Pada saat ini, berpindah tempat kerja bukanlah hal yang tabu lagi. Sudah banyak karyawan yang tidak segan untuk mengajukan surat pengunduran diri atau resign. Tentunya mereka harus melewati proses handover terlebih dahulu.
Fenomena resign atau pengunduran diri ini sering terjadi karena banyak pekerja yang merasa bahwa mereka memerlukan peningkatan dalam karir mereka. Hal ini bisa mulai dari tawaran jabatan pekerjaannya yang lebih tinggi, tugas dan tanggung jawab yang cocok, hingga lingkungan pekerjaannya yang nyaman.
Key Takeaways
- Handover adalah serangkaian proses serah terima pekerjaan yang sering dilakukan oleh karyawan yang hendak mengundurkan diri
- Pada dasarnya, proses handover pekerjaan meliputi informasi terkait pekerjaan apa saja yang perlu diserahkan.
- Ada lima proses pada prosedur handover, diskusikan dengan atasan, persiapkan kelengkapan dokumen, tentukan durasi handover, berdiskusi dengan karyawan pengganti, dan lakukan proses peninjauan handover.
- Ada beberapa tips yang dapat dilakukan untuk menunjang handover. Pertama, berikan dukungan dan bantuan kepada karyawan pengganti. Kedua, perkenalkan budaya kerja perusahaan terhadap karyawan.
Sebelum keluar dari pekerjaan sepenuhnya atau meninggalkan pekerjaan untuk sementara, seorang karyawan harus melakukan yang namanya proses serah terima pekerjaan atau proses handover. Proses serah terima ini perlu dilakukan agar karyawan pengganti yang mengisi pekerjaanmu dapat melakukan pekerjaannya dengan lancar
Meskipun proses handover terlihat seperti serah terima pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab, tetapi proses ini tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan pada saat melakukan handover atau proses serah terima pekerjaan.
Artikel ini akan membahas lebih dalam tentang proses handover dan bagaimana langkah serah terima pekerjaan dengan karyawan pengganti yang benar. Tentu hal ini akan bermanfaat untuk urusan terkait pekerjaanmu dan rekan kerja yang berkaitan.
Apa Itu Handover?
Sebelum mengetahui lebih lanjut tentang proses handover dalam pekerjaan secara benar, perlu diketahui terlebih dahulu tentang pengertian dari handover itu sendiri.
Handover adalah serangkaian proses serah terima pekerjaan yang sering dilakukan oleh karyawan yang hendak resign. Namun, proses ini tidak terbatas pada karyawan yang resign saja, tetapi juga karyawan yang mengambil cuti panjang, seperti:
- Cuti hamil
- Cuti sakit/cuti kesehatan
- Cuti tahunan
- Perubahan jabatan atau posisi pekerjaan
Pada dasarnya, proses handover pekerjaan meliputi informasi terkait pekerjaan apa saja yang perlu diserahkan. Tidak hanya itu, metode pekerjaan, dokumen, jadwal kerja, peralatan, tugas, dan tanggung jawab pekerjaan juga perlu dialihkan agar karyawan pengganti dapat memanfaatkannya dengan baik.
Bisa dibilang bahwa handover adalah salah satu proses yang paling penting dalam pekerjaan dan menjadi prioritas kerja. Hal ini perlu dilakukan agar tidak ada miskomunikasi antara rekan kerja.
Kenapa Proses Serah Terima Perlu Dilakukan
Memahami pengertian dari proses serah terima pekerjaan atau handover mungkin bisa memberikan gambaran dari betapa pentingnya peralihan tanggung jawab.
Proses handover atau serah terima pekerjaan yang dilakukan dengan baik dan benar tentunya akan membantu karyawan pengganti dan rekan kerja. Hal ini tentu akan memudahkan proses adaptasi masing-masing karyawan hingga karyawan pengganti/baru untuk mengerjakan pekerjaan barunya.
Tidak hanya itu, handover pekerjaan tentunya akan menguntungkan perusahaan. Hal ini karena perusahaan tidak perlu mengeluarkan sumber daya atau meluangkan waktu untuk melatih karyawan pengganti dari awal sehingga lebih difokuskan untuk proses adaptasi yang lancar.
Oleh karena itu, pihak-pihak yang diuntungkan dari prosedur handover adalah karyawan pengganti, rekan kerja, hingga perusahaan itu sendiri.
Baca juga: Pengertian, Fungsi, Manfaat, Jenis dan Contoh Dokumentasi
Bagaimana Prosedur atau Proses Handover dalam Pekerjaan?
Setelah mengetahui apa pengertian dan pentingnya proses handover, selanjutnya perlu diketahui apa saja prosedur yang ada dalam proses serah terima pekerjaan.
Ada beberapa prosedur yang perlu dilakukan dalam proses handover. Berikut adalah prosedurnya:
1. Diskusikan dengan Manajer atau Atasan
Hal pertama yang perlu dilakukan pada saat memulai proses serah terima pekerjaan atau handover adalah diskusikan terlebih dahulu dengan manajer atau atasan anda.
Perihal yang perlu didiskusikan lebih lanjut, meliputi apa saja informasi yang perlu disampaikan, prioritas kerja yang perlu dialihkan, dan jadwal rencana handover pekerjaan.
Pada proses ini, HRD juga perlu memastikan bahwa diskusi antara karyawan dengan atasan maupun rekan kerja terkait handover sudah terjadi.
2. Siapkan dan Lengkapi File maupun Dokumen yang Diperlukan
Langkah selanjutnya yang perlu dilakukan pada proses handover adalah dengan menyiapkan file maupun dokumen yang diperlukan. Karyawan yang hendak mengundurkan diri bisa bertanya kepada atasan atau HRD untuk mengetahui apa saja dokumen yang perlu dilengkapi saat handover.
Dokumen yang perlu dilengkapi meliputi informasi terkait pekerjaan, mulai dari tanggung jawab pekerjaan, proyek yang dikerjakan dan alur kerja. Selain itu, berkas-berkas seperti hasil pekerjaan terdahulu, daftar kontak terkait pekerjaan, dan data login akun perusahaan juga perlu dilengkapi.
3. Tentukan Durasi Handover atau Masa Peralihan
Tahapan selanjutnya dalam prosedur handover adalah menentukan durasi peralihan atau handover.
Sebelumnya, perlu ada komunikasi antara karyawan, HRD, atasan dan karyawan pengganti tentang masa durasi handover. Tentu nantinya akan disesuaikan juga dengan durasi pengunduran diri sehingga proses handover dapat berjalan dengan efektif.
Durasi handover ini berkaitan erat dengan pemindahan dokumen, pengenalan proyek, bimbingan, serta pengajaran bagi karyawan pengganti.
4. Atur Waktu dan Buat Pertemuan dengan Karyawan Pengganti
Saat ketiga langkah tersebut sudah dilakukan, maka prosedur selanjutnya dalam proses handover adalah dengan mengatur waktu untuk berdiskusi dengan karyawan pengganti.
Meskipun segala persiapan sudah dipersiapkan dengan matang, tetapi pertemuan dengan karyawan pengganti ini juga sama pentingnya untuk dilakukan. Hal ini karena melalui diskusi dengan karyawan pengganti, anda bisa memastikan bahwa proses handover berjalan dengan baik.
Ada berbagai hal yang perlu didiskusikan. Terlebih bagi karyawan pengganti, mereka memiliki kesempatan untuk bertanya lebih lanjut tentang detail-detail pekerjaan yang belum jelas. Jadi, sesi ini penting bagi kedua belah pihak agar proses handover tidak terhambat.
5. Adakan Pertemuan untuk Meninjau Proses Handover
Setelah proses handover selesai dilakukan, penting untuk mengadakan evaluasi dengan atasan dan karyawan yang akan mengambil alih pekerjaan. Dalam meeting ini, harus dihadiri oleh karyawan yang akan mengundurkan diri, karyawan yang akan mengambil alih pekerjaan, dan juga atasan atau manajer terkait.
Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk memantau kelancaran proses handover dan mengevaluasi apa saja yang telah disampaikan dalam proses ini. Dengan begitu, proses handover dapat berjalan dengan baik dan meminimalisir informasi yang terlewat.
Ini juga merupakan kesempatan bagi karyawan pengganti untuk memastikan bahwa ia telah memahami peran dan tanggung jawabnya serta bagi atasan untuk menambahkan hal dan informasi penting bagi kedua belah pihak.
Baca juga: Divisi Adalah: Pengertian, Jenis dan Perbedaan dengan Departemen
Tips Serah Terima Pekerjaan yang Baik
Setelah mengetahui beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam handover pekerjaan yang baik dan benar, ada beberapa tips yang bisa diterapkan agar proses serah terima pekerjaan berjalan dengan lancar.
Pertama, berikan dukungan dan bantuan kepada karyawan pengganti. Hal ini penting karena karyawan pengganti membutuhkan dukungan yang berarti pada saat pertama kali masuk kerja dan beradaptasi dengan lingkungan kantor.
Melalui dukungan dan bantuan, kamu tidak hanya membantu pekerjaan karyawan pengganti, tetapi juga memberikan pemicu bagi karyawan tersebut untuk berkembang di lingkungan barunya.
Kedua, agar proses adaptasi dari karyawan pengganti semakin mudah, maka sebaiknya perkenalkan budaya kerja perusahaan terhadap karyawan tersebut. Hal ini agar karyawan tersebut dapat beradaptasi lebih cepat dan memudahkan perusahaan untuk memastikan pekerjaan tetap berjalan.
Ingin memastikan proses payroll dan presensi bagi karyawan lama maupun karyawan baru bisa teratur dan efektif, coba solusi HR bersama Appsensi. Klik di sini untuk info lebih lanjut.
