Setiap perusahaan memerlukan manajemen krisis dalam menempuh proses bisnis karena krisis bisa muncul kapan saja dan dalam bentuk apa saja. Contoh yang paling signifikan dan nyata yang dapat Anda lihat sekarang yaitu wabah COVID-19 yang muncul di tahun 2020. Krisis merupakan musuh terbesar dan paling dihindari oleh perusahaan. Perusahaan yang tidak memiliki manajemen krisis tentu akan kesulitan dan terdampak bagi seluruh aspeknya.
Simak pembahasan berikut untuk mengetahui tentang manajemen krisis, tujuan, serta proses lebih lanjut!
Definisi Krisis dan Manajemen Krisis
Krisis merupakan kejadian yang muncul akibat dari peristiwa yang tidak terduga atau konsekuensi tidak terduga dari beberapa peristiwa yang dianggap sebagai risiko potensial. Hampir dalam setiap krisis diharuskan untuk membuat keputusan dengan cepat untuk menghindari kerusakan pada organisasi atau perusahaan.
Krisis sering terjadi dalam proses bisnis. Krisis bisnis merupakan peristiwa yang memiliki potensi negatif. Sifat potensi kerusakan ini bervariasi berdasarkan sifat krisis. Krisis yang terjadi di dalam bisnis dapat mengancam keberhasilan dan kesehatan perusahaan dengan menodai reputasi dan citra organisasi, merusak operasi bisnis, berdampak negatif pada keuangan perusahaan, atau bahkan merugikan karyawan perusahaan.
Krisis bisnis sendiri dapat disebabkan oleh hal baik yang bersifat internal maupun eksternal. Dikarenakan dampak yang amat parah dari krisis bisnis, penting bagi organisasi untuk menyiapkan pengelolaan untuk menghadapi peristiwa tersebut dengan menyusun rencana atau biasanya dalam hal ini diperlukan manajemen krisis.
Manajemen krisis merupakan penerapan strategi yang dirancang untuk membantu organisasi menghadapi peristiwa negatif yang terjadi secara tiba-tiba atau signifikan. Crisis Management juga sering diartikan sebagai proses dimana organisasi atau suatu perusahaan mengidentifikasi ancaman yang kemungkinan terjadi dan menghasilkan strategi yang efektif dalam menghadapinya. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya banyak krisis terjadi secara tiba-tiba, tidak terduga, dan bahkan tidak dapat diprediksi. Untuk itu diperlukan persiapan oleh organisasi untuk dapat menghadapinya dan membuat keputusan cepat dalam mencegah krisis merusak operasi bisnis.
Meskipun terkadang tidak mungkin untuk mencegah sepenuhnya dan memperbaiki kerusakan dari krisis tersebut, sebuah organisasi dengan rencana manajemen krisis yang dirancang secara hati-hati dapat berbuat banyak untuk mengurangi dampak dan hasil negatif dari krisis.
Krisis yang mempengaruhi perusahaan dapat muncul dari pihak eksternal atau internal. Beberapa krisis yang berasal dari eksternal seperti bencana alam, cuaca buruh, bangunan runtuh, pelanggaran data, rumor mengenai kualitas produk, produk cacat yang menyebabkan refund, dan lain-lain.
Krisis juga dapat berasal dari pihak internal seperti kebocoran informasi, kerusakan reputasi, layanan pelanggan yang buruk, protokol keselamatan kurang diperhatikan atau bahkan diabaikan, manajemen keuangan yang salah, mengunduh file yang telah disusupi, dan lain-lain.
Tujuan Manajemen Krisis
Manajemen krisis bertujuan untuk meminimalkan kerusakan yang disebabkan oleh krisis. Namun, bukan berarti manajemen krisis sama dengan manajemen risiko. Praktek manajemen krisis juga dilakukan sebelum, selama, dan setelah krisis.
Perbedaan Crisis Management VS Risk Management
Manajemen risiko bertugas untuk mencari cara dalam meminimalkan risiko dalam suatu perusahaan. Sedangkan manajemen krisis melibatkan proses mencari tahu yang baik untuk merespon ketika suatu insiden krisis benar-benar terjadi. Dengan demikian perbedaannya yaitu manajemen krisis mencakup respon terhadap insiden, sedangkan manajemen risiko tidak.
Baca juga: Menangani Masalah dengan Risk Management
Apakah Manajemen Krisis Penting bagi Perusahaan?
Ketika bisnis menghadapi krisis dalam bentuk apapun dan tidak memiliki rencana manajemen krisis yang matang, perusahaan akan kebingungan dalam menangani krisis tersebut. Tidak hanya itu, kemungkinan perusahaan akan mengalami konsekuensi serius dan long-lasting. Konsekuensi ini bisa terkait dengan masalah hukum, operasional, atau bahkan hubungan masyarakat. Bahkan hal yang paling buruk, situasi krisis dapat membuat perusahaan gulung tikar atau bangkrut.
Kesimpulannya, semua bisnis tentu harus memiliki rencana dan strategi manajemen krisis untuk bersiap dalam menangani berbagai peristiwa yang muncul mendadak serta mencegah terjadinya kerusakan jangka panjang. Terdapat berbagai manfaat yang dapat Anda jadikan pertimbangan untuk mempersiapkan rencana manajemen krisis bagi perusahaan.
Manfaat Rencana Manajemen Krisis
Rencana manajemen krisis yang baik dapat :
- Membantu perusahaan mempertahankan reputasinya yang hebat dan baik dengan pelanggan, pesaing atau bahkan pemimpin industri selama dan setelah insiden krisis
- Meningkatkan keselamatan, kesehatan, dan kesejahteraan semua orang yang bekerja dan berbisnis dengan perusahaan
- Memberi Anda ketenangan pikiran jika Anda merupakan manajer atau pimpinan organisasi. Karena dengan adanya rencana manajemen krisis, Anda tentu siap menghadapi situasi apapun yang menghadang proses bisnis Anda
- Meningkatkan produktivitas selama dan setelah insiden krisis. Setiap orang akan tahu peran dan fungsi mereka masing-masing sehingga terjadi lebih banyak aksi dan penyelesaian yang lebih cepat.
Proses Manajemen Krisis
Proses manajemen krisis melibatkan lebih sekadar mengelola krisis itu sendiri. Berikut merupakan proses manajemen krisis, antara lain :
Pre-Crisis
Proses paling pertama dari manajemen krisis adalah mencegah potensi ancaman krisis. Hal ini melibatkan mengidentifikasi risiko, pembuatan rencana manajemen krisis, mempekerjakan dan melatih tim manajemen krisis perusahaan, membangun sistem pemantauan yang dapat memberikan sinyal sebagai peringatan dini dari setiap krisis yang diperkirakan, dan melakukan latihan dalam mengimplementasi rencana manajemen krisis.
Beberapa sistem peringatan dini mungkin berupa mekanik atau elektronik. Contoh termografi digunakan untuk mendeteksi penumpukan asap panas sebelum kebakaran dimulai. Sistem peringatan dini lainnya dapat terdiri dari metrik keuangan. Jika terjadi penurunan pendapatan yang substansial dengan memantau harga saham pelanggannya. Kunci untuk perencanaan pra-krisis yang efektif adalah melibatkan sebanyak mungkin para pemangku kepentingan. Dengan begitu, semua area organisasi akan terwakili dalam proses identifikasi risiko dan perencanaan risiko. Tim respon krisis perusahaan mencakup perwakilan dari staf hukum, public relations, keuangan dan juga operasional perusahaan.
Manajemen dan Tanggapan Krisis
Proses kedua dalam proses manajemen krisis yaitu mengarahkan respons organisasi sesuai dengan rencana manajemen krisis yang telah ditetapkan ketika krisis terjadi. Manajer krisis biasanya juga orang yang bertugas melakukan komunikasi dengan publik. Jadi mulai dari pesan manajemen krisis dirilis, karyawan dan pemangku kepentingan akan dihubungi, lalu keselamatan publik dan perusahaan akan lebih diprioritaskan.
Jika krisis berdampak pada kesehatan atau keselamatan publik, manajer krisis harus membuat pernyataan publik secepat mungkin.
Post-crisis dan resolusi
Ketika krisis duah berlalu dan mereda, pekerjaan manajemen krisis belum selesai. Anda harus tetap menjalin hubungan dengan karyawan, pelanggan, dan pemangku kepentingan. Anda juga diharuskan untuk tetap bersedia untuk menjawab pertanyaan. Hal ini juga merupakan praktik terbaik dalam mengirim pembaruan proaktif ke beberapa pihak tersebut.
Setelah krisis, penting juga bagi tim manajemen krisis untuk meninjau kembali rencana manajemen krisis. Tujuan hal itu adalah untuk mengevaluasi seberapa baik rencana tersebut dan apakah ada aspek yang perlu direvisi berdasarkan apa yang telah dipelajari selama krisis.
Baca juga: Kenali Definisi, Tujuan, dan Proses Perencanaan Kinerja
Langkah Menciptakan Rencana Manajemen Krisis yang Baik bagi Perusahaan
Langkah dalam membuat rencana manajemen krisis, antara lain :
1. Identifikasi semua kemungkinan jenis krisis
Dalam membantu Anda melakukan hal ini, pertimbangakn berbagai kategori krisis yang paling rentan dan sering dialami dalam proses bisnis. Beberapa contoh krisis tersebut yaitu yang pertama krisis keuangan. Krisis keuangan terjadi ketika sebuah bisnis mengalami penurunan permintaan baik berupa produk atau layanan. Kedua, krisis personel. Krisis ini terjadi ketika seorang karyawan terlibat dalam aktivitas atau perilaku yang dianggap tidak etis atau ilegal. Ketiga, krisis organisasi. Krisis organisasi terjadi ketika sebuah bisnis telah menganiaya pelanggannya dengan mengambil tindakan yang berdampak negatif untuk pelanggannya. Keempat, krisis teknologi yang terjadi ketika server mati atau sistem teknologi lainnya berhenti berfungsi dengan baik. Krisis yang terakhir yaitu krisis alam seperti badai, tornado, banjir, dan badai musim dingin yang dapat merusak atau menghancurkan ruang kantor bisnis.
2. Menentukan berbagai dampak dari tiap jenis krisis
Setelah mempertimbangkan krisis yang dapat mempengaruhi bisnis, tentukan dampak dari tiap peristiwa terhadap perusahaan, karyawan, dan pelanggan. Contohnya seperti kerugian penjualan, ketidakpuasan pelanggan, reputasi perusahaan memburuk, penurunan loyalitas pelanggan terhadap merek perusahaan Anda, dan lain-lain. Dengan menentukan dna mengukur dampak setiap krisis, Anda dapat memahami setiap sudut yang mungkin terjadi akibat dari ancaman dan bencana. Oleh sebab itu, Anda dapat bersiap dalam menghadapi nya.
3. Mempertimbangkan tindakan yang perlu diambil dalam menyelesaikan krisis
Terdapat berbagai metode manajemen krisis yang umum digunakan:
Manajemen krisis yang responsif
Metode ini merupakan metode saat bisnis memiliki respon yang telah disiapkan dari sebelumnya untuk jenis krisis tertentu, metode ini dapat diluncurkan kapan saja.
Manajemen krisis proaktif
Metode ini digunakan ketika bisnis mengantisipasi jenis krisis tertentu yang terjadi dengan proaktif.
Manajemen krisis pemulihan
Metode ini sering digunakan saat bisnis mengelola krisis yang dapat membutakan mereka karena muncul secara tiba-tiba.
4. Memutuskan siapa yang akan terlibat dalam tindakan yang perlu Anda ambil dalam setiap skenario
Walaupun skenario terburuk pun, Anda harus mempersiapkan hal ini. Tindakan apa yang Anda ambil, siapa yang akan melaksanakan rencana, serta tindakan resolusi yang diperlukan. Tergantung pada jenis krisis, Anda mungkin memerlukan bantuan pengacara, konsultan atau responden pertama.
5. Kembangkan rencana resolusi untuk setiap jenis krisis
Dengan melakukan empat langkah sebelumnya, Anda dapat mengembangkan rencana resolusi yang tepat untuk tiap jenis krisis. Setiap rencana resolusi akan berbeda sesuai dengan situasi masing-masing.
6. Melatih setiap orang yang perlu mengetahui rencana Anda
Melatih disini mencakup tentang peran apa yang akan mereka mainkan dalam penanganan krisis. Anda dapat melakukan ini melalui rapat, presentasi atau mendatangkan ahli untuk menyampaikannya kepada para karyawan Anda tentang cara mengelola pekerjaan mereka selama krisis.
7. Evaluasi dan perbarui rencana Anda secara teratur bila perlu
Seiring bertumbuhnya perusahaan, Anda akan menambah jumlah karyawan, membuka kantor cabang, atau mengubah struktur organisasi perusahaan. Hal ini merupakan saat yang tepat bagi Anda untuk meninjau kembali dan memperbarui rencana manajemen krisis Anda serta memastikannya tetap berlaku dan berfungsi untuk perusahaan Anda.
Baca juga: Realisasikan Visi dengan Program Kerja Perusahaan yang Baik
Manajemen Krisis di Masa Pandemi
Pandemi COVID-19 membawa banyak dampak kepada perusahaan-perusahaan. Salah satunya adalah adanya pemberlakuan aturan PPKM (Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat) yang mengharuskan perusahaan untuk beroperasi secara online atau remote (Work From Home/WFH) demi mengurangi potensi penularan virus di lingkungan kantor. Perubahan yang terjadi secara mendadak ini tentu memberikan dampak yang signifikan kepada perusahaan, dimana perusahaan-perusahaan harus bisa beradaptasi dengan cepat dengan sistem WFH.
Untuk mengatasi situasi krisis seperti ini, dibutuhkan bantuan dari teknologi agar kinerja perusahaan tidak berubah dan semakin efektif. Appsensi menjawab masalah yang dialami oleh setiap perusahaan ini dengan menyediakan sistem absensi online. Appsensi merupakan aplikasi yang menyediakan solusi terbaik bagi HR untuk menghadapi krisis yang mungkin terjadi selama PPKM ini.
Appsensi tidak hanya menyediakan sistem absensi online, tetapi juga fitur payroll, pengajuan klaim, pengajuan cuti, fitur catat aktivitas karyawan secara real-time, manajemen performa karyawan, dan lain-lain. Selain itu, Appsensi juga memungkinkan Anda untuk melakukan integrasi data dengan software HR yang sudah Anda gunakan sebelumnya.
Tertarik untuk mencoba Appsensi? Kunjungi appsensi.com untuk mengetahui lebih lanjut mengenai fitur-fitur yang disediakan oleh Appsensi. Isi from berikut dibawah ini agar dapat terhubung dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!
