Dalam kegiatan bisnis atau usaha, kegiatan surat menyurat (korespondensi) menjadi bagian terpenting untuk memberikan informasi. Sebagian hal disampaikan dengan surat tertulis bersifat fisik, tetapi ada juga yang sudah memakai surel (surat elektronik) atau email. Salah satu jenis surat yang ditangani perusahaan adalah surat pemecatan karyawan atau PHK (pemutusan hubungan kerja).
Bisa dikatakan surat PHK menjadi jenis yang paling dihindari sebagian besar karyawan, terutama yang sifatnya tak terhormat. Namun, karena beberapa hal, perusahaan berhak menerbitkannya untuk mencegah berbagai kemungkinan buruk.
Pembuatan dan penerbitan surat PHK juga tak boleh sembarangan. Berikut adalah pengertian, alasan, hingga cara tepat untuk menyampaikan surat pemecatan karyawan.
Pengertian pemutusan hubungan kerja
Sebelum membahas surat pemecatan, Anda perlu memahami pengertian pemutusan hubungan kerja. Berdasarkan Undang-undang 13/2003 tentang Ketenagakerjaan, PHK merupakan keputusan pengakhiran hubungan kerja karena hal tertentu yang menyebabkan berakhirnya kewajiban dan hak di antara pengusaha dengan pekerja atau buruh.
Sebelum menjatuhkan surat PHK, perusahaan tentunya melakukan pemantauan terhadap karyawan yang bersangkutan. Dalam beberapa kasus, perusahaan akan melayangkan surat peringatan (SP) terlebih dulu, sehingga karyawan punya kesempatan untuk memperbaiki diri. Akan tetapi, kalau karyawan terkesan abai atau performanya terus menurun, perusahaan bisa saja memberikan surat PHK untuk menahan dampak yang lebih buruk.
Dalam kondisi tertentu, surat pemecatan karyawan dapat diterbitkan tanpa surat peringatan. Sebagai contoh, saat perusahaan mengalami kebangkrutan yang tak bisa lagi diselamatkan. Sekilas, langkah ini terdengar ‘kejam’ karena karyawan kehilangan sumber mata pencaharian. Namun, sebenarnya perusahaan menyelamatkan mereka dari kondisi yang lebih parah. Dengan begitu, karyawan dapat mencari pekerjaan lain untuk menyambung hidup mereka.
Alasan-alasan umum perusahaan melakukan PHK
Sesuai hukum dan ketentuan ketenagakerjaan di Indonesia, perusahaan harus mempunyai alasan kuat melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap karyawannya. Hal ini bahkan sudah ditetapkan dalam Undang-undang Cipta Kerja 11/2020, Bab IV Ketenagakerjaan, poin 42 yang membahas penyisipan pasal 154A ke Undang-undang Ketenagakerjaan 13/2003.
Dalam undang-undang tersebut, ada 15 alasan yang dapat mendasari perusahaan mengeluarkan surat pemecatan karyawan. Namun, ada enam alasan yang paling umum diambil, antara lain:
1. Karyawan melakukan kesalahan berat
Perusahaan berhak menerbitkan surat PHK saat karyawan melakukan kesalahan yang tak bisa ditoleransi lagi, seperti yang tercantum dalam pasal 158 UU Ketenagakerjaan. Setidaknya ada sepuluh kesalahan berat yang menyebabkan karyawan bisa dipecat. Beberapa di antaranya adalah pencurian, penipuan, tindakan asusila, hingga perjudian.
Memberikan keterangan palsu yang merugikan dan membongkar rahasia perusahaan kepada kompetitor adalah alasan-alasan lain yang membuat karyawan diberhentikan.
2. Karyawan mangkir atau absen kerja berturut-turut
Tidak sedikit orang yang menerima surat pemecatan karyawan akibat mangkir atau absen kerja secara berturut-turut tanpa keterangan pasti. Jadi, walau perusahaan tempat Anda kerja tak memberikan aturan ketat untuk izin atau cuti, pastikan untuk tetap memberitahu staff HR kalau Anda berhalangan kerja untuk periode waktu tertentu.
Karyawan yang mangkir dalam waktu lama dapat diberhentikan secara tidak hormat, bahkan akan dimasukkan ke daftar hitam. Akibatnya, mereka bakal kesulitan mencari pekerjaan baru.
3. Karyawan melanggar aturan perusahaan
Setiap perusahaan mempunyai ikatan kerja atau peraturan yang wajib dipahami dan dijalankan para karyawan. Poin-poin dalam ketentuan ini pun diharapkan tak dilanggar. Apabila ada karyawan yang melanggarnya, mereka dapat menerima sanksi atau teguran bertahap seperti surat peringatan. Namun, kalau tak kunjung menunjukkan perbaikan, siap-siap dapat surat pemecatan karyawan.
Untuk beberapa kasus, perusahaan masih memberikan kebijakan seperti memberikan uang pesangon satu kali dari ketentuan serta uang penghargaan masa kerja.
4. Penahanan karyawan oleh pihak berwajib
Untuk alasan ini, perusahaan berhak melakukan pemutusan hubungan kerja. Selain mencoreng nama baik perusahaan, karyawan pastinya tak bisa bekerja karena harus menjalani proses pidana yang panjang. Apalagi kalau nantinya karyawan dinyatakan bersalah oleh persidangan dan harus ditahan dalam jangka waktu tertentu.
Namun, kalau dalam jangka waktu enam bulan karyawan yang bersangkutan dinyatakan tak bersalah dan bebas dari penahanan, perusahaan wajib memberikan kerja di posisi yang sama.
5. Karyawan sudah mencapai usia pensiun
Pemberian surat pemecatan karyawan untuk alasan ini tak bisa dihindari meski pekerja yang bersangkutan telah menorehkan banyak prestasi. Perusahaan dalam hal ini mempertimbangkan usia yang sudah tak produktif, kondisi kesehatan, hingga regenerasi SDM. Kemudian, perusahaan pun perlu mendiskusikannya kepada karyawan agar keputusan ini tak terkesan tiba-tiba.
Berdasarkan UU Ketenagakerjaan, karyawan yang diberhentikan karena masa pensiun berhak menerima uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja.
6. Keadaan memaksa (force majeure)
Alasan terakhir yang mendasari perusahaan menerbitkan surat pemecatan karyawan adalah keadaan mendesak (force majeure). Dalam hal ini, perusahaan bisa saja sedang terancam tutup atau tak dapat beroperasi akibat bencana alam. Sementara menurut undang-undang, perusahaan dikatakan tutup saat mengalami kerugian selama dua tahun berdasarkan audit atau laporan akuntan publik.
Para karyawan yang kena PHK akibat alasan ini berhak menerima satu kali uang pesangon, satu kali upah penghargaan, dan uang penggantian sebagai pelindung hak-hak pekerja.
Baca juga: Acuan perjanjian kerja definisi dan jenisnya
Bagian dan format surat pemecatan kerja
Selain menelusuri alasan PHK, Anda perlu mengetahui bagian apa saja yang harus ada dalam surat pemecatan. Sebagian besar surat PHK biasanya mempunyai isi singkat berupa peringatan dan alasan karyawan diberhentikan. Format penulisannya pun sama dengan struktur surat resmi pada umumnya. Adapun komponen-komponen yang harus ada dalam surat pemecatan karyawan adalah:
- Kop surat. Bagian ini terdiri atas nama perusahaan beserta logo, alamat, nomor telepon, faks atau alamat email perusahaan dan diletakkan di bagian teratas surat;
- Tanggal pembuatan dan nomor surat. Bagian ini penting ditulis untuk kebutuhan arsip dan administrasi karyawan. Perusahaan biasanya mempunyai nomor surat dengan kode tertentu yang bisa Anda cek ke bagian administrasi;
- Salam dan kata pembuka. Pada bagian ini, Anda dapat memberi salam dalam bahasa formal. Tak perlu terlalu panjang, cukup 1-2 kalimat saja;
- Identitas karyawan. Berikutnya, sebutkan identitas karyawan (nama lengkap, posisi atau jabatan kerja) di perusahaan;
- Penjelasan isi surat. Disini, Anda baru jelaskan alasan perusahaan mengeluarkan surat pemecatan karyawan kepada pihak yang bersangkutan. Sebutkan alasan yang mendasari beserta ketentuan dari perusahaan. Pastikan bagian ini padat dan tak bertele-tele;
- Penutup surat. Seperti bagian pembuka, penutup surat pun sebaiknya tak terlalu panjang. Perusahaan juga dianjurkan mengucapkan terima kasih;
- Tanda tangan dan/atau cap. Di bagian terbawah surat, bubuhkan tanda tangan dari pihak-pihak yang berhak menerbitkan surat PHK, misalnya staff HR atau direktur yang bersangkutan mengurusnya. Cap sendiri bersifat opsional.
Tips menyampaikan surat pemecatan karyawan
Seperti yang disebutkan, menyampaikan pemberhentian kerja harus dilakukan dengan hati-hati. Jika Anda menjadi pihak yang bertanggungjawab dalam membuat dan memberikan surat pemecatan karyawan, lakukan hal-hal ini agar karyawan menerimanya dengan lapang dada:
1. Kabari beberapa hari sebelumnya
Supaya karyawan lebih siap meninggalkan perusahaan, kabari keputusan PHK beberapa hari sebelumnya. Minta mereka menemui Anda di ruangan dan jelaskan baik-baik dari alasan perusahaan mengambil keputusan tersebut. Beberapa orang mungkin akan menghadapi denial, tetapi Anda tetap harus bertahan dan meyakinkan bahwa pemecatan ini sudah menjadi kebijakan perusahaan.
2. Jaga hubungan dengan mantan karyawan
Jika perekrutan karyawan yang bersangkutan dilakukan dengan baik, pastikan untuk menjaga hubungan dengan baik juga saat mereka tak lagi ada di perusahaan. Khususnya untuk karyawan yang meninggalkan prestasi bagus, tetapi tak bisa berkontribusi lagi di sana. Bermusuhan hanya akan memberikan kesan buruk dan membuat reputasi jelek.
Siapkan surat pemecatan kerja dengan Appsensi
Menyiapkan surat pemecatan kerja atau PHK kadang sama beratnya dengan menerima keputusan tersebut. Namun, Anda yang memegang tugas ini tetap harus membuatnya dengan detail jelas agar tak menimbulkan kesalahpahaman.
Untuk itu, Appsensi hadir untuk membantu Anda mengolah data-data yang diperlukan. Misalnya menghitung tingkat presensi karyawan, mengukur kinerja di kantor, hingga pembayaran gaji. Gunakan software HR pendukung untuk membantuk Anda lebih fokus kepada hal strategis untuk menguatkan keputusan padaperusahaan. Dengan begitu, data dapat tersimpan dengan aman secara cloud, valid dan terintegrasi sehingga karyawan tak dapat mengelak lagi karena Anda menyertakan informasi akurat yang telah disimpan pada aplikasi absensi tersebut.
Baca juga: Sudah Kenali dan Pahami Peraturan Jam Kerja Karyawan Menurut Depnaker?
