Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, setiap karyawan pasti ingin mengalami kemajuan dan peningkatan dalam karir mereka. Oleh karena itu, setiap karyawan akan bekerja keras untuk menunjukkan kinerja dan performa terbaik sehingga kemajuan dalam karir ini dapat diberikan oleh atasan. Salah satunya adalah usaha yang diperlukan oleh karyawan dalam memenuhi masa percobaan di kantor.
Seorang karyawan yang telah menyelesaikan masa percobaannya pasti berharap agar dapat diangkat menjadi karyawan tetap. Jika seorang karyawan lulus dari masa percobaannya, maka karyawan tersebut akan melewati proses pengangkatan karyawan. Proses ini tidak hanya memperhatikan lulus atau tidaknya seorang karyawan dari masa percobaannya, namun juga mempertimbangkan efektivitas, peraturan ketenagakerjaan, dan unsur-unsur lainnya.
Pada artikel kali ini, kami akan membahas seputar pengangkatan karyawan. Simak artikel ini untuk mengetahui lebih lanjut.
Key Takeaways:
- Pengangkatan berarti tindakan penunjukan atau penempatan karyawan pada suatu jabatan atau pekerjaan baru.
- Prinsip dari pengangkatan karyawan adalah pertimbangan efektivitas, peraturan ketenagakerjaan, dan menghindari separation.
- Surat pengangkatan karyawan adalah dokumen yang menegaskan pekerjaan kandidat dalam suatu organisasi.
Definisi Pengangkatan Karyawan
Pengangkatan berarti tindakan penunjukan atau penempatan karyawan pada suatu jabatan atau pekerjaan baru. Tujuan dari dilakukannya pengangkatan adalah untuk memberikan motivasi bagi karyawan agar karyawan dapat merasa dihargai atas kinerja baiknya dan juga memiliki target dalam berkarir di perusahaan. Di samping itu, pengangkatan karyawan juga dianggap dapat meningkatkan kualitas kerja, sehingga proses ini juga dianggap penting bagi kelangsungan perusahaan.
Prinsip dari pengangkatan karyawan adalah pertimbangan efektivitas, peraturan ketenagakerjaan, dan menghindari separation. Hanya setelah calon karyawan lulus dalam seleksi yang diadakan, barulah pengangkatan dilakukan dan karyawan akan ditempatkan pada unit yang sesuai dengan kualifikasi yang dimilikinya.
Sebagai suatu proses legal, proses pengangkatan karyawan tidak bisa dilaksanakan begitu saja. Proses pengangkatan karyawan akan melibatkan surat pengangkatan karyawan.
Apa Itu Surat Pengangkatan Karyawan?
Surat pengangkatan karyawan adalah dokumen yang menegaskan pekerjaan kandidat dalam suatu organisasi. Surat ini merinci syarat dan ketentuan pekerjaan, seperti gaji, tanggung jawab pekerjaan, jam kerja, dan tunjangan.
Biasanya surat pengangkatan dikirimkan ke kandidat setelah mereka menyelesaikan proses perekrutan, termasuk wawancara, pemeriksaan referensi, dan pemeriksaan latar belakang. Setelah wawancara berhasil, kandidat akan diberikan surat penawaran. Setelah itu, kandidat mendapat jangka waktu tertentu untuk meninjau dan menegosiasikan syarat dan ketentuan penawaran, seperti struktur gaji. Setelah negosiasi selesai, departemen HR kemudian akan mengeluarkan surat pengangkatan resmi kepada kandidat.
Di samping itu, surat pengangkatan juga merupakan kontrak hukum antara majikan dan karyawan, yang menguraikan harapan dan tanggung jawab kedua belah pihak. Oleh karena itu, penulisan surat ini harus ditulis secara jelas dan akurat untuk menghindari kebingungan atau kesalahpahaman.
Baca juga: Segala Sesuatu Tentang Promosi dalam Pekerjaan
Bagaimana Cara Menulis Surat Pengangkatan Karyawan yang Baik?
Saat Anda menulis surat pengangkatan, ada beberapa elemen penting yang pastinya tidak boleh Anda lewatkan di dalamnya. Unsur-unsur ini akan memastikan surat itu jelas, ringkas, dan mengikat secara hukum. Berikut adalah beberapa hal yang harus Anda lakukan atau sertakan ketika menulis surat pengangkatan karyawan.
1. Mulai Surat dengan Sapaan Resmi
Awali surat pengangkatan dengan sapaan resmi, seperti “[Nama Kandidat] yang terhormat.” Sapaan ini membantu Anda untuk mengatur nada dan membangun hubungan profesional antara atasan dan karyawan.
2. Sebutkan Judul Pekerjaan dan Tanggal Mulai
Pastikan Anda menyatakan dengan jelas jabatan dan tanggal mulai bekerja. Hal ini memastikan bahwa kandidat tahu untuk posisi apa perusahaan mempekerjakan mereka dan kapan mereka diharapkan untuk memulai.
3. Buat Garis Besar Syarat dan Ketentuan Pekerjaan
Anda perlu menjelaskan dengan spesifik untuk hal-hal terkait gaji, tanggung jawab, pekerjaan, jam kerja, dan tunjangan. Perincian ini harus dibuat dengan jelas agar menghindari kebingungan atau kesalahpahaman.
4. Sebutkan Masa Percobaan (Probationary Period)
Jika akan diberlakukan masa probation, maka Anda harus menyatakannya dengan jelas dalam surat. Periode ini biasanya berlangsung selama beberapa bulan dan memungkinkan pemberi kerja menilai kesesuaian kandidat untuk pekerjaan itu.
5. Sertakan Detail Lain yang Relevan
Bagian ini mungkin mencakup perincian tentang pelatihan, persyaratan seragam, atau persyaratan pekerjaan khusus lainnya.
6. Akhiri dengan Penutup Formal
Anda harus mengakhiri surat secara resmi, dengan akhiran seperti “Hormat kami”, lalu diikuti dengan nama dan tanda tangan pemberi kerja. Tutuplah surat dengan menyatakan jika kandidat perlu menandatangani dokumen di bagian akhir. Cantumkan batas waktu penerimaan atau tanggapan surat di bagian akhir ini.
Tips Menulis Surat Pengangkatan
Berikut adalah beberapa tips untuk membuat surat pengangkatan karyawan.
- Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas. Pastikan surat pengangkatan yang dibuat mudah dibaca dan dipahami, dan terhindar dari hal-hal atau tulisan yang dapat menimbulkan kebingungan atau kesalahpahaman.
- Tulis syarat dan ketentuan pekerjaan dengan spesifik. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, Anda harus nyatakan gaji, tanggung jawab pekerjaan, jam kerja, dan tunjangan secara jelas di dalam surat.
- Periksa akurasi isi surat. Pastikan semua detail di dalam surat akurat, termasuk jabatan, tanggal mulai, dan informasi relevan lainnya.
- Gunakan nada formal. Tulis surat dengan nada formal dan profesional untuk membangun hubungan yang serius dan saling menghormati antara pemberi kerja dan karyawan.
- Hindari penggunaan jargon atau istilah teknis. Kecuali diperlukan, hindari penggunaan jargon atau istilah teknis yang mungkin tidak dipahami oleh kandidat.
- Koreksi dan edit surat tersebut. Sebelum mengirim surat, pastikan untuk mengoreksi dan mengeditnya untuk memeriksa kesalahan tata bahasa, kesalahan ketik, atau masalah pemformatan.
- Sertakan informasi kontak. Berikan informasi kontak manajer HR jika kandidat memiliki pertanyaan atau masalah.
Contoh Surat Pengangkatan Karyawan yang Baik
Anda tidak perlu bingung dalam membuat surat pengangkatan yang jelas dan baik. Anda dapat mengikuti format berikut untuk dapat menulis surat pengangkatan yang akurat dan jelas tanpa perlu takut akan timbulnya kesalahpahaman.
[Tanggal]
[Nama karyawan]
[Alamat]
[Kota, Negara, Kode pos]
[Nama karyawan] yang terhormat,
Dengan senang hati kami menawarkan posisi [Jabatan] di [Nama perusahaan], dimulai pada [Tanggal mulai]. Anda dipilih untuk posisi ini berdasarkan kualifikasi, pengalaman, dan kinerja wawancara Anda.
Sebagai [Jabatan], Anda akan bertanggung jawab atas [Tanggung jawab pekerjaan] dan akan melapor langsung ke [Nama Supervisor]. Gaji awal Anda adalah [Gaji], dibayar [Frekuensi], dengan peluang kenaikan gaji dan bonus berbasis kinerja.
Anda akan memenuhi syarat untuk [Manfaat], termasuk asuransi kesehatan, cuti berbayar, dan program tabungan pensiun. Hal-hal ini akan tunduk pada syarat dan ketentuan yang diuraikan dalam buku panduan karyawan.
Pekerjaan Anda dengan [Nama perusahaan] akan tunduk dalam masa percobaan selama [Periode percobaan], di mana kami akan menilai kesesuaian Anda untuk posisi tersebut selama periode tersebut.
Mohon berikan konfirmasi Anda atas penerimaan penawaran ini dengan menandatangani dan mengembalikan salinan surat ini dan dokumen lain yang diperlukan sebelum [Batas waktu].
Kami senang akan kehadiran Anda untuk bekerja di tim kami dan menantikan hubungan kerja yang panjang dan sukses.
Dengan hormat,
[Nama pemberi pekerjaan]
[Tanda tangan pemberi pekerjaan]
Baca juga: Begini Cara Membuat Surat Permohonan Naik Gaji!
Tinjau Performa Karyawan dengan Efektif untuk Pengangkatan Karyawan yang Akurat Bersama Appsensi
Surat pengangkatan yang disediakan oleh tim HR adalah dokumen penting yang menegaskan pekerjaan kandidat dalam suatu organisasi. Isi surat ini merinci syarat dan ketentuan pekerjaan dan berfungsi sebagai kontrak hukum antara pemberi pekerjaan dan karyawan. Untuk dapat melihat apakah seorang karyawan berhak akan pengangkatannya ke jabatan baru, departemen HR harus dapat meninjau performa karyawan tersebut dengan tepat.
Salah satu solusi yang dapat Anda gunakan untuk mengelola peninjauan performa karyawan adalah dengan menggunakan sistem performance management (PMS). Sistem PMS ini dikenal juga sebagai manajemen kinerja, yang merupakan sebuah proses yang bersifat sistematis mulai dari identifikasi, pengukuran, evaluasi, perancangan, perbaikan, sekaligus pemberian penghargaan untuk karyawan dengan performa yang baik. Sistem ini berperan penting dalam mengelola perusahaan untuk memahami potensi karyawan dan menyusun rencana target yang harus dicapai.
Ingin melaksanakan performance management system dengan baik? Appsensi adalah solusi terbaik bagi Anda untuk dapat mengelola perusahaan dan melaksanakan performance management system dengan baik. Aplikasi HRD Appsensi menyediakan berbagai fitur untuk membantu perusahaan, khususnya departemen HR, untuk dapat membantu kelancaran operasional perusahaan.
Appsensi menyediakan fitur dashboard laporan real-time yang akan memberikan laporan real-time melalui aplikasinya dan memberikan laporan pencapaian karyawan secara langsung. Di samping itu, Appsensi juga menyediakan berbagai fitur bermanfaat lainnya, antara lain absensi online, laporan kehadiran, pengajuan cuti dan lembur, pengajuan klaim, payroll, laporan aktivitas, dan masih banyak lagi.
Tertarik untuk merasakan secara langsung kemudahan yang ditawarkan Appsensi? Jangan ragu untuk menghubungi kami untuk mengetahui lebih lanjut mengenai fitur-fitur yang kami sediakan. Klik link ini untuk mengunjungi website kami.
