Supaya HRD dapat memanajemen sumber daya manusia dengan baik, dibutuhkan yang namanya analisis jabatan. Mengingat seiring waktu terdapat perubahan workforce untuk mengakomodir teknologi dan metode performa.
Adanya analisis jabatan, memudahkan perusahaan maupun karyawan mengidentifikasi kemampuan, tugas, dan tanggung jawab untuk posisi tertentu. Analisis tersebut juga akan memengaruhi sumber daya manusia, dari mulai proses perekrutan hingga menentukan kompensasi yang tepat.
Lantas bagaimana cara membuat analisa jabatan yang baik dan efektif? Simak penjelasan analisis jabatan dan cara membuatnya berikut ini.
Key Takeaways
- Analisis jabatan adalah proses mengumpulkan informasi tentang tugas, tanggung jawab, keterampilan yang dibutuhkan, hasil, dan lingkungan kerja.
- Analisa jabatan memberikan banyak manfaat bagi kegiatan pengelolaan sumber daya manusia.
- Terdapat 6 cara untuk membuat analisa jabatan yang benar dan efektif.
Pengertian Analisa Jabatan
Melansir Indeed.com, analisis jabatan atau job analyst adalah asesmen posisi tugas untuk menentukan kompetensi yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan tertentu, kondisi kerja, dan pengaruhnya terhadap bagian lain dari bisnis.
Dengan kata lain, analisis jabatan adalah proses mengumpulkan informasi tentang tugas, tanggung jawab, keterampilan yang dibutuhkan, hasil, dan lingkungan kerja.
Hasil analisis jabatan ini nantinya membantu Anda menentukan kualifikasi, keterampilan, dan pengetahuan yang diperlukan oleh karyawan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Sehingga memudahkan Anda menyusun deskripsi pekerjaaan.
Tidak hanya itu, analisis jabatan juga mempengaruhi banyak hal terutama yang berhubungan dengan sumber daya manusia, yakni proses perekrutan. Analisis tersebut memberikan gambaran tentang kualifikasi fisik, emosional, dan kecerdasan kandidat terkait yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan sukses.
Tujuan Analisa Jabatan bagi Perusahaan
1. Faktor Penunjang dalam Proses Manajerial
Perusahaan membutuhkan yang namanya analisis akan jabatan. Hal ini supaya perusahaan mampu melakukan proses manajerial secara tepat. Dengan analisis jabatan, memudahkan perusahaan untuk menempatkan seseorang pada posisi yang sesuai.
2. Memudahkan Proses Rekrutmen
Seperti dijelaskan sebelumnya, proses analisis ini akan menghasilkan beberapa poin kualifikasi atau kriteria kandidat untuk posisi tertentu. Kualifikasi tersebut bisa mencakup latar pendidikan, batas usia, pengalaman kerja, keterampilan teknikal, penguasaan teknologi, penguasaan bahasa dan komunikasi, hingga kriteria fisik seperti tinggi badan dan kesehatan mata.
3. Menganalisis Performa Karyawan
Analisis jabatan dapat membantu mendefinisikan detail suatu pekerjaan, termasuk tugas, tanggung jawab serta merumuskan objective key results (OKR) atau key performance indicator (KPI).
Artinya, proses analisis dapat menilai apakah performa karyawan sudah memenuhi detail suatu pekerjaan atau belum. Jika belum, Anda dapat mencari tahu kendala apa yang mungkin dihadapi dan dapat segera memperbaikinya.
4. Merancang Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Masih terkait dengan tujuan analisis jabatan untuk menganalisis performa karyawan. Selanjutnya, setelah Anda menemukan kendala yang dihadapi karyawan pada jabatan tertentu, Anda bisa merumuskan upaya perbaikan yang konservatif.
Misalnya dengan merancang program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan jabatan tertentu. Bentuk pelatihan ini dapat berbeda untuk setiap pekerjaan atau jabatan, seperti seminar, workshop, bootcamp, bahkan memberikan beasiswa pendidikan.
5. Menentukan Kompensasi
Setelah melakukan serangkaian proses analisis jabatan, Anda akan dapat menemukan sebuah pencapaian yang berhasil diraih oleh karyawan Anda. Mereka yang memiliki kinerja yang positif ini layak mendapatkan kompensasi dari perusahaan.
Ada banyak bentuk kompensasi yang dapat perusahaan berikan berdasarkan proses analisis pekerjaan. Misalnya bonus uang, kenaikan gaji, perjalanan bisnis, hingga tunjangan. Untuk besaran bonus yang diberikan bisa berbeda-beda disesuaikan dengan beban kerjanya dan jabatannya.
6. Untuk Meningkatkan Produktivitas
Ketika perusahaan menerapkan analisis jabatan, maka kemampuan produktivitas perusahaan akan meningkat. Hal ini menjadi hal paling penting bagi sebuah perusahaan, karena berimbas pada pendapatan perusahaan. Saat produktivitas perusahaan mampu berjalan dengan baik, peluang perusahaan untuk berkembang menjadi lebih banyak.
Manfaat Menerapkan Analisis Jabatan bagi Perusahaan
1. Memecahkan Sebuah Masalah Tentang Kepegawaian
Perusahaan yang melakukan analisis jabatan akan memiliki data yang lengkap tentang berbagai posisi di perusahaan dan tanggung jawabnya, sehingga lebih mudah dalam menangani masalah yang berhubungan dengan SDM. Masalah pun akan dapat diselesaikan dengan lebih cepat.
2. Perencanaan Tenaga Kerja
Analisis jabatan membantu perusahaan untuk mengukur kebutuhan tenaga kerja. Termasuk menentukan keterampilan, kualitas dan, karakteristik karyawan sebagai persyaratan ketika harus merekrut karyawan. Artinya, proses analisis jabatan memfasilitasi pembagian kerja ke dalam jabatan yang berbeda.
3. Mengenali Skill dan Tugas yang Diperlukan Karyawan
Adanya analisis jabatan, memudahkan perusahaan maupun karyawan mengidentifikasi kemampuan, tugas, dan tanggung jawab untuk posisi tertentu. Analisis jabatan juga menciptakan gambaran yang lebih jelas tentang suatu pekerjaan. Sehingga data memberikan pengetahuan kepada manajer atau leader lainnya yang mungkin kurang memahami setiap posisi yang ada di bawah kepemimpinannya.
4. Menentukan Gaji dan Promosi Karyawan
Dengan menggunakan analisis jabatan, perusahaan dapat memberikan peringkat kompetensi dari suatu posisi atau jabatan. Perusahaan akan dapat menentukan bahwa mungkin posisi tertentu memiliki keahlian yang lebih tinggi daripada yang disebutkan sebelumnya.
Dari sini perusahaan akan bisa menetapkan skala gaji untuk pekerjaan itu. Selain itu, analisis jabatan juga akan membantu perusahaan untuk menentukan ketika seorang karyawan layak mendapatkan promosi karena memiliki kompetensi yang lebih tinggi.
5. Menjadi Dasar untuk Evaluasi Pekerjaan
Data terkait skill yang diperlukan untuk suatu pekerjaan yang diperoleh dari analisis jabatan bisa digunakan perusahaan untuk membuat atau memperbarui metode evaluasi pekerjaan.
Perusahaan pun dapat mengevaluasi kinerja pekerjaan secara realistis dan objektif setelah mengetahui skill yang diperlukan untuk suatu jabatan. Perusahaan juga bisa mengukur apakah seorang karyawan sudah memenuhi tugas dan tanggung jawab yang diberikan dengan baik.
6. Keselamatan Pekerja
Dari data analisis pekerjaan, manajemen perusahaan dapat mengambil tindakan korektif untuk memastikan keselamatan pekerja dan mengurangi risiko berbagai bahaya yang mengancam karyawan.
Misalnya, perusahaan yang bekerja dalam industri bahan kimia dapat menentukan SOP berdasarkan ISO, pengadaan alat pelindung diri, tindakan mitigasi bencana, hingga standar pengolahan bahan baku yang aman.
7. Meminimalisir Konflik
Analisis jabatan dapat membantu merumuskan serangkaian aturan dan panduan manajemen SDM yang pada akhirnya dapat menghindari perselisihan antar pegawai.
Sebab, semua aturan dan kebijakan perusahaan sudah tertuang dengan jelas melalui proses analisis ini. Dengan kata lain, tidak akan ada aksi kecurangan dan tindakan toxic antar sesama pekerja.
8. Dasar Perumusan Kebijakan
Ketika ditemukan sebuah kekurangan dalam sebuah organisasi, data analisis jabatan akan digunakan sebagai saran pembenahan. Perusahaan akan membuat kebijakan baru dengan mengacu analisis tersebut.
Cara Membuat Analisis Jabatan
1. Mengumpulkan informasi tentang suatu pekerjaan
Tahap pertama, Anda bisa mengamati dan mewawancarai karyawan di posisi tertentu yang saat ini sudah dipekerjakan. Mintalah karyawan tersebut untuk menjelaskan tugas mereka sespesifik mungkin saat menjalankan tanggung jawabnya. Selanjutnya bacalah guide book atau dokumen yang menjelaskan posisi pekerjaan tersebut.
Kemudian, bandingkan deskripsi pekerjaan tersebut dengan yang dijelaskan oleh karyawan. Catat hasilnya berdasarkan departemen atau posisi individual. Setelah itu, kamu bisa mencatat secara rinci semua tugas dan keterampilan yang dibutuhkan dalam suatu pekerjaan.
2. Membandingkan dengan perusahaan lain
Anda dapat membandingkan catatan yang sudah Anda miliki dengan perusahaan lain untuk memastikan deskripsi pekerjaan memenuhi standar. Cari tahu kualifikasi pekerjaan yang sama pada perusahaan kompetitor.
Anda bisa menggunakan informasi dari literatur pemerintah dan asosiasi pekerja. Bisa juga dengan memeriksa media sosial seperti LinkedIn untuk melihat bagaimana orang menggambarkan pencapaian karir mereka.
3. Fokus pada kebutuhan di perusahaan
Saat melakukan analisis jabatan, sesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Tentukan tingkat keterampilan yang wajib dimiliki oleh karyawan dari tiap-tiap posisi. Buat klasifikasi, mana kategori keterampilan yang bisa dikuasai pemula dan keterampilan yang membutuhkan pengalaman.
Anda akan lebih mudah menilai tingkat kesulitan setiap tugas dan keterampilan yang dibutuhkan, ketika Anda memahami keterampilan apa yang dibutuhkan untuk melakukan setiap pekerjaan.
4. Menentukan standar pekerjaan
Setelah mengamati dan mencari tahu keterampilan yang diperlukan untuk dapat melakukan suatu pekerjaan, buatlah daftar tugas dan keterampilan yang dibutuhkan tersebut. Anda bisa membuatnya dalam bentuk daftar untuk memperbarui deskripsi pekerjaan yang ada atau buat deskripsi baru yang cocok dengan analisis Anda.
Tetapkan standar untuk setiap posisi yang sesuai dengan hasil pengamatan karyawan yang Anda lakukan. Sertakan juga ekspektasi yang tidak berdasarkan pengamatan Anda sendiri, melainkan berdasarkan saran ahli dari penelitian.
5. Menyesuaikan spesifikasi jabatan
Ada kalanya SDM mengalami kendala, sehingga tidak semua pekerjaan dalam suatu perusahaan dapat berjalan dengan optimal. Mungkin Anda menemukan tugas yang belum selesai atau proyek penting yang perlu Anda delegasikan ke beberapa tim supaya lebih mudah untuk diselesaikan.
Itulah alasan mengapa Anda sangat perlu menganalisis setiap tugas dan tanggung jawab dari tiap jabatan dengan baik. Tujuannya agar Anda dapat menempatkan karyawan yang tepat pada posisinya masing-masing.
6. Membuat deskripsi pekerjaan dengan tepat
Deskripsi pekerjaan merupakan salah satu output dari analisis pekerjaan. Jadi penting bagi Anda menjelaskan pekerjaan secara akurat demi kelancaran bisnis. Tentukan apakah tugas telah diberikan pada posisi yang tepat. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kesalahan saat melakukan pekerjaan. Namun apabila terjadi kesalahan, sebaiknya segera pindahkan pekerjaan ke tim lain yang lebih cocok untuk memastikan kelancaran pekerjaan.
Contoh Analisis Jabatan Manajer Marketing
Supaya Anda memperoleh gambaran tentang informasi yang tercantum dalam analisis jabatan, berikut contoh analisis jabatan karyawan yang bisa Anda jadikan referensi.
Nama Jabatan: Marketing Manager
Bertanggungjawab Kepada: Chief Marketing Officer (CMO)
Level: Middle Management
Lokasi:Work from Anywhere (WFA)
Spesifikasi Kerja:
- Memiliki pengalaman bekerja di posisi yang sama selama minimal 3 tahun.
- Memiliki pemahaman konseptual dan keterampilan teknikal terkait marketing, dibuktikan dengan portofolio.
- Memiliki pemahaman tentang strategi outbound dan inbound marketing serta traditional dan digital marketing.
- Mampu memimpin, mengorganisir, dan mengelola tim marketing secara remote.
- Memiliki kemampuan komunikasi, persuasi, dan negosiasi yang baik.
- Familiar dengan marketing tools seperti Google Analytics, Data Studio, Semrush, Ads Manager, Hootsuite, dan sebagainya.
- Mampu membuat keputusan berdasarkan data aktual dan valid.
- Mampu membuat presentasi dan menyampaikannya ke jajaran chief.
Deskripsi Kerja:
- Mengkoordinir tim marketing dengan berbagai peran dan tugas
- Memastikan komunikasi dan kolaborasi dengan Tim internal maupun eksternal berjalan lancar.
- Menyusun, mengajukan, dan mengawasi pelaksanaan strategi marketing.
- Merencanakan dan memastikan penggunaan budget efektif dan dapat dipertanggungjawabkan.
- Membuat analisis dan mengambil keputusan berdasarkan data.
- Melaksanakan program mentoring atau coaching terhadap anggota tim.
- Melakukan penilaian dan evaluasi kinerja terhadap anggota tim.
- Menyusun dan mempresentasikan laporan pelaksanaan strategi marketing kepada jajaran chief.
Pentingnya Analisis Jabatan Bagi Bisnis
Akan sangat disayangkan ketika perusahaan tidak melakukan analisis jabatan, Karena ada beberapa alasan yang menjadikan mengapa analisis jabatan ini penting. Menurut Accurate ada 4 alasan yang menjadikan analisis jabatan penting bagi bisnis.
1. Menciptakan Kelancaran Arus Kerja
Dalam sebuah arus kerja, ada keterkaitan antara pekerjaan yang satu dengan yang lainnya. Ketika salah satu pekerjaan belum memahami bagaimana pekerjaan yang seharusnya, tentu kegiatan perusahaan akan terhenti dan tidak efektif. Oleh karena itu dibutuhkan analisis pekerjaan untuk menciptakan kelancaran arus kerja.
2. Terhindar dari Tumpang Tindih dan Konflik
Terkadang ada karyawan yang mengerjakan pekerjaan yang sama meskipun bidang kerjanya berbeda, Tanpa disadari, hal ini akan menyebabkan kurangnya tanggung jawab terhadap pekerjaan. Maka dengan adanya analisis jabatan, hal Ini akan mampu diatasi.
3. Penentu Kualitas Sumber Daya Manusia
Analisis jabatan akan memengaruhi sumber daya manusia, khususnya dalam proses perekrutan. Sumber daya manusia (SDM) Penting karena merupakan penentu bagaimana perusahaan bergerak. Kesadaran akan kualitas sumber daya manusia ini akan membantu perusahaan memberikan menghadapi persaingan bisnis.
4. Menjadi Sarana Tumbuh Kembangnya Perusahaan
Pada dasarnya sebuah perusahaan memang harus memiliki SDM yang berkualitas. SDM berkualitas dan terampil diperlukan untuk mengisi posisi jabatan yang tepat. Oleh karena itu analisis jabatan bisa menjadi jembatan bagi perusahaan untuk dapat berkembang lebih baik.
Itulah penjelasan mengenai analisis jabatan, tujuan, manfaat bagi perusahaan, hingga cara untuk membuatnya. Dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan dibutuhkan oleh perusahaan agar bisa me-manage sumber daya manusianya dengan baik dan optimal. Jika Anda membutuhkan aplikasi pendukung pekerjaan HRD untuk manajemen sumber daya manusia, Appsensi bisa jadi pilihan.
Appsensi adalah aplikasi absensi online terbaik berbasis mobile yang mendukung kebutuhan perusahaan, pemerintahan dan UMKM. Memberikan solusi untuk pencatatan kehadiran, penjadwalan karyawan dan penarikan laporan secara real-time.
Dilengkapi juga dengan fitur Mobile Attendance yang dirancang khusus untuk merekam, menyimpan, dan sekaligus mengelola data kehadiran karyawan baik yang berada di kantor ataupun di luar kantor.
Mengelola Data Kehadiran Karyawan Semakin Mudah Dengan Appsensi
Mengelola data kehadiran karyawan semakin mudah dengan beragam fitur pendukung yang juga akan Anda dapat dalam satu aplikasi, di antaranya:
- Pemindai wajah
- Penanda kehadiran
- Laporan kehadiran
- Koreksi kehadiran
- Manajemen hari libur
- Pengajuan cuti
- Manajemen shifting
- Denda keterlambatan
- Pengajuan klaim
- Laporan aktivitas.
Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
