Terkadang saat melamar pekerjaan, Anda seringkali diminta untuk melampirkan surat referensi kerja. Hal ini karena perusahaan umumnya tidak ingin mempekerjakan secara langsung seseorang yang tidak diketahui kompetensinya. Banyak perusahaan membutuhkan referensi yang valid dan akurat untuk mempekerjakan kandidat yang dibutuhkan.
Bagi Anda yang ingin melamar pekerjaan, penting bagi Anda untuk mengetahui cara membuat surat referensi kerja yang baik. Dengan menggunakan surat ini, Anda juga dapat meyakinkan pihak Human Resource Department yang ingin Anda tuju bahwa Anda merupakan kandidat yang layak diterima dan paling sesuai dengan permintaan mereka.
Key Takeaways:
- Surat referensi kerja, atau kerap dikenal dengan istilah surat rekomendasi, merupakan sebuah dokumen atau surat yang berisi detail data seorang karyawan meliputi pencapaian dan pengalaman kerja dalam bidang tertentu.
- Tujuan utama dari sebuah surat referensi kerja yaitu menciptakan endorsement positif terhadap keterampilan dan kontribusi seseorang.
- Penulis surat referensi kerja juga berfokus pada kekuatan, kualitas, dan kemampuan umum seseorang.
Pengertian Surat Referensi Kerja
Surat referensi kerja, atau kerap dikenal dengan istilah surat rekomendasi merupakan sebuah dokumen atau surat yang berisi detail data seorang karyawan meliputi pencapaian dan pengalaman kerja dalam bidang tertentu. Surat ini biasanya berisi perilaku, sikap, serta kinerja kandidat pada perusahaan sebelumnya. Tentunya, perusahaan akan menerima kandidat yang memiliki pengalaman kerja di industri yang sama. Dengan begitu, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan dalam mengadakan pelatihan untuk membimbing Anda dari awal.
Surat referensi kerja umumnya diberikan oleh mantan kolega atau perusahaan yang berisi keterampilan dan keahlian Anda dalam lingkungan pekerjaan. Manajer, mentor, atau beberapa pihak pemberi kerja yang menulis surat referensi kerja. Ketika menulis sebuah surat referensi kerja, Anda perlu memperhatikan dan mempertimbangkan orang yang ingin direkomendasikan dengan seksama. Misalnya, hubungan Anda dengan mereka, aspek apa yang mereka ungguli, potensi yang dimiliki, dan lain-lain.
Baca juga: Menyangkut Hak Dan Kewajiban, Ini Pentingnya Surat Kontrak Kerja
Perbedaan Surat Referensi Kerja dengan Surat Rekomendasi Kerja
Surat referensi kerja sering dianggap sama dengan surat rekomendasi kerja oleh kebanyakan orang. Padahal pengertian kedua surat ini sangat berbeda. Surat rekomendasi kerja merupakan surat yang lebih menekankan pada keterampilan, pengalaman, dan pengetahuan yang paling memenuhi syarat kandidat dalam peluang mendapatkan pekerjaan.
Berikut beberapa aspek perbedaan antara keduanya:
1. Tujuan surat
Kegunaan kedua surat ini tergantung dengan tujuan Anda. Anda lebih baik menggunakan surat referensi kerja disaat membutuhkan referensi karakter saat ini atau di masa nanti. Penulis surat referensi kerja juga berfokus pada kekuatan, kualitas, dan kemampuan umum seseorang. Jadi, surat referensi kerja tidak hanya sebatas dunia pekerjaan, tapi juga dapat digunakan dalam peluang lainnya seperti magang, sekolah pascasarjana, dan lain-lain. Hal ini dapat terjadi karena surat ini tidak ditujukan kepada siapapun secara spesifik.
Sedangkan surat rekomendasi dapat Anda gunakan ketika ingin direkomendasikan kedalam sebuah peluang spesifik.
2. Kapan waktu yang cocok untuk digunakan
Surat referensi kerja sangat cocok jika digunakan ketika Anda membutuhkan penilaian karakter, surat untuk pekerjaan, pendidikan, atau ingin menjadi sukarelawan.
Sedangkan, surat rekomendasi kerja cocok digunakan saat Anda ingin melamar posisi pekerjaan tertentu.
Kegunaan Surat Referensi Kerja Bagi Perusahaan dan Karyawan
Tujuan utama dari sebuah surat referensi kerja yaitu menciptakan endorsement positif terhadap keterampilan dan kontribusi seseorang. Dengan begitu, karakter dan prestasi pelamar akan ditekankan untuk dilihat oleh pihak calon pemberi kerja.
Surat referensi kerja berguna untuk:
- Sebagai salah satu syarat administratif dalam proses rekrutmen
- Bukti pengalaman bekerja dalam bentuk tertulis
- Sebagai pemberi tahu bahwa pelamar telah mengundurkan diri dari perusahaan sebelumnya secara baik-baik, bukan pemberhentian secara tiba-tiba ataupun yang lain.
- Menjadi syarat dalam pembuatan kartu kredit, pengajuan kredit bank, pembuatan rekening baru di luar wilayah domisili Anda
- Menjadi salah satu dokumen yang digunakan dalam pendaftaran beasiswa jalur profesional
Baca juga: Surat Peringatan Kerja: Contoh dan Implementasi
Hal yang perlu diperhatikan saat membuat surat referensi kerja
Ketika membuat surat referensi kerja, jangan menyusunnya hingga terlalu panjang. Surat referensi kerja harus ringkas dan jelas. Untuk itu, fokuskan pada pengalaman, hal yang telah Anda capai, serta keterampilan yang Anda miliki. Dengan begitu, surat referensi kerja dapat lebih fokus kepada bagian alasan seorang kandidat dapat menjadi manfaat dan berkontribusi positif bagi perusahaan yang sedang melakukan rekrutmen.
Pembuat surat referensi kerja harus mencantumkan bukti nyata dari prestasi atau pengalaman kandidat di perusahaan sebelumnya. Tidak hanya itu, keterampilan dan kemampuan kandidat perlu dicantumkan secara spesifik.
Surat referensi juga dapat bekerja dengan efektif jika menggunakan contoh spesifik. Misalnya dalam menyebutkan keterampilan kandidat, Anda bisa memberikan contoh nyata yang pernah dilakukan, seperti “Minggu lalu, dia membantu karyawan mempelajari cara mengoperasikan sistem pengarsipan secara digital.” Dengan deskripsi tersebut, perusahaan dapat menerima gambaran yang lebih jelas terkait kandidat.
Namun, Anda perlu mengumpulkan informasi yang akurat. Dengan begitu surat referensi kerja yang dihasilkan juga akan berguna. Informasi tersebut dapat Anda peroleh dari salinan resume karyawan.
Meskipun surat referensi tidak boleh terlalu panjang, kelengkapan isi surat merupakan salah satu poin paling penting yang perlu Anda perhatikan. berikut beberapa bagian yang harus tertera didalam surat referensi kerja, antara lain:
1. Pembuka surat
Bagian paling pertama berisi tanggal dibuatnya surat, nama perusahaan lengkap yang dituju, disertai dengan alamat lengkapnya perlu Anda cantumkan pada bagian pembuka surat.
2. Isi surat
Bagian ini menjadi poin penting yang diperhatikan oleh perusahaan. Pasalnya, seluruh informasi terkait karyawan akan dicantumkan pada bagian isi surat. Oleh karena itu, Anda perlu mengisi bagian ini dengan berbagai informasi penting terkait kandidat, mulai dari nama, alamat, nomor telepon, pengalaman bekerja, maupun detail penting terkait dengan bidang pekerjaan yang dilamarnya. Anda juga harus menyertakan berbagai kemampuan dan potensi kandidat pada bagian ini.
3. Penutup surat
Walaupun penutup surat adalah bagian terakhir dalam surat referensi kerja, pastikan Anda tidak melewatinya. Hal itu disebabkan karena bagian penutup akan mengesahkan surat keterangan kerja dengan menyertakan informasi kontak yang dapat digunakan perusahaan jika ingin berdiskusi lebih lanjut. Perusahaan dapat menghubungi Anda melalui kontak tersebut.
Baca juga: Mengenal Apa Itu Surat Keterangan Kerja dan Fungsinya
Contoh Surat Referensi Kerja
Berikut kami berikan sebuah contoh surat referensi kerja sebagai referensi Anda:
Rabu, 10 Mei 2023
Human Resource Manager PT. Learning English
Jl. Diponegoro III, 13350
Yth. Bapak/Ibu Human Resource Manager di tempat,
Bersamaan dengan surat ini, saya hendak merekomendasikan mantan karyawan saya Megashinta Natania, untuk mengisi posisi Senior Translator di perusahaan Learning English.
Saya telah mengenal Mega selama lima tahun, sejak ia menjadi mahasiswa didik dalam kelas Sastra Inggris yang saya ajarkan.
Dalam masa karirnya, dia telah mengambil enam kursus dan menjadi tutor untuk mahasiswa baru selama dua semester di tahun terakhirnya.
Mega merupakan wanita pekerja keras, yang berdedikasi pada tugas-tugasnya, dan selalu melakukan pekerjaannya tepat waktu, Dia mampu menyelesaikan tugasnya sendiri maupun berkelompok.
Mega juga memiliki kepribadian yang peduli. Dia selalu bersedia membantu temannya yang kesulitan dalam pelajaran. Mega adalah salah satu individu yang tidak hanya cerdas, tetapi juga baik hati, dan teguh akan masa depannya. Dia juga menulis makalah sastra inggris yang penuh dengan wawasan seperti ahli.
Saya yakin dia dapat menjadi aset yang berharga bagi organisasi manapun yang ingin bekerjasama dengannya.
Apabila ingin mendiskusikan pengalaman dan performa Mega secara lebih lanjut, silakan hubungi saya.
Hormat saya.
Reza Jordan
Permudah Pengelolaan Karyawan oleh Human Resource Department
Untuk mempermudah pengelolaan karyawan, pencatatan harus dilakukan dengan tepat dan akurat terutama pada departemen sumber daya manusia.
Appsensi menyediakan solusi HR yang dapat mengatur struktur organisasi, mengatur jadwal kerja, dan aktivitas karyawan dengan mudah.
Fitur Appsensi dapat membantu departemen HRD agar dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan lebih mudah dan efektif. Fitur-fitur tersebut adalah:
- Attendance: mencatat kehadiran karyawan dengan mudah
- Claim: membantu karyawan melakukan pengajuan klaim
- Leave: pengajuan izin dan cuti karyawan
- Overtime: pengajuan lembur dan persetujuan
- Approval: membantu melakukan persetujuan claim, leave, dan overtime.
Tidak hanya itu dalam membantu HR, Appsensi memberikan berbagai macam kemudahan untuk memudahkan HR dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab mereka.
Appsensi menyediakan banyak fitur yang dapat menjadi solusi bagi HR, misalnya sistem absensi online berbasis mobile, payroll, pengajuan klaim, daftar karyawan berdasarkan organisasi, dan lain-lain. Appsensi juga menyediakan banyak fitur lainnya untuk melakukan location tracking dan absensi karyawan. Semua disusun untuk menjadi solusi HR yang mudah dan efisien.
Ingin merasakan langsung manfaat Appsensi bagi perusahaan Anda? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi.
