Ketahui Serba Serbi Administrasi Kepegawaian

Setiap perusahaan pasti memiliki bagian administrasi, termasuk salah satunya administrasi kepegawaian. Administrasi kepegawaian menjadi hal yang sangat penting dipelajari, bukan hanya bagi Anda yang ingin meniti karier di suatu perusahaan, namun juga bagi semua orang yang ingin mendirikan suatu bisnis atau usaha.

Key Takeaways

• Administrasi kepegawaian didefinisikan sebagai segala kegiatan dalam perusahaan yang berkaitan dengan manajemen atau penggunaan pegawai untuk mencapai tujuan tertentu.
• Mengetahui fungsi, tujuan, prinsip, ruang lingkup dan sistem administrasi kepegawaian penting dilakukan untuk mewujudkan pegawai yang efisien dalam bekerja.

Mengetahui tentang administrasi kepegawaian sangat diperlukan untuk optimasi tenaga kerja agar tujuan perusahaan bisa tercapai dengan maksimal. Seperti menentukan jumlah (kuantitas) tenaga kerja yang diperlukan hingga memastikan bahwa beban kerja yang diterima pegawai bisa terdistribusi secara merata, tidak terlalu berlebihan (overload) atau bahkan kekurangan (underload).

Maka dari itu pada artikel ini akan dibahas secara mendalam tentang administrasi kepegawaian, mulai dari tujuan, prinsip, ruang lingkup hingga sistemnya.

Pengertian Administrasi Kepegawaian

Istilah administrasi kepegawaian terdiri dari dua kata, yakni administrasi dan kepegawaian. Jika digabungkan menjadi administrasi kepegawaian yang diartikan sebagai segala kegiatan dalam perusahaan yang berkaitan dengan manajemen atau penggunaan pegawai untuk mencapai tujuan tertentu.

Didalamnya ada peran administrator yang bertugas untuk menyusun dan mengendalikan keseluruhan aktivitas. Tujuannya agar mampu memelihara, mengembangkan, mendapatkan, atau menggunakan para pegawai sesuai dengan beban kerjanya.

Perlu kita ketahui bersama, beban kerja seorang pegawai atau karyawan harus sesuai dengan status masing-masing. Beban kerja harus dibagi dengan merata untuk pegawai. Apalagi jika beban kerja tersebut tidak sedikit.

Ini merupakan salah satu peranan dari adanya administrasi kepegawaian. Dengan begitu, tidak ada pegawai yang kelebihan beban kerja, juga tidak ada pegawai yang memiliki beban kerja yang sedikit sehingga banyak menganggur.

Fungsi Administrasi Kepegawaian

1. Fungsi manajerial

Fungsi manajerial merupakan fungsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang berkaitan dengan pikiran, meliputi:

• Perencanaan mencakup penentuan kebutuhan para pegawai, mengantisipasi perubahan-perubahan yang terjadi terkait dengan kebutuhan pegawai, dan lain-lain sebagainya. Termasuk juga di dalamnya perencanaan guna mengisi kursi dari posisi yang akan kosong nantinya.
• Pengorganisasian meliputi pembagian tugas dan wewenang yang juga biasanya ditunjukan lewat hirarki dari struktur organisasi atau perusahaan.

• Pengarahan ini lebih ke arah peningkatan kinerja bagi karyawan seperti pemberian reward dan bentuk apresiasi lainnya.
• Pengendalian para pegawai dilakukan pengukuran dan penilaian kinerja pegawai berupa pengawasan atau monitoring.

2. Fungsi operatif (teknis)

Fungsi operatif merupakan fungsi yang berkaitan dengan kegiatan yang berkaitan dengan fisik dan lebih teknis, meliputi:

• Pengadaan pegawai adalah kegiatan penyediaan pegawai yang dapat dilakukan melalui proses rekrutmen (seleksi pegawai) atau penarikan pegawai yang telah ada sebelumnya untuk mengerjakan tugas pada posisi tertentu. Misalnya, dalam sebuah divisi, terdapat satu posisi yang kosong. Maka, posisi yang kosong ini dapat diisi dengan pegawai baru melalui proses rekrutmen ataupun diisi oleh pegawai lama yang sebelumnya menempati divisi yang berbeda, tapi masih dengan jenis pekerjaan (job description) yang relatif sama.
• Pengembangan pegawai merupakan kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan kemampuan kerja (kompetensi) para pegawai agar sesuai dengan tuntutan pekerjaan yang diemban. Kegiatan ini bisa berupa pelatihan soft skills maupun hard skills dalam bentuk seminar, training, konseling, atau bahkan menyediakan beasiswa pendidikan untuk pegawainya.
• Integrasi pegawai merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menyatukan para pegawai agar dapat bekerja sama dengan baik, sehingga dapat bekerja dengan efektif. Dalam sebuah perusahaan, pasti setiap karyawan memiliki pemikiran dan keinginan yang berbeda-beda. Untuk itu integrasi pegawai menjadi sangat penting untuk dilakukan supaya terjalin kerja sama yang baik sehingga dapat mencapai hasil yang baik bagi perusahaan maupun semua pihak yang ada di dalamnya.
• Pemeliharaan pegawai merupakan usaha untuk mempertahankan atau meningkatkan kondisi fisik, mental dan sikap para karyawan. Tujuannya, agar para karyawan tetap loyal dan dapat bekerja secara produktif untuk menunjang tercapainya tujuan perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan bisa memberlakukan jam kerja sesuai dengan undang-undang yang berlaku, sehingga tidak akan terjadi eksploitasi tenaga kerja.
• Kompensasi pegawai merupakan bentuk balas jasa atau imbalan yang diberikan perusahaan kepada pegawai atas kinerja yang mereka berikan. Kompensasi ini bisa diberikan dalam bentuk upah, tunjangan, bonus dan fasilitas lainnya. Pemberian kompensasi kepada pegawai, dapat memotivasi para pegawai agar bekerja jauh lebih giat lagi.
• Pensiunan pegawai merupakan bentuk balas jasa perusahaan kepada pegawai atas pengabdian yang telah dilakukan, yakni berupa tunjangan hari tua. Tunjangan ini akan diberikan ketika masa kerjanya pegawai tersebut sudah berakhir karena pensiun.

Tujuan Administrasi Kepegawaian

1. Guna memperkuat sistem perencanaan dan pengembangan pegawai dan pemenuhan atau rekrutmen sesuai dengan tingkat kebutuhan yang telah tersedia.
2. Untuk mengembangkan sistem manajemen informasi kepegawaian.
3. Untuk meningkatkan kualitas sumber daya aparatur dengan cara meningkatkan kompetensi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakan melalui pendidikan dan pelatihan, peningkatan pendidikan formal, dan meningkatkan keterampilan teknik, serta fungsional para aparatur pemerintah atau perusahaan
4. Untuk mewujudkan penataan pegawai sesuai dengan kompetensi jabatan dan syarat jabatan dan memperhatikan pola karir perusahaan
5. Untuk meningkatkan pembinaan pegawai dalam rangka meningkatkan akuntabilitas dan kesejahteraan para pegawai.
6. Di lingkup instansi pemerintahan, untuk peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian guna meningkatkan kapasitas pemerintah daerah untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik atau biasa disebut sebagai Good Governance.

Baca juga: Pengertian, Fungsi dan Tujuan AD ART untuk Pedoman Perusahaan

Prinsip dalam administrasi kepegawaian

1. Prinsip wewenang dan tanggung jawab

Pelaksanaan administrasi kepegawaian perlu dilakukan pembagian wewenang dan tanggung jawab yang jelas.

2. Prinsip the right man on the right place

Proses penempatan pegawai harus sesuai dengan kemampuan dan keahliannya.

3. Prinsip equal pay for equal work

Pemberian balas jasa (reward and punishment) kepada semua pegawai harus disesuaikan dengan kinerjanya.

4. Prinsip kemanusiaan

Setiap pegawai harus memiliki porsi yang sama dalam hal persamaan kemauan, harga diri dan cita-cita.

5. Prinsip demokrasi

Pelaksanaan administrasi pegawai harus dilakukan dengan sistem demokrasi, seperti saling menghormati, menghargai dan saling mengisi dalam melaksanakan kegiatan.

6. Prinsip efisiensi dan produktivitas kerja

Usaha dalam pemanfaatan sumber daya manusia (pegawai) dengan baik dan ramah lingkungan.

7. Prinsip kesatuan tujuan

Seluruh pihak harus melakukan kegiatan pekerjaan yang sama untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditentukan sebelumnya.

8. Prinsip kesatuan arah

Pelaksanaan kebijakan administrasi kepegawaian memiliki arah yang sama dengan UUD 1995 untuk mencapai kesejahteraan masyarakat.

9. Prinsip komando

Pelaksanaan kegiatan administrasi kepegawaian harus bersumber pada kepemimpinan yang jelas.

10. Prinsip disiplin

Seluruh pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan administrasi kepegawaian harus bisa menghargai waktu dan memiliki etos kerja yang tinggi.

Ruang Lingkup Administrasi kepegawaian

1. Pengadaan pegawai (personnel administration)

Mencakup segala bentuk atau proses rekrutmen karyawan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Rekrutmen ini tentunya dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan dari perusahaan dan kesesuaian posisi dan tugas di perusahaan.

2. Perencanaan dan pengorganisasian pegawai

Mencakup penjabaran atau deskripsi cakupan tanggung jawab serta hak dan kewajiban dari pegawai itu sendiri. Menentukan kebutuhan pegawai dan perubahan-perubahan yang mungkin saja terjadi juga termasuk dalam perencanaan dan pengorganisasian pegawai.

3. Pengembangan pegawai

Mencakup kegiatan yang berkaitan dengan peningkatan keterampilan atau skill karyawan, seperti misalnya pelatihan dasar, training, seminar, workshop dan lain-lain.

4. Pengarahan dan pengendalian

Mencakup monitoring kinerja pegawai dan pengarahan supaya tetap on track. Tujuannya yakni untuk mencapai goals atau target yang sudah ditetapkan perusahaan.

5. Jaminan kesejahteraan pegawai

Mencakup segala usaha untuk menciptakan lingkungan kerja yang baik hingga memberikan kompensasi sampai dengan jaminan hari tua.

Baca juga: Pentingnya Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Bisnis

Sistem Administrasi Kepegawaian

1. Integrated system

Integrated system adalah sistem kepegawaian ketika manajemen mulai dari rekrutmen, penempatan, pengembangan, penilaian, penggajian, serta pensiunnya ditentukan oleh pusat. Sistem ini umumnya digunakan oleh negara berkembang, karena daerah tidak mampu menggaji pegawai. Selain itu pada integrated system pegawai juga berfungsi sebagai alat perekat bangsa dan negara.

2. Separated system

Separated system adalah sistem yang manajemennya dari rekrutmen, penilaian, sampai penggajian maupun pensiun dilakukan sendiri oleh masing masing daerah. Sistem ini biasanya digunakan oleh negara maju, karena tiap daerah di negara maju sudah mampu menggaji pegawai, tidak seperti pada negara negara berkembang. Pada sistem ini, profesionalisme pegawai yang lebih ditekankan. Pasalnya pegawai adalah alat perekat bangsa dan negara bukan suatu isu layaknya yang terlihat di negara berkembang.

3. Unified system

Unified system merupakan sistem kepegawaian dimana manajemennya dilakukan oleh suatu lembaga. Jadi bukan pusat atau daerah yang menentukan mengenai rekrutmen sampai penggajian maupun pensiun pegawai, melainkan ada lembaga di tingkat nasional dibentuk untuk keperluan tersebut.

Sistem Pengangkatan Pegawai

1. Spoils system

Pada spoils system, pegawai diangkat berdasarkan keanggotaan partai. Jadi jabatan dan posisi penting yang ada di dalam organisasi nantinya akan diberikan kepada teman-teman separtai oleh pejabat yang berwenang. Tujuannya untuk menciptakan kerja sama yang baik antar anggota supaya dapat meningkatkan prestasi.

Spoils system sendiri bisa dibilang sebagai sistem kepegawaian tertua. Namun kini sistem tersebut tidak lagi banyak digunakan, karena dianggap kurang memperhatikan terkait kecakapan pegawai. Padahal kecakapan pegawai sendiri sangat penting bagi terciptanya efisiensi kerja. 

2. Nepotism system

Nepotism system didasarkan atas hubungan keluarga, yang termasuk pula hubungan saudara maupun teman dekat. Sistem nepotisme ini memiliki kelebihan dan kelemahan yang hampir sama dengan spoils system. Kelebihannya sistem ini adalah terciptanya kerjasama yang baik. Namun kekurangannya, besar kemungkinan pegawai yang diperoleh ternyata tidak memenuhi syarat.

3. Patronage system

Patronage system tidak jauh berbeda dari nepotisme system dan spoil system. Sistem kepegawaian ini didasarkan atas keinginan untuk membantu pegawai tersebut, yang mana pengangkatan dapat dilakukan berdasarkan hubungan politik atau hubungan keluarga.

4. Merit system

Pengangkatan dalam merit system dilakukan atas dasar kecakapan. Merit system menganggap bahwa negara bisa lebih maju apabila tenaga kerja yang dimiliki terdiri atas orang yang cakap. Maka dari itu, untuk meningkatkan efisiensi kerja maka pegawai perlu diberikan pendidikan dan pelatihan. Saat ini, merit system banyak digunakan karena memberikan banyak keuntungan untuk negara. Meski begitu, bukan berarti Merit system tidak mempunyai kekurangan. Nyatanya pada sistem ini masih ditemukan sejumlah kekurangan yaitu terlalu menekankan pada pekerjaan rutin dan cenderung menganggap manusia sebagai mesin.

5. Career system

Cara pengangkatan pegawai menurut career system ini hampir sama dengan merit system, yaitu dilakukan berdasarkan pada kecakapan. Namun terdapat pengembangan lebih lanjut terkait masa kerja. Pada career system, masa kerja dari pegawai akan diperhitungkan dan turut menentukan. Disamping itu, unsur-unsur seperti kesetiaan dan pengabdian juga bisa menentukan.

Itulah pemaparan lengkap mengenai administrasi kepegawaian. Kesimpulannya mengetahui fungsi, tujuan, prinsip, ruang lingkup dan sistem administrasi kepegawaian penting dilakukan untuk mewujudkan pegawai yang efisien dalam bekerja. Klik di sini untuk cari tahu tips-tips lainnya seputar administrasi kepegawaian dari Appsensi, aplikasi absensi online terbaik, untuk mengoptimalkan human capital management perusahaan Anda.