Contoh Data Karyawan Update Menggunakan Sheets

Agustus 4, 2022

Tantangan HR dan manajemen personalia saat ini adalah meng-update data karyawan secara tepat dan cepat. Salah satu cara untuk melakukan hal tersebut adalah membuat satu sheets untuk semua data karyawan Anda. Berikut contoh data karyawan update dengan menggunakan sheets yang bisa menjadi referensi untuk Anda.

contoh data karyawan dengan appsensi

Tantangan menghandle data karyawan

Tugas HRD tidak hanya seputar rekrutmen karyawan semata, melainkan juga administratif karyawan mulai dari manajemen kehadiran, cuti, payroll, personnel administrasi, pelatihan dan pengembangan karyawan dan lain sebagainya. 

Sebelum dan setelah pandemi menyerang sebenarnya tidak ada perbedaan yang signifikan dari segi esensi pekerjaan, yang berbeda hanyalah cara eksekusinya, dimana semua sistem kerja berubah dari offline menjadi online. 

Sistem administrasi HRD secara online tentunya sangat mempersingkat waktu dan energi HRD untuk mengelola data karyawan. Namun walaupun terdengar praktis, HRD tetap bertanggung jawab untuk mengelola data-data yang bersifat confidential sehingga harus memastikan bahwa sistem database karyawan yang digunakan sudah terjamin aman. 

Contoh Data Karyawan Update

Salah satu tantangan besar HRD ketika menggunakan sistem HRD online adalah mengelola data-data karyawan menjadi satu file. Apabila jumlah karyawan di perusahaan tidak terlalu banyak, mungkin hal ini tidak akan menjadi masalah besar bagi HRD, namun bagaimana kalau jumlah karyawannya ratusan atau bahkan ribuan?

Tentunya mengelola ribuan data karyawan tersebut akan membutuhkan waktu serta energi yang lebih agar semua data tersimpan dan tertata dengan rapi pada sistem penyimpanan cloud. Dengan sistem online, baik HRD dan perusahaan dapat mengelola karyawan walaupun work from home.

Baca Juga: Apa saja fungsi dan tanggung jawab HRD di perusahaan

Kenapa sheets untuk update data karyawan diperlukan?

Penyimpanan data karyawan dengan Google Sheets akan sangat memudahkan bagi HRD dan perusahaan untuk mengelola data dan integrasi data antar divisi semakin mudah. Database berbentuk sheets memudahkan HRD untuk menemukan data karyawan apabila dibutuhkan secara tepat serta lebih hemat biaya. 

Contoh data karyawan update menggunakan sheets

Contoh Data Karyawan Update

Bagi perusahaan yang memerlukan sheets form Database karyawan, berikut ini adalah referensi form yang dapat Anda gunakan. Anda juga bisa mendownload file tersebut dan menggunakannya untuk perusahaan Anda dengan link berikut ini: Form Database Karyawan.

Manfaat menggunakan form absensi online

Ada banyak sekali manfaat yang bisa didapatkan untuk perusahaan apabila HR dapat mengelola database karyawan dengan baik, yaitu:

  1. Pelacakan data karyawan

Dengan database karyawan, HRD dapat langsung menemukan data karyawan hanya dengan memasukkan kata kunci yang telah diprogram mulai dari nama, nomor anggota, NPWP karyawan atau lain sebagainya. 

  1. Mudah menemukan data karyawan

Database karyawan memudahkan HRD untuk menemukan data dari tim lainnya dengan memasukkan nomor ID karyawan. Hal ini akan sangat berguna apabila terjadi situasi yang harus menghubungi pihak yang berkaitan dengan karyawan.

  1. Menyimpan informasi pribadi dan gaji karyawan.

Database karyawan akan memudahkan HRD untuk menyimpan informasi pribadi karyawan mulai dari nama, alamat, nomor telepon yang bisa dihubungi hingga besaran gaji yang diterima karyawan. Tentunya data-data ini akan berhubungan dengan sistem payroll karyawan sehingga gaji yang diterima akan langsung dikirimkan kepada yang berhak.

  1. Permudah proses evaluasi kerja 

Proses evaluasi kerja tidak hanya dilakukan dengan melihat list hasil pekerjaan tetapi juga perlu mencocokkan hasil kerja tersebut dengan jobdesk karyawan. Apakah sesuai atau tidak? Apakah mencapai target atau tidak? Dan lain sebagainya. Dengan database tersebut, perusahaan dapat memonitor performa karyawan melalui performance review dan tentunya memudahkan karyawan untuk mengembangkan potensi karyawan tersebut.

  1. Permudah data alokasi karyawan

Apabila perusahaan perlu melakukan mutasi karyawan dibagian tertentu. Apabila jumlah mutasinya kecil, tidak akan ada efek yang signifikan. Namun apabila jumlahnya masif, akan menyulitkan perusahaan dalam bergerak gesit untuk mencapai target. 

  1. Dapat digunakan oleh beberapa divisi sekaligus

Dengan form database karyawan online, tiap-tiap divisi dapat mengelola data masing-masing karyawan nya secara terpisah sesuai kebutuhannya. Form database karyawan dengan Google Sheets akan memudahkan integrasi data karyawan antar divisi sehingga data akan selalu update secara real time. Data karyawan tersebut pun dapat digunakan sesuai kebutuhannya.

  1. Mampu mengawasi saldo cuti karyawan

Mengurus permohonan cuti karyawan adalah salah satu pekerjaan HRD, namun sebelum menyetujui permohonan cuti tersebut ada baiknya HRD mengecek saldo cuti karyawan tersebut dengan databasenya. 

  1. Evaluasi performa perusahaan lebih mudah

Membuat report tahunan tentunya akan menyulitkan apabila masih menggunakan sistem offline, untuk itu form database online ini akan mempercepat proses HRD untuk membuat report tahunan serta mengupdate data pegawai secara berkala serta tersimpan dengan rapi. 

Semoga dengan artikel ini dapat menambah referensi Anda mengenai sumber kelengkapan file untuk manajemen SDM atau personalia. Contoh sheets untuk update data karyawan di sini bisa diaplikasikan untuk kebutuhan bisnis maupun perusahaan. Jika Anda merasa menggunakan form manual ini cukup sulit dan tidak mudah. Anda bisa menggunakan solusi dari Appsensi. Klik di sini untuk pelajari lebih lanjut mengenai kemudahan kelola Absensi online secara otomatis atau isi informasi pada form berikut ini jika tertarik untuk mencoba TRIAL GRATIS 30 HARI software HR Appsensi:

Author Profile

Nuritia Ramadhani

Content Manager

|

Share this post on

Related Article

Leave a Reply

Name

Email

Comments