Contoh Form Absensi Karyawan Shift Lengkap Dengan Panduan

Juli 29, 2022

Merangkum kehadiran karyawan secara shift merupakan salah satu tantangan untuk HR dan manajemen personalia. Karyawan shift perlu menggunakan spreadsheet yang dapat bermanfaat dan Anda gunakan untuk mengatur informasi karyawan Anda saat menyiapkan jadwal kerja Shift. Dengan menyiapkan template jadwal dalam spreadsheet, Anda dapat dengan cepat memperbarui dan mendistribusikan informasi shift untuk tim Anda. Dalam artikel ini tersedia contoh form absensi karyawan shift yang bisa menjadi referensi untuk Anda.

Contoh Form Absensi Karyawan Shift

Memahami metode untuk membuat jadwal shift dapat membantu Anda menjadi lebih efisien dan menghemat waktu saat membuat dan mendistribusikan jadwal kerja shift untuk karyawan dan tim Anda.

Trend Jadwal Kerja Shift Karyawan Saat Ini

Sistem kerja shift saat ini sangat populer dan telah diterapkan oleh banyak perusahaan di berbagai bidang industri misalnya seperti telekomunikasi atau customer service bahkan FnB. 

Umumnya jam kerja shifting diatur oleh perusahaan yang beroperasi pada bidang jasa kesehatan, pusat berbelanja, media massa beserta pengamanan. Umumnya perusahaan akan membagi jam kerja menjadi beberapa shift seperti shift 2 atau shift 3. Tentunya pembagian shift ini akan berbeda-beda pada tiap perusahaan dan menyesuaikan kebutuhannya masing-masing.

Namun tetap saja ada batas yang harus diikuti oleh perusahaan dalam menentukan jadwal shifting. Batas ini tertulis di Pasal 77 Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (UKK 13/2003) dan diperbarui di Undang-undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja (UU Cipta Kerja).

Berdasarkan aturan di atas, berikut ketentuan jam kerja yang bisa dipilih perusahaan:

  • kerja sehari 7 jam (jika masuk 6 hari seminggu)
  • kerja sehari 8 jam (jika masuk 5 hari seminggu)

Apa pun skema kerja pilihan kantor, jumlah jam kerja dalam seminggu tak boleh lebih dari 40 jam. Kalau lebih dari itu, waktu kerja akan dihitung lembur.

Jadi apabila disimpulkan ketentuan untuk shifting di Indonesia adalah:

  • Perusahaan boleh memilih dua skema shift:
    • kerja sehari maksimal 7 jam (jika masuk 6 hari seminggu).
    • kerja sehari maksimal 8 jam (jika masuk 5 hari seminggu).
  • Satu orang tak boleh bekerja selama lebih dari 40 jam seminggu.
  • Apabila durasi kerja lebih dari ketentuan, jam tersebut dihitung lembur.

Selain itu, ada ketentuan tambahan di Pasal 76 UUK 13/2003 yang tidak diubah oleh UU Cipta Kerja. Berikut rinciannya:

  • Ada pekerja yang tak boleh masuk antara pukul 23.00-07.00, yakni:
    • Perempuan yang usianya <18 tahun.
    • Perempuan hamil (apabila dinyatakan berbahaya oleh dokter).
  • Pekerja perempuan yang masuk antara pukul 23.00-07.00 harus mendapat:
    • Makanan dan minuman bergizi.
    • Fasilitas angkutan antar dan jemput.
    • Perusahaan harus menjaga kesusilaan dan keamanan selama di tempat kerja.

Selain itu ada beberapa sistem shift yang berbeda-beda pada tiap perusahaan yaitu:

1. Fixed shift

Seperti namanya, fixed shift adalah sistem kerja dengan jadwal yang sudah pasti. Misalnya, karyawan harus masuk Selasa-Kamis dan Sabtu-Minggu. 

2. Rotating shift

Rotating shift adalah kebalikan dari fixed shift. Dalam periode tertentu, karyawan akan diminta masuk pagi hari. Di lain kesempatan, karyawan punya jam kerja di malam hari. Pergantian shift ini bisa terjadi tiap hari, minggu, atau bulan. Semua tergantung dari kebijakan perusahaan.

3. Split shift

Menurut Indeed, split adalah sistem shift yang dibagi dua. Sebagai contoh, kamu akan diminta bekerja selama 5 jam di pagi hari. Setelah itu, kamu beristirahat sepanjang siang. Pada malam harinya, kamu harus kembali bekerja selama 3 jam.

4. Weekday/weekend shift

Ada juga kantor yang hanya membedakan shift di hari kerja (Senin-Jumat/Sabtu) dan hari libur (Sabtu dan/atau Minggu). 

Kenapa Diperlukan Form Absensi Karyawan Shift?

Tentunya dalam mengelola jadwal shifting diperlukan sebuah form untuk menjadwalkan absensi karyawan yang bekerja shift. Untuk itu diperlukan sebuah form khusus untuk kerja shifting tujuannya agar baik karyawan dan HR dapat mengelola absensi karyawan secara terbuka, apalagi kalau perusahaan tersebut memiliki banyak karyawan dan bekerja pada industri yang mengharuskan kerja shifting.

Kebutuhan open form menggunakan spreadsheets juga memudahkan kultur kerja yang dinamis dan open terhadap perubahan. Kolaborasi bisa dilakukan langsung kedalam spreadsheets, dan setiap karyawan, SPV, dan HR bisa langsung melihat jadwal shift yang tertera pada form spreadsheets tersebut.

Contoh Form Absensi Karyawan Shift Menggunakan Google Sheets

Contoh Form Absensi Karyawan Shift

Agar HR tidak kebingungan membuat form absensi karyawan dengan jadwal shifting, HR dapat membuat formatnya secara mudah dengan Google Sheets. Dengan form ini, baik karyawan dan HRD dapat mengecek jadwal shifting masing-masing karyawan dan HRD juga dapat mengoreksi absensi karyawan secara real-time apabila diperlukan. 

Berikut ini adalah contoh dari tampilan absensi kerja shifting menggunakan Google Shifting. Anda juga bisa mendownload form ini secara gratis pada link berikut ini: Download form Absensi Shifting Karyawan

Manfaat Menggunakan Form Absensi Karyawan Untuk Kerja Shift

Bekerja secara shifting mungkin terdengar melelahkan, padahal nyatanya bekerja shifting memiliki beberapa manfaat yang tidak bisa dirasakan oleh jam kerja normal, yaitu:

  1. Terjaganya kesehatan: Sistem kerja yang dibatasi dan telah diatur sedemikian rupa membuat kesehatan karyawan akan lebih terjaga.
  2. Jam kerja fleksibel: Sistem kerja shift memungkinkan karyawan bekerja bergantian dengan karyawan lainnya. Bagi karyawan, hal tersebut juga akan memungkinkan mereka melakukan pertukaran shift dengan karyawan lain ketika mereka mungkin tidak dapat memenuhi jadwal kerja yang diberikan. Hal tersebut memicu terjadinya fleksibilitas jam kerja karyawan.
  3. Terbebas dari kemacetan: Kebanyakan kantor mewajibkan pegawainya untuk bekerja dari pukul 9 pagi hingga 5 sore. Wajar apabila pagi hari akan sangat menyebalkan untuk berlalu lalang di jalanan. Beruntung bagi Anda yang bekerja di malam hari, karena tidak perlu menghadapi kemacetan karena jalanan cenderung lebih sepi di malam hari.
  4. Gaji lebih tinggi: karyawan yang bekerja shifting terutama di malam hari, cenderung mendapatkan gaji lebih tinggi. Hal ini disebabkan karena pada waktu tersebut digunakna untuk bekerja sehingga Anda akan mendapatkan gaji yang sepadan dengan waktu istirahat yang telah dikorbankan.
  5. Produktivitas normal: Karyawan yang bekerja dengan jam kerja tidak berlebihan akan memberikan kinerja yang jauh lebih baik daripada karyawan yang dipaksakan bekerja lembur.
  6. Perkembangan SDM: Karyawan memiliki lebih banyak waktu untuk berinteraksi dan mempelajari skill baru untuk dirinya.
  7. Absensi lebih baik: Tingkat absensi karyawan yang jam kerjanya sangat padat cenderung tidak terlalu baik. Kelelahan dan faktor kejenuhan yang muncul akibat terlalu banyak bekerja menyebabkan karyawan bolos kerja sehingga catatan absennya akan memburuk. 

Semoga dengan artikel ini dapat menambah referensi Anda mengenai sumber kelengkapan file untuk manajemen SDM atau Personalia. Contoh form absensi karyawan shift disini bisa di aplikasikan untuk kebutuhan bisnis maupun perusahaan. Jika Anda merasa menggunakan form manual ini cukup sulit dan tidak mudah. Anda bisa menggunakan solusi dari Appsensi. Klik di sini untuk pelajari lebih lanjut mengenai kemudahan kelola Absensi online secara otomatis.

Author Profile

Nuritia Ramadhani

Content Manager

|

Share this post on

Related Article

Leave a Reply

Name

Email

Comments