Apabila Anda HRD dan sedang membutuhkan bantuan untuk menyusun serta membenahi SOP perusahaan, maka artikel ini dapat membantu Anda.
Dalam sebuah perusahaan, SOP diperlukan agar setiap karyawan, pimpinan, manajerial hingga pimpinan perusahaan memahami arah dan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Sehingga seluruh sumber daya manusia yang ada untuk saling membantu dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan bisnis.
SOP sangatlah penting bagi kemajuan perusahaan, untuk itu artikel ini akan membahas mengenal SOP serta langkah-langkah pembuatan SOP yang baik dan benar.
Key Takeaways
- Standar Operating Procedure atau biasa disingkat SOP adalah standar baku atau acuan untuk melakukan sebuah proses kerja dalam perusahaan untuk memastikan pelayanan atau tindakan operasional yang selalu seragam.
- SOP memiliki fungsi dasar yang sangat bermanfaat untuk perusahaan
- Terdapat 8 langkah untuk pembuatan SOP yang perlu Anda ketahui mulai dari perencanaan tim hingga sosialisasi SOP kepada karyawan.
Mengenal SOP Perusahaan
Standar Operating Procedure atau biasa disingkat SOP adalah standar baku atau acuan untuk melakukan sebuah proses kerja dalam perusahaan untuk memastikan pelayanan atau tindakan operasional yang selalu seragam.
Pembuatan SOP sendiri adalah untuk menyederhanakan ketentuan proses kerja yang wajib diketahui karyawan agar penerapannya mudah dipahami. Dengan adanya SOP, perusahaan dapat menunjukkan bahwa ia memiliki proses kerja yang efisien dan dapat dikelola dengan baik.
Setiap perusahaan memerlukan SOP untuk setiap proses kerja serta kegiatan operasional. Umumnya pembuatan SOP ini adalah salah satu tanggung jawab dari divisi general affair. Artikel ini akan membahas secara detail mengenai proses pembuatan SOP untuk perusahaan.
Fungsi dan Manfaat dari SOP Perusahaan
SOP perusahaan memiliki beberapa manfaat sehingga sangat diwajibkan perusahaan memiliki SOP-nya masing-masing. Menurut Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008:
- Sebagai standarisasi cara yang dilakukan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan, dan kelalaian.
- Membantu karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga dapat mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
- Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
- Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan karyawan cara konkrit untuk memperbaiki kinerja, serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
- Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
- Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien telah dikelola dengan baik.
- Menyediakan pedoman bagi setiap karyawan di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
- Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
- Membantu penelusuran kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.
- Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.
Penggunaan SOP akan mempengaruhi aktivitas perusahaan dan memiliki fungsi dasar yang perlu Anda ketahui, berikut ini adalah fungsi dasar dari pembuatan SOP:
- Sebagai rujukan pengetahuan untuk kegiatan operasional yang selalu di update
- Sebagai arsip monitoring kegiatan operasional, penilaian dan perbaikan
Langkah Membuat SOP Perusahaan
Pembuatan SOP tidak bisa sembarangan dilakukan sebab pembuatan SOP membutuhkan bantuan orang yang memahami sistem kerja dari perusahaan. Untuk itu diperlukan tim khusus yang sangat kompeten untuk merancang SOP agar sesuai dengan kenyataan dilapangan. Berikut ini langkah-langkah pembuatan SOP perusahaan:
- Membentuk Tim Pembuatan SOP
Membentuk tim khusus pembuatan SOP idealnya melibatkan perwakilan SDM setiap departemen atau divisi perusahaan. Dalam hal ini, HRD adalah bagian yang paling terlibat erat untuk proses pembentukan SOP. Namun apabila diperlukan, Anda juga bisa menggunakan pihak ketiga untuk jasa konsultasi HR agar mendapat masukan yang tepat. Setiap anggota tim yang terlibat, harus memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk memetakan deskripsi kerja divisinya.
- Mempelajari Proses Bisnis Perusahaan
Dalam pembuatan SOP, Anda perlu mengetahui bahwa salah satu tujuan dari SOP sendiri adalah untuk memastikan bahwa setiap proses kerja berjalan seragam dan efisien. Untuk itu Anda perlu memperhatikan proses bisnis yang berjalan di perusahaan dari awal hingga akhir, dokumen-dokumen yang dibutuhkan, pihak mana saja yang terlibat, hingga produk yang dihasilkan dari proses bisnis tersebut. Dengan memperhatikan proses bisnis ini, Anda bisa menemukan point-point yang bisa dimaksimalkan serta mengetahui durasi pekerjaan setiap divisi yang terlibat.
- Menyusun FlowChart
Setelah memperhatikan proses bisnis di perusahaan, Anda bisa menggambarkannya dalam bentuk flowchart dan alurnya berupa narasi. Pembuatan flowchart ini harus sesuai dengan urutan kerja yang terjadi di lapangan, sehingga Anda perlu menuliskan beberapa detail seperti person in charge, dokumen yang dibutuhkan serta durasi dari masing-masing aktivitas.
- Review Hasil Penyusunan Flowchart
Hasil dari flowchart yang telah disusun, selanjutnya perlu melalui proses review bersama tim Anda. Pada tahapan ini, umumnya Anda dapat menemukan hal-hal yang belum sesuai dengan keadaan dilapangan atau di masing-masing departemen.
- Simulasi SOP
Setelah hasil final dari flowchart telah selesai dibuat, tahap selanjutnya adalah dengan melakukan uji coba SOP di perusahaan. Hal ini diperlukan untuk mengetahui apakah ada ketidaksesuaian dengan yang terjadi di lapangan. Apabila terjadi ketidaksesuaian saat simulasi berlangsung, maka SOP harus diperbaiki sebelum disetujui oleh semua pihak.
- Evaluasi dan Perbaikan SOP Setelah Simulasi
Lakukan evaluasi dan perbaikan SOP setelah melakukan simulasi bersama tim. SOP dengan hasil final harus selaras dengan kondisi yang sebenarnya dan mewakili proses bisnis setiap elemen perusahaan agar SOP tetap dinilai fair.
- Approval dan Penerapan SOP Yang Telah Dibuat
Apabila telah selesai melakukan proses evaluasi, makan SOP sudah bisa diterapkan. Anda membutuhkan persetujuan atau approval dari pemimpin tertinggi perusahaan.
- Sosialisasi SOP Perusahaan
Setelah SOP disetujui, HRD perlu melakukan sosialisasi kepada karyawan mengenai SOP yang akan berjalan. Hal ini dimaksudkan agar setiap karyawan tahu dan tidak membuat kesalahan dalam bekerja serta menyesuaikan proses kerja dengan SOP yang sudah ada.
SOP yang telah dibuat dan diimplementasikan dapat meningkatkan kinerja karyawan. Sehingga setiap karyawan mampu memaksimalkan pekerjaannya dan lebih teratur dalam prose kerjanya mengingat SOP telah dijadikan acuan dasar dalam bekerja.
Setelah SOP diterapkan, HRD akan bertanggung jawab mengawasi pelaksanaan SOP yang berjalan di perusahaan. Untuk itu HRD tentunya perlu sebuah software untuk memastikan setiap karyawan mematuhi SOP dengan baik dan benar dengan software HR Appsensi. HRD dapat mengatur berbagai proses bisnis secara efisien mulai dari integrasi absensi, pengajuan cuti, payroll dan lain sebagainya.
Tertarik dengan fitur-fitur lain dari Appsensi? Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut kemudahan-kemudahan yang disediakan oleh Appsensi? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi.
