Pengertian, Fungsi, Manfaat, Jenis dan Contoh Dokumentasi

Dokumentasi mengacu pada kegiatan mengabadikan suatu momen untuk nantinya dipergunakan untuk tujuan tertentu. Dalam berbagai macam kegiatan, mulai dari aktivitas pribadi sampai dengan urusan bisnis, dokumentasi sangat dibutuhkan sebagai bukti atau rekam jejak suatu kegiatan atau kejadian.

Key Takeaways

• Dokumentasi adalah aktivitas atau proses yang sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian, dan penyediaan dokumen.
• Ada beragam jenis dan contoh dokumentasi yang harus diketahui oleh pelaku bisnis maupun pemilik perusahaan.

Pembahasan kali ini kita akan membahas mengenai apa itu dokumentasi, jenis, dan juga contohnya. Simak ulasan lengkapnya di bawah ini!

Pengertian Dokumentasi

Kata dokumentasi diadaptasi dari bahasa Inggris “documentation” yang memiliki dua pengertian, yakni

• Materi yang memuat informasi atau bukti resmi, atau yang berfungsi sebagai catatan.
• Tindakan mencatat dan mengklasifikasikan informasi dalam bentuk tulisan, foto, video, dan lain sebagainya.

Kesimpulannya, dokumentasi adalah aktivitas atau proses yang sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian dan penyediaan dokumen. Tujuannya adalah untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna.

Atau bisa juga diartikan sebagai aktivitas atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi yang dilakukan untuk penyimpanan dokumen dengan memakai aktualitas yang teliti dari penulisan sumber informasi khusus dari sebuah risalah, amanat, wasiat, buku dan Undang-Undang.

Contohnya, data yang diperoleh dari proses dokumentasi bisa dipergunakan untuk memperkenalkan perusahaan secara lengkap kepada karyawan baru. Untuk itu, kegiatan ini memiliki hubungan yang erat dalam proses administrasi dalam dunia bisnis.

Pengertian Dokumentasi Menurut Ahli

Untuk lebih jelas terkait pengertian dokumentasi, simak beberapa pengertian dokumentasi yang dikemukakan oleh para ahli.

Sugiyono (2013:240)

Dokumentasi adalah sebuah catatan kejadian yang terjadi di masa lalu. Bentuknya bisa berupa dokumen, tulisan, gambar, atau melalui karya yang dibuat oleh orang lain. Contohnya seperti, diari seorang, gambar, sketsa, biografi, dan lain-lain.

KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

Menurut KBBI, pengertian dokumentasi yaitu suatu kegiatan mengumpulkan, memilih, mengelola, dan menyimpan informasi dengan bentuk berupa gambar, kutipan, klip, atau bentuk-bentuk lainnya.

Federation International de Documentation (FID)

FID mengatakan dokumentasi adalah sebuah proses atau kegiatan pengumpulan dan penyebaran berbagai jenis dokumen tentang lapangan pekerjaan manusia. 

Paul Otlet

Menurut Paul dokumentasi adalah suatu usaha yang berhubungan dengan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan, serta penyebaran suatu dokumen atau sumber informasi.

Nurhadi Magetsari, dkk

Menurut Nurhadi dokumentasi adalah sebuah bukti yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan sifat yang memiliki keterkaitan dengan tempat, rekaman tertulis, atau pahatan yang memberikan informasi fakta. 

Tung Palan

Tung mengatakan dokumentasi merupakan sebuah catatan asli atau otentik yang bisa dibuktikan dan bisa dijadikan sebagai kesaksian dan bukti di mata hukum yang dimana dokumentasi tersebut memiliki data lengkap yang nyata.

Fungsi Dokumentasi

Dokumentasi memiliki 2 fungsi, yakni fungsi umum dan fungsi dalam suatu perusahaan.

1. Fungsi dokumentasi secara umum

Secara umum, dokumentasi berfungsi untuk menyediakan informasi terkait isi dokumen untuk penggunanya, alat bukti dan data akurat terkait keterangan dokumen, melindungi dan menyimpan fisik isi dokumen tersebut, dan juga menghindari adanya kerusakan dokumen.

Disamping itu, fungsi dokumen secara umum adalah sebagai bahan penelitian para ilmuan, meningkatkan koleksi dokumen negara, serta menjamin keutuhan dan keaslian suatu informasi dan data yang tercangkup di dalam dokumen.

2. Fungsi dokumentasi untuk perusahaan

Ada banyak sekali fungsi dokumentasi bagi perusahaan, yaitu sebagai memori perusahaan yang berguna untuk menjaga instansinya, untuk menerapkan kebijakan, perencanaan, dan pengawasan perusahaan.

Fungsi lain dokumentasi bagi perusahaan adalah sebagai alat pembuktian, rujukan historis, penyedia informasi keuangan, keperluan orientasi pendidikan karyawan baru, serta memelihara hubungan perusahaan dengan masyarakat, khususnya klien.

Tujuan dokumentasi

Disamping manfaat, masih ada beberapa tujuan dokumentasi lainnya yang biasanya dibuat secara sengaja, yaitu: 

• Membantu pelayanan di bidang dokumentasi.
• Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi.
• Mengadakan konferensi seminar ilmiah.
• Membantu perkembangan ilmu pengetahuan.
• Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen.
• Membuat dan mengembangkan katalog.

Jenis dokumentasi

Dokumen berdasarkan kegiatan

Jenis dokumentasi berdasarkan kegiatannya, masih dibagi lagi kedalam 3 kategori, yaitu: 

1. Dokumen pribadi adalah dokumen yang berhubungan dengan kepentingan individu. Contohnya akta kelahiran, KTP, SIM, Ijazah dan NPWP.
2. Dokumen niaga adalah dokumen yang berhubungan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contohnya nota, cek dan kwitansi.
3. Dokumen pemerintah adalah dokumen yang berhubungan dengan informasi politik suatu pemerintahan. Contohnya Undang-Undang, Peraturan Pemerintah dan Peraturan Daerah.

Dokumen berdasarkan bentuk fisik

Jenis dokumentasi berdasarkan bentuk fisiknya dibagi ke dalam 3 kategori, yaitu:

1. Dokumen literer adalah dokumen yang dibuat dengan cara dicetak, ditulis, divisualisasikan, maupun direkam. Biasanya dokumen tersebut dikumpulkan atau disimpan di perpustakaan. Contohnya seperti buku, film dan majalah.
2. Dokumen korporil adalah dokumen berbentuk benda bersejarah yang memiliki nilai historis. Jenis dokumen ini umumnya disimpan atau dikumpulkan di dalam museum. Contohnya seperti patung, fosil zaman prasejarah, benda-benda peninggalan zaman dulu, dan lain sebagainya.
3. Dokumen privat adalah dokumen dalam bentuk surat atau berkas. Umumnya disimpan dengan sistem dokumentasi. Contohnya seperti surat niaga, surat dinas dan laporan.

Dokumen berdasarkan fungsinya

Jenis dokumentasi berdasarkan fungsinya dibagi ke dalam 2 kategori, yaitu:

1. Dokumen dinamis adalah dokumen yang bisa memberikan manfaat secara langsung untuk menyelesaikan pekerjaaan yang berhubungan dengan dokumen tersebut serta dapat dipakai secara terbuka dalam prosedur penanggulangan pekerjaan kantor.
2. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipakai secara terbuka dalam pekerjaan kantor. Contohnya seperti dokumen literal, privat, dan korporil.

Dokumen berdasarkan sifatnya

Jenis dokumentasi berdasarkan sifatnya dibagi ke dalam 2 kategori, yaitu:

1. Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyimpan informasi yang tersemat dalam bentuk tertulis. Contohnya , buku, majalah, katalog dan surat kabar.
2. Dokumen nontekstual adalah dokumen yang menyimpan informasi yang tersemat beberapa teks. Contohnya, peta, gambar, grafik dan rekaman.

Dokumen berdasarkan jenisnya

Dokumentasi berdasarkan jenisnya dibagi ke dalam 2 kategori, yaitu:

1. Dokumen fisik adalah dokumen terkait objek ukuran, berat, lokasi, sarana prasarana dan lain-lainnya.
2. Dokumen intelektual adalah dokumen yang dibuat berdasarkan subjek, isi, sumber, proses transmisi, tujuan, orisinalitas dokumen dan lain-lainnya.

Dokumen berdasarkan informasinya

Jenis dokumentasi berdasarkan informasinya dibagi ke dalam 3 kategori, yaitu:

• Dokumen primer adalah dokumen yang mengandung informasi tentang hasil observasi asli atau terbuka dari sumbernya. Contohnya seperti hak paten observasi, disertasi dan laporan.
• Dokumen sekunder adalah dokumen yang mengandung informasi tentang literatur primer. Dokumen sekunder juga biasa disebut dengan dokumen bibliografi.
• Dokumen tersier adalah dokumen yang mengandung informasi mengenai literatur sekunder. Contohnya seperti buku dan teks petunjuk literatur.

Baca juga: Panduan Lengkap Membuat Profil Perusahaan yang Meyakinkan

Tugas dan kegiatan dokumentasi

Pada penerapannya, ternyata ada berbagai kegiatan dan tugas dokumentasi, yaitu sebagai berikut. 

1. Mencari serta mengumpulkan bahan.
2. Mencatat dokumen lalu mengolahnya.
3. Mengorganisasikan dokumen.
4. Membuat dokumen.
5. Menyimpan dan memberitahukan dokumen.
6. Mempublikasikan dan mendistribusikan dokumen (yang diperlukan).
7. Melakukan filling atau pengarsipan.
8. Menyajikan dan melindungi dokumen.

Cara membuat dokumentasi

Kalau selama ini Anda selama ini berpikir bahwa membuat dokumentasi adalah hal yang sederhana, sepertinya itu kurang tepat. Membuat dokumentasi yang baik dan benar tidak sekadar menulis, memotret, menggambar, atau melukis. Berikut cara membuat dokumentasi agar hasilnya baik dan bisa disimpan dengan baik pula.

1. Kumpulkan file yang akan didokumentasikan ke dalam satu folder
2. Buat lembaran baru Powerpoint
3. Salin satu per satu file gambar ke lembar kerja Powerpoint, tata dengan rapi
4. Atur ukuran file sesuai kebutuhan buat agar tidak terlalu besar atau terlalu kecil
5. Berikan komentar di sekitar gambar dengan insert text box
6. Simpan file Powerpoint dengan nama yang menerangkan gambar dalam 2-3 kata

Contoh dokumentasi dalam perusahaan

1. Email dan memorandum

Email digunakan sebagai sarana berkomunikasi oleh karyawan. Jauh sebelum email populer seperti sekarang, karyawan menggunakan memorandum untuk sarana berkomunikasi. Saat ini, memorandum masih digunakan untuk menyimpan informasi penting dan sangat rahasia, khususnya soal filing.

2. Business letters (surat bisnis)

Business letters atau surat bisnis dimanfaatkan untuk sarana komunikasi dengan pihak yang berasal dari luar perusahaan seperti konsumen, kolega, pemerintah, calon karyawan, pihak profesional, dan lain-lain. Saat ini, surat bisnis lebih sering dikirim melalui email karena dinilai lebih efektif.

3. Business report (laporan bisnis)

Business report adalah dokumen memiliki format penulisan yang formal dan lebih panjang dengan cakupan topik seperti data finansial, sales figures, marketing plans, safety compliance, dan sejenisnya. 

Business report termasuk contoh dokumentasi dengan penambahan chart, gambar, grafik, studi kasus sampai dengan statistik. Laporan ini umumnya juga diberikan pada investor seperti laporan penjualan dan perbandingannya.

4. Dokumen transaksi

Dokumen transaksi berguna untuk memangkas waktu transaksi bisnis jadi lebih cepat. sehingga kedua belah pihak bisa menghemat waktu yang dimiliki. Biasanya contoh dokumentasi ini dibuat dalam bentuk surat order, invoice dan sebagainya. Tergantung jenis bisnisnya.

5. Dokumen finansial

Dokumen finansial digunakan untuk menyajikan laporan keuangan, proposal, laporan pajak, laporan payrolls, history bank, dan sebagainya. Laporan ini digunakan untuk melihat kondisi keuangan perusahaan, termasuk juga untuk melihat untung rugi yang dialami oleh perusahaan.  

Dari sekian banyak contoh dokumentasi yang ada dan sering digunakan, salah satu yang paling penting yaitu dokumen yang menyangkut aktivitas bisnis jual beli atau perdagangan. Dokumen-dokumen tersebut diantaranya sebagai berikut.

• Surat/dokumen perkenalan
• Surat/dokumen daftar harga
• Surat/dokumen penawaran
• Surat/dokumen pesanan
• Surat/dokumen invoice (tagihan)
• Surat/dokumen pengiriman barang
• Rekening dan faktur.
• Surat/dokumen pengaduan
• Surat/dokumen berisi tuntutan beserta penyelesaiannya
• Surat/dokumen gugatan
• Surat/dokumen memo kredit
• Surat/dokumen pengajuan kredit
• Surat/dokumen perjanjian
• Surat/dokumen rekomendasi
• Surat/dokumen keputusan

Baca juga: Pengertian, Fungsi dan Tujuan AD ART untuk Pedoman Perusahaan

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan kesimpulan dokumentasi adalah segala hal yang erat kaitannya dengan materi yang bisa dibicarakan untuk menjelaskan atau mengarahkan suatu hal. Dokumentasi terdiri dari dokumen yang mampu memberikan bukti atau catatan terkait hal yang penting.

Demikian penjelasan lengkap tentang pengertian dokumentasi, lengkap dengan fungsi, tujuan, dokumentasi, kegiatan dokumentasi, dan jenis dokumentasi. Semoga menambah pengetahuan Anda dalam hal dokumentasi dan memberikan gambaran tentang contoh dokumentasi.

Jika Anda baru saja memulai merintis bisnis atau mendirikan perusahaan, hendaknya menjalankan proses dokumentasi dalam bisnis. Mungkin proses dokumentasi dianggap remeh, namun percayalah bahwa sebenarnya proses tersebut cukup memakan waktu. Oleh karena itulah, dokumentasi yang tepat harus segera lakukan ketika bisnis baru dimulai.

Gunakan Appsensi untuk Menunjang Produktivitas Bisnis Perusahaan

Jangan lupa juga untuk menggunakan aplikasi pendukung seperti Appsensi untuk menunjang produktivitas bisnis Anda. Appsensi hadir untuk membantu berbagai perusahaan dari bermacam-macam industri. Solusi operasional human resources (HR) melalui penggunaan dan penerapan teknologi modern. Aplikasi berbasis mobile untuk kebutuhan Absensi Online, Tarik Gaji dan aplikasi Payroll. Berbagai pilihan fitur Appsensi tersedia untuk berbagai ukuran bisnis.

Masih Ragu? Berikut Keuntungan yang Anda Dapat dari Absensi Online Appsensi

1. Absensi online hanya dengan smartphone

Absensi karyawan lebih mudah dan fleksibel dengan pilihan check-in dan check-out darimana saja, baik dari kantor, rumah atau dinas luar kota.

2. Absensi online semudah selfie

Absen online lebih mudah seperti selfie, lokasi Anda akan terdata secara otomatis di Appsensi menggunakan GPS.

3. Fitur pengenalan wajah (face recognition)

Hindari kecurangan yang mungkin dilakukan karyawan dengan fitur Face-recognition Appsensi ketika check-in.

4. Check laporan absensi secara transparan

Check jadwal kehadiran karyawan melalui aplikasi mobile dan website secara mudah untuk menghindari rasa curiga akan adanya kecurangan

Keunggulan Sistem dan Aplikasi Absensi Appsensi

1. Data absensi kehadiran akurat dan real time

Hanya satu aplikasi, absensi kehadiran karyawan tetap bisa dikelola secara akurat, real-time serta aman dengan penyimpanan berbasis Cloud.

2. Perhitungan payroll otomatis

Sistem absensi kehadiran Appsensi sudah terintegrasi dengan sistem payroll sehingga proses perhitungan payroll akan lebih cepat dan otomatis.

3. Absensi kehadiran fleksibel

Absensi kehadiran karyawan secara langsung hanya melalui smartphone dengan laporan kehadiran transparan untuk menghindari human-error.

4. Fitur earned wage access (EWA) mudah diakses

Earned Wage Access akan membantu perusahaan menghindari turnover dan karyawan untuk memenuhi kebutuhan darurat.

Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.