Apa itu SPK? Sebelum membahas lebih dalam, perlu kita ketahui dulu aktivitas surat-menyurat. Saat bekerja di dalam instansi, baik perusahaan atau instansi besar swasta maupun pemerintahan, Anda mungkin akrab dengan kegiatan surat menyurat.
Surat-menyurat merupakan sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya, baik itu dalam kapasitas pribadi maupun sebagai bagian dari suatu organisasi.
Di dalam konteks bisnis, surat memiliki peran penting sebagai alat komunikasi efektif yang mengandung informasi-informasi vital terkait dengan kegiatan operasional perusahaan. Surat-surat tersebut memberikan landasan dan arahan yang jelas bagi pelaksanaan tugas dan kegiatan perusahaan.
Anda juga mungkin sudah kenal dengan surat perintah kerja atau SPK. Namun, masih banyak orang yang menganggap jika SPK itu serupa dengan kontrak kerja maupun surat perjanjian kerja, padahal itu merupakan hal yang berbeda.
Artikel ini akan memuat informasi tentang SPK, mulai dari pengertian, tujuan pembuatan SPK, hingga komponen surat perintah kerja. Baca artikel ini hingga tuntas!
Pengertian Surat Perintah Kerja (SPK)
Pertanyaan pertama yang muncul adalah “apa pengertian SPK?”
Surat Perintah Kerja (SPK) merupakan sebuah dokumen tertulis yang memiliki peran penting dalam memberikan instruksi dan otorisasi resmi kepada individu atau unit kerja untuk melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu.
Fungsi utama SPK adalah untuk memberikan panduan yang jelas mengenai pekerjaan yang harus dilakukan, batas waktu pelaksanaan, sumber daya yang tersedia, dan segala hal terkait yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Keberadaan SPK sangatlah penting dalam berbagai sektor, seperti bidang konstruksi, manufaktur, perbaikan, serta layanan jasa lainnya.
Dalam banyak kasus, seseorang tidak dapat bekerja pada bidang-bidang tertentu tanpa adanya SPK, terutama jika pekerjaan tersebut membutuhkan keahlian khusus. Surat perintah kerja umumnya digunakan setelah terjadi kesepakatan kerja antara pihak yang memberikan perintah dengan pihak yang menerima perintah, sebagai tanda dimulainya suatu pekerjaan.
Dalam beberapa situasi, SPK juga dapat berfungsi sebagai dokumen resmi dan surat izin bagi pekerja untuk mengakses area tertentu. Misalnya, ketika seorang pekerja perlu memasuki wilayah yang memerlukan identifikasi diri, seperti KTP, dan juga memerlukan surat perintah kerja yang sah. Dengan demikian, pembuatan SPK sangatlah penting untuk menjaga kenyamanan dan keamanan bagi pekerja serta perusahaan yang terkait.
Baca juga: Surat Peringatan Kerja: Contoh dan Implementasi
Tujuan Pembuatan Surat Perintah Kerja
Pada dasarnya, ada beberapa tujuan dan alasan SPK harus dibuat. Surat perintah kerja atau SPK dibuat sebagai bukti adanya kerja sama antara perusahaan dengan karyawan maupun perusahaan lainnya.
Selain sebagai bukti kerja sama antara perusahaan dan pekerja, SPK juga memiliki peran penting dalam memberikan perlindungan hukum serta menjamin hak-hak masing-masing pihak yang terlibat.
Keberadaan SPK sebagai bukti tertulis dari kesepakatan kerja antara perusahaan dan pekerja sangatlah penting. Dokumen ini menjadi dasar yang sah yang menunjukkan bahwa kedua belah pihak telah setuju dan memahami tugas serta tanggung jawab yang harus dilakukan.
Dalam hal ini, SPK dapat melindungi kedua pihak dari sengketa atau perselisihan yang mungkin timbul di masa depan. Apabila terjadi perbedaan pendapat atau perselisihan mengenai pekerjaan yang dilakukan, SPK dapat digunakan sebagai acuan untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Selain itu, SPK juga memberikan perlindungan hukum bagi pihak-pihak yang terkait. Dengan adanya SPK, hak-hak pekerja dan perusahaan terjamin dan diatur secara jelas. SPK mencakup informasi penting, seperti lingkup pekerjaan, gaji, durasi kerja, serta hak dan kewajiban masing-masing pihak. Hal ini membantu mencegah adanya penyalahgunaan atau pelanggaran hak yang mungkin terjadi.
Baca juga: Kupas Tuntas Mengenai Surat Perjanjian Kerja
Komponen Surat Perintah Kerja
Biasanya, isi atau komponen surat perintah kerja bervariasi tergantung pada situasi yang relevan. Namun pada umumnya, sebagian besar surat perintah kerja akan mencakup beberapa komponen berikut ini:
1. Kop Surat
Komponen awal dalam surat perintah kerja adalah kop surat. Pada kop surat akan tercantum semua informasi terkait perusahaan, mulai dari nama perusahaan hingga nomor izin pendirian jika diperlukan. Alamat perusahaan dan nomor telepon akan tercetak dengan jelas, menegaskan bahwa dokumen ini merupakan dokumen resmi.
2. Nomor Surat
Setiap Surat Perintah Kerja (SPK) akan memiliki nomor surat yang unik. Hal ini dilakukan untuk memudahkan tim administrasi dalam pencatatan dan dokumentasi setiap surat yang dikeluarkan, serta sebagai bukti ketika terjadi kehilangan.
Nomor surat juga berfungsi untuk melacak riwayat perintah atau pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya. Dengan demikian, nomor surat menjadi penting dalam memastikan kelancaran dan transparansi proses kerja.
3. Identitas Penerima Perintah dari Pemberi Kerja
Setelah mencantumkan kop surat dan nomor surat perintah, langkah selanjutnya adalah mencantumkan identitas individu yang diberi perintah. Identitas tersebut biasanya mencakup nama lengkap, nomor pegawai, alamat, dan jabatan yang sedang diemban pada saat itu.
Ada kalanya juga identitas pemberi perintah disertakan, namun identitas penerima perintah biasanya sudah cukup. Pada akhir surat, akan terdapat tanda tangan dari pemberi perintah sebagai tanda persetujuan dan pengesahan.
4. Isi Perintah Kerja
Selanjutnya, pada bagian isi perintah terdapat deskripsi yang menjelaskan jenis pekerjaan yang harus dilakukan oleh penerima perintah. Penting bagi deskripsi ini untuk dijabarkan secara terperinci guna menghindari kesalahan interpretasi yang dapat menyebabkan kesalahan dalam pelaksanaan pekerjaan.
Umumnya, bagian ini disusun secara singkat dan padat, dengan tujuan memberikan gambaran umum tentang tugas yang diberikan oleh pemberi perintah kepada penerima perintah. Informasi rinci terkait tugas tersebut biasanya akan diuraikan dalam bagian kewajiban secara terperinci.
5. Detail Kewajiban
Bagian ini berisi informasi detail mengenai kewajiban-kewajiban yang harus dilaksanakan. Penerima perintah wajib mematuhi detail-detail ini dengan seksama. Di dalam surat perintah kerja biasanya tercantum juga tentang konsekuensi atau sanksi yang akan diberikan apabila pekerjaan tidak dilakukan dengan baik atau melanggar aturan yang telah ditetapkan.
6. Tanda Tangan dan Nama Terang
Setelah bagian penutup, surat perintah kerja juga harus diikat dengan tanda tangan dari kedua belah pihak yang terkait, yaitu pemberi dan penerima perintah. Tindakan ini dilakukan untuk menunjukkan bahwa surat tersebut telah dibuat dan disetujui secara sukarela dan tanpa tekanan, sehingga memiliki keabsahan hukum yang sah.
Tanda tangan dari pemberi dan penerima perintah harus ditempatkan di atas meterai 10.000 sebagai tanda bukti legalitas dokumen dalam konteks hukum. Dengan demikian, jika terjadi situasi yang tidak diinginkan, dokumen tersebut dapat dijadikan bukti yang kuat.
Sebagai dokumen asli, surat perintah kerja biasanya disiapkan dalam dua rangkap, masing-masing untuk pemberi perintah dan penerima perintah. Keduanya ditempelkan dengan satu meterai di salah satu sisi dokumen tersebut.
Baca juga: Menyangkut Hak Dan Kewajiban, Ini Pentingnya Surat Kontrak Kerja
Dokumentasi Lebih Mudah dengan Appsensi
Mengenal Appsensi, aplikasi absensi online yang sangat berguna untuk berbagai industri, terutama yang membutuhkan kehadiran karyawan baik di lokasi kerja ataupun di luar kantor. Appsensi menawarkan fitur aktivitas yang memungkinkan karyawan untuk mendokumentasikan kegiatan mereka saat bekerja di luar kantor.
Dalam fitur ini, karyawan dapat mengatur lokasi, melampirkan foto dokumentasi, dan menggunakan fungsi pengingat untuk acara tertentu. Dengan demikian, HR dan atasan dapat melihat kegiatan yang dilakukan oleh karyawan saat mereka tidak berada di kantor.
Selain itu, Appsensi juga menawarkan berbagai fitur menarik lainnya yang sangat bermanfaat bagi departemen HR. Semua fitur yang diperlukan sebagai aplikasi HRIS dapat ditemukan di Appsensi, mulai dari pemantauan kehadiran karyawan hingga perhitungan gaji dan tunjangan karyawan, semuanya tersedia dalam fitur-fitur Appsensi.
Dengan fitur-fitur seperti Absensi Online, Payroll, Earned Wage Access (EWA), Live-Tracking, Manajemen Shifting, Pengajuan Cuti dan Lembur, Perhitungan Pajak PPh21 terbaru, serta klaim cuti atau klaim reimburse, Appsensi hadir dengan solusi lengkap.
Jika Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang kemudahan yang ditawarkan oleh Appsensi, klik tautan ini untuk mendapatkan informasi selengkapnya tentang aplikasi tersebut.
