Beberapa perusahaan menerapkan sistem kerja shifting dan mengandalkan jadwal kerja tertentu yang dibuat dengan menyesuaikan kondisi perusahaan dan karyawan di lapangan. Untuk itu, HRD perlu membuat jadwal kerja yang baik dan umumnya menggunakan Excel dalam proses pembuatannya. Artikel berikut ini akan membahas mengenai cara membuat schedule kerja di Excel beserta link untuk mengunduh template jadwal yang dapat Anda gunakan pada perusahaan Anda.
Key Take Points
- Beberapa industri memiliki jam kerja shifting dan memiliki jadwal kerja khusus disesuaikan dengan jenis dan skala pekerjaannya.
- Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum menyusun jadwal kerja di Excel
- Perusahaan dapat menggunakan jam kerja yang telah disesuaikan dengan undang-undang yang berlaku
Mengenal Shift dan Jadwal Kerja
Tidak semua pekerjaan menggunakan jam kerja nine-to-five. Beberapa industri memiliki jam kerja shifting dan memiliki jadwal kerja khusus disesuaikan dengan jenis dan skala pekerjaannya. Dalam sistem kerja shifting dan pengaturan jadwal shifting, Anda harus mengenal shift pagi, shift malam atau shift bergilir terlebih dahulu.
Beberapa industri bergantung pada jadwal kerja shift untuk optimalisasi produksi perusahaan. Sehingga penerapan waktu shift akan berbeda-beda pada setiap industri mengikuti kebutuhan serta jenis usahanya. Walaupun jadwalnya berbeda-beda, perusahaan wajib memperhatikan keamanan, keselamatan dan kesehatan karyawan dalam membuat jadwal shift.
Pengaturan jam kerja kantor diatur dalam Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (UUK 13/2003) dan diperbarui dengan Undang-undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja (UU Ciptaker). Perusahaan dapat memilih dua skema jam kerja sesuai yang tertulis dalam pasal 77 yaitu
- Jika berlaku 6 hari kerja, maka berlaku 7 jam sehari dan maksimal 40 jam perminggu
- Jika berlaku 5 hari kerja, maka berlaku 8 jam sehari dan maksimal 40 jam per minggu
Terdapat beberapa pekerjaan tertentu yang memiliki jam kerja lebih sedikit ataupun lebih banyak dari ketentuan UU yang berlaku. Mari kita bahas berikut ini:
- Jam kerja lebih sedikit dari ketentuan UU
Pekerjaan yang diperbolehkan untuk memiliki jam kerja boleh kurang dari UU yang berlaku memiliki ciri-ciri beriku dan tertulis dalam Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 Pasal 23t:
Penyelesaian pekerjaannya kurang dari 7 jam sehari dan 35 jam seminggu
Waktu kerjanya fleksibel
Pekerjaanya boleh dilakukan diluar lokasi kerja
- Jam kerja lebih banyak dari ketentuan UU
DIkutip dari situs Kementerian Ketenagakerjaan, terdapat 3 sektor usaha yang memiliki jam kerja dapat berbeda dari ketentuan UU yaitu:
- Energi dan sumber daya mineral di daerah tertentu
Sektor ini mengikuti aturan Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor KEP. 234/Men/2003 pasal 2. Pegawai sekotor ini dapat memilih aturan jam kerja sebagai berikut:
- 9 jam sehari dan maksimal 45 jam dalam 5 hari kerja
- 10 jam sehari dan maksimal 50 jam dalam 5 hari kerja
- 11 jam sehari dan maksimal 55 jam dalam 5 hari kerja
- 9 jam sehari dan maksimal 63 jam dalam 7 hari kerja
- 10 jam sehari dan maksimal 70 jam dalam 7 hari kerja
- 11 jam sehari dan maksimal 77 jam dalam 7 hari kerja
- 9 jam sehari dan maksimal 90 jam dalam 10 hari kerja
- 10 jam sehari dan maksimal 100 jam dalam 10 hari kerja
- 11 jam sehari dan maksimal 110 jam dalam 10 hari kerja
- 9 jam sehari dan maksimal 126 jam dalam 14 hari kerja
- 10 jam sehari dan maksimal 140 jam dalam 14 hari kerja
- 11 jam sehari dan maksimal 154 jam dalam 14 hari kerja
- Pertambangan umum di daerah tertentu
Industri pertambangan di daerah operasional tertentu memiliki jam kerja khusus yang diatur dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor Per.15/Men/VII/2005 Pasal 2. Ketentuan jam kerjanya hanya memiliki satu periode kerja yaitu maksimal 10 minggu berturut-turut dengan 2 minggu istirahat.
- Perikanan di daerah operasi tertentu
Industri perikanan memiliki jam kerja spesifik yaitu periode kerja 3 minggu berturut-turut atau periode kerja 4 minggu berturut-turut. Ada juga ketentuan jam kerja maksimal dalam sehari yaitu 12 jam. Hal ini tertulis dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor Per-11/Men/VII/2010.
Tips Membuat Jadwal Kerja di Excel
Menyusun jadwal kerja yang sesuai tidaklah mudah, HRD perlu memperhatikan beberapa detail berikut ini sebelum membuat jadwal kerja shift:
- Sesuaikan dengan kebutuhan
Sebelum menyusun jadwal kerja, ada baiknya Anda memperhatikan kebutuhan perusahaan serta kondisi karyawan di lapangan. Temukan alasan mengapa perusahaan Anda memerlukan sistem shifting dan apakah sudah sesuai dengan kondisi perusahaan. Setelah itu tentukan sistem shift terbaik sesuai kondisi tersebut. Pastikan jadwal yang disiapkan tidak hanya menunjang produktivitas kerja tetapi juga mendukung karyawan untuk bekerja secara optimal dan tidak overwork.
- Patuhi undang-undang yang berlaku
Penyusunan jadwal kerja yang baik harus mengacu pada peraturan undang-undang yang berlaku yaitu UU Ketenagakerjaan. Secara garis besar jadwal kerja pemerintah mirip dengan sistem kerja full time yaitu 6 hari kerja seminggu atau 5 hari kerja dalam 1 minggu. Atur jadwal shift kerja agar tidak melebihi 40 jam kerja atau overwork.
Simulasi Membuatan Jadwal Kerja di Excel
Terdapat tiga prinsip simulasi jadwal shift kerja yaitu 3 shift dengan 4 grup, 3 shift dengan 3 grup dan 2 shift dengan 3 grup (long shift). Apabila Anda hanya memiliki dua shift saja, maka Anda bisa membagi karyawan menjadi dua atau tiga kelompok.
Pada dasarnya pembuatan jadwal shift wajib berpedoman pada aturan pemerintah, yaitu UU Ketenagakerjaan Pasal 77 dengan pembagian waktu kerja sebagai berikut:
Jika berlaku 6 hari kerja, maka berlaku 7 jam sehari dan maksimal 40 jam perminggu
Jika berlaku 5 hari kerja, maka berlaku 8 jam sehari dan maksimal 40 jam per minggu.
Apabila karyawan bekerja melebihi ketentuan waktu yang ditetapkan pemerintah, maka perusahaan wajib memberikan upah lembur dan dihitung berdasarkan ketentuan penghitungan lembur karyawan.
Berikut ini simulasi jadwal shifting yang telah ditetapkan oleh pemerintah:
Kerja 3 Shift 4 Grup
Model shift kerja ini biasanya diterapkan pada perusahaan dengan jam operasional 24 jam dan paling sering digunakan oleh banyak perusahaan. Model shift ini memungkinkan adanya hari libur yang tentatif karena pada pergantian shift 3 ke 1 karyawan mendapatkan libur selama 2 hari.
Keterangan contoh jadwal kerja 3 shift 4 group:
- Shift 1: 07.00-15.00 ; Shift 2: 15.00-23.00; Shift 3: 23.00-07.00
- Urutan rotasi dari shift 3 ke shift 1. Perpindahan shift ke dan dari shift 3 ada perlakuan khusus. Setelah shift 3 karyawan dapat libur selama 2 hari sebelum memasuki jadwal shift 1. Dua hari sebelum libur shift 3, sebenarnya libur hanya 1 hari, namun karyawan harus mulai masuk pada malam harinya pukul 23.00.
Kerja 3 Shift 3 Grup
Model jadwal kera ini memiliki model kerja bergilir, dimana hari libur karyawan dilakukan secara pasti dan teratur. Umumnya karyawan akan bekerja selama 6 hari dan diterapkan pada industri yang lebih kecil dengan total karyawan lebih sedikit. Jam kerja per hari adalah 7 jam kerja dengan 1 jam istirahat, kecuali hari Sabtu 5 jam kerja.
Keterangan contoh jadwal kerja 3 shift 3 grup:
- Jam kerja shift fleksibel. Shift 1 dimulai pada pukul 06.00 atau 07.00
- Rotasi shift dimulai dari shift 3 dan dapat diterapkan pada model 2 grup 2 shift
- Khusus shift 1, dapat diberlakukan long shift (07.00-19.00), dengan istirahat, sealam maksimal 15 jam/orang per-minggu
Kerja 2 Shift 3 Grup
Model terakhir adalah jadwal kerja 2 shift 3 grup. Model ini cukup jarang diterapkan oleh perusahaan produksi, tetapi sering digunakan oleh petugas keamanan atau kesepakatan antara pekerja dan perusahaan dengan traffic produksi besar. Model shift ini memiliki pola 2-2 yaitu 2 hari kerja dan 2 hari libur.
Anda bisa mengunduh file jadwal kerja di atas pada link berikut ini: download disini
Apabila Anda membutuhkan aplikasi absensi yang dapat digunakan untuk mengatur jadwal kerja sekaligus untuk monitoring absensi kehadiran, maka Appsensi adalah jawabannya. Appsensi memiliki berbagai fitur yang dapat memudahkan kinerja HRD dalam membuat jadwal kerja sesuai undang-undang yang berlaku. Selain itu Appsensi memiliki fitur lainnya yang sangat menarik.
Mulai dari Fitur Absensi Online, Fitur Payroll, Earned Wage Access (EWA), Live-Tracking, Manajemen Shifting, Pengajuan Cuti dan Lembur, Perhitungan Pajak PPh21 terbaru hingga klaim cuti atau klaim reimburse dan lain sebagainya.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut kemudahan-kemudahan yang disediakan oleh Appsensi? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi. Isi from berikut dibawah ini agar dapat terhubung dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!
