Sampai saat ini, mungkin masih banyak orang yang mengira bahwa HRD dan personalia adalah satu divisi yang sama dari suatu perusahaan. Hal ini sering terlihat pada kesalahan para karyawan baru yang ingin melamar pekerjaaan, dimana mereka umumnya bingung harus mengirimkan surat lamarannya ke HRD atau ke manajer personalia.
Padahal nyatanya, meskipun memiliki lingkup kerja yang sama, keduanya memiliki definisi, fungsi dan tugas yang berbeda. Apa saja perbedaan HRD dan personalia? Apa saja tugas dan tanggung jawab yang dimiliki keduanya?
Pada artikel ini, kami akan membahas tentang HRD, personalia dan perbedaan dari keduanya. Simak artikel ini untuk mengetahui lebih lanjut.
Human Resources Department (HRD)
Definisi HRD
Human Resources Department, umumnya disingkat menjadi HRD adalah salah satu divisi dari suatu perusahaan yang bertugas dalam mengurus semua hal terkait kepegawaian, dari proses seleksi hingga proses rekrutmen. HRD menurut KBBI adalah Departemen Sumber Daya Manusia atau Departemen SDM.
HRD merupakan salah satu divisi yang ada dalam setiap perusahaan dan memiliki kehadiran yang cukup penting. HRD selalu menjadi bagian dari perusahaan dalam proses rekrutmen hingga mengurus segala sesuatu yang berhubungan dengan sumber daya manusia di perusahaan.
Departemen sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan memiliki tugas untuk memaksimalkan produktivitas karyawan dan melindungi perusahaan dari masalah apa pun yang mungkin timbul pada tenaga kerja. Departemen SDM juga memiliki tanggung jawab terhadap kompensasi dan tunjangan, perekrutan, pemecatan, dan mengikuti undang-undang yang dapat mempengaruhi perusahaan dan karyawan.
Tugas HRD
Perencanaan, rekrutmen, pengembangan, manajemen kinerja, penentuan gaji dan kompensasi, dan memutuskan hubungan kerja (PHK) sumber daya manusia dari suatu perusahaan adalah tugas-tugas HRD. Selain itu, HRD juga bertugas dalam menempatkan karyawan pada posisi yang tepat. Pekerjaan HRD umumnya dilakukan secara manual dan bersifat rutinitas.
Salah satu tugas utama dari divisi HRD adalah mempersiapkan dan menyeleksi tenaga kerja, dengan persiapan internal maupun eksternal, rekrutmen tenaga kerja, dan seleksi tenaga kerja di perusahaan.
Selain itu, HRD juga bertanggung jawab dalam pengembangan, evaluasi, dan monitor kinerja karyawan. HRD akan mengevaluasi apakah karyawan tersebut dapat menguasai pekerjaan dan tugas yang menjadi tanggung jawab mereka, serta apakah mereka menguntungkan bagi perusahaan. Hal ini membantu perusahaan agar karyawan dapat berkontribusi maksimal untuk perusahaan.
Pemberian gaji atau imbalan atas kinerja karyawan juga merupakan salah satu tugas HRD. Pemberian gaji harus dilakukan secara teratur oleh perusahaan secara tepat dan sesuai dengan keadaan pasar tenaga kerja di lingkungan luar dan hasil kinerja karyawan. HRD juga bertugas untuk memberikan perlindungan dan keringanan kepada para karyawan.
HRD juga melakukan pekerjaan administratif, menanggapi permasalahan yang bersifat reaktif, dan minim perencanaan.
Beberapa tanggung jawab dari seorang HRD antara lain:
- Pengembangan dan evaluasi karyawan
- Pemantauan kinerja karyawan
- Konsultasi dan administrasi untuk karyawan
- Pemutusan hubungan kerja (PHK) karyawan
- Memberikan perlindungan dan keringanan
- Memberikan gaji untuk karyawan
Baca juga: Skill yang Wajib Dimiliki Seorang HRD di Perusahaan
Personalia
Definisi Personalia
Sebenarnya tidak ada perbedaan yang terlalu signifikan antara HRD dan personalia. Kedua divisi ini sama-sama mengelola urusan kepegawaian. Jika HRD adalah divisi yang mengurus sumber daya manusia, personalia merupakan serangkaian kegiatan terkait pengelolaan sumber daya manusia.
Pengelolaan dari fungsi personalia, yang umumnya disebut sebagai manajemen personalia, berarti personalia bertanggung jawab terhadap employee database, payroll, dan pembayaran benefit lainnya.
Divisi personalia bertugas dalam melaksanakan serangkaian kegiatan pengelolaan SDM di perusahaan, terutama hal-hal terkait administratif yang mengatur hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan. Personalia sangat dibutuhkan dalam kegiatan bisnis agar pengelolaan perusahaan dapat berjalan dengan baik.
Tugas Personalia
Personalia memiliki hubungan yang dekat dengan semua hal terkait karyawan, dengan berhubungan secara langsung baik dari segi kualitas maupun kuantitas karyawan.
Manajemen atau fungsi personalia memiliki tanggung jawab terhadap hal-hal seperti employee database, payroll, dan pembayaran benefit lainnya, serta pencatatan cuti, pinjaman karyawan, absensi, filing dokumen, dan lain-lain.
Fungsi-fungsi yang dimiliki oleh manajemen personalia menggambarkan tugas dari seorang personalia. Fungsi-fungsi tersebut terdiri dari:
- Pengadaan merupakan fungsi personalia dalam menyediakan SDM dalam jumlah tertentu dengan berbagai keahlian, melalui proses seleksi dan rekrutmen hingga penempatan kerja, yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis.
- Perencanaan merupakan fungsi personalia terkait penentuan suatu program dalam mencapai tujuan perusahaan.
- Pengorganisasian merupakan fungsi personalia dalam membentuk organisasi dengan merancang susunan dari berbagai hubungan dari fungsi-fungsi yang harus dijalankan oleh para anggota atau jabatan dalam perusahaan untuk dapat bekerja sama dengan baik dalam satu organisasi demi mencapai satu tujuan yang sama.
- Pengarahan merupakan fungsi personalia dalam memastikan dan mengusahakan agar karyawan dapat bekerja sama dan melaksanakan rencana organisasi mereka secara efektif.
- Pengawasan merupakan fungsi personalia terkait pengaturan berbagai jenis aktivitas dan membandingkan pelaksanaan dengan rencana yang sudah dibangun, serta mengoreksinya jika ada penyimpangan yang terjadi.
- Pemeliharaan merupakan fungsi personalia untuk mempertahankan keberlangsungan kondisi kerja yang telah efektif, antara lain sikap positif pegawai terhadap tugas yang diberikan serta melalui proses komunikasi yang baik pada organisasi, dan program kesehatan dan keamanan untuk mempertahankan kondisi fisik para pegawai.
- Pengembangan merupakan fungsi personalia terkait peningkatan keahlian dan keterampilan tenaga kerja, seperti pendidikan dan pelatihan tenaga kerja.
- Pemberian kompensasi merupakan fungsi personalia terkait pemberian penghargaan bagi karyawan secara adil dan layak sesuai dengan peran, tanggung jawab dan pencapaian karyawan dalam perusahaan.
- Pengintegrasian merupakan fungsi penyesuaian antara perbedaan kepentingan perusahaan dengan pegawai secara individu, sehingga dapat bekerja sama dengan harmonis dalam mencapai tujuan perusahaan.
Beberapa tanggung jawab personalia antara lain sebagai berikut:
- Data karyawan, payroll, dan pembayaran benefit lainnya
- Pengelolaan absensi dan daftar hadir karyawan, dan pencatatan cuti
- Pengelolaan pinjaman karyawan dan filing dokumen
- Penerimaan tenaga kerja koordinasi dengan labour supply
- Update dan record data
- Membuat dan menyiapkan perjanjian kerja dengan karyawan baru
- Menyiapkan internal letter dan outgoing letter
- Melakukan sosialisasi dan koordinasi
Nah, sekarang dapat kita simpulkan kalau perbedaan antara divisi HRD dan personalia terletak pada definisi dan lingkup kerjanya. HRD merupakan departemen sumber daya manusia yang bertugas dalam mengurus seputar kepegawaian, sedangkan personalia memiliki definisi sebagai serangkaian aktivitas terkait pengelolaan sumber daya manusia untuk mengatur berbagai aktivitas terkait bidang administratif.
Secara singkat, lingkup kerja personalia terletak pada area administrasi dan keberadaannya sangat diperlukan agar fungsi HRD tetap dapat terlaksana dengan baik. Namun keduanya sangat terkait erat dan sama-sama memiliki eksistensi yang saling membutuhkan dan penting dalam suatu perusahaan. Baik divisi HRD dan personalia sama-sama memiliki tugas untuk menunjang segala kegiatan yang berlangsung di perusahaan demi tercapainya visi, misi, dan target perusahaan.
Dalam pekerjaannya, HRD dan personalia dapat menggunakan tools, seperti aplikasi yang dapat mendukung pekerjaan mereka agar menjadi lebih mudah. Appsensi dapat menjadi pendukung pekerjaan, salah satunya terkait kehadiran, pengajuan dan rekap cuti, dan lain-lain.
Baca juga: Aplikasi Laporan Kehadiran Karyawan Otomatis, Lebih Akurat!
Appsensi, aplikasi penyedia solusi untuk HR
Selama masa pandemi, banyak sekali kerugian dan kesulitan yang dialami oleh banyak perusahaan. Pekerjaan HRD yang umumnya dilakukan secara manual juga menjadi terbatas.
Sebagai contoh, adanya penyebaran virus COVID-19 membuat sistem absensi menggunakan mesin fingerprint menjadi tidak efektif dan malah menjadi salah satu risiko terbesar penularan virus di kantor.
Appsensi adalah aplikasi solusi HR yang menyediakan fitur absensi online, yang menjadi solusi terbaik untuk mengurangi potensi penularan virus Corona di lingkungan kerja. Appsensi menawarkan kemudahan teknologi yang dapat membantu HRD dan personalia untuk menyelesaikan tugasnya dengan waktu dan tenaga yang lebih efisien.
Selain sistem absensi online berbasis mobile dengan fitur pengenalan wajah dan GPS, kami juga menyediakan banyak sekali fitur lain yang dapat membantu perusahaan. Beberapa fitur yang disediakan oleh Appsensi, antara lain mencatat aktivitas karyawan secara real-time, fitur pengajuan lembur dan persetujuan, daftar karyawan berdasarkan organisasi, membantu karyawan melakukan pengajuan klaim, fitur pengajuan ijin dan cuti karyawan, fitur persetujuan claim, leave dan overtime, grafik informasi untuk progress dan monthly report, memberikan tugas dan penilaian kepada karyawan, fitur tarik gaji lebih awal untuk karyawan, dan masih banyak lagi.Â
Anda juga tidak perlu ragu terhadap kinerja Appsensi. Appsensi sendiri telah memiliki banyak pengalaman bekerja sama dengan banyak perusahaan besar dari berbagai bidang, salah satunya adalah lembaga pemerintahan.
Tunggu apa lagi? Ayo kunjungi website kami untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi dengan mengklik link ini.Â
