Dalam proses bisnis, suatu perusahaan tentu memerlukan pegawai yang profesional. Menciptakan sumber daya manusia yang profesional tentu tidak mudah. Berbagai tahap dan proses seperti seleksi, pelatihan, rekrutmen, dan pengembangan perlu dilaksanakan agar dapat menemukan karyawan yang profesional dan berkualifikasi tinggi. Semakin besar perusahaan tentu semakin banyak pegawai yang dibutuhkan.
Di kemudian hari pegawai baru akan banyak berdatangan. Pegawai baru yang berasal dari banyak pelamar tentunya merupakan yang terbaik dari yang lain. Dalam menemukan yang terbaik tentu diperlukan proses rekrutmen. Proses rekrutmen ini penting dalam menyaring pelamar yang ingin bergabung dengan perusahaan.
Simak artikel untuk mengetahui langkah-langkah proses rekrutmen yang baik dan terstruktur.
Definisi Rekrutmen
Proses rekrutmen merupakan salah satu tahap yang dilakukan perusahaan dalam mencari dan menemukan tenaga kerja potensial untuk mengisi posisi yang kosong di perusahaan. Tujuan dari proses ini yaitu untuk menyaring sumber daya manusia yang cocok dan sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Proses rekrutmen dibantu oleh departemen SDM untuk merekrut kandidat yang sesuai berdasarkan kemampuan mereka untuk bekerja dan sikap yang penting untuk pencapaian tujuan perusahaan.
Proses rekrutmen merupakan proses terpenting dari departemen SDM. Manajer Sumber Daya Manusia menggunakan teknik yang berbeda-beda dalam menjangkau calon anggota yang potensial. Sumber rekrutmen juga dapat mempengaruhi metode rekrutmen yang digunakan oleh pihak SDM dalam menghubungi kandidatnya.
Baca juga: Apa itu Perekrutan Dan Penerapannya di Kantor
10 Langkah Proses Rekrutmen
1. Ketahui Persyaratan yang Dibutuhkan untuk Pekerjaan Terkait
Banyak orang yang tidak terlalu memperhatikan persyaratan pekerjaan ketika mereka mengisi lowongan. Seringkali karena mereka terdesak oleh waktu, atau karena mereka menggunakan template deskripsi pekerjaan yang sudah ketinggalan zaman.
Langkah pertama yang harus Anda lakukan dalam proses rekrutmen Anda adalah evaluasi kembali setiap deskripsi pekerjaan saat Anda merekrut. Pertimbangkan bagaimana pekerjaan telah berubah dan potensi berkembangnya pekerjaan tersebut di masa depan, serta perubahan manajemen dan dinamika kelompok.
Pastikan jenis deskripsi Anda sudah sesuai dengan tanggung jawab posisi yang Anda tawarkan. Jika deskripsi pekerjaan Anda salah, Anda akan menarik jenis pelamar yang salah.
2. Pilih Tim Perekrutan yang Tepat
Tim perekrutan adalah salah satu hal yang sangat dibutuhkan dalam proses rekrutmen. Perekrutan kolaboratif tidak hanya menghilangkan bias, tetapi juga menawarkan sudut pandang yang berbeda tentang kesesuaian, kekuatan, dan kelemahan kandidat.
Idealnya, tim perekrutan harus terdiri dari manajer perekrutan, manajer lini atau anggota tim, perekrut, dan seringkali spesialis di lapangan. Tim tersebut adalah perpaduan yang bagus untuk melihat apakah kandidat memiliki kecocokan budaya yang sangat baik, keterampilan yang tepat, dan kemampuan meningkatkan dinamika tim.
Untuk perusahaan yang lebih kecil, Anda mungkin tidak dapat memenuhi perpaduan tim di atas. Namun, Anda dapat menyertakan karyawan yang memahami persyaratan pekerjaan dan yang mengenal perusahaan, serta setuju dengan visi dari perusahaan.
3. Tempatkan Diri Anda pada Posisi Karyawan Baru
Setelah mengetahui apa tanggung jawab dan tipe orang yang Anda cari untuk pekerjaan tersebut, Anda harus mencari tahu bagaimana Anda bisa menemukan orang yang tepat. Cara terbaik yang dapat Anda lakukan adalah dengan memposisikan Anda sebagai kandidat ideal Anda dan memikirkan bagaimana mereka akan mendekati job hunting.
Anda bisa mempertanyakan pertanyaan-pertanyaan ini kepada diri Anda sendiri dalam langkah ini:
- Apakah ada banyak orang dengan keterampilan dan atribut ini?
- Apakah ini merupakan peran spesialis dengan keterampilan yang langka?
- Apakah peran ini memerlukan jenis kepribadian tertentu?
- Di mana orang seperti ini akan mencari peluang baru? Apakah melalui media sosial, pencarian online melalui job boards, atau yang lainnya?
- Apa yang akan menarik kandidat ini?
4. Sebarkan Informasi Bahwa Anda Sedang Merekrut
Langkah ini akan jauh lebih mudah dilakukan setelah Anda mengetahui di mana Anda dapat menemukan kandidat terbaik untuk pekerjaan yang Anda tawarkan.
Jika Anda memilih job board, pilih yang sesuai dengan industri dan persyaratan Anda. Manfaatkan kumpulan bakat Anda dan aktiflah di media sosial. Sedangkan jika Anda memilih situs karir, pastikan Anda dapat mencerminkan perusahaan Anda dengan baik dan terintegrasi dengan ATS Anda.
Jika kandidat potensial Anda tidak secara aktif mencari pekerjaan baru dan juga termasuk dalam kategori keterampilan singkat, Anda akan memerlukan cara-cara yang inovatif untuk dapat menemukan mereka. Kandidat seperti ini dapat Anda temukan dengan secara langsung mencari dan mendekati mereka melalui media sosial atau dengan menjaring industri dan perusahaan tempat mereka bekerja.
5. Sempurnakan Proses Lamaran Anda
Pastikan proses lamaran Anda mudah didekati dan interaktif. Anda dapat mengotomatisasi proses ini dengan menyiapkan respons otomatis yang mengakui setiap pelamaran. Anda juga dapat mengintegrasikan chatbot untuk menjawab FAQ. Tips ini dapat membantu Anda untuk menghemat waktu dan juga membuat pelamar merasa dihargai.
Jangan sampai Anda mengabaikan proses pelamaran ini, karena jika Anda mengabaikan para pelamar, Anda dapat kehilangan talenta berkualitas tinggi.
Baca juga: Apa Bedanya Rekrutmen Internal Dan Eksternal?
6. Shortlist Kandidat
Setelah mengikuti langkah-langkah di atas, selanjutnya Anda akan mampu membuat daftar kandidat dengan cukup cepat. Pemilihan kandidat harus Anda lakukan segera, yaitu saat pelamar masih tertarik dengan pekerjaan itu. Jika Anda mengabaikan pelamar dan kandidat selama berminggu-minggu dan kemudian tiba-tiba menghubungi mereka, mereka mungkin akan kehilangan minat.
Kumpulkan daftar pendek Anda, lakukan wawancara skrining cepat, baik melalui telepon ataupun secara online, lalu tentukan tanggal wawancara. Komunikasikan setiap detail untuk wawancara, termasuk tanggal dan waktu kepada kandidat dan semua orang dalam tim perekrutan.
Beri tahu kandidat apa yang dapat mereka harapkan selama wawancara dan berapa banyak waktu yang harus disisihkan. Tim perekrutan juga perlu menyusun pertanyaan wawancara individu mereka dan membagikannya, sehingga semua anggota tim berada di halaman yang sama.
7. Tahapan Wawancara
Baik wawancara yang dilaksanakan melalui video conference secara online ataupun tatap muka, pastikan Anda membuat kandidat Anda merasa diterima dan perkenalkan mereka kepada tim perekrutan. Pertanyaan wawancara juga harus sudah disusun sebelumnya, dan seseorang di tim perekrutan harus bertanggung jawab atas prosedur wawancara untuk memastikan wawancara yang telah dilakukan tidak menyimpang dari tujuan dan target waktu yang telah disusun.
Setelah setiap wawancara, tim perekrutan harus berunding sesegera mungkin untuk memutuskan apakah kandidat melanjutkan ke tahap wawancara berikutnya, ditolak, atau diberi tawaran. Selalu beritahu kandidat yang tidak berhasil atas hasil wawancara mereka, dan lakukan dengan empati.
8. Referensi, Penilaian, dan Verifikasi Pekerjaan
Umumnya tahapan ini diabaikan ketika Anda terkesan oleh seorang kandidat selama wawancara. Padahal tahapan ini merupakan salah satu tahapan yang cukup penting dalam proses rekrutmen.
Anda dapat menghubungi pemimpin atau supervisor kandidat ini di tempat mereka bekerja sebelumnya dan tanyakan apakah mereka akan memberikan referensi. Anda dapat melakukannya dengan membuat panggilan perkenalan singkat dan menanyakan apakah Anda dapat mengirimi mereka email dengan pertanyaan Anda. Sebagian besar orang akan dengan senang hati mengatakan iya dan memberikan referensi yang jujur.
Penilaian keterampilan sangat penting untuk peran teknis, dan penilaian psikometri adalah pilihan yang tepat ketika Anda perlu memahami spesifikasi kepribadian.
9. Tawarkan Pekerjaan
Pastikan semua orang dalam tim perekrutan sepakat tentang kandidat terbaik dan gaji serta tunjangan yang ditawarkan. Jika ada keraguan, Anda harus menyelesaikannya terlebih dahulu.
Jika seorang kandidat menginginkan jumlah uang yang lebih banyak daripada yang Anda anggarkan buatlah beberapa tawaran pekerjaan kreatif untuk membuat mereka tetap tertarik. Pikirkan baik-baik tentang siapa di dalam tim yang akan membuat penawaran karena mereka harus dapat bernegosiasi dengan kandidat jika mereka menyampaikan kekhawatiran.
10. Proses Onboarding
Tahapan ini tidak hanya memastikan bahwa kandidat sudah menandatangani kontrak dan akan datang ke kantor Anda. Dalam proses onboarding, Anda harus tetap berhubungan dengan karyawan baru secara teratur dan memastikan bahwa mereka memiliki semua dokumentasi prasyarat sebelum mereka mulai. Hal ini menunjukkan bahwa Anda menantikan untuk menyambut mereka sebagai karyawan baru, atau sebagai peringatan bagi Anda jika mereka kehilangan minat dan memutuskan untuk tidak memulai.
Anda dapat melakukan tahapan ini dengan membuat daftar orientasi karyawan. Pada tanggal mulai kerja, pastikan Anda berada di sana untuk menyambut karyawan baru dan memperkenalkan mereka kepada anggota tim lainnya.
Baca juga: Menilai Kinerja Karyawan dengan Formulir Penilaian Kinerja
Menjaga alur proses rekrutmen dan orientasi karyawan yang terstruktur adalah salah satu tanggung jawab HR. Appsensi dapat menjadi jawaban bagi Anda untuk mengatasi tantangan HR dalam memanajemen karyawan.
Appsensi menyediakan fitur-fitur yang sangat bermanfaat bagi perusahaan, misalnya absensi online, perhitungan gaji atau payroll secara otomatis, pengajuan klaim, pengajuan cuti, dan lain-lain.
Tertarik untuk mencoba kemudahan yang dapat diberikan oleh Appsensi? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi.
