Setiap perusahaan pasti memiliki tujuannya masing-masing yang ingin dicapai dengan seefisien mungkin. Ada banyak hal yang dapat mempengaruhi proses tercapainya tujuan perusahaan, salah satunya yang paling signifikan adalah kinerja atau performa karyawan.
Perusahaan harus dapat mengawasi kinerja karyawan mereka dengan baik demi tercapainya tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan evaluasi karyawan untuk dapat menilai kinerja karyawan secara berkala. Evaluasi karyawan dapat membantu perusahaan untuk melihat kinerja karyawan, mulai dari kinerja yang harus ditingkatkan, kelemahan yang harus diperbaiki, dan pencapaian yang harus diapresiasi.
Apa itu evaluasi karyawan dan seberapa sering kegiatan ini dilakukan? Pada kesempatan kali ini, artikel ini akan membahas seputar evaluasi karyawan serta langkah-langkah yang dapat digunakan perusahaan untuk menulis evaluasi karyawan secara efektif.
Key Takeaways:
- Evaluasi karyawan atau dikenal juga sebagai tinjauan kinerja, merupakan penilaian kinerja karyawan yang dilakukan secara berkala oleh manajer.
- Evaluasi kerja setiap tahun sebagai bagian dari proses peninjauan akhir tahun, tetapi juga dapat dilakukan setiap triwulan, bulanan, atau bahkan mingguan tergantung pada kebutuhan dan keadaan.
- Ada 6 langkah yang dapat diambil untuk menulis evaluasi karyawan dengan efektif, yaitu meninjau deskripsi pekerjaan, menyorot area perbaikan, membandingkan kekuatan dan kelemahan, memberikan rekomendasi target yang dapat ditindaklanjuti, memberikan umpan balik yang konstruktif, dan menyambut masukan karyawan dengan baik.
Definisi Evaluasi Karyawan
Evaluasi karyawan atau dikenal juga sebagai tinjauan kinerja, merupakan penilaian kinerja karyawan yang dilakukan secara berkala oleh manajer. Penilaian ini adalah kesempatan bagi manajer untuk menilai kemajuan karyawan, memuji pencapaian mereka, dan berkolaborasi untuk meningkatkan kinerja dan membantu mencapai tujuan perusahaan.
Pada tinjauan tertulis ini, manajer meninjau produktivitas kerja karyawan, keterampilan dan kompetensi, kemampuan mereka memenuhi tenggat waktu, kapasitas bekerja dengan tim, dan riwayat kehadiran. Penilaian ini juga mengundang manajer untuk menghitung kembali kontribusi karyawan secara individu pada pekerjaan dan meninjau area yang memerlukan perbaikan.
Umumnya, evaluasi karyawan meminta manajer untuk membuat komentar atau menggunakan sistem peringkat untuk menentukan peringkat kemampuan anggota tim mereka untuk melakukan tugas tertentu dan menguasai keterampilan tertentu. Banyak perusahaan memiliki template mereka sendiri untuk evaluasi ini, namun sebagian besar perusahaan memiliki struktur yang serupa.
Baca Juga : Key Performance Indicator: Pengertian Hingga Jenis-Jenis KPI
Seberapa Sering Evaluasi Karyawan Dilakukan?
Perusahaan dari berbagai macam ukuran biasanya melakukan evaluasi karyawan setiap tahun sebagai bagian dari proses peninjauan akhir tahun. Dalam beberapa kasus, seorang manajer akan memberikan evaluasi setelah karyawan bekerja selama setahun. Oleh karena itu, evaluasi karyawan umum disebut sebagai tinjauan tahunan.
Namun kini, evaluasi karyawan tidak hanya dilakukan secara tahunan, tetapi dapat juga dilakukan setiap triwulan, bulanan, atau bahkan mingguan tergantung pada kebutuhan dan keadaan. Beberapa perusahaan bahkan mengganti evaluasi karyawan dengan rutin melakukan check-in dan pertemuan one-on-one. Evaluasi seringkali digunakan untuk menentukan apakah seorang anggota tim akan menerima promosi atau kenaikan gaji.
Cara Menulis Evaluasi Karyawan dengan Tepat
Evaluasi karyawan tahunan secara tradisional dilaksanakan sebagai pertemuan formal antara karyawan dengan manajer mereka di ruang kerja atau ruang kantor pribadi. Perusahaan yang melaksanakan evaluasi yang lebih rutin akan merasa lebih mudah untuk mencapai tujuan manajemen kinerja mereka dengan diskusi informal. Diskusi ini dapat membantu manajer memecahkan masalah yang baru muncul sebelum mereka tumbuh dan memungkinkan manajer untuk segera mengenali dan menghargai pencapaian karyawan baru-baru ini.
Ingin menulis evaluasi karyawan yang efektif? Anda bisa mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menulis evaluasi karyawan dengan tepat dan efektif.
1. Tinjau Deskripsi Pekerjaan Karyawan
Sebelum Anda memulai evaluasi karyawan, pastikan Anda sudah mendapatkan salinan deskripsi pekerjaan setiap karyawan saat ini dan tinjau persyaratannya. Setelah bekerja sama dengan anggota tim, Anda mungkin telah menyesuaikan ekspektasi Anda berdasarkan kinerja dan keterampilan setiap orang. Dengan membaca ulang deskripsi pekerjaan setiap anggota tim, Anda dapat menerima konteks untuk ulasan Anda berdasarkan tanggung jawab yang diharapkan sejak awal.
Saat Anda membaca deskripsi pekerjaan, pertimbangkan seberapa baik anggota tim Anda menjalankan tanggung jawab mereka dan memenuhi persyaratan posisi tersebut. Catat apa yang dilakukan dengan baik, area perkembangan anggota tim Anda dan kapan mereka melebihi ekspektasi yang Anda miliki. Anda dapat menggunakan catatan ini untuk merangkai komentar evaluasi Anda.
2. Sorot Area Perbaikan
Jika Anda telah bekerja dengan anggota tim selama lebih dari satu siklus evaluasi, carilah hasil evaluasi tahun lalu. Baca ulang masing-masing evaluasi dengan hati-hati untuk mengingat kembali kinerja anggota tim Anda di masa lalu. Catat masalah yang perlu mereka tangani dan area yang sudah pernah Anda sarankan untuk mereka perbaiki.
Melalui hasil evaluasi tahun lalu, pertimbangkan bagaimana kemajuan anggota tim Anda sepanjang tahun. Sorot area di mana mereka telah meningkat, tulislah sespesifik mungkin. Jika anggota tim Anda telah memperoleh keterampilan baru, menyelesaikan sesi pelatihan, atau memperoleh sertifikasi, sertakan detail tersebut dalam evaluasi karyawan Anda. Cobalah untuk mengingat pekerjaan yang telah dikerjakan sepanjang tahun untuk membuat evaluasi menyeluruh dan terperinci yang mencakup semua perkembangan yang telah dilakukan.
3. Bandingkan Kekuatan dan Kelemahan
Pada langkah selanjutnya, gunakan hasil evaluasi sebelumnya dan deskripsi pekerjaan untuk membuat daftar kekuatan dan kelemahan masing-masing anggota tim. Anda dapat menggunakan analisis SWOT untuk memandu langkah ini.
Pertama, pertimbangkan kekuatan karyawan yang meliputi atribut positif, pencapaian utama, dan bidang spesialisasi. Kemudian, catat kelemahan anggota tim, termasuk faktor-faktor yang menghalangi mereka dalam mencapai tujuan. Ketiga, pertimbangkan peluang bagi tim Anda untuk unggul dalam kinerjanya. Terakhir, uraikan ancaman yang dapat berdampak negatif pada kinerja mereka.
Saat melakukan analisis SWOT, kumpulkan data pendukung untuk mendukung analisis Anda. Anda memerlukan catatan kehadiran dan nomor penjualan untuk menyoroti kapasitas karyawan untuk berkontribusi pada perusahaan. Evaluasi Anda dapat mempengaruhi kemampuan anggota tim untuk memajukan karir mereka, oleh karena itu penting bagi Anda untuk memastikan penilaian Anda akurat.
4. Rekomendasikan Tujuan yang Dapat Ditindaklanjuti
Evaluasi karyawan tidak hanya dapat mempengaruhi kenaikan gaji tahunan dan peluang promosi, tetapi juga membantu anggota tim Anda merencanakan kinerja mereka untuk tahun depan. Saat Anda menulis evaluasi karyawan, pikirkan tentang bagaimana Anda dapat memberdayakan anggota tim Anda untuk meningkatkan kinerja mereka dan memajukan karir mereka.
Pertimbangkan uraian tugas anggota tim Anda, kinerja masa lalu, dan rencana strategis perusahaan Anda untuk menentukan tujuan yang dapat Anda tetapkan untuk tahun mendatang. Anda dapat memberikan rekomendasi target yang dapat mereka tindaklanjuti yang akan bermanfaat bagi karyawan perseorangan, tim Anda sebagai satu unit, dan perusahaan Anda secara keseluruhan.
Anda dapat menetapkan tujuan SMART pada langkah ini. Dengan menetapkan tujuan yang specific (spesifik), measurable (terukur), actionable (dapat ditindaklanjuti), relevant (relevan), dan time-based (berdasarkan waktu), Anda dapat membantu tim Anda untuk menjadi lebih baik dan unggul.
5. Berikan Umpan Balik yang Konstruktif
Anggota tim Anda biasanya akan memiliki keterampilan dan area yang perlu mereka tingkatkan. Berusahalah untuk memberikan umpan balik positif dalam evaluasi Anda.
Jika Anda menyebutkan area atau keterampilan yang belum dikuasai anggota tim Anda, rekomendasikan taktik yang dapat membantu mereka berkembang. Dengan memberikan umpan balik konstruktif, Anda akan memberikan saran yang dapat ditindaklanjuti kepada anggota tim Anda sambil tetap menulis evaluasi objektif atas kinerja mereka.
6. Sambut Masukan Karyawan dengan Baik
Langkah terakhir ini bisa menjadi tips yang berguna bagi Anda dalam melaksanakan evaluasi karyawan. Pada langkah terakhir, berikan kesempatan yang luas bagi anggota tim Anda untuk menanggapi ulasan yang mereka terima dan memberikan masukan tentang komentar, evaluasi, dan target yang telah Anda tentukan.
Semakin Anda melibatkan mereka selama evaluasi, semakin besar kemungkinan mereka untuk merasa terlibat dalam menetapkan tujuan yang ambisius dan membuat kemajuan menuju target mereka.
Baca Juga : Menilai Kinerja Karyawan dengan Formulir Penilaian Kinerja
Ukur Kinerja Karyawan dengan Akurat Bersama Appsensi
Untuk dapat menjaga keberlangsungan bisnis dan memastikan visi yang telah ditargetkan dapat dicapai dengan baik, perusahaan perlu melakukan evaluasi karyawan dengan efektif. Seperti yang telah disebutkan di atas, Anda akan memerlukan data yang akurat terkait kinerja karyawan sebelum melakukan evaluasi. Data-data ini Anda perlukan untuk dapat mengukur kinerja karyawan sesuai dengan kenyataan yang ada. Beberapa data yang diperlukan, antara lain deskripsi pekerjaan karyawan, aktivitas kerja karyawan, presensi, pencapaian, dan lain-lain.
Pengumpulan data-data pendukung ini dapat Anda lakukan dengan lebih efektif dengan bantuan Appsensi, aplikasi solusi HRD. Sebagai aplikasi penyedia solusi HR, Appsensi merupakan aplikasi penyedia solusi performance management system terbaik di Indonesia. Fitur performance review yang disediakan Appsensi memungkinkan Anda untuk dapat mengevaluasi kinerja dan kemampuan karyawan secara sistematis.
Di samping manajemen performa, Appsensi juga menyediakan fitur-fitur lain yang bermanfaat bagi HR. Mulai dari fitur absensi online, payroll, daftar karyawan berdasarkan organisasi, pengajuan klaim dan lembur, dan lain-lain. Kami juga sudah berpengalaman bekerjasama dengan banyak perusahaan di berbagai bidang industri.
Tertarik untuk mencoba kemudahan yang dapat ditawarkan Appsensi? Anda dapat mengunjungi website kami untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi-solusi yang ditawarkan Appsensi.
