Dalam setiap organisasi, administrasi sumber daya manusia memiliki peran krusial dalam menjaga kelancaran operasi dan mendukung berbagai inisiatif terkait tenaga kerja. Admin human resources development (HRD) bertanggung jawab atas berbagai tugas penting yang melibatkan pengelolaan data, koordinasi proses rekrutmen, pelatihan dan pengembangan karyawan, serta pengelolaan kinerja.
Key Takeaways
Artikel ini akan menguraikan peran dan tanggung jawab admin HRD dalam mendukung berbagai fungsi HRD, serta bagaimana teknologi modern telah mengubah cara tugas-tugas ini dikelola.
Apa itu Admin HRD?
Admin HRD adalah seorang profesional yang bertugas untuk mengelola operasional SDM dalam sebuah organisasi.
Meskipun tugas-tugas administratif HRD terlihat sebagai pekerjaan di belakang layar, mereka adalah fondasi bagi kesuksesan HRD secara keseluruhan. Admin HRD memainkan peran yang krusial dalam menjaga data karyawan yang akurat, memastikan proses rekrutmen berjalan dengan lancar, dan memberikan dukungan penting kepada tim HRD.
Dengan semakin berkembangnya teknologi, peran admin HRD pun terus berubah, mengarah pada lebih banyak efisiensi dan efektivitas.
Tugas Admin HRD
Admin HRD memiliki tanggung jawab yang beragam dalam mendukung fungsi HRD dan operasi organisasi. Dilansir dari greatdayhr.com, seorang admin HRD memiliki tugas perekrutan dan seleksi, administrasi, kesejahteraan, hingga pelaporan dan analisis.
1. Rekrutmen dan Seleksi Karyawan
- Mengelola proses perekrutan karyawan baru, termasuk penyiapan dan penayangan iklan pekerjaan.
- Mengoordinasikan jadwal wawancara dan komunikasi dengan kandidat.
- Membantu dalam verifikasi referensi dan latar belakang kandidat.
- Memelihara catatan rekrutmen untuk tujuan audit.
2. Pengelolaan Dokumen Karyawan
- Membuat dan memelihara catatan dokumen karyawan, seperti kontrak kerja, surat peringatan, perubahan status, dan perubahan gaji.
- Mengelola informasi pribadi karyawan dengan mematuhi privasi dan peraturan data.
3. Pelatihan dan Pengembangan
- Mendukung koordinasi program pelatihan karyawan.
- Mengirimkan undangan kepada karyawan untuk menghadiri pelatihan.
- Mencatat kehadiran karyawan dalam sesi pelatihan dan membantu dalam penilaian pelatihan.
4. Manajemen Kinerja
- Memelihara catatan evaluasi kinerja karyawan.
- Mendukung proses evaluasi kinerja, seperti mengirimkan formulir evaluasi dan memantau tenggat waktu pengisian.
5. Hubungan dengan Karyawan
- Menyediakan dukungan administratif kepada karyawan, seperti menjawab pertanyaan mereka tentang kebijakan perusahaan dan prosedur.
- Mendukung dalam menyelesaikan masalah administratif yang mungkin timbul.
6. Pengelolaan Data dan Teknologi
- Memastikan data karyawan terkini dan akurat dalam sistem HR.
- Menjalankan pemeliharaan perangkat lunak HR dan aplikasi yang digunakan oleh tim HRD.
- Mendukung penggunaan teknologi dalam manajemen data karyawan.
Tugas-tugas admin HRD bertujuan untuk menjaga fungsi HRD berjalan dengan baik. Mereka membutuhkan keakuratan, ketelitian, serta pemahaman yang kuat tentang peraturan ketenagakerjaan dan kebijakan perusahaan.
Di era modern, teknologi memainkan peran penting dalam menjalankan tugas administratif HRD. Dengan demikian, admin HRD juga harus memiliki pemahaman tentang alat-alat teknologi yang digunakan dalam manajemen sumber daya manusia.
Tanggung Jawab Admin HRD
Tanggung jawab admin HRD mencakup sejumlah area penting untuk mendukung keberhasilan departemen SDM dan organisasi secara keseluruhan, antara lain:
1. Manajemen Dokumen dan Arsip Karyawan
- Memelihara dan mengatur dokumen karyawan, termasuk kontrak kerja, pernyataan kinerja, dan dokumen administratif lainnya.
- Memastikan bahwa semua dokumen karyawan tersimpan dengan aman dan dapat diakses dengan mudah saat diperlukan.
2. Pengaturan Perjalanan dan Akomodasi
- Mengoordinasikan perjalanan bisnis karyawan, termasuk pemesanan tiket pesawat, akomodasi hotel, dan perizinan yang diperlukan.
- Mengelola catatan biaya perjalanan dan pelaporan pengeluaran yang berkaitan.
3. Manajemen Absensi dan Cuti
- Merekam absensi karyawan dan memastikan catatan absensi akurat dan up-to-date.
- Membantu dalam manajemen cuti karyawan dan menjadwalkan jadwal cuti untuk memastikan keberlanjutan operasi.
4. Manajemen Penggajian
- Mendukung dalam proses penggajian, termasuk verifikasi data gaji, perhitungan tunjangan, dan pemrosesan gaji karyawan.
- Mencatat dan memelihara catatan gaji karyawan dengan kerahasiaan dan akurasi.
5. Kepatuhan dan Hukum Ketenagakerjaan
- Memastikan bahwa semua proses administratif dan dokumen karyawan mematuhi peraturan dan hukum ketenagakerjaan yang berlaku.
- Mengikuti perubahan dalam regulasi ketenagakerjaan dan menginformasikan tim HRD tentang perubahan tersebut.
6. Pelaporan dan Analisis Data Karyawan
- Mengumpulkan dan menganalisis data karyawan untuk menghasilkan laporan tentang berbagai metrik HRD, seperti kehadiran, biaya pelatihan, atau perkembangan karyawan.
- Memberikan informasi berdasarkan data untuk mendukung pengambilan keputusan.
Tugas-tugas ini mencerminkan pentingnya admin HRD dalam menjaga administrasi SDM yang efisien dan efektif.
Mereka berperan sebagai penghubung antara karyawan dan departemen SDM, memastikan bahwa proses-proses administratif berjalan dengan lancar. Keakuratan, kepatuhan, dan kerahasiaan adalah hal-hal yang sangat penting dalam menjalankan tanggung jawab admin HRD.
Baca juga: Jenis-Jenis Upah yang Perlu Diketahui untuk Penyusunan Gaji Karyawan
Skill yang Harus Dimiliki oleh Admin HRD
Sebagai seorang admin HRD, memiliki sejumlah skill dan kemampuan tertentu sangat penting untuk menjalankan tugas-tugas administratif yang mendukung fungsi SDM dan organisasi secara keseluruhan.
Berikut adalah skill dan kemampuan yang perlu dimiliki oleh admin HRD:
1. Kemampuan Komunikasi
Admin HRD sering berinteraksi dengan berbagai pihak, termasuk karyawan, manajemen, dan calon karyawan. Kemampuan komunikasi yang baik diperlukan untuk menjelaskan kebijakan, memberikan informasi, dan menyelesaikan masalah.
2. Kemampuan Organisasi
Mengelola banyak informasi, dokumen, dan jadwal memerlukan kemampuan organisasi yang kuat. Admin HRD perlu dapat mengatur data dengan baik dan menjaga keteraturan dalam pekerjaan mereka.
3. Pemahaman Peraturan Ketenagakerjaan
Memahami hukum ketenagakerjaan dan peraturan yang berlaku sangat penting untuk memastikan semua proses administratif berjalan sesuai dengan hukum. Hal ini mencakup hal-hal, seperti perizinan, hak karyawan, dan pemrosesan data pribadi.
4. Kemampuan Pemecahan Masalah
Admin HRD sering dihadapkan pada masalah administratif yang memerlukan solusi cepat dan efektif. Kemampuan pemecahan masalah membantu mereka dalam mengidentifikasi akar permasalahan dan menemukan solusi yang tepat.
5. Kemampuan Teknologi
Di era modern, teknologi memainkan peran penting dalam manajemen sumber daya manusia. Admin HRD perlu memiliki pemahaman tentang perangkat lunak HR, basis data, dan alat otomasi yang digunakan dalam tugas-tugas mereka.
6. Kerahasiaan dan Etika
Admin HRD sering memiliki akses ke informasi pribadi dan data karyawan. Kemampuan untuk menjaga kerahasiaan dan berperilaku etis adalah hal yang sangat penting.
7. Keterampilan Multitasking
Admin HRD sering dihadapkan pada banyak tugas dan proyek yang berbeda sekaligus. Kemampuan multitasking membantu mereka dalam mengelola prioritas dengan efisien.
8. Keterampilan Administratif
Skill dasar administratif, seperti pengelolaan dokumen, pengaturan jadwal, dan pengelolaan inventaris kantor adalah bagian penting dari pekerjaan admin HRD.
9. Kemampuan Statistik
Dalam beberapa kasus, admin HRD perlu menganalisis data karyawan. Pemahaman dasar tentang statistik bisa sangat berguna dalam tugas ini.
10. Kemampuan Kerja Tim
Admin HRD sering berkolaborasi dengan tim HRD dan berbagai departemen lainnya dalam organisasi. Kemampuan bekerja dalam tim adalah kunci untuk memastikan bahwa tugas-tugas administratif berjalan dengan lancar.
11. Keterampilan Komputer
Admin HRD akan sering menggunakan perangkat lunak kantor, seperti spreadsheet, word processing, dan aplikasi manajemen sumber daya manusia. Penguasaan keterampilan komputer adalah suatu keharusan.
Kombinasi skill dan kemampuan ini akan membantu admin HRD dalam menjalankan tugas-tugas administratif yang mendukung fungsi SDM dan membantu organisasi mencapai kesuksesannya.
Pendidikan dan pelatihan lanjutan juga dapat menjadi investasi berharga untuk meningkatkan kemampuan admin HRD.
Untuk membantu tugas admin HRD, perlu diadakan digitalisasi dan penggunaan teknologi yang lebih modern. Appsensi hadir untuk memenuhi kebutuhan teknologi modern yang mendukung operasional tugas admin HRD. Hubungi Appsensi untuk berdiskusi lebih lanjut.
