Penilaian kinerja karyawan atau Performance Appraisal adalah suatu proses yang dilakukan perusahaan atau organisasi meliputi cara mengukur, menilai prestasi, sekaligus evaluasi sistematis akan kinerja karyawan. Adapun yang menjadi tujuan dilakukannya penilaian kinerja untuk meningkatkan produktivitas karyawan.
Bagi perusahaan penilaian kinerja bermanfaat untuk perencanaan kebijakan perusahaan. Sebut saja mulai dari membantu penyesuaian pengambilan keputusan tepat terkait perencanaan tenaga kerja, promosi, mutasi, pemecatan, kompensasi, perbaikan kinerja, dan lainnya. Sementara bagi karyawan penilaian kinerja bermanfaat untuk perencanaan pengembangan karir berkelanjutan.
Kinerja karyawan berpengaruh langsung pada perkembangan perusahaan. Agar mudah mencapai tujuan perusahaan, tentu mempekerjakan karyawan dengan kinerja baik dan handal menjadi kebutuhan.
Penilaian Kinerja yang Efektif
Penilaian kinerja yang efektif menyasar pada kemampuan dan kecakapan karyawan melaksanakan tugas pekerjaannya. Dalam hal ini dibutuhkan tolok ukur secara objektif dan proses evaluasi dilakukan secara berkala. Adapun proses penilaian kinerja akan efektif bila memenuhi beberapa poin berikut:
1. Adil
Adil berarti didasarkan pada standar SOP penilaian kinerja karyawan yang sudah disepakati. Setidaknya ada 5 elemen yang wajib diperhatikan. Diantaranya seperti sasaran kinerja jelas, sasaran berhubungan dengan uraian jabatan, sasaran disepakati bersama, pertemuan tatap muka, dan diskusi.
2. Objektif
Penilaian dilakukan secara objektif. Nilai-nilai yang diberikan tidak memandang seorang karyawan secara subjektif, melainkan berdasar tingkat pencapaiannya. Beberapa pertimbangan yang penting dalam hal ini yaitu kemampuan menilai, data aktual, keberanian atau ketegasan, perilaku karyawan yang baik dan tidak, formulir penilaian kinerja karyawan tidak rumit, dan sistem penilaian terstruktur.
Baca juga: Tips Mengelola Payroll Secara Efektif
Tahapan Penilaian Kinerja Karyawan
Penilaian kinerja karyawan yang baik harus dipersiapkan sebaik mungkin. Berikut beberapa tahapan penilaian kinerja karyawan yang perlu dilakukan agar dapat menjalankan penilaian kinerja efektif, diantaranya:
1. Tahap Perencanaan
Perencanaan proses penilaian kinerja umumnya disusun di awal tahun dan ditujukan untuk satu tahun ke depan. Para tahap perencanaan baiknya mempertimbangkan penyusunan sasaran kinerja yang diharapkan dari karyawan, kompetensi apa yang mestinya dimiliki karyawan, dan menetapkan standar penilaian kinerja agar ideal.
Pada tahap perencanaan penilaian kinerja karyawan sebaiknya juga dipertimbangkan tentang sistem atau metode yang digunakan. Agar penilaian benar-benar berlangsung objektif.
2. Tahap Persiapan Data
Tahap kedua ini mencakup persiapan data-data yang berhubungan dengan kinerja dan perilaku karyawan. Adapun daya yang dibutuhkan bisa berupa laporan, catatan, hasil bimbingan terakhir, atau data lainnya.
3. Tahap Diskusi
Semua data yang sudah terkumpul digunakan sebagai landasan penilaian kinerja karyawan dan upaya memberi umpan balik yang objektif. Hal ini selanjutnya bisa dijadikan draft penilaian awal.
Umpan balik yang diberikan dapat berupa arahan ataupun teguran kepada karyawan. Karenanya dalam hal ini dibutuhkan komunikasi yang baik seperlu menghindari kesalahpahaman antara atasan dan karyawan.
4. Tahap Penilaian Kinerja Karyawan dan Review
Penilaian kinerja karyawan dilakukan rutin setiap akhir tahun pelaksanaan atau sesuai dengan perencanaan. Review mencakup semua proses pelaksanaan penilaian kinerja. Para pimpinan atau tim penilai mesti melakukan diskusi dengan mempertimbangkan semua kondisi dari berbagai sudut pandang.
5. Laporan Hasil Penilaian Kinerja
Tahap terakhir adalah penyusunan laporan hasil penilaian kinerja. Laporan ini seyogyakan diberikan kepada semua karyawan untuk bahan rujukan dan diberikan waktu bagi karyawan untuk memahami isinya. Di dalam laporan sebaiknya juga mencakup rencana pengembangan dari perusahaan supaya karyawan dapat mempersiapkan diri atau memberi masukan.
Baca juga: Jangan Sembarangan! Cuti Karyawan Juga Punya Aturan
Standar Penilaian Kinerja Karyawan
Penilaian atau evaluasi kinerja yang dilakukan tentu tidak hanya bertujuan menjaga atau meningkatkan produktivitas karyawan. Penilaian yang dilakukan juga dapat dijadikan pertimbangan untuk memberi reward atau bonus untuk pencapaian yang sudah diperoleh karyawan. Karenanya ditegaskan kembali penilaian harus adil dan objektif.
Oleh karena itu, dibutuhkan indikator sebagai standar penilaian kinerja karyawan. Tentu setiap perusahaan bisa jadi memiliki standar penilaian berbeda sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Adapun berikut ini standar umum yang bisa digunakan dalam mengkaji hasil kerja karyawan, diantaranya:
1. Presensi Kehadiran Karyawan
Satu standar penilaian kinerja karyawan yang paling umum digunakan patokan dalam penilaian kinerja adalah presensi kehadiran karyawan. Tingkat presensi bisa memberi gambaran dari komitmen dan kedisiplinan karyawan dalam bekerja, serta kepatuhan karyawan dengan peraturan perusahaan terkait waktu kerja.
2. Ketepatan Waktu Karyawan Dalam Bekerja
Tidak hanya mengukur presensi, penilaian yang dilakukan baiknya juga melihat ketepatan waktu masuk dan selesai kerja. Bila memang ada keterlambatan perlu dipantau lebih lanjut apakah keterlambatan terjadi berulang hingga mengurangi durasi kerja yang secara tidak langsung juga mengurangi produktivitasnya.
Indikator penilaian kinerja karyawan ini biasanya diterapkan pada perusahaan dengan pekerjaan yang memiliki tenggat waktu atau deadline. Dimana efisiensi karyawan bisa dilihat dari ketepatan waktu dan kecepatan dalam menjalankan pekerjaannya. Semakin sedikit waktu yang dibutuhkan untuk merampungkan pekerjaan, semakin efisien pula kinerja karyawan.
3. Karakter
Indikator karakter menjadi standar pemantauan karakter karyawan sudahkah sesuai dengan budaya perusahaan. Pada perusahaan yang sangat menjunjung tinggi integritas seperti perusahaan media massa membutuhkan karakter yang jujur. Hal ini karena berdampak langsung pada reputasi dan kredibilitas perusahaan.
4. Perilaku
Bagi sebagian besar perusahaan, perilaku menjadi indikator dominan dalam penilaian kinerja. Tidak jarang indikator penilaian kinerja karyawan ini memiliki bobot pertimbangan lebih tinggi dibanding hasil pekerjaan. Terutama dalam menilai karyawan kontrak atau masa percobaan.
Bisa jadi karyawan suatu waktu mengalami gagal mencapai target pekerjaan. Namun, pihak perusahaan memutuskan untuk mempertahankan karyawan tersebut karena perilaku baiknya. Sebaliknya, karyawan dengan pencapaian target bagus bisa jadi dipecat jika berperilaku buruk di perusahaan seperti sering terlibat konflik dengan rekan kerja, sering bolos, dan lainnya.
5. Inisiatif
Tidak sedikit perusahaan menganggap inisiatif penting dalam tahap penilaian kinerja karena artinya karyawan bisa bekerja mandiri tanpa terlalu banyak supervisi. Karyawan yang inisiatif misalnya yang mampu memecahkan masalah dengan cara jitu out of the box, inisiatif mencoba hal baru guna memberi hasil nyata, inisiatif meredam munculnya konflik di perusahaan.
6. Tanggung Jawab
Tanggung jawab biasanya dijadikan indikator untuk menilai karyawan baru. Apakah karyawan mampu memenuhi tanggung jawab dari posisi yang dipercayakan perusahaan kepada dirinya. Menggunakan indikator ini perusahaan mengetahui individu mana saja yang sudah dan belum memenuhi harapan.
7. Kepemimpinan
Kepemimpinan termasuk dalam keterampilan sosial. Indikator penilaian kinerja karyawan ini umumnya diberlakukan kepada karyawan yang bekerja dengan tim atau bawahan, misalnya supervisor atau manajer.
Karyawan dengan jika kepemimpinan kuat tentu bisa memberi pengaruh baik akan kinerja tim. Sebagai contoh memotivasi anggota, mengatasi kendala yang muncul secara cepat, membuat pekerjaan lebih efisien, dan lainnya.
8. Kualitas Pekerjaan
Dalam menilai kinerja karyawan kualitas pekerjaan menjadi salah satu indikator penting. Kualitas pekerjaan sendiri dapat menunjukkan kecakapan, keterampilan, dan kompetensi karyawan dalam menjalankan perannya. Suatu pekerjaan dikatakan berkualitas bila memenuhi standar mutu yang ditetapkan.
9. Kuantitas Hasil
Selain kualitas, hasil pekerjaan juga diukur dari pemenuhan target pekerjaan. Target ini sendiri bisa dikonversi dalam kuantitas seperti jumlah penjualan produk yang berhasil diraih sales, mendapatkan nasabah baru bagi marketing, dan lainnya. Menjadi indikator yang paling umum lantaran mudah diukur menggunakan angka.
10. Kerjasama di Dalam Tim
Tidak jarang karyawan akan bekerja dalam tim. Karenanya indikator penilaian kinerja karyawan ini dibutuhkan untuk mengetahui tingkat kemampuan karyawan memainkan peranan dalam tim. Meski seringkali karyawan bekerja bagus secara individu, tapi tidak jarang bisa gagal jika harus bekerja dalam tim.
Indikator data penilaian kinerja karyawan secara tidak langsung juga dapat digunakan untuk mengetahui tingkat kecocokan karyawan dengan jenis pekerjaannya. Jika seorang karyawan memang cocok dengan pekerjaanya tentu akan memiliki hasil penilaian yang bagus dan membantu upaya perusahaan mencapai tujuannya.
Adapun setiap indikator di atas tentu akan cukup sulit dikaji jika semuanya dilakukan secara manual. Terlebih untuk mengetahui presensi kehadiran dan ketepatan waktu karyawan. Terlebih bila penilaian dipersiapkan untuk jangka waktu panjang 1 tahun.
Baca juga: Solusi System Payroll Online Aman Berbasis Cloud
Dalam hal ini perusahaan sebenarnya tidak perlu repot. Appsensi memiliki Mobile Attendance yang akan mempermudah pencatatan presensi karyawan. Proses presensi karyawan lebih cepat, akurat, dan simpel dibanding sistem pencatatan presensi manual. Hal ini karena adanya sejumlah fitur pendukung seperti pemindai wajah, penanda lokasi, manajemen hari libur, pengajuan cuti, manajemen shifting, pengajuan klaim, denda keterlambatan, dan laporan aktivitas.
Penyusunan penilaian kinerja karyawan pun lebih mudah terkait standar presensi kehadiran dengan adanya fitur laporan kehadiran dan koreksi kehadiran. Apakah perusahaan Anda ingin membuktikan sendiri kemudahan yang ditawarkan ini? Ayo daftar GRATIS 30 hari dengan mengisi form dibawah ini:
