusahaan. Seorang account officer bertanggung jawab dalam melakukan pembukuan perusahaan, mengurus kas perusahaan dan biaya karyawan, mengelola faktur, serta memastikan kelancaran transaksi dengan klien.

Account officer terdiri dari dua kata bahasa inggris, yakni ‘account’ dan ‘officer’. Jika diterjemahkan, account artinya akun atau nasabah atau klien. Sementara officer adalah petugas. Jadi bisa dikatakan juga bahwa account officer adalah seorang petugas yang sehari-harinya mengurusi berbagai hal berhubungan dengan nasabah atau klien.

Tugas Account Officer

1. Collecting

Tugas account officer yang pertama yakni collecting. Dengan tujuan untuk mencari calon klien atau nasabah baru. Collecting ini meliputi menyebar brosur, menggunakan sosial media, hingga meminta referensi pada orang yang dikenalnya. Salah satu kendala account officer adalah ketika ada orang yang menolak dengan kasar pada saat ditawari produk.

2. Membuat dan memproses invoice 

Seorang account officer juga bertugas membuat dan memproses invoice (faktur). Proses ini mulai dari proses penerimaan invoice hingga pembayarannya. Saat ini format invoice yang digunakan pun bermacam-macam ada yang berbentuk email, PDF, bahkan bentuk fisik (kertas). 

3. Mengecek ulang antara invoice dengan pembayaran dan pengeluaran

Setelah memproses invoice, account officer juga bertugas memeriksa dan mengecek ulang invoice dengan pembayaran dan pengeluaran perusahaan agar lebih akurat. Periksa setiap tanggal yang tercantum dalam invoice dengan teliti untuk memastikan tidak ada yang terlewati. Jika ada tanggal invoice yang tidak sesuai dengan pengeluaran maupun pembayaran, maka Account Officer Bertanggung jawab untuk melakukan follow up terhadap klien.

4. Melakukan pengenalan produk ke klien atau konsumen

Hal berikutnya yang menjadi tugas account officer adalah melakukan pengenalan produk ke klien. Biasanya, produk yang ditawarkan berupa jasa yang dikeluarkan oleh perusahaan tempatnya bekerja. Bisa dalam bentuk pinjaman kredit, deposito, atau bentuk jasa lainnya. Dalam menjalankan tugas ini, account officer biasanya melakukan pengenalan produk ketika klien datang ke tempat atau sebaliknya account officer yang datang ke kantor klien.

5. Memberikan solusi atas masalah klien

Akan ada saatnya dimana klien datang dan mengeluh karena mengalami masalah atau kesulitan. Disini account officer bertugas memberikan solusi atas masalah tersebut. Solusi yang diberikan harus berdasarkan pada ketentuan dan kebijakan perusahaan. Kendala yang biasanya dihadapi account officer adalah klien atau nasabah yang bersikap tidak ramah dan tidak sabar. Maka dari itu, seorang account officer harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik.

6. Menjalin hubungan baik dengan klien

Salah satu tugas account officer yang juga tak kalah penting adalah menjalin hubungan baik dengan klien. Misalnya dengan melakukan follow up terkait penawaran produk. Hal ini berlaku untuk klien baru dan juga klien lama. Cara yang dapat dilakukan dalam mengerjakan job desc account officer satu ini adalah menghubungi klien melalui telepon, WhatsApp atau SMS. Namun akan lebih baik lagi jika seorang account officer mendatangi langsung klien untuk sekadar bertukar sapa.

7. Memberikan penjelasan terperinci

Saat ditawari produk oleh account officer, tidak semua klien langsung memahami apa yang dimaksud. Maka dari itu, tugas account officer adalah memberikan penjelasan terperinci kepada klien sampai mereka mengerti dan paham. Tugas ini memiliki tantangan tersendiri, ketika klien terlanjur tidak paham atau bahkan salah paham dengan produk yang ditawarkan. Namun seorang account officer yang baik adalah yang berani bertanggung jawab akan pekerjaannya kepada atasan.

8. Melakukan koordinasi dengan marketing

Tugas account officer selanjutnya adalah melakukan koordinasi dengan tim marketing perusahaan. Ini diperlukan untuk mempermudah dalam membuat perencanaan pemasaran.

9. Mengelola akun klien atau nasabah

Tugas dan tanggung jawab account officer tidak berhenti sampai mencari nasabah atau klien saja. Seorang account officer pantang meninggalkan begitu saja klien atau nasabah yang sudah direkrut. Mereka juga harus mengelola akun klien atau nasabah. Hal ini dilakukan agar akun nasabah tidak mengalami masalah di masa mendatang. Ini berlaku baik pada nasabah lama atau nasabah baru.

10. Melakukan pengelolaan produk dan kredit

Job desc account officer lainnya yaitu melakukan pengelolaan produk dan kredit. Seperti menawarkan dan juga memberikan produk yang sesuai dengan kebutuhan klien atau nasabah. Tidak hanya itu, account officer juga harus melakukan pengecekan kepada klien atau nasabah dengan benar. Hal ini untuk memastikan agar nasabah melakukan kewajibannya dengan lancar.

11. Memelihara catatan keuangan perusahaan 

Account officer adalah posisi yang bertugas dan bertanggung jawab untuk memeriksa catatan keuangan perusahaan. Seorang account officer harus memastikan akurasi dan kepatuhan hukum keuangan secara keseluruhan, serta menyelesaikan akun ke buku besar.

12. Menangani pajak dan piutang

Selanjutnya account officer bertugas untuk menangani pajak dan piutang perusahaan. Mulai dari menghitung pajak terutang, menyiapkan pengembalian pajak, menyelesaikan berbagai transaksi pajak keuangan, hingga menangani pertanyaan akun dari sumber internal dan eksternal.

13. Menyeimbangkan anggaran keuangan

Fungsi account officer berikutnya adalah menyeimbangkan anggaran perusahaan. Mereka akan mengembangkan probabilitas berdasarkan tren pasar dan perusahaan, menyiapkan laporan pendapatan operasional dan potensial. Jika diperlukan, account officer dapat melakukan audit internal terhadap aktivitas keuangan di perusahaan.

14. Membuat laporan kerja

Tugas lain account officer adalah membuat laporan kerja. Laporan kerja yang dibuat berisi analisis dari setiap klien atau nasabah yang sedang diurus. Pembuatan laporan kerja harus dilakukan berkala dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

15. Membuat laporan keuangan

Selain membuat laporan kerja, account officer juga bertugas membuat laporan keuangan. Memastikan laporan keuangan tertib dan teratur serta dipelihara setiap saat. Semua temuan keuangan tersebut  nantinya akan dilaporkan kepada manajemen dalam bentuk laporan tertulis. Selain itu, mereka juga bertugas membuat laporan peraturan untuk auditor internal.

16. Memberi rekomendasi keuangan kepada manajemen

Account Officer memiliki tugas dan wewenang untuk memberi rekomendasi kepada manajemen tentang peluang peningkatan dalam anggaran. Mereka berhak memberi tahu manajemen tentang temuan praktik keuangan yang tidak patuh dan inefisiensi. 

Tanggung Jawab Account Officer

Setelah memahami apa itu account officer dan berbagai tugasnya, selanjutnya perlu dipahami juga apa saja tanggung jawab account officer, yaitu antara lain:

• Memastikan produk yang ditawarkan perusahaan bisa terdistribusi dengan baik ke klien dan tepat sasaran.
• Memastikan nasabah atau memahami produk yang dipilihnya.
• Menjaga hubungan baik dengan klien atau nasabah, meski beberapa dari mereka tak menaruh minat pada produk yang ditawarkan.
• Memastikan klien atau nasabah mendapatkan solusi yang tepat dan cepat atas keluhan dan masalah yang dialaminya.
• Menjaga nama baik perusahaan di hadapan klien atau nasabah.

Skills Utama yang Harus Dimiliki Account Officer

1. Mahir menggunakan komputer dan software pengolah data, terutama seperti Microsoft Excel dan/atau QuickBooks.
2. Memiliki keahlian matematika tingkat lanjut untuk menjaga keakuratan pencatatan dan penghitungan.
3. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dalam bentuk lisan atau tulisan untuk berinteraksi dengan klien atau nasabah. Terutama mengenai topik sensitif seperti penagihan dan pembayaran.
4. Memiliki kemampuan mengorganisir yang baik untuk menjaga catatan keuangan perusahaan dan invoice akurat dan detail.
5. Bisa bekerja secara multitasking untuk mengelola beberapa akun klien atau nasabah, invoice, dan bentuk pembayaran lainnya.
6. Memiliki tingkat efisiensi kerja yang tinggi untuk menangani berbagai problem account officer dengan cepat dan minim gangguan.

Jenis Account Officer

• Account Officer Micro
• Account Officer SME
• Account Officer Secured Loan
• Account Officer Financial Services
• Account Officer Kredit

Pada dasarnya tugas dari kelima jenis account officer sama. Semua jenis account officer tersebut bisa ditemukan di perusahaan yang bergerak di sektor finansial. Hanya yang membedakan adalah produk yang dipasarkan. 

Soft Skills Account Officer

1. Akuntansi dasar

Seorang account officer wajib memiliki kemampuan akuntansi dasar. Kemampuan ini sangat dibutuhkan karena tugas-tugas yang dikerjakan oleh seorang account officer berkaitan dengan ilmu akuntansi. Oleh karena itu, kemampuan akuntansi dasar, minimal harus dimiliki oleh Anda yang minat berkarir menjadi account officer.

2. Kemampuan komunikasi

Kemampuan komunikasi juga dibutuhkan untuk mengisi posisi account officer perusahaan. Hal tersebut karena nantinya Anda akan bertemu dengan banyak orang. Salah satunya adalah klien perusahaan. Tak sekadar berinteraksi, Anda juga harus dapat meyakinkan klien menggunakan kemampuan komunikasi yang Anda miliki.

3. Kemampuan analisis yang tinggi

Jika Anda memiliki kemampuan analisis yang tinggi, tentu saja menjadi sebuah poin plus bagi Anda yang ingin berkarir sebagai account officer. Analisis yang tinggi dilakukan untuk mengelola keuangan perusahaan.

4. Detail oriented

Account officer sebisa mungkin jeli dan fokus pada detail (detail oriented). Pasalnya, tugas yang dikerjakan account officer, membutuhkan ketelitian yang tinggi terlebih saat menghitung keuangan perusahaan.

Demikian informasi mengenai pengertian, tugas, tanggung jawab dan skill account officer. Semoga informasi di atas berguna bagi Anda yang sedang mencari tahu mengenai account officer. Klik link ini untuk cari tau seputar karir account officer lainnya dari Appsensi.