Setiap bulannya, human resource (HR) perusahaan akan melakukan perhitungan gaji karyawan sesuai dengan gaji pokok, tunjangan, transport, uang makan, dan masih banyak lainnya. Namun, perhitungan gaji karyawan secara manual tentu akan menghabiskan banyak waktu jika jumlah karyawan yang dimiliki perusahaan mencapai ribuan.
Maka dari itu, dibutuhkan sistem penggajian atau payroll gaji. Apa itu payroll dan bagaimana cara kerjanya? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.
Key Takeaways
- Payroll adalah sistem penggajian di suatu perusahaan yang digunakan untuk melakukan administrasi penggajian atau hitung gaji karyawan dalam jangka waktu tertentu atau pada waktu yang sudah ditentukan.
- Komponen payroll gaji terdiri atas gaji pokok, tunjangan, pajak penghasilan, serta potongan jaminan sosial dan kesehatan.
- Cara kerja sistem penggajian meliputi pengumpulan data, pemeriksaan validitas data, pelaporan kepada lembaga pemerintah, pembukuan usaha, dan pembayaran gaji karyawan.
Pengertian Payroll Gaji
Payroll adalah sistem penggajian di suatu perusahaan yang digunakan untuk melakukan administrasi penggajian atau hitung gaji karyawan dalam jangka waktu tertentu atau pada waktu yang sudah ditentukan.
Kini, sudah banyak pilihan aplikasi payroll yang dapat mempermudah proses penggajian. Proses ini dapat dilakukan secara otomatis dengan akurasi dan keamanan yang terjaga. Sehingga, memudahkan pihak human resource (HR) dalam mengelola dan menghitung besaran gaji karyawan setiap bulan.
Manfaat Payroll
Berikut sejumlah manfaat payroll bagi perusahaan maupun karyawan:
1. Mengurangi Risiko Terjadinya Kesalahan
Salah satu manfaat payroll adalah meminimalisir risiko kesalahan hitung yang bisa terjadi bila penggajian dilakukan secara manual. Pasalnya, proses penggajian sangatlah rumit dan selalu berisiko.
Sistem payroll yang teratur dapat memudahkan perusahaan menggaji karyawannya. Selain itu, perhitungan pembayaran gaji dapat dilakukan secara akurat dan detail, mulai dari pembayaran pajak, pemotongan denda, hingga pembayaran gaji bersih.
2. Memahami Laporan Gaji Bulanan
Payroll memberikan gambaran yang jelas kepada karyawan terkait potongan pajak dan tunjangan asuransi kesehatan, serta gaji bersih yang diterima setiap bulannya.
Selain itu, sistem payroll juga memudahkan karyawan dalam mendapatkan slip gaji. Pasanya, slip gaji akan dikirimkan secara otomatis ke e-mail setiap karyawan.
3. Menghemat Waktu dalam Pembagian Gaji
Payroll dapat membantu perusahaan dalam membuat laporan gaji tiap bulan bagi karyawan. Saat ada karyawan absen dalam satu hari, payroll otomatis akan menghitung besaran gaji karyawan tersebut sesuai dengan jumlah kehadiran.
4. Mempermudah Pelaporan kepada Pemerintah
Selain memudahkan untuk membuat laporan gaji tiap bulan, payroll juga mempermudah perusahaan untuk membuat laporan penggajian yang nantinya akan diserahkan kepada pemerintah.
Komponen Payroll Gaji
Berikut adalah komponen pembayaran gaji karyawan yang dapat dihitung secara otomatis melalui sistem payroll:
1. Gaji pokok
Gaji pokok merupakan komponen utama yang perlu mendapatkan perhatian khusus ketika mulai menghitung upah tenaga kerja. Gaji pokok setiap karyawan punya nilai yang berbeda-beda, sesuai dengan jabatan dan tanggung jawab pekerjaan.
Dengan nilai gaji pokok yang berbeda, sistem administrasi yang tepat dan otomatis tentu dapat memberi kemudahan saat melakukan perhitungan gaji bersih karyawan berdasarkan gaji pokok sebagai komponen utama.
2. Tunjangan
Komponen tunjangan terdiri atas berbagai jenis dan tidak selalu diberikan setiap bulan, misalnya tunjangan hari raya. Akan tetapi, ada juga tunjangan yang sifatnya terhitung dalam hitungan hari kerja, seperti tunjangan absensi dan transport.
Agar mempermudah proses pembayaran kompensasi ini, maka komponen tunjangan pun perlu dimasukkan ke dalam sistem penggajian payroll.
3. Pajak Penghasilan
Di luar perhitungan gaji dan tunjangan, sistem payroll yang tepat juga bisa membantu perhitungan potongan pajak dari penghasilan bulanan karyawan atau PPh 21.
PPh 21 menjadi komponen yang penting karena ketentuan pembayarannya sudah diatur melalui Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-16/PJ/2016.
Oleh karena itu, sistem payroll yang tepat dapat membantu agar perusahaan dan karyawan bisa memenuhi kewajiban membayar pajak.
4. Potongan Jaminan Sosial dan Kesehatan
Setiap perusahaan wajib mendaftarkan semua karyawannya untuk mendapatkan jaminan sosial dan kesehatan, baik itu dalam bentuk BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, atau asuransi kesehatan dari penyedia badan usaha swasta.
Dengan pemberian benefit tersebut, perusahaan perlu melakukan pemotongan dalam membayar iuran layanan jaminan sosial dan kesehatan yang diberikan. Hadirnya sistem payroll memudahkan proses pemotongan tersebut jadi otomatis. Sehingga, setiap bulan karyawan akan memperoleh gaji bersih sesuai dengan kesepakatan yang dilakukan oleh perusahaan dan tenaga kerja.
Cara Kerja Sistem Penggajian Menggunakan Payroll
1. Prapenggajian
Pada proses ini, perusahaan akan melakukan beberapa tahapan pemeriksaan terkait kebijakan, seperti gaji, cuti, tunjangan, serta kehadiran.
2. Pengumpulan Data
Umumnya, tahapan ini akan melibatkan berbagai tim dan divisi dengan tujuan mendapatkan informasi terkait data kehadiran dan perubahan gaji.
3. Pemeriksaan Validitas Data
Tahapan selanjutnya dalam proses ini adalah memeriksa validitas data yang telah dikumpulkan. Nantinya, data tersebut akan dianalisis apakah sesuai dengan kebijakan perusahaan atau tidak.
Data yang telah divalidasi kemudian dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk diproses. Proses ini akan menghasilkan pembayaran bersih setelah menyesuaikan pajak dan pengurangan yang diperlukan.
Setelah proses ini selesai, tahapan selanjutnya yaitu pemeriksaan dan memverifikasi akurasi data untuk menghindari kesalahan.
4. Pelaporan kepada Lembaga Pemerintah
Pada tahapan ini, semua pemotongan gaji menurut undang-undang seperti pajak (PPh) atau penghasilan kena pajak akan didata. Kemudian, tim administrasi penggajian akan mengirimkan laporan ke lembaga pemerintah yang sesuai.
5. Pembukuan Perusahaan
Selanjutnya, tim HR akan bekerja sama dengan tim finance untuk mencatat semua transaksi keuangan dalam proses penggajian. Manajemen penggajian juga harus memastikan keakuratan semua data gaji yang dimasukkan ke dalam sistem akuntansi atau enterprise resource planning (ERP).
6. Pembayaran Gaji Karyawan
Gaji umumnya dapat dibayarkan dengan uang tunai, cek, atau transfer bank. Setelah melakukan pembayaran gaji, perusahaan akan mendapatkan pernyataan dari pihak bank. Pernyataan ini mencakup rincian seperti ID karyawan, nomor rekening bank, dan jumlah upah.
Jika perusahaan menggunakan software payroll, biasanya mereka akan lebih mudah untuk mempublikasikan slip gaji dan mengirimkannya ke e-mail atau akun karyawan. Setelah perusahaan menyelesaikan penggajian untuk bulan tertentu, departemen keuangan atau tim manajemen akan meminta beberapa laporan, seperti biaya gaji karyawan per divisi atau lokasi.
Baca juga: Tidak Perlu Bingung, Simak Cara Hitung PTKP dan Simulasinya
Proses Payroll
Melanisir dari Catapa, proses payroll secara umum terbagi menjadi 3 tahap:
1. Pre-Payroll
Dalam proses ini, perusahaan akan menghitung cuti, tunjangan, lembur, serta absensi kehadiran karyawan. Perusahaan juga perlu menghitung iuran wajib, seperti BPJS Kesehatan, PPh 21 karyawan, dan BPJS Ketenagakerjaan, sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Perusahaan juga perlu mengumpulkan data karyawan untuk diolah kedalam perhitungan gaji, seperti absensi atau perubahan gaji. Setelah itu, dilakukan pengecekan validitas data yang sudah dikumpulkan.
Pemeriksaan ini untuk memastikan payroll sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan dan untuk mengantisipasi terjadinya kesalahan hitung yang mengakibatkan karyawan tidak mendapatkan gaji yang seharusnya.
2. Payroll
Setelah melakukan validasi data karyawan dan memastikan bahwa perhitungannya sudah benar, data tersebut akan dimasukkan kedalam sistem penggajian untuk proses perhitungan gaji bersih masing-masing karyawan.
Hasil gaji bersih masing-masing karyawan sudah menyesuaikan pajak dan pengurangan lainnya. Jika perusahaan menggunakan software payroll, maka proses ini dapat dilakukan secara otomatis.
3. Post-Payroll
Di tahap ini, divisi HR akan bekerja sama dengan tim finance untuk mencatat nominal uang yang dikeluarkan perusahaan dalam proses penggajian setiap bulannya.
Setelah dilakukan pencatatan keuangan oleh tim finance, maka pembayaran gaji dapat dilakukan melalui rekening perusahaan. Pembayaran gaji ini diikuti dengan pengiriman slip gaji pada masing-masing karyawan. Hal ini sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 78 Tahun 2015 Pasal 17 Ayat 2 yang menyebutkan bahwa pengusaha harus memberikan bukti pembayaran gaji yang memuat berbagai komponen atau rincian yang diterima oleh pekerja ketika gaji tersebut dibayarkan.
Simulasi Perhitungan Payroll Karyawan
Setelah memahami apa itu payroll beserta prosesnya, selanjutnya Anda harus tahu cara menghitung gaji bersih yang diterima oleh karyawan.
1. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tetap (PKWTT) secara Bulanan
Widya adalah karyawan tetap dengan gaji pokok sebesar Rp5.000.000,00 setiap bulan. Berikut cara menghitungnya gaji bersih yang diterimanya pada bulan payroll berjalan:
Gaji Pokok = Rp5.000.000,00
Biaya Jabatan = 5% x Rp5.000.000,00 = Rp250.000,00
Gaji bersih = Rp4.750.000,00
Gaji bersih setahun = 12 x Rp4.750.000,00 = Rp57.000.000,00
Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) = -Rp54.000.000,00
PKP = Rp3.000.000,00
PPh 21 Terutang = 5% x Rp3.000.000,00 = Rp150.000,00
PPh 21 per bulan = Rp150.000,00 : 12 = Rp12.500,00
Gaji yang diterima = Rp5.000.000,00 – Rp12.500,00 = Rp4.987.500,00
2. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tetap (PKWTT) secara Prorata
Kondisi ini biasanya terjadi ketika seorang karyawan belum mempunyai saldo cuti, sehingga karyawan bisa mengambil unpaid leave. Unpaid leave adalah kondisi saat karyawan bisa mengambil cuti dengan syarat perusahaan tidak berkewajiban membayar cuti yang diambil tersebut.
Karina merupakan karyawan di PT Karya Abadi. Ia belum menikah dengan upah bulanan sebesar Rp8.000.000,00, kemudian ia mengambil cuti unpaid leave selama 3 hari. Berikut cara menghitung gaji bersih yang diterimanya pada bulan payroll berjalan:
Gaji = (jumlah hari kerja : jumlah hari kerja sebulan) x gaji satu bulan
Dalam contoh di atas, misalnya Karina hanya bekerja selama 22 hari dari 25 hari dalam 1 bulan. Berarti, perhitungan gajinya adalah (22/25) x Rp8.000.000,00 = Rp7.040.000,00
Dari hasil inilah Anda bisa mulai perhitungan payroll gaji bersih Karina dengan rumus sama seperti di atas. Bedanya hanyalah pada PTKP Karina, di mana jika karyawan belum menikah dan tidak memiliki tanggungan, maka PTKP-nya adalah sebesar Rp54.000.000,00.
Untuk mempermudah menghitung gaji bersih karyawan, Anda bisa menggunakan payroll digital berbasis aplikasi.
Baca juga: Kompensasi PKWT: Hak atau Kontrak Jika Masa Kerja Usai
Keuntungan Menggunakan Payroll Digital bagi Bisnis
Salah satu contoh manfaat dan kelebihan adanya payroll adalah gaji perusahaan berbasis digital atau aplikasi. Ini artinya, tugas HRD dalam melihat performa karyawan selama satu bulan akan lebih mudah dibandingkan ketika menggunakan excel.
Biasanya, software gaji atau payroll terintegrasi dengan sistem absensi karyawan, sehingga apabila karyawan tidak masuk kerja akan secara otomatis mendapat potongan gaji. Ini jauh lebih efisien dibandingkan dengan melakukan penghitungan manual yang rawan terjadi kesalahan hitung.
Dengan aplikasi payroll, proses hitung gaji karyawan juga akan dilakukan secara otomatis, baik itu gaji pokok, tunjangan kesehatan, bonus, uang makan, uang transportasi, dan lain sebagainya.
Aplikasi pembayaran gaji ini dapat menghemat waktu dalam proses hitung gaji karyawan. Ini artinya, perusahaan dapat lebih menghemat anggaran untuk gaji staf HRD.
Sebagai contoh, untuk menghitung payroll gaji 100 karyawan dalam satu hari, akan membutuhkan jumlah staf HRD 3 hingga 5 orang. Namun, dengan adanya sistem HR dengan fitur payroll, hanya akan membutuhkan 1 sampai 2 orang staf HRD saja untuk pekerjaan ini. Dengan begitu, perusahaan akan bisa berhemat dan mengalokasikan anggaran untuk keperluan operasional bisnis yang lainnya.
Demikian penjelasan mengenai pengertian, manfaat, komponen, cara kerja, proses, hingga simulasi perhitungannya payroll gaji yang penting untuk Anda ketahui. Payroll gaji merupakan administrasi yang rumit karena melibatkan banyak variabel pendapatan dan potongan. Selain itu, wajib mengikuti peraturan ketenagakerjaan, pengupahan, perpajakan, serta sistem jaminan sosial ketenagakerjaan dan jaminan kesehatan.
Oleh sebab itu, tak hanya dibutuhkan kecermatan dalam menghitung saja. Namun, perlu juga memanfaatkan aplikasi payroll online seperti Appsensi yang dilengkapi dengan berbagai fitur untuk memudahkan pekerjaan HR dalam menangani penggajian karyawan.
Appsensi juga merupakan aplikasi absensi online terpercaya berbasis mobile yang mendukung kebutuhan perusahaan, pemerintahan, dan UMKM. Appsensi memberikan solusi untuk pencatatan kehadiran, penjadwalan karyawan, dan penarikan laporan secara real-time.
Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau jika Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi, jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
