“Divisi dan departemen merujuk kepada bagian yang diduduki seseorang dalam sebuah hierarki perusahaan”
Ada baiknya Anda memahami perbedaan divisi dan departemen, sebelum membuat struktur organisasi perusahaan. Pasalnya, masih banyak sekali ditemukan orang bahkan HR yang menganggap kedua hal ini sama, padahal divisi dan departemen kerja itu berbeda.
Key Takeaways
- Struktur organisasi adalah suatu garis hierarki yang mendeskripsikan berbagai komponen yang menyusun perusahaan, dimana setiap individu atau sumber daya manusia (SDM) pada lingkup perusahaan tersebut kemudian memiliki posisi dan fungsinya masing-masing.
- Perbedaan antara divisi dan manajemen bisa dilihat dari pengertian, ukuran, tugas, pimpinan dan contohnya.
Dengan memahami perbedaan keduanya, Anda dapat menyusun struktur organisasi perusahaan dan tugasnya dengan ideal, jelas, dan sesuai dengan tanggung jawab dari masing-masing bagian. Dengan begitu, kinerja perusahaan Anda pun juga akan semakin efektif karena masing-masing struktur memiliki tugas yang jelas serta terarah demi mencapai tujuan perusahaan.
Pengertian Struktur Organisasi
Sebelum membahas perbedaan divisi dan departemen, pahami dahulu apa itu struktur organisasi. Struktur organisasi sebagai suatu garis hierarki yang mendeskripsikan berbagai komponen yang menyusun perusahaan, dimana setiap individu atau sumber daya manusia (SDM) pada lingkup perusahaan tersebut kemudian memiliki posisi dan fungsinya masing-masing.
Struktur organisasi sendiri dibuat untuk kepentingan perusahaan dengan menempatkan orang-orang yang kompeten sesuai dengan bidang dan keahliannya. Bagi HRD sendiri, dengan adanya struktur organisasi, perusahaan dapat mengetahui peran dan tanggung jawab karyawan-karyawannya.
Dengan menempatkan seseorang dalam sebuah posisi pada struktur sesuai dengan kemampuannya juga bisa menjadi patokan HRD dalam menentukan jumlah gaji karyawan bersangkutan.
Misalnya saja Jika A mahir dalam pemasaran tetapi tidak dengan penjualan, sedangkan B sebaliknya, mumpuni dalam penjualan tetapi tidak dengan pemasaran, kerja sama adalah cara paling efisien untuk mencapai tujuan tunggal. Setiap kekuatan berguna dalam sistem organisasi perusahaan.
Fungsi Struktur Organisasi
1. Memberi Kejelasan Tanggung Jawab
Masing-masing anggota dalam hierarki struktur organisasi perusahaan memiliki tanggung jawab tentang tugas-tugas dan segala kewajiban yang harus mereka pertanggungjawabkan pada atasannya langsung yang telah memberikan wewenang terhadapnya.
Inilah fungsi dari struktur organisasi perusahaan, yaitu memberikan kejelasan mengenai pelaksanaan atau pengimplementasian terhadap kewenangan yang perlu dipertanggungjawabkan oleh masing-masing anggota yang berada dalam struktur organisasi tersebut.
2. Menjelaskan Peran dan Kedudukan Setiap Individu dalam Perusahaan
Seorang karyawan, yang namanya tercantum dalam hierarki struktur organisasi perusahaan, sebenarnya dapat lebih mempermudah dalam pengoordinasian kedudukan dan hubungannya dengan fungsi pekerjaan yang telah dipercayakan kepadanya.
Hal ini sangat dibutuhkan untuk menghindari terjadinya kesalahan informasi atau komunikasi (missed communication) yang berdampak negatif pada bisnis yang sedang berkembang. Selain itu juga dapat digunakan sebagai landasan dalam menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan komunikasi dan diskusi antar jenjang atau jabatan dalam struktur organisasi tersebut.
3. Menjelaskan Hubungan antara Masing-masing Hierarki
Dalam sebuah perusahaan, dibutuhkan kejelasan hubungan yang tergambar dalam hierarki atau jenjang struktur organisasi tersebut. Tak lain adalah untuk mengefektifkan jalur penyelesaian sebuah pekerjaan sehingga dapat saling memberikan keuntungan pada masing-masing anggota dalam struktur organisasi tersebut.
4. Memberikan Deskripsi Tugas
Setiap tugas atau deskripsi pekerjaan yang terdapat dalam sebuah struktur organisasi dalam perusahaan akan sangat membantu semua pihak yang terkait di dalamnya. Mulai dari atasan, maupun bawahan dalam struktur organisasi tersebut.
Bagi seorang atasan, setiap deskripsi pekerjaan bawahannya akan membantu mereka dalam melakukan pengawasan sekaligus pengendalian bila ada uraian pekerjaan yang tidak sesuai. Sementara bagi bawahan, adanya deskripsi pekerjaan yang jelas dapat membantu mereka untuk lebih berkonsentrasi dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepada mereka.
Manfaat Struktur Organisasi perusahaan
1. Terjalinnya komunikasi dan kolaborasi
Komunikasi dan kolaborasi yang terjalin antar karyawan maupun tim akan jadi lebih baik bila menerapkan struktur organisasi yang baik. Membuat Anda lebih mudah dalam memberikan pembagian tugas yang tepat dan sesuai kepada masing-masing anggota tim. Struktur organisasi juga membantu dalam pengambilan keputusan dan bermanfaat untuk menghindari terjadinya duplikasi pekerjaan.
2. Efisiensi operasional
Sistem operasional beserta segala kebutuhan dapat dicukupi secara efektif dan efisien jika perusahaan mempunyai struktur organisasi yang jelas dan tertata. Tiap tim dapat mengoptimalkan kinerjanya karena dalam deskripsi struktur organisasi tentu terdapat prosedur atau operasional dari masing-masing tugas.
3. Meminimalisir terjadinya konflik
Dalam lingkungan kerja, konflik merupakan hal yang lumrah terjadi. Untuk itu, dengan memiliki struktur organisasi, perusahaan dapat meminimalisir hal tersebut. Ini karena struktur organisasi dapat membantu karyawan untuk fokus pada bagian pekerjaannya masing-masing, sehingga dapat mengurangi risiko terjadinya perselisihan.
4. Meningkatnya produktivitas karyawan
Apabila struktur organisasi beserta deskripsi dan panduan disampaikan dengan baik kepada karyawan, dapat meningkatkan self confidence mereka. Dengan begitu, pekerjaan yang dilakukan akan semakin optimal dan tentunya berdampak pada peningkatan produktivitas karyawan.
Contoh Jabatan dalam Struktur Organisasi
1. Direksi
Direksi adalah orang yang bertanggung jawab dan memiliki wewenang dalam mengurus perseroan terbatas serta mengambil keputusan terhadap perseroan. Jajaran direksi merupakan bagian yang penting dalam perusahaan. Posisinya berada di paling atas dari seluruh jabatan (top management).
Selain itu, direksi juga jabatan yang harus bisa mempertanggungjawabkan setiap keputusan perusahaan. Fungsi jajaran direksi adalah sebagai penentu arah perusahaan.
Misalnya menentukan jenis bisnis apa yang akan dikembangkan dan jenis produk apa yang harus diproduksi. Direksi juga merupakan orang-orang yang berwenang mengatur jadwal kegiatan perusahaan.
Umumnya satu perseroan memiliki 1 orang direktur utama, 3 wakil direktur utama, serta 6 direktur. Tetapi jumlah ini bisa menyesuaikan jenis perusahaan dan kebutuhannya.
2. Manager
Manajer bertanggung jawab untuk mengintegrasikan macam-macam variabel dan karakteristik dari pegawainya dalam mencapai tujuan perusahaan. Tugas dari manajer adalah membuat pengarahan dan mengambil keputusan, kebijakan, melakukan supervisi, dan mengembangkan potensi karyawan agar dapat memajukan perusahaan.
Manajer biasanya diposisikan pada setiap divisi dan departemen sebagai pengelola utama, misalnya manajer pemasaran, manajer HRD, manajer produksi, dan sebagainya. Manajer akan menerima laporan dari team leader dan anggota, lalu menyampaikannya pada jajaran yang lebih tinggi.
3. Administrasi dan gudang
Jabatan ini terdiri dari CMT, accounting, dan kasir. Bertugas untuk mengatur keuangan perusahaan dan mencatat setiap pengeluaran dan pemasukan bahkan mengurus hal-hal yang berhubungan dengan outsourcing.
4. Departemen dan Divisi
Bagian ini dipimpin oleh kepala divisi yang memiliki tugas untuk memimpin bidang tugas dari departemennya. Ada berbagai departemen dan divisi yang ada di sebuah struktur organisasi perusahaan sesuai dengan karakteristik perusahaan.
Bedanya Divisi dan Departemen dalam Struktur Organisasi Perusahaan
Lebih lanjut mengenai jabatan divisi dan departemen yang ternyata masih banyak yang menganggap bahwa keduanya sama. Padahal sebenarnya memiliki beberapa perbedaan yang mendasar. Diantaranya sebagai berikut.
Pengertian
Dalam KBBI, divisi merupakan suatu kelompok ataupun satuan di dalam suatu organisasi. Penafsiran divisi dalam hayati berarti kelompok dalam sesuatu klasifikasi ataupun taksonomi suatu organisme hewan maupun tanaman yang kerap kali diucap dengan Filum/ Phylum.
Sedangkan dalam suatu organisasi atau perusahaan, Smart Presence mengartikan divisi perusahaan merupakan bagian-bagian di dalam industri yang menanggulangi satu bidang tertentu serta mempunyai fungsi serta kewenangan tiap-tiap bagian. Singkatnya, divisi dalam adalah unit bisnis. Divisi di dalam perusahaan dipandu oleh kepala divisi bagian (manajer) yang bertugas melaksanakan serta melakukan pengawasan terhadap divisi yang dipimpinnya.
Sementara departemen dalam KBBI mengacu pada beberapa pengertian, diantaranya
- Lembaga tinggi pemerintahan yang mengurus suatu bidang pekerjaan negara yang dipipmpin seorang menteri.
- Bagian dari fakultas, biasanya dipimpin oleh ketua jurusan yang menggarap sekelompok disiplin ilmu yang tercakup dalam suatu bidang studi tertentu.
- Cabang pekerjaan yang dikepalai oleh manager tunggal.
Ukuran
Departemen lebih besar dari divisi karena dalam departemen umumnya diisi oleh beberapa divisi. Jadi dapat dikatakan bahwa divisi merupakan bagian dari departemen.
Tugas
Departemen memiliki tugas spesifik dari suatu organisasi yang lebih besar, departemen tidak mempunyai otonomi sebesar divisi. Semantara divisi adalah sebuah kelompok atau satuan di dalam sebuah organisasi yang relatif otonom.
Pimpinan
Divisi biasanya di komandoi oleh Manager atau Division Head. Sedangkan Departemen terdiri dari beberapa divisi yang biasanya dikomandoi oleh General Manager (GM) atau Department Head. Hal ini juga nampak di penulisan job description dari kepala divisi biasanya menggunakan Plan & Direct sedangkan di job description nya kepala departemen menggunakan Direct & Control.
Contoh
Adapun contoh dari divisi perusahaan adalah sebagai berikut:
- Divisi pemasaran, bertugas melakukan promosi dan bertanggung jawab terhadap penjualan produk
- Divisi personalia atau HRD, bertugas terhadap SDM di perusahaan
- Divisi produksi, bertugas membuat produk dan mengatur kegiatan-kegiatan yang diperlukan bagi terselenggaranya proses produksi.
- Divisi pembelanjaan (purchasing), bertugas divisi yang bertugas untuk membeli barang atau jasa dari pihak ketiga untuk kebutuhan operasional perusahaan.
- Divisi umum, bertugas untuk membantu kelancaran kegiatan operasional perusahaan.
Berikut contoh dari departemen perusahaan:
- Departemen sumber daya manusia, bertugas dalam pengorganisasian tempat kerja, pemilihan dan pelatihan karyawan, meresmikan kontrak, mengelola penggajian dan asuransi sosial, mengelola izin liburan, cuti, dan lain sebagainya.
- Departemen administrasi, bertanggung jawab pada seluruh departemen. Fungsi utamanya adalah fungsi perencanaan, organisasi, pengarahan, koordinasi, kontrol dan evaluasi.
- Departemen keuangan, bertugas mengelola semua arus masuk dan keluar uang, termasuk mengontrol akuntansi, manajemen biaya, dan penganggaran.
- Departemen komersial, bertugas menciptakan rencana pemasaran jangka menengah dan pendek termasuk juga membuat strategi mendapatkan pelanggan baru, mempromosikan produk perusahaan dan memaksimalkan penjualan.
- Departemen sales & marketing, bertanggung jawab atas penjualan dan pemasaran produk yang dihasilkan perusahaan.
- Departemen pembelian (procurement), bertugas untuk melakukan pengadaan barang apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan. Mulai dari kebutuhan kantor hingga kebutuhan produksi suatu produk.
- Departemen production, berhubungan langsung dengan proses pembuatan barang. Mulai dari proses pengolahan bahan baku sampai barang jadi dan sampai barang tersebut siap jual.
- Departemen QA (quality assurance), bertugas mengatur standar kualitas barang yang bermutu supaya tidak ada produk cacat terjual.
- Departemen gudang (warehouse), bertugas mengatur ketersediaan stok barang yang akan dijual serta menyimpan dan menampung barang yang akan dijual.
- Departemen IT (Information Technology)
- Departemen PPIC (Product Planning Inventory Control)
- Departemen GA (General Affair), bertugas mengelola pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh pekerja atau karyawan.
Demikian pembahasan mengenai perbedaan divisi dan departemen. Dengan memahami perbedaan keduanya Anda bisa menyajikan struktur organisasi yang jelas dan terstruktur. Mulai dari batas tanggung jawab masing-masing posisi hingga cara, waktu dan orang yang tepat untuk berkolaborasi untuk memudahkan pelaksanaan kinerja.
Sehingga diharapkan kedepannya dapat digunakan sebagai pedoman bagi manajemen perusahaan untuk menyusun strategi dan mencapai target. Tanpa bagan organisasi yang jelas, perusahaan akan sulit berkembang. Klik di sini untuk cari tahu seputar layanan dari Appsensi yang tentunya membantu untuk tumbuh kembang perusahaan yang sedang Anda tangani.
