HR saat ini memerlukan solusi untuk pencatatan kehadiran karyawan. Jika Anda pemilik bisnis atau perusahaan. Salah satu poin dalam penerapan manajemen personalia yang baik adalah pengaturan kehadiran karyawan agar sesuai peraturan dan SOP. Pencatatan kehadiran ini bisa dilakukan secara manual atau otomatis melalu online (aplikasi absensi online). Tapi pada artikel berikut ini mari kita bahas lebih mendalam mengenai pembuatan contoh form absensi karyawan menggunakan Google Sheets.
Trend absensi karyawan saat ini
Absensi online telah menjadi trend bagi beberapa perusahaan saat ini karena mampu memangkas waktu dan biaya besar untuk absensi secara manual atau sekedar merekap absensi kehadiran yang kadang tidak tepat dan berimbas pada perhitungan gaji karyawan yang tidak akurat.
Semakin maraknya teknologi cloud dan internet of things pun menjadi salah satu adanya perkembangan signifikan pada cara absensi karyawan di perusahaan dengan menggunakan aplikasi mobile. Dengan aplikasi absensi online mobile, karyawan dapat melakukan absen kehadiran dimana dan kapan saja hanya dengan smartphonenya.
Di Indonesia sendiri sudah mulai banyak ditemukan aplikasi absensi online baik di playstore ataupun appstore. Salah satunya adalah Appsensi, aplikasi absensi online karyawan yang berbasis penyimpanan cloud dan memiliki berbagai fitur yang dapat menunjang kinerja HRD dalam mengelola absensi dan rekap absensi karyawan secara cepat, mudah, efisien dan efektif.
Selain itu absensi online menjadi tren untuk mencegah penularan Covid-19 karena dikhawatirkan adanya penyebaran virus apabila menggunakan perangkat publik seperti fingerprint. Hanya dengan smartphone, karyawan bisa melakukan absensi secara lebih personal hanya dalam satu genggaman saja.
Masih ada kelebihan absensi online apabila dibandingkan dengan absensi fingerprint, mulai dari hemat biaya perawatan, lebih mudah memonitor kehadiran karyawan dengan sistem GPS, minim kecurangan dan lebih aman dengan sistem teknologi face recognition yang secara otomatis akan menyimpan data kehadiran di server cloud yang aman, dapat digunakan oleh karyawan yang bekerja secara remote ataupun di kantor, data absensi yang dihadirkan bersifat real-time serta yang paling penting adalah meminimalkan penyebaran virus.
Walaupun belum banyak perusahaan menggunakan aplikasi absensi online seperti Appsensi, beberapa perusahaan masih bisa dikatakan betah menggunakan form khusus untuk mencatat absensi kehadiran karyawan dengan formatnya sendiri. Hal ini bisa disebabkan karena jumlah karyawan di kantor masih bisa dikelola secara manual hanya dengan form absensi online saja.
Kenapa diperlukan absensi karyawan menggunakan sheets form online?
Bagi perusahaan yang belum menggunakan aplikasi absensi online, keberadaan Google Sheets ataupun Microsoft Excel dapat membantu HRD untuk mencatat kehadiran karyawan dan membuat rekapan absensi serta menghitung gaji karyawan.
Semua informasi tersebut disajikan dalam bentuk tabel agar mempermudah akumulasi. Jika format absensi yang digunakan tidak tepat, tentu HRD kesulitan merekap data untuk keperluan perhitungan gaji sesuai komponen yang ada.
Namun perlu diingat, tiap perusahaan memiliki format tersendiri untuk mencatat absensi kehadiran karyawannya. Baik untuk jadwal reguler ataupun shifting. Namun umumnya komponen yang harus ada pada form absensi untuk karyawan terdiri dari:
- Nama karyawan
- Jam kedatangan
- Jam pulang
Pembuatan format absensi ini juga akan berpengaruh pada jumlah gaji yang akan diterima karyawan. Apabila format yang digunakan kurang jelas dan tidak menggambarkan waktu kehadiran atau pulang secara akurat, maka hasil perhitungan gajinya pun akan melenceng dari harapan.
Tentunya hal ini akan merugikan baik perusahaan dan karyawan karena berkemungkinan menerima gaji dengan jumlah yang tidak sesuai serta menurunkan rasa loyalitas karyawan kepada karyawan. Selain itu HRD akan lebih mudah melihat tingkat kedisiplinan karyawan, memahami tren cuti tahunan, mengatur ritme kerja harian hingga mempertimbangkan kenaikan karir karyawan. Untuk itu sangatlah penting bagi HRD untuk memahami format absensi karyawan yang baik dan benar.
Contoh form absensi karyawan menggunakan Google Sheets
Berikut ini adalah contoh dari form absensi online yang bisa Anda gunakan pada kantor Anda. Anda juga dapat mendownload file tersebut pada link berikut ini : Form Absensi Online
Manfaat menggunakan form absensi online
Manfaat menggunakan form absensi online selain untuk memudahkan untuk rekap absensi karyawan, HRD juga dapat mengedit file-nya secara real-time dan dimonitor secara langsung oleh atasan yang berwenang. Sehingga pikirannya akan transparan dan dapat dimonitor secara langsung.
Semoga dengan artikel ini dapat menambah referensi Anda mengenai sumber kelengkapan file untuk manajemen SDM atau personalia. Contoh Form Absensi Online Karyawan ini bisa di aplikasikan untuk kebutuhan bisnis maupun perusahaan. Jika Anda merasa menggunakan form manual ini cukup sulit dan tidak mudah. Anda bisa menggunakan solusi dari Appsensi. Klik di sini atau isi form gratis 30 hari di bawah ini untuk pelajari lebih lanjut mengenai kemudahan kelola Absensi online secara otomatis.
Tulis Komentar