Apakah Anda saat ini berencana untuk berkarir di bidang procurement? Atau mungkin sudah memulai berkarir di bidang ini? Sumber daya manusia (SDM) yang berada di dalam divisi ini umumnya berlatar belakang pendidikan ilmu akuntansi atau manajemen bisnis. Perusahaan yang membutuhkan barang atau jasa dalam jumlah banyak, biasanya akan menyelenggarakan atau membuat pengadaan melalui divisi procurement.
Key Takeaways
- Procurement adalah proses pengadaan adalah pembelian barang dan jasa dari sumber eksternal, seperti vendor atau pemasok pihak ketiga.
- Menjadi divisi penting di perusahaan, procurement memiliki tahapan dan prinsip yang harus dilaksanakan untuk memastikan barang dan jasa yang didapat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Procurement merupakan salah satu bagian penting yang tugasnya melakukan proses operasional bisnis yang ada di dalam perusahaan. Berbeda dengan purchasing. Namun sebagian orang berpikir procurement sama dengan purchasing.
Maka dari itu penting untuk memahami berbagai hal tentang procurement. Supaya Anda dapat melakukan tugas ini dengan baik, serta mengetahui apa perbedaan antara procurement dan purchasing. Selain itu, pembahasan berikut ini juga berguna untuk manajemen agar bisa menyiapkan sistem procurement yang efektif bagi perusahaan.
Pengertian Procurement
Procurement adalah sebuah upaya yang dilakukan perusahaan untuk mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan. Barang dan jasa tersebut bisa berupa mesin, peralatan usaha, bahan bangunan yang diperlukan untuk reparasi, dan tenaga jasa yang diperlukan oleh perusahaan tersebut.
Procurement juga dapat diartikan sebagai proses pengadaan dan pembelian barang dan jasa dari sumber eksternal, seperti vendor atau pemasok pihak ketiga.
Proses pengadaan mulai dari tahap perencanaan hingga pengambilan keputusan. Biasanya, proses procurement dilakukan oleh manajer bidang pengadaan yang akan menganalisis perlunya pengadaan barang dan jasa akibat kurangnya sumber daya dan kemampuan internal perusahaan.
Jenis-jenis Procurement
Menurut Netsuite, procurement dikategorikan dalam beberapa cara tergantung pada langsung tidaknya suatu pengadaan dilakukan dan bagaimana perusahaan akan menggunakan barang atau jasa yang dibeli. Adapun jenis-jenis procurement itu antara lain adalah sebagai berikut:
1. Direct procurement (pengadaan langsung)
Merupakan pengadaan barang atau jasa yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir dari suatu perusahaan. Contohnya adalah perusahaan retail yang menjual produk secara grosir. Procurement indirect dilakukan dengan membeli input yang dibutuhkan suatu perusahaan dan dilakukan dengan analisis efisiensi biaya pengadaan untuk profitabilitas perusahaan.
2. Indirect procurement (pengadaan tidak langsung)
Adalah pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan demi berjalannya sebuah perusahaan dalam kegiatan sehari-hari, namun tidak secara langsung digunakan untuk menghasilkan produk akhir sebuah perusahaan. Misalnya, furniture yang digunakan oleh perusahaan iklan maupun konsultan. Procurement jenis ini memang tidak secara langsung memiliki andil dalam proses produksi, tetapi tetap berkontribusi pada operasional dan laba perusahaan. Perlengkapan kantor, layanan konsultasi, iklan dan pemeliharaan merupakan beberapa contoh procurement tidak langsung.
3. Good procurement
Adalah kegiatan pengadaan barang fisik, atau dapat berupa subscription suatu software yang dibutuhkan perusahaan untuk keperluan operasional. Jenis pengadaan barang ini bisa mencakup direct dan indirect procurement. Good procurement ini cukup efektif untuk menjaga pengelolaan rantai pasokan secara umum dalam suatu perusahaan atau organisasi.
4. Service procurement
Adalah pengadaan layanan atau jasa yang berbasis sumber daya manusia. Suatu perusahaan mengadakan pengadaan jenis ini untuk bagian yang tidak dapat mereka penuhi secara internal. Contoh procurement jenis ini adalah firma hukum, kontraktor individu, layanan keamanan dan kebersihan serta berbagai contoh tenaga outsourcing lainnya.
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Sampai pada pembahasan di atas mungkin ada sebagian dari Anda yang bertanya apa perbedaan antara purchasing dengan procurement. Berikut ini perbedaan keduanya dilihat dari berbagai sisi.
1. Dari segi proses
Procurement merupakan proses panjang dari analisis dan identifikasi kebutuhan barang dan jasa oleh manajer pengadaan.
Purchasing hanya bagian dari keseluruhan proses procurement yang mencakup proses pembelian secara khusus yang dilakukan dari pembuatan pesanan hingga pembuatan slip pembelian.
2. Dari segi kegiatan transaksi
Procurement adalah seluruh kegiatan pengadaan barang dan jasa. Misalnya pengadaan mesin, spare part, peralatan, jasa petugas kebersihan, jasa teknisi dan lain sebagainya.
Purchasing adalah proses pembelian barang dan jasa namun masih berada di jalur proses procurement. Dengan kata lain, purchasing merupakan bagian dari procurement.
3. Dari segi perencanaan
Procurement terdapat perencanaan vendor atau supplier sebelum dilakukan kontrak dilakukan.
Purchasing tidak memerlukan kontrak, langsung melakukan transaksi kepada vendor atau supplier yang telah ditentukan.
4. Dari segi riset
Procurement terlebih dahulu melakukan riset terhadap supplier sebelum membuat kontrak
Purchasing hanya melakukan tanya jawab seputar barang yang perusahaan pesan sebelum transaksi pembayaran.
5. Dari segi relasi
Procurement menjalin relasi dengan supplier sekalipun setelah pembayaran dilakukan
Purchasing proses relasi berakhir setelah pembayaran pada supplier atau vendor dilakukan. Ini karena kegiatan purchasing hanya mencakup pembelian singkat dan tidak luas.
6. Dari segi evaluasi
Procurement melakukan evaluasi terhadap layanan yang supplier atau vendor kerjakan sebelum melakukan kontrak.
Purchasing hanya mengevaluasi barang yang diterima.
Perbedaan Procurement dan E-Procurement
Saat kita membahas procurement, kita akan langsung teringat tentang e-procurement yang digagas oleh pemerintah. Padahal, tidak hanya pemerintah atau perusahaan milik negara saja yang menerapkan inovasi e-procurement. Saat ini, sudah banyak perusahaan yang menggunakan sistem e-procurement untuk menunjang proses pengadaan barang atau jasa mereka karena dianggap lebih efisien.
E-procurement adalah suatu proses pengadaan produk barang atau jasa yang dilakukan secara elektronik dan ditunjang oleh perangkat lunak atau website dengan koneksi internet. Umumnya, proses ini dimulai dari pelelangan umum, kemudian prakualifikasi dan proses sourcing secara digital dengan memanfaatkan modul yang sudah berbasis website.
Australia dan Skotlandia merupakan negara yang mengembangkan sistem e-procurement ini. Dari perkembangan yang digagas oleh kedua negara tersebut, baru pada akhirnya Indonesia juga turut menggunakan sistem e-procurement ini.
Tahapan Procurement
1. Menganalisis, merencanakan dan mengidentifikasi kebutuhan perusahaan
Proses procurement dimulai dengan menganalisis kinerja perusahaan saat ini dan memproyeksikan kinerja perusahaan ke depan. Agar dapat mengidentifikasi apa saja barang dan jasa yang dibutuhkan untuk peningkatan kinerja. Lalu tak lupa menetapkan besaran anggaran, kuantitas dan kualitas.
Proses ini dilakukan oleh tim yang dipimpin oleh manajer pengadaan untuk dapat melihat serta menguraikan potensi efisiensi dan penghematan biaya perusahaan dengan melakukan pengadaan eksternal.
2. Pengembangan strategi sourcing/outsourcing
Sebelum melakukan kontrak pembelian, perusahaan melalui manajer pengadaan perlu merumuskan strategi terhadap para pemasok barang dan jasa dalam procurement. Ada 3 strategi yang bisa dipilih yaitu sebagai berikut:
- Pembelian langsung, dilakukan dengan mengirim request for proposal (RFP) atau request for quote (RFQ) untuk memilih pemasok dan menjalin kesepakatan pembelian.
- Akuisisi, perusahaan langsung menentukan pemasok yang diinginkan dan melakukan pembelian.
- Kemitraan, membuat perjanjian terlebih dahulu dengan pemasok terpilih untuk kemudian melakukan perjanjian kerja sama dalam jangka waktu tertentu.
Penentuan strategi ini selain agar terjalin relasi yang baik antara perusahaan dengan para pemasok juga supaya perusahaan tetap mampu bertahan dalam daya saing pasar pemasok tertentu. Adanya strategi ini juga dapat membantu jika nantinya terjadi risiko pengadaan baik secara langsung maupun lewat strategi alih daya (outsourcing).
3. Pembelian (Purchasing)
Setelah merancang strategi untuk tiap-tiap pemasok terpilih dan melakukan negosiasi dan menandatangani kontrak kerja, maka langkah selanjutnya adalah pembelian atau purchasing. Dalam proses pembelian, harus memastikan beberapa hal berikut ini:
- Deskripsi barang atau jasa yang dipesan
- Total biaya keseluruhan
- Jumlah/kuantitas barang atau jasa yang telah dipesan
- Persetujuan alur kerja dari para pemasok
4. Pengawasan barang atau jasa
Umumnya, proses pembelian barang atau jasa dalam proses procurement pembayaran tidak dilakukan di awal. Supplier atau vendor akan mendahulukan pengiriman pesanan kepada perusahaan pemesan, baru kemudian dilakukan pembayaran.
Untuk itu pihak purchasing perusahaan wajib melakukan pengawasan progress dari pesanan yang dilakukan sebelum melakukan pembayaran atau pelunasan. Apabila ternyata ditemukan beberapa hal yang tidak sesuai kontrak maka perusahaan berhak melakukan negosiasi ulang dengan vendor atau supplier terkait.
5. Penerimaan barang dan jasa
Saat barang atau jasa yang dipesan telah diterima, bagian procurement dan purchasing wajib memeriksa kondisi kelengkapan barang atau jasa tersebut. Hal ini dilakukan untuk menghindari perbedaan harga, kualitas, serta kuantitas. Sebab, jika ada ketidaksesuaian pada jumlah barang yang diterima, pihak purchasing bisa melakukan retur atau pengembalian.
6. Pembayaran dan pelunasan
Setelah proses pengawasan pengiriman dan penerimaan barang atau jasa terpesan, maka perusahaan pemesan berkewajiban untuk melakukan pembayaran penuh atau pelunasan sesuai kesepakatan kontrak.
Pada proses procurement, biasanya perusahaan mempunyai beberapa metode dalam melakukan pembayaran supplier atau vendor, yaitu:
- Down Payment atau pembayaran di muka yang dilakukan sebelum invoice.
- Letter of Credit, yaitu dokumen perjanjian yang diterbitkan oleh pihak bank yang dituju atas permintaan pembeli untuk melakukan pembayaran atas dokumen transaksi yang akan dikirimkan kepada vendor.
- Open Account, yaitu proses pembayaran setelah barang atau jasa diterima oleh pembeli.
Prinsip-Prinsip Procurement
1. Accountability
Prinsip procurement pertama yang perlu diikuti oleh perusahaan dan vendor atau supplier adalah accountability. Akuntabilitas adalah suatu kewajiban untuk bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan dalam pelaksanaan tugas.
Artinya, perusahaan sebagai pembeli dan vendor sebagai pemasok harus mematuhi aturan yang telah disepakati bersama terkait perjanjian bisnis mereka. Termasuk menyanggupi sanksi yang akan diberikan apabila terjadi pelanggaran terhadap aturan-aturan tersebut.
2. Consistency
Dalam prinsip consistency, antara perusahaan dengan pihak vendor atau supplier harus melakukan segala sesuatunya secara konsisten. Bukan hanya hanya terkait aturan, namun juga kualitas produk dan jasa, hingga ketepatan waktu pengiriman barang atau jasa. Tujuannya adalah agar masing-masing pihak saling percaya dan saling diuntungkan, sehingga hubungan bisnis yang terjadi menjadi semakin kuat.
3. Value for Money
Prinsip ini diartikan bahwa procurement yang dilakukan harus sesuai dengan tujuan dasarnya, yaitu untuk memperoleh biaya, kualitas, dan keberlanjutan bisnis yang saling menguntungkan.
4. Fair Dealing
Prinsip ini menjelaskan bahwa vendor atau supplier harus diperlakukan secara adil tanpa diskriminasi. Selain itu, baik perusahaan maupun supplier atau vendor tidak boleh memaksakan beban yang tidak perlu kepada masing-masing pihak.
5. Informed Decision Making
Dalam prinsip ini, baik perusahaan maupun supplier atau vendor dituntut untuk mengambil keputusan didasarkan pada informasi yang akurat, termasuk memastikan semua hak satu sama lain dipenuhi secara saksama.
Baca juga: Pentingnya Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Bisnis
Tugas Staf Procurement dalam Perusahaan
Apa saja tugas dari staf bagian procurement? Berikut beberapa di antaranya:
1. Memilih dan Menjalin Hubungan dengan Pemasok
Memilih pemasok yang tepat menjadi tugas procurement. Ketepatan memilih menjadi kunci keefektifan pengadaan barang dan jasa. Sebaliknya, jika terjadi kesalahan pemilihan maka proses pengadaan barang atau jasa akan terganggu.
Proses pemilihan yang baik meliputi mengirim undangan untuk presentasi, evaluasi mendalam sebelum menjalin kesepakatan, kunjungan lapangan dan lain sebagainya. Perhatikan pula apakah hubungan dan kesepakatan yang terjalin merupakan jangka pendek atau jangka panjang.
2. Menerapkan teknologi yang sesuai
Staf procurement juga bertanggung jawab dalam menentukan teknologi apa yang digunakan untuk pengadaan barang. Apakah teknologi yang lebih sederhana seperti telepon atau fax, atau teknologi yang lebih mumpuni seperti e-procurement.
3. Melakukan pembelian
Untuk memenuhi kebutuhan, perusahaan juga melakukan kegiatan pembelian. Pembelian bisa dilakukan dengan melakukan pembelian secara rutin, atau bisa juga melalui proses lelang atau melalui tender. Diperlukan ketelitian dari staf procurement untuk melakukan pembelian yang tepat guna.
4. Evaluasi para pemasok yang ada
Staff procurement juga harus menilai dan mereview apakah pemasok mampu menyediakan barang atau jasa yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan. Apabila terdapat kekurangan yang dikarenakan supply chain masih belum maksimal, hasil evaluasi tersebut bisa menjadi masukan berharga bagi pemasok untuk meningkatkan kinerjanya.
Itulah pemaparan lengkap mengenai procurement sekaligus perbedaannya dengan purchasing. Tiap tahapan dan juga prinsip pelaksanaan procurement di atas sebaiknya diterapkan oleh tim procurement pada perusahaan Anda. Agar diperoleh efisiensi biaya, dengan kualitas barang dan jasa dapat benar-benar mampu meningkatkan kinerja. Klik link ini untuk cari tahu tips-tips lainnya seputar manajemen perusahaan dari Appsensi untuk kemajuan perusahaan Anda.
