Program kerja atau biasa disingkat proker mungkin sudah sering Anda dengar. Dalam sebuah perusahaan, program kerja menjadi acuan para karyawan. Dengan proker, arah sebuah perusahaan bisa menjadi lebih jelas. Program kerja menjadi hal penting untuk menunjang aktivitas bisnis perusahaan.
Lantas, bagaimana cara membuat program kerja? Hal atau faktor apa saja yang perlu diperhatikan dalam membuatnya?
Segala pertanyaan tersebut akan terjawab dalam artikel ini!
Key Takeaways
- Program kerja adalah seperangkat rencana kerja yang dibuat untuk mencapai tujuan dalam kurun waktu tertentu.
- Program kerja mampu meningkatkan kinerja perusahaan serta mencapai tujuan yang telah ditentukan.
- Penting untuk mendiskusikan faktor-faktor program kerja, seperti masalah, waktu, sumber daya, serta kondisi lapangan.
Apa itu Program Kerja?
Program kerja adalah seperangkat rencana kerja yang dibuat untuk mencapai tujuan dalam kurun waktu tertentu. Masa berlaku program kerja terbatas dan harus disesuaikan dalam pelaksanaannya. Program kerja umumnya hanya berlaku untuk satu periode waktu berjalan.
Program kerja biasanya muncul dari suatu masalah, mulai dari yang sepele hingga masalah serius yang harus ditindaklanjuti. Program kerja yang telah dibuat akan disepakati oleh atasan maupun karyawan untuk dilaksanakan secara bersama-sama. Susunan program kerja nantinya menjadi pegangan untuk mencapai visi, misi, dan tujuan perusahaan, serta menjadi tolak ukur dalam pencapaian kinerja karyawan.
Jenis-Jenis Program Kerja
Melansir Penelitianilmiah.com, jenis program kerja diklasifikasikan menurut rentang waktu, sifat, dan targetnya. Berdasarkan acuan tersebut, setidaknya ada 7 jenis program kerja. Berikut penjelasan selengkapnya:
1. Berdasarkan Rentang Waktu
a. Program kerja untuk rentang waktu satu periode kepengurusan
Jenis program kerja yang satu ini biasanya dibuat oleh perusahaan untuk satu periode. Pelaksanaan kegiatan rapat kerja hanya dilakukan sekali dalam satu periode. Pada tahap selanjutnya, akan diadakan evaluasi serta koordinasi dari program kerja yang telah ditetapkan.
b. Program kerja untuk rentang waktu tertentu
Jenis program kerja yang satu ini disusun untuk jangka waktu tertentu, biasanya triwulan (3 bulan), caturwulan (4 bulan), semester (6 bulan), dan lain lain. Dalam program kerja seperti ini, suatu perusahaan akan mengadakan rapat kerja lebih dari sekali dalam satu periode.
2. Berdasarkan Sifat
a. Program kerja yang bersifat terus-menerus atau continue
Program kerja ini akan dilakukan secara terus menerus oleh suatu perusahaan. Dengan kata lain, program kerja tersebut bukan hanya dilakukan sekali saja. Kesulitan dalam mengimplementasikan proker yang sifatnya terus-menerus akan dihadapi saat pertama kali melaksanakan program kerja.
b. Program kerja yang bersifat insidental
Program kerja yang satu ini umumnya hanya dilakukan pada waktu tertentu oleh suatu perusahaan. Hal ini dengan pertimbangan mengambil momentum waktu yang penting. Misalnya, perusahaan mengadakan bakti sosial karena ada kejadian bencana alam di suatu daerah.
c. Program kerja yang bersifat tentatif
Program kerja jenis ini biasanya akan dilakukan sesuai dengan kondisi yang akan datang. Alasan program kerja tentatif dilakukan karena kurang terjaminnya faktor-faktor pendukung saat diadakannya perencanaan terkait program kerja lain.
3. Berdasarkan Target
a. Program kerja jangka panjang
Penyusunan program kerja jangka panjang harus disesuaikan dengan cita-cita atau tujuan, serta visi dan misi perusahaan. Jenis program kerja yang satu ini disusun karena tidak memungkinkan untuk direalisasikan dalam jangka waktu pendek.Contoh program kerja ini, seperti membuat cabang-cabang perusahaan.
Contoh tersebut merupakan program kerja jangka panjang karena sulit untuk merealisasikan fasilitas-fasilitas tersebut dalam waktu yang singkat, sehingga harus dijadikan program kerja jangka panjang.
b. Program kerja jangka pendek
Program kerja jangka pendek merupakan program kerja yang realisasi perencanaannya dalam periode tertentu, yaitu berkisar antara 1-3 tahun. Program kerja ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan bisnis perusahaan pada masa yang telah ditentukan.
Contoh program kerja jangka pendek, misalnya menjalin kerja sama mitra usaha secara profesional dengan badan, instansi, dan lembaga yang terkait dengan perusahaan.
Baca juga: Realisasikan Visi dengan Program Kerja Perusahaan yang Baik
Faktor-Faktor yang Harus Dipertimbangkan dalam Membuat Program Kerja
Melansir Cake Resume, sebelum membuat program kerja, ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan, antara lain:
1. Masalah
Faktor pertama yang harus dipertimbangkan adalah mengidentifikasi masalah yang muncul dan perlu ditindaklanjuti. Jenis proker yang dibuat tergantung masalah yang ada dan juga strategi apa yang cocok untuk mengatasi masalah tersebut.
Sebagai contoh, di komplek daerah Jakarta ditemukan banyaknya sampah berserakan di pinggir jalan. Jenis program kerja yang dibuat adalah program kerja sederhana, yaitu menaruh tempat sampah setiap beberapa meter untuk meningkatkan kesadaran warga sekitar agar membuang sampah pada tempatnya.
2. Menetapkan Waktu dan Target
Setelah mengidentifikasi masalah, penting untuk menentukan waktu dan target yang ingin dicapai dalam program kerja. Usahakan untuk mengadakan program kerja di waktu yang tepat agar target tercapai. Selain iu, supaya persiapan yang dilakukan dapat maksimal dan acara yang diadakan 100% siap digelar.
3. Sumber Daya (Tenaga, Uang, Infrastruktur)
Sumber daya juga dibutuhkan untuk menjalankan program kerja. Sumber daya tenaga, meliputi individu atau tim yang melakukan pekerjaan. Selain itu, sumber daya lain, seperti uang atau anggaran dan infrastruktur juga dibutuhkan untuk kelancaran program kerja.
Buat rincian anggaran yang dibutuhkan dalam penyusunan program kerja. Usahakan setiap proyek yang dibuat sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan. Program kerja yang baik adalah program kerja yang memiliki anggaran dana terperinci dan transparan.
4. Kondisi Lapangan
Kondisi lapangan adalah tempat dilaksanakannya proker. Hal yang juga harus perhatikan adalah menentukan lokasi yang cocok untuk pelaksanaan program kerja yang akan dibuat. Mempertimbangkan kondisi lingkungan sekitar juga tak kalah penting untuk melaksanakan kegiatan.
Cara Membuat Program Kerja
1. Tetapkan Tujuan dan Sasaran
Langkah pertama untuk membuat proker adalah menetapkan tujuan dan sasaran yang jelas, fokus pada gambaran besar, spesifik, dan nyata. Tanpa tujuan dan sasaran yang jelas, anggota tim akan mengerjakan tugas secara sembarangan dikarenakan tidak adanya tolak ukur. Tujuan program kerja juga harus selaras dengan visi dan misi yang ingin dicapai.
Contohnya, apabila perusahaan ingin meluncurkan produk baru, targetnya adalah menjual 1000 produk dalam 6 bulan pertama. Maka, sasaran yang harus dilakukan adalah meluncurkan kampanye di media sosial.
2. Tetapkan Tanggung Jawab Tim
Langkah selanjutnya yang harus dilakukan setelah menetapkan tujuan adalah menugaskan anggota tim untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk menjaga tim agar tetap pada jalurnya, tetapkan seorang pemimpin. Sementara, jika proyek besar dan kompleks dengan banyak tim, buatlah tingkat hierarki serta tingkat tim yang saling bergantung.
3. Tentukan Metode, Model, Materi
Berbekal dengan konsep yang telah dirancang sebelumnya, Anda bisa menentukan metode, model dan materi yang akan diimplementasikan.
- Metode: seminar, webinar, expo.
- Model: Jangka pendek atau jangka panjang
- Materi: Hal yang ingin disampaikan atau tema program kerja
4. Tentukan Anggaran
Anggaran harus memuat rincian biaya dan menetapkan tugas yang berbeda untuk masing-masing tim. Dengan demikian, setiap kali tim mencapai target baru atau mencapai tujuan, akan lebih mudah meninjau pengeluaran dan menentukan kesesuaian dengan anggaran.
Selain itu, program kerja yang terperinci akan memudahkan untuk mengetahui area yang lebih banyak membutuhkan dana dan juga letak masalah dalam pengeluaran.
Namun, jika tim yang ditetapkan tidak sesuai anggaran, Anda dapat mengalokasikan kembali sumber daya dari area lain atau menentukan apakah sumber daya keuangan dapat meningkat.
5. Menetapkan Tenggat Waktu
Prinsipnya, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek, maka semakin banyak biaya tenaga kerja dan bahan yang dikeluarkan. Pertimbangkan untuk menggunakan pedoman tujuan SMART ketika membuat program kerja.
Metode SMART :
- Spesifik: tujuan, sasaran, dan langkah tindakan harus spesifik dan jelas.
- Measurable (dapat diukur): goal yang berhasil tercapai akan lebih mudah terlihat dan diukur.
- Achievable (dapat dicapai): sasaran harus memungkinkan untuk dicapai tim secara realistis dalam kerangka waktu yang ditentukan.
- Relevant: sasaran, tujuan, dan tugas harus selaras dengan nilai dan tujuan jangka panjang.
- Time-based (berbasis waktu): rencana harus memiliki tenggat waktu yang realistis, sehingga memudahkan dalam memprioritaskan waktu.
Membuat Indikator Keberhasilan
Indikator keberhasilan dapat diukur dengan cara berikut:
- Pengukuran proyek.
- Pengukuran kualitas.
- Pengukuran hasil akhir.
- Pengukuran efisiensi.
Baca juga: Kenali Definisi, Tujuan, dan Proses Perencanaan Kinerja
Contoh Program Kerja
1. Program Kerja Jangka Pendek
Seorang manager membuat proker jangka pendek: menyusun strategi perencanaan untuk meningkatkan penjualan produk perusahaan hingga target 25% dengan menggunakan pakar atau ahli periklanan.
2. Program Kerja Jangka Panjang
Divisi marketing dari perusahaan kosmetik ingin membuat kampanye untuk mendukung perbedaan kulit di Indonesia. Oleh karena itu, perusahaan mengeluarkan 10 shades warna sesuai dengan keberagaman warna kulit orang Indonesia
Tujuan: menguatkan branding dan meningkatkan penjualan.
Demikian informasi mengenai pengertian program kerja, cara membuat, contoh program kerja, hingga faktor yang perlu diperhatikan dalam membuatnya. Setiap perusahaan pasti membutuhkan program kerja untuk meningkatkan kinerja perusahaan serta mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Selain membutuhkan program kerja, perusahaan juga membutuhkan teknologi penunjang kinerja HR, seperti Appsensi. Appsensi adalah aplikasi absensi online terbaik berbasis mobile yang dilengkapi fitur-fitur bermanfaat untuk pengelolaan SDM dan payroll.
Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau jika Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi, jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
Tulis Komentar