Karyawan terkadang membutuhkan slip gaji sebagai persyaratan administrasi dalam mengurus suatu keperluan, seperti melamar pekerjaan hingga pengajuan pinjaman atau kredit. Lantaran fungsinya yang penting, ada baiknya HRD perusahaan mengetahui contoh slip gaji karyawan sederhana dan cara membuatnya. Hal tersebut dikarenakan bisanya surat ini dikeluarkan oleh pihak human resource (HR) sebuah perusahaan. Untuk itu, di bawah ini akan dijelaskan secara mendetail contoh slip gaji sederhana yang tepat.
Key Takeaways
- Slip gaji adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan selaku pemberi kerja kepada karyawannya.
- Slip gaji digunakan sebagai salah satu persyaratan administrasi dalam mengurus suatu keperluan, seperti melamar pekerjaan hingga pengajuan pinjaman atau kredit.
Pengertian dan Manfaat Slip Gaji
Menurut Kita Lulus, slip gaji adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan selaku pemberi kerja kepada karyawannya. Bagi perusahaan, slip gaji berfungsi sebagai catatan formal tentang rincian dan jumlah upah yang diberikan kepada karyawannya. Semantara bagi karyawan, slip gaji memberikan beberapa manfaat, antara lain sebagai berikut:
1. Mengetahui Rincian Gaji
Slip gaji berfungsi untuk mengetahui rincian komponen dari nominal gaji yang diterima setiap bulannya. Disamping itu, slip gaji karyawan juga membantu mengetahui berapa jumlah uang hasil kontribusi, misalnya bonus atau THR. Begitu juga dengan informasi mengenai jumlah potongan, misalnya pajak atau bahkan karena adanya pelanggaran saat bekerja.
2. Syarat Pengajuan Pinjaman atau Kredit
Slip gaji juga kerap menjadi salah satu kelengkapan berkas yang harus dipenuhi saat karyawan ingin mengajukan pinjaman kepada pihak bank atau lembaga keuangan nonbank. Beberapa contohnya, seperti KPR, kredit kendaraan bermotor, kredit barang elektronik, pinjaman modal usaha, dan lain sebagainya.
Slip gaji digunakan oleh pihak terkait untuk untuk mengklasifikasi orang-orang yang akan mengajukan kredit. Besaran gaji yang diterima setiap bulan digunakan untuk menentukan nominal limit kredit yang bisa diambil.
3. Negosiasi Gaji
Manfaat slip gaji selanjutnya adalah untuk negosiasi gaji saat melamar kerja. Nantinya, informasi gaji tersebut bisa membantu karyawan untuk meminta gaji yang lebih baik dari perusahaan sebelumnya.
Bagi pemberi kerja, informasi tersebut juga dapat membantu membandingkan penghasilan yang didapatkan dari tempat kerja sebelumnya. Jadi, mereka akan menggunakan angka tersebut sebagai referensi untuk memperkirakan berapa nominal gaji yang layak diberikan kepada calon karyawan.
Regulasi Slip Gaji
Mungkin Anda bertanya-tanya, apakah perusahaan harus memberikan slip gaji tiap bulan setiap kali membayarkan upah karyawan?
Jawabannya adalah iya, karena kewajiban tersebut telah diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan.
Pada pasal 53 ayat kedua disebutkan bahwa pengusaha harus memberikan slip gaji kepada karyawan atau buruh sebagai bukti pembayaran upah yang mencantumkan rincian upah yang diterima pada saat upah dibayarkan. Jadi, kewajiban perusahaan tidak sekadar membayarkan gaji karyawan, tetapi juga memberikan slip gaji sebagai bukti pembayaran yang sah.
Baca juga: Mengenal Gaji Prorata dan Cara Menghitungnya
Perbedaan Slip Gaji dan Surat Keterangan Penghasilan Kerja
Perbedaan utama antara slip gaji dan surat keterangan penghasilan terdapat pada isi informasi di dalamnya. Isi slip gaji lebih sederhana menyerupai struk belanja. Akan tetapi, informasi yang ada pada slip gaji lebih rinci jika dibanding surat keterangan penghasilan.
Sementara itu, surat keterangan penghasilan biasanya dibuat lebih formal dan menyertakan alasan atau legitimasi dari pembuatan surat tersebut. Hal ini ditunjukkan dengan adanya kop surat perusahaan atau lembaga pemerintahan yang berwenang. Selain itu, informasi yang ada pada surat keterangan penghasilan tidak serinci slip gaji.
Surat keterangan penghasilan hanya memuat gaji pokok yang diterima, tunjangan (makan, transportasi), dan lain sebagainya. Sedangkan slip gaji mencantumkan rincian tambahan, seperti potongan gaji, biaya lembur (overtime), dan bonus yang didapatkan saat dikeluarkannya slip gaji tersebut.
Komponen Slip Gaji
Ada 6 komponen yang terdapat dalam slip gaji. Apa sajakah itu? Berikut penjelasannya:
1. Gaji Pokok
Gaji pokok dibayarkan kepada para karyawan berdasarkan tingkat, jenis, atau jabatan yang diemban. Besaran gaji pokok mengacu pada Upah Minimum Regional (UMR) di daerah atau kota tersebut.
Selain itu, gaji pokok juga merupakan gaji yang telah disepakati oleh karyawan dan perusahaan sebagaimana tercantum dalam kontrak kerja saat karyawan pertama kali diterima dalam perusahaan.
2. Tunjangan
Tunjangan merupakan pelengkap gaji pokok yang bersifat sosial dan insentif. Ada dua jenis yang umumnya diberikan perusahaan, yakni tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap.
Tunjangan tetap adalah tunjangan yang diberikan secara teratur dan perhitungannya tidak berubah selama pekerja masih di posisi yang sama. Beberapa contohnya, seperti tunjangan tunjangan anak dan tunjangan istri.
Sementara itu, tunjangan tidak tetap adalah tunjangan yang besarannya tidak tetap tiap bulan. Hal ini dikarenakan perhitungannya dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti jumlah kehadiran, kinerja karyawan, hingga laba perusahaan, dan lainnya. Beberapa contoh tunjangan tidak tetap, seperti tunjangan transportasi, makan, kinerja, dan sebagainya.
3. Potongan
Potongan biasanya terdiri atas potongan pajak penghasilan (PPh) Pasal 21 dan iuran BPJS Kesehatan atau BPJS Ketenagakerjaan. Selain itu, ada pula potongan yang dilakukan dikarenakan keterlambatan, sanksi, dan sebagainya.
4. Upah Lembur
Berdasarkan Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No.102/MEN/VI/2004, lembur merupakan waktu kerja yang melebihi 7 jam sehari dan 40 jam seminggu. Perusahaan membayarkan upah tambahan atas lembur karyawan yang sudah melebihi jam kerja. Untuk besaran dan waktu pembayarannya disesuaikan dengan kesepakatan bersama antara pihak perusahaan dan karyawan.
5. Bonus
Bonus atau komisi biasanya diberikan sebagai bentuk apresiasi atas performa kerja dan keberhasilan karyawan mencapai target perusahaan. Karyawan juga bisa mendapatkan bonus pada saat perayaan hari raya, seperti Idulfitri, Natal, tahun baru, dan sebagainya. Besar pembagian bonus ditentukan berdasarkan kesepakatan masing-masing perusahaan.
6. Informasi Potongan Pajak
Melakukan proses pembayaran pajak karyawan menjadi salah satu kewajiban perusahaan. Oleh karena itu, informasi potongan pajak menjadi komponen yang perlu disertakan secara transparansi dalam slip gaji. Selain berguna untuk menghindari kesalahpahaman antara karyawan dan perusahaan, informasi potongan pajak juga dapat mempermudah pelaporan SPT tahunan karyawan.
Baca juga: Ini Cara Perhitungan Pesangon dan Uang Penghargaan Masa Kerja
Format Slip Gaji
1. Nama dan Logo Perusahaan
Informasi pertama yang terdapat dalam slip gaji adalah logo beserta nama perusahaan atau instansi yang mengeluarkan slip gaji tersebut. Informasi dalam kop lengkap dengan alamat usaha serta informasi kontak yang dapat dihubungi. Untuk format penulisannya mirip dengan kop surat pada surat resmi perusahaan.
Dengan adanya nama dan logo perusahaan di slip gaji, maka identitas perusahaan akan terlihat dengan jelas. Selain itu, juga sebagai bukti keabsahan slip gaji bagi karyawan.
2. Identitas dan Jabatan Karyawan
Slip gaji adalah dokumen yang dibuat secara personal. Identitas karyawan wajib ditulis dalam slip gaji untuk membedakan slip gaji antarkaryawan. Informasi tersebut mencakup nama lengkap, jabatan, nomor induk karyawan, dan nomor pokok wajib pajak (NPWP).
3. Kerahasiaan Dokumen
Gaji merupakan hal yang sifatnya pribadi sehingga hanya karyawan yang menerima gaji dan perusahaan yang memberi gaji saja yang berhak mengetahuinya. Oleh karena itu, dalam membuat slip gaji, penting untuk mencantumkan informasi yang menyatakan bahwa slip gaji tersebut merupakan dokumen rahasia. Bentuknya bisa berupa pencantuman kalimat “Private and Confidential”.
4. Periode Pembayaran Gaji
Informasi penting selanjutnya yang perlu Anda cantumkan dalam slip gaji adalah periode pembayaran. Mencantumkan tanggal pembayaran berfungsi membantu proses dokumentasi dan menghindari kesalahpahaman mengenai periode penggajian.
Adapun penulisan periode pembayaran bisa dengan mencantumkan waktu kerja secara detail atau hanya penyebutan bulan atau minggunya saja.
5. Rincian Gaji dan Potongannya
Rincian gaji termasuk informasi yang wajib ada di slip gaji. Anda bisa mencantumkan detail penghasilan yang diperoleh di dalam periode pembayaran tersebut, seperti gaji pokok, tunjangan, bonus atau insentif, asuransi, dan uang lembur.
Anda juga harus memasukkan detail potongan yang dikenakan pada gaji karyawan seperti pajak penghasilan (PPh), iuran BPJS, tabungan pensiun, ataupun potongan pinjaman karyawan.
6. Keterangan Lengkap Pembayaran Gaji
Anda juga harus mencantumkan keterangan lengkap pembayaran gaji. Rincian tersebut berupa total penghasilan bersih yang diterima oleh karyawan setelah penghasilannya dipotong oleh berbagai hal. Nilai akhir akan menunjukkan jumlah take home pay. Take home pay adalah jumlah uang yang diperoleh karyawan pada periode pembayaran gaji tersebut. Selain itu, cantumkan juga informasi nama bank serta rekening yang digunakan untuk melakukan pembayaran gaji.
7. Tanda Tangan dan Cap
Hal terakhir yang harus ada dalam slip gaji adalah nama terang, tanda tangan, dan cap stempel milik perusahaan untuk pengesahan slip gaji tersebut. Pengesahan semacam ini penting untuk memastikan validitas slip gaji.
Pengesahan slip gaji biasanya dilakukan oleh divisi yang berwenang dalam perusahaan, misalnya oleh kepala personalia, manajer keuangan, atau pimpinan perusahaan.
Contoh Slip Gaji Sederhana
Di bawah ini merupakan contoh slip gaji sederhana yang dapat Anda jadikan pedoman untuk membuat dokumen slip gaji perusahaan.
Contoh Slip Gaji Sederhana
Contoh Slip Gaji Karyawan Swasta
Contoh Slip Karyawan yang Bekerja Shift
Contoh Slip Gaji Perusahaan
Contoh Slip Gaji BUMN
Contoh Slip Gaji Honorer Sumber: Finansialku
Contoh Slip Gaji PNS
Contoh Slip Gaji CEO
Contoh Slip Gaji Bahasa Inggris
Demikian pembahasan seputar manfaat dan format slip gaji lengkap dengan contoh slip gaji sederhana. Mengingat pembuatan slip gaji harus rutin dilakukan tiap bulan, maka akan lebih mudah jika Anda memanfaatkan software payroll seperti Appsensi, salah satu cara terbaik untuk memberikan slip gaji secara online. Anda tidak perlu repot lagi menghitung gaji secara manual setiap bulan.
Selain terintegrasi payroll, Appsensi juga merupakan aplikasi absensi online terpercaya berbasis mobile yang mendukung kebutuhan perusahaan, pemerintahan, dan UMKM. Appsensi memberikan solusi untuk pencatatan kehadiran, penjadwalan karyawan, dan penarikan laporan secara real-time.
Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau jika Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi, jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
