HR Coordinator adalah seorang profesional yang menyelesaikan tugas-tugas administratif untuk departemen sumber daya manusia suatu organisasi. Mereka membantu manajer SDM dalam perekrutan, memelihara catatan karyawan, membantu pemrosesan penggajian dan memberikan dukungan administratif kepada semua karyawan.
HR Coordinator yang juga disebut sebagai spesialis SDM, asisten SDM atau generalis SDM, adalah karyawan yang mengawasi berbagai program dan aktivitas sumber daya manusia di dalam perusahaan atau organisasi. Mereka biasanya memfasilitasi program yang berkaitan dengan kompensasi dan tunjangan, pelatihan, negosiasi tenaga kerja, keselamatan di tempat kerja, dan upaya kepuasan karyawan. Mereka juga membantu dalam proses perekrutan dan menangani penyiapan, pelatihan, dan orientasi karyawan baru.
Perusahaan besar dapat menggunakan HR Coordinator di bidang-bidang tertentu, seperti tunjangan karyawan, rekrutmen, pembelajaran dan pengembangan atau orientasi. Di perusahaan yang lebih kecil, HR Coordinator mungkin diharapkan untuk melakukan semuanya. HR Coordinator biasanya bekerja di tempat dan mungkin melapor kepada direktur SDM, manajer atau wakil presiden. Mereka berinteraksi dengan para eksekutif, manajer, dan karyawan karena mereka fokus pada peningkatan proses, kebijakan, dan praktik SDM. Mereka mungkin juga bertanggung jawab untuk memproses penggajian perusahaan.
Mari ketahui lebih lanjut mengenai tanggung jawab serta skill yang harus dimiliki oleh HR Coordinator
Tanggung Jawab HR Coordinator
HR Coordinator bekerja sama dengan direktur atau manajer SDM dan juga bekerja sama dengan manajer perekrutan, perekrut, dan personil SDM lainnya untuk memastikan bahwa kebijakan, proses, dan praktik SDM organisasi seefisien dan seoptimal mungkin.
Perusahaan besar (atau sangat besar) dapat menggunakan sejumlah HR Coordinator di berbagai bidang untuk memaksimalkan efisiensi dan produktivitas. Di sana, Anda dapat menemukan koordinator untuk perekrutan, tunjangan karyawan, pembelajaran, dan pengembangan, dll.
Perekrutan dan orientasi
HR Coordinator membantu dan memfasilitasi semua fungsi utama SDM. Dalam hal perekrutan dan orientasi karyawan baru, tanggung jawabnya meliputi:
- Membantu identifikasi, seleksi, dan wawancara kandidat
- Mendukung bagian administratif dari proses perekrutan karyawan baru (penyaringan, kontrak, pembaruan sistem SDM)
- Membantu jika diperlukan selama masa orientasi dan orientasi karyawan, misalnya tetap berhubungan dengan mereka, menjawab pertanyaan mereka, mengirimkan materi yang relevan, dan sebagainya
Tugas-tugas administratif
Sebagian besar pekerjaan HR Coordinator adalah melakukan tugas-tugas administratif. Ini termasuk:
- Administrasi umum dan koordinasi
- Menjawab semua pertanyaan dan permintaan terkait SDM internal dan eksternal
- Membantu administrasi penggajian
- Memelihara dan memperbarui catatan karyawan (dalam HRIS)
- Membantu (dan melaksanakan) proses pemutusan hubungan kerja
- Menjadwalkan pertemuan, acara, wawancara, dll.
Manajemen kinerja
Manajemen kinerja adalah area lain di mana HR Coordinator memberikan dukungan. Dukungan ini diterjemahkan ke dalam tanggung jawab berikut:
- Mempersiapkan materi untuk tinjauan kinerja
- Membantu dengan prosedur manajemen kinerja
- Mengatur tinjauan kinerja
Pelaporan dan rekomendasi
Bagian penting dari tugas HR Coordinator adalah mencoba meningkatkan proses yang ada. Untuk melakukannya, HR Coordinator perlu melakukan banyak penelitian, analisis data, dan pelaporan. Tugas-tugas yang berkaitan dengan bagian pekerjaan ini meliputi:
- Melakukan audit terhadap program-program SDM seperti penggajian, tunjangan, L&D, dan pensiun
- Membuat laporan tentang aktivitas SDM secara umum
- Merekomendasikan tindakan yang mungkin untuk meningkatkan proses yang ada
Tunjangan karyawan
Meskipun, terutama di perusahaan besar, manajer kompensasi dan tunjangan bertanggung jawab atas, apa yang disebut, kompensasi dan tunjangan, HR Coordinator sering kali juga memiliki beberapa tugas ‘yang berhubungan dengan tunjangan’. Seperti:
- Menjadi orang yang dituju oleh karyawan yang memiliki pertanyaan dan masalah terkait tunjangan
- Bertindak sebagai penghubung antara karyawan dan penyedia asuransi
- Mengelola rencana kesehatan dan kesejahteraan karyawan
- Melacak program tunjangan (perawatan kesehatan, pensiun, dll.)
- Merekonsiliasi laporan tunjangan
Sistem SDM dan TI
Kami telah menyebutkan HRIS, namun HR Coordinator bekerja dengan berbagai sistem dan teknologi (SDM). Secara alami, memfasilitasi – dan mengoptimalkan – proses sumber daya manusia melibatkan penggunaan perangkat lunak dan itu dimulai dengan mengetahui cara menggunakannya. Oleh karena itu, kemahiran tertentu dalam teknologi SDM sangat penting, seperti halnya minat dalam bidang TI.
Direktur SDM
HR Coordinator bekerja sama dengan direktur SDM – atau manajer – yang menjadi atasannya. Apa yang diperlukan untuk hal ini akan berbeda di setiap organisasi, namun topik-topiknya dapat mencakup:
- Mendukung direktur SDM dalam mendidik karyawan dan menegakkan kebijakan perusahaan
- Mendukung direktur SDM dalam proyek khusus (ad hoc) yang membutuhkan bantuan mereka
- Melaporkan kepada direktur SDM tentang semua upaya SDM
Cara menjadi HR Coordinator
Sebagian besar organisasi mengharuskan HR Coordinator mereka untuk memiliki setidaknya gelar sarjana di bidang sumber daya manusia, keuangan, manajemen bisnis, administrasi bisnis, atau bidang terkait. Banyak HR Coordinator juga memiliki gelar master di bidang manajemen sumber daya manusia, administrasi bisnis, atau bidang terkait. Program pascasarjana memberikan pemahaman yang kuat kepada karyawan SDM tentang operasi fungsional organisasi, administrasi bisnis, dan proses pengambilan keputusan yang terkait dengan manajemen SDM. Mata kuliah dalam program pascasarjana SDM biasanya mencakup komunikasi bisnis lisan dan tulisan, fungsi manajemen bisnis dan proses pengambilan keputusan bisnis yang etis.
HR Coordinator juga dapat memilih untuk mengejar kredensial industri dalam manajemen sumber daya manusia. Sertifikasi yang paling diakui termasuk Sertifikasi Profesional Bersertifikat Society of Human Resource Management (SHRM), Sertifikasi Profesional Bersertifikat SHRM Senior dan sertifikasi yang tersedia dari Human Resource Certification Institute (HRCI).
Keterampilan untuk seorang HR Coordinator
Ada beberapa keterampilan yang membantu HR Coordinator mencapai kesuksesan dalam karier mereka. Keterampilan yang paling penting meliputi:
Keterampilan interpersonal
HR Coordinator secara teratur berinteraksi dengan karyawan. Keterampilan interpersonal yang kuat memungkinkan HR Coordinator untuk berkomunikasi dan berkoordinasi dengan orang lain secara efektif dan efisien. Keterampilan ini juga membantu HR Coordinator menangani perubahan dan kompleksitas di tempat kerja dengan lebih baik.
Keterampilan komunikasi
HR Coordinator menggunakan keterampilan komunikasi yang kuat untuk berkinerja baik di posisi mereka karena mereka terus berkomunikasi dalam berbagai bentuk dengan orang lain. Mereka menyampaikan informasi dengan cara yang sukses dan mudah dipahami serta menjawab kekhawatiran dan pertanyaan dari staf perusahaan dan pelamar kerja. Mereka juga menulis secara ringkas dan jelas saat menangani email dan memelihara catatan karyawan.
Keterampilan pengambilan keputusan
HR Coordinator sering kali bertanggung jawab untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan karyawan, seperti menentukan program tunjangan karyawan yang akan ditawarkan dan cara menangani perselisihan karyawan. Keterampilan pengambilan keputusan yang baik bagi HR Coordinator meliputi intuisi, penalaran dan keterampilan memecahkan masalah. Keterampilan ini juga mencakup menimbang pilihan, meneliti peraturan dan praktik terbaik, serta mengumpulkan umpan balik dari orang lain.
Keterampilan organisasi
HR Coordinator sering kali bertanggung jawab atas data terkait karyawan dan memelihara catatan karyawan yang terorganisir. Mereka mungkin ditugaskan untuk menyimpan catatan program tunjangan, informasi kandidat, dan data yang terkait dengan pengalaman karyawan di tempat kerja.
Keterampilan manajemen waktu
Keterampilan manajemen waktu membantu individu untuk tetap terorganisir dan secara efektif mengelola waktu mereka sepanjang hari kerja. HR Coordinator sering kali bertanggung jawab atas beberapa tugas dan menyelesaikannya secara tepat waktu dan diprioritaskan. Keterampilan manajemen waktu yang bermanfaat bagi HR Coordinator meliputi manajemen stres, keterampilan perencanaan, delegasi, penetapan tujuan, dan keterampilan memprioritaskan.
Keterampilan teknologi informasi (TI)
HR Coordinator sering kali menggunakan berbagai program dan sistem online untuk menyimpan catatan dan melaksanakan tugas-tugas mereka. Mereka memiliki pemahaman yang sangat baik tentang Microsoft Office dan pengalaman menggunakan sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) dan basis data SDM. Mereka juga menggunakan alat bantu pencarian seperti basis data resume dan situs lowongan kerja.
Salah satu aplikasi HRIS adalah Aplikasi absensi online. Aplikasi absensi online memiliki banyak fitur penting yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola kehadiran karyawan dengan lebih efisien dan efektif. Dengan menggunakan aplikasi absensi online yang tepat, perusahaan dapat menghindari masalah terkait absensi, mengoptimalkan manajemen SDM, dan fokus pada pertumbuhan dan perkembangan bisnis mereka.
Appsensi adalah aplikasi absensi online yang memiliki sistem keamanan serta penyimpanan berbasis cloud. Dengan keamanan data berlapis, Appsensi menjamin keamanan data perusahaan Anda dan tidak akan ada kebocoran data.Â
Selain itu fitur-fitur yang dibutuhkan sebagai aplikasi HR tersedia pada Appsensi. Mulai dari monitor kehadiran karyawan hingga penghitungan gaji serta tunjangan karyawan telah tersedia pada fitur-fitur Appsensi.
Mulai dari Fitur Absensi Online, Fitur Payroll, Live-Tracking, Manajemen Shifting, Pengajuan Cuti dan Lembur, Perhitungan Pajak PPh21 terbaru hingga klaim cuti atau klaim reimburse dan lain sebagainya.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut kemudahan-kemudahan yang disediakan oleh Appsensi? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi.Â
