Rapat sudah menjadi hal yang lumrah dilakukan, baik di lingkungan pekerjaan, di lingkup perusahaan maupun organisasi/instansi pemerintahan. Dengan rapat, ada berbagai tujuan yang bisa dicapai. Dengan catatan, rapat yang dilakukan memenuhi syarat-syarat rapat yang baik. Ingin tahu apa saja syarat-syarat rapat yang baik? Berikut penjelasannya.
Key Takeaways
- Rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut organisasi/perusahaan.
- Ada 3 jenis rapat berdasarkan tujuan dilaksanakannya, yakni rapat penjelasan, rapat pemecahan masalah, dan rapat perundingan.
Pengertian Rapat
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Dengan kata lain, rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut organisasi/perusahaan.
Tujuan Rapat
1. Menyampaikan Informasi
Penyampaian informasi secara langsung melalui rapat bertujuan untuk meminimalisir timbulnya salah persepsi di kalangan pegawai atau karyawannya.
2. Mendapatkan Masukan
Rapat menjadi sarana bagi para anggota rapat untuk menyampaikan masukan bila ada masalah yang berat dan membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah terkait penurunan gaji pegawai.
3. Memecahkan Masalah
Rapat umumnya melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi.
4. Menjalin Kerja Sama
Salah satu tujuan rapat adalah untuk menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan. Tanpa mengadakan rapat, kemungkinan karyawan hanya akan memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian lainnya.
5. Sarana Menyampaikan Masalah
Rapat menjadi sarana untuk menyampaikan masalah. Pasalnya ada hal-hal seperti menyampaikan masalah, keadaan tertentu, komplain dan lain-lain yang tidak bisa dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
6. Memotivasi
Selain menjadi sarana menyampaikan masalah, rapat juga menjadi sarana untuk memotivasi. Tak jarang atasan memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
7. Mengambil Keputusan
Tujuan rapat selanjutnya adalah untuk mengambil keputusan sesuai dengan kewenangannya dari orang-orang yang terlibat di dalamnya.
Baca juga: Mengenal Apa Itu Regulasi Kepegawaian dan Manfaatnya
Jenis-Jenis Rapat
Ada 3 jenis rapat berdasarkan tujuan dilaksanakannya, yakni sebagai berikut.
1. Rapat Penjelasan (Teaching Conference)
Rapat penjelasan adalah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Contohnya, menjelaskan kegiatan launching produk baru perusahaan. Pimpinan rapat menjadi pihak yang dominan dalam rapat jenis ini.
2. Rapat Pemecahan Masalah (Problem Solving Conference)
Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan suatu masalah atau untuk mencari kebenaran. Di dalam agenda rapat ini, para peserta rapat diharapkan untuk mengutarakan pendapatnya.
3. Rapat Perundingan (Negotiation Conference)
Rapat perundingan adalah rapat yang diadakan karena ada dua atau lebih orang atau organisasi yang memiliki kepentingan bersama, sehingga apabila tidak diadakan perundingan dapat memicu timbulnya perselisihan atau memang telah terdapat perselisihan sehingga perlu dirundingkan untuk menyelesaikannya secara damai.
Alasan Mengadakan Rapat
- Pimpinan memerlukan pendapat atau sumbangan pemikiran dari para stafnya atau para pembantunya. Dikarenakan pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara sepihak.
- Materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga akan tidak tepat jika materi itu dibahas melalui saluran administrasi pada umumnya.
- Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran administrasi, namun disisi lain, masalah itu harus segera dipecahkan.
- Rapat dilakukan karena pemimpin ingin memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk memberikan saran/pendapat secara langsung kepadanya. Saran yang disampaikan berupa solusi dari suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama.
- Rapat dilakukan karena miming telah tiba saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala atau pemimpin telah memutuskan agar diselenggarakan rapat.
Syarat Rapat yang Baik
1. Suasana Terbuka
Suasana rapat yang terbuka merupakan syarat rapat yang baik. Dengan suasana terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa pun. Untuk menjaga suasana ini, hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka buruk diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka mampu membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi di antara para peserta rapat.
2. Tidak Ada Monopoli
Dalam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat. Oleh karena itu rapat yang baik adalah yang demokratis. Artinya, tidak ada yang memonopoli atau ingin menguasai sendiri. Monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh pimpinan akan menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi).
3. Partisipasi Aktif dari Peserta Rapat
Rapat yang baik akan terwujud apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat harus menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus memberikan sumbangan saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.
4. Bimbingan dan Pengawasan dari Pimpinan
Rapat yang baik harus terarah karena ada bimbingan dan pengawasan dari pemimpin rapat. Pimpinan rapat harus memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam rapat. Selain itu, pemimpin rapat juga harus dapat memonitor jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
5. Perdebatan Berdasarkan Argumentasi
Rapat yang baik adalah mengadu argumentasi bukan emosi semata. Pada dasarnya perdebatan merupakan hal yang biasa terjadi dalam rapat. Namun jika perdebatan terjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang. Sehingga pada akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat. Oleh karena itu gunakan argumentasi atas dasar fakta untuk menghindari perdebatan berkepanjangan dan emosi.
6. Pertanyaan Singkat dan Jelas
Dalam rapat hendaknya ajukan pertanyaan yang singkat, padat, menuju sasaran, tidak bertele–tele, dan jelas. Tujuannya agar mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat. Pertanyaan yang bertele-tele akan membuat pertanyaan menjadi tidak jelas dan cukup menyita waktu.
7. Disiplin Waktu
Rapat yang baik adalah rapat yang disiplin waktu. Selain memuat peserta rapat menjadi lebih disiplin, membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat pelaksanaan rapat jadi lebih tertib.
8. Selalu ada Kesimpulan
Rapat yang baik adalah yang di akhir rapat mampu dibuat kesimpulan atau keputusan bersama. Sebaliknya rapat yang bertele-tele, tanpa ada keputusan merupakan tanda dari rapat yang tidak baik dan tidak efektif.
Baca juga: Langkah dan Tips Membuat Minutes of Meeting (MoM)
Tipe Pimpinan Rapat
Pada dasarnya, ada 3 tipe pimpinan rapat yang harus Anda ketahui agar Anda dapat menjalankan rapat dengan baik dan menghasilkan kesimpulan atau keputusan yang baik pula. Terdapat 3 tipe pimpinan rapat, diantaranya sebagai berikut.
1. Tipe Otoriter
Komunikasi yang dilakukan oleh pemimpin rapat tipe otoriter adalah komunikasi satu arah (one way traffic). Ini karena tipe pimpinan dalam memimpin rapat cenderung ingin menang sendiri, dan lebih banyak menggunakan paksaan.
2. Tipe Laissezfair
Lalu lintas komunikasi yang dilakukan oleh tipe pemimpin ini bisa dibilang kurang lancar. Sebab, pimpinan rapat tidak mengendalikan dan mengarahkan jalannya rapat. Rapat dibiarkan begitu saja oleh pemimpin sehingga berlarut-larut. Masing-masing peserta memiliki pendapatnya sendiri sehingga rapat tidak berakhir dengan kesimpulan atau keputusan sebagaimana yang diharapkan oleh seluruh peserta rapat.
3. Tipe Demokratis
Rapat yang dipimpin oleh tipe ini, akan banyak memberikan kesempatan pada para anggota rapat untuk memberikan ulasan pendapat dan saran-saran. Oleh karenanya, lalu lintas komunikasi yang terjadi dapat dua arah (two way traffic).
Tipe–Tipe Peserta Rapat
Ada tipe pemimpin rapat, maka ada juga tipe-tipe peserà rapat yang umum dijumpai. Setidaknya ada 7 tipe peserta rapat, yakni sebagai berikut.
- Tipe pemberi informasi
- Tipe pemberi semangat
- Tipe inisiatif
- Tipe pemersatu
- Tipe penyerang
- Tipe perantara
- Tipe pendengar
Itulah sedikit gambaran tentang syarat-syarat rapat yang baik. Apabila semua terpenuhi, maka di akhir rapat dapat dibuat kesimpulan atau keputusan bersama untuk memecahkan suatu masalah.
Instagram widget Apabila masalah tersebut berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia, Appsensi bisa jadi solusinya. Appsensi adalah aplikasi absensi online terpercaya berbasis mobile yang dilengkapi fitur-fitur bermanfaat untuk pengelolaan SDM, dan payroll.
Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
Tulis Komentar