Seorang human resource (HR) di suatu perusahaan bertanggung jawab untuk mendata absensi kehadiran karyawan setiap bulannya. Data absensi karyawan ini akan berpengaruh pada jumlah gaji karyawan sesuai aturan di perusahaan.
Key Takeaways
- Absensi karyawan adalah sebuah bentuk pendataan kehadiran karyawan di suatu perusahaan pada hari kerja.
- Terdapat 6 jenis-jenis employee absence management yang digunakan untuk absensi karyawan, seperti model analog, fingerprint, PIN karyawan, teknologi biometrik, website-based system, dan kartu magnetik.
Di era modern seperti saat ini, sistem absensi karyawan berbasis online menjadi terobosan baru bagi perusahaan untuk merampingkan proses absensi manual yang rumit. Cari tahu pembahasan selengkapnya mengenai pengertian, manfaat, hingga jenis-jenis employee absence management yang digunakan untuk absensi karyawan.
Pengertian Absensi Karyawan
Absensi karyawan adalah sebuah bentuk pendataan kehadiran karyawan di suatu perusahaan pada hari kerja. Dalam data absensi akan tercantum informasi tentang jam kedatangan dan kepulangan karyawan.
Sistem absensi karyawan dapat memudahkan HRD perusahaan untuk mengetahui jumlah beserta penyebab karyawan yang tidak masuk kerja atau izin karena suatu keperluan.
Data inilah yang akan digunakan HRD dan payroll staff perusahaan sebagai laporan status kehadiran, untuk selanjutnya dikelola sebagai keperluan menghitung besaran gaji yang diperoleh masing-masing karyawan hingga penilaian kinerja.
Beberapa perusahaan yang sudah menerapkan sistem absensi karyawan berbasis teknologi atau online bahkan dapat mengetahui jam lembur karyawannya secara otomatis. Dengan demikian, pendataan dapat dilakukan secara real time.
Manfaat Absensi Karyawan
Melansir dari Nusawork, berikut adalah beberapa alasan mengapa absensi karyawan sangat dibutuhkan perusahaan:
1. Mengukur Kinerja Karyawan
Absensi karyawan dapat membantu mengukur kinerja karyawan dan menentukan karyawan tersebut hadir dengan konsisten dan tepat waktu. Jika karyawan sering absen atau terlambat, hal ini dapat mempengaruhi produktivitas dirinya maupun tim secara keseluruhan.
2. Menjaga Disiplin Kerja
Kehadiran sangat berkaitan dengan etika kedisiplinan. Adanya absensi kehadiran karyawan dapat membantu menjaga kedisiplinan kerja terhadap waktu dan peraturan yang berlaku di perusahaan.
Dengan adanya aturan yang jelas tentang sistem absensi karyawan, maka karyawan dapat memahami ekspektasi dan tuntutan yang diperlukan dalam lingkungan kerja.
3. Menentukan Gaji dan Tunjangan
Absensi kehadiran karyawan juga digunakan sebagai salah satu acuan untuk menentukan gaji dan tunjangan karyawan. Jika karyawan sering absen atau terlambat, maka dapat mempengaruhi jumlah gaji dan tunjangan yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan.
4. Mengidentifikasi Masalah
Absensi kehadiran karyawan juga dapat membantu mengidentifikasi masalah dalam perusahaan, seperti kekurangan staf, kebutuhan pelatihan tambahan atau adanya pemberian porsi tugas yang terlalu berat. Dari laporan absensi, perusahaan mengambil tindakan dan membuat kebijakan yang tepat untuk memperbaiki masalah dan meningkatkan kinerja.
5. Meningkatkan Keamanan dan Kesehatan
Absensi kehadiran karyawan juga ada hubungannya dengan keamanan dan kesehatan. Dengan adanya absensi karyawan, maka akan dapat teridentifikasi karyawan yang sering absen atau terlambat.
Dengan demikian, perusahaan dapat mengambil tindakan pencegahan, seperti pelatihan keselamatan tambahan atau memperbaiki kondisi kerja yang tidak aman. Dengan begitu, keamanan dan kesehatan di tempat kerja dapat ditingkatkan.
Ragam Sistem Absensi yang Digunakan Perusahaan
Jenis employee absence management atau sistem absensi karyawan dapat dibedakan berdasarkan teknologi dan media yang digunakan perusahaan.
Melansir dari website LPM-UMA berikut 6 jenis employee absence management:
1. Model Analog
Model analog merupakan sistem absensi manual yang masih menggunakan berbagai peralatan fisik. Penerapan model analog beragam, mulai dari pemakaian langsung alat tulis, seperti buku dan pulpen untuk mencatat secara manual, hingga menggunakan mesin yang mencetak jam kehadiran saat kartu dimasukkan pada slot yang ada.
Namun di era modern seperti sekarang, model analog dianggap tidak relevan dan kurang efisien karena memerlukan banyak peralatan fisik, pembelian buku dan pulpen, serta mesin yang membutuhkan perawatan berkala secara rutin.
2. Penggunaan Sidik Jari (Fingerprint)
Fingerprint menjadi model terpopuler yang banyak digunakan perusahaan untuk merekam kehadiran harian para karyawannya. Sesuai dengan namanya, pengabsenan dilakukan menggunakan mesin absensi fingerprint yang menggunakan metode pendeteksian melalui sidik jari karyawan untuk mendata daftar kehadiran karyawan.
Caranya, karyawan cukup meletakkan salah satu ujung jarinya di perangkat pemindai (scanner) fingerprint secara langsung. Sidik jari yang akurat akan terdeteksi dengan data yang telah terekam sebelumnya di database, sehingga kehadiran terverifikasi.
Seiring perkembangan teknologi, hadir beberapa model touchless pada sistem absensi karyawan yang menjadi alternatif lain selain penggunaan model fingerprint.
3. Personal Identification Number (PIN) Karyawan
Sistem absensi berikutnya yang bisa jadi pilihan perusahaan untuk mengabsen kehadiran karyawannya adalah personal identification number (PIN). PIN ini sebagai identitas karyawan, sehingga setiap karyawan akan mendapatkan PIN yang unik dan berbeda-beda.
Caranya, karyawan tinggal memasukkan PIN ke dalam sistem saat absen masuk dan pulang kerja. Dengan memasukkan PIN dalam sistem, maka data kehadiran yang terekam akan menjadi lebih akurat.
Akan tetapi, kekurangan dari sistem ini adalah memungkinkan adanya upaya ketidakjujuran dari karyawan yang mencoba memasukkan PIN rekan kerjanya yang ‘titip absen’.
4. Teknologi Biometrik
Saat ini sudah banyak perusahaan yang menggunakan teknologi biometrik untuk merekam kehadiran karyawannya. Penggunaan teknologi biometrik memungkinkan proses absensi bisa dilakukan dengan sangat cepat dalam beberapa detik saja.
Karyawan tinggal berdiri di depan kamera pemindai dan sistem yang terintegrasi akan bekerja mencocokkan data biometrik yang ada di database secara otomatis.
Kelebihan teknologi biometrik adalah lebih cepat, aman, dan akurat. Namun memang syarat di awal, perusahaan memerlukan investasi data yang solid untuk memastikan sistem berjalan dengan baik.
5. Melalui Absensi Mobile dan Website (Website-based System)
Metode absensi mobile dan website semakin marak digunakan semenjak pandemi karena dinilai lebih praktis. Setiap karyawan cukup menggunakan perangkat smartphone, laptop, atau komputer milik pribadi untuk input username dan password pada website perusahaan.
Selain melalui website, perusahaan juga dapat menyediakan aplikasi mobile yang telah terintegrasi dengan database. Cara ini sangat efektif untuk menghemat waktu karena karyawan tidak harus mengantri untuk absen.
6. Kartu Magnetik (Magnetic Card)
Employee absence management yang masih umum ditemui di beberapa perusahaan adalah magnetic card. Cara absen dengan menggunakan sistem ini mirip dengan penggunaan credit card atau debit card pada mesin EDC untuk berbelanja.
Sistem akan mendeteksi kartu magnetik masing-masing karyawan yang telah diregistrasikan ketika kartu digesek dan data akan langsung terinput ke dalam sistem. Meski prosesnya terbilang cepat, namun sistem ini dinilai terbatas karena absensi hanya bisa dilakukan dengan menggesek magnetic card. Artinya, saat karyawan lupa membawa kartu, maka proses absensi tidak dapat dilakukan.
Baca juga: Mesin Absensi Kartu: Penjelasan, Kekurangan, dan Kelebihannya
Tips Memilih Sistem Absensi yang Tepat untuk Perusahaan
- Pastikan sistem telah mengantongi lisensi resmi dengan cara menelusuri vendor atau perusahaan yang memproduksinya.
- Sesuaikan dengan kebutuhan kantor Anda, misalnya pemilihan mesin biometrik yang telah terintegrasi dengan sistem payroll.
- Untuk mendapatkan employee absence management yang cocok dengan fitur berkualitas, persiapkan budget terbaik Anda.
- Pastikan absence system yang dipilih telah mencakup jumlah karyawan Anda.
- Pahami layanan yang ditawarkan oleh absence system untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Cara Membuat SOP Absensi Karyawan
Kehadiran karyawan sangat penting bagi bisnis perusahaan, sebab jam kerja yang hilang dapat menurunkan produktivitas, bahkan menimbulkan biaya. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki kebijakan terkait kehadiran yang dituangkan dalam bentuk standar operasional prosedur (SOP) absensi karyawan.
Dalam menyusun SOP, Anda perlu menyesuaikan dengan sistem kerja yang berlaku di perusahaan. Berikut cara menyusun SOP absensi karyawan:
- Pelajari regulasi terkait ketenagakerjaan yang berlaku.
- Cantumkan sumber/referensi yang menjadi acuan pembuatan SOP, misalnya surat direktur.
- Lakukan pengkajian terhadap aturan sebelumnya untuk menjadi acuan dalam peraturan terbaru.
- Susun draft peraturan absensi yang memuat poin-poin penting yang akan diberlakukan.
- Hindari redaksi yang ambigu. Gunakan gaya bahasa yang baku dan cantumkan deskripsi yang detail dan spesifik.
- Perkirakan konsekuensi dari butir-butir peraturan baru yang disusun.
- Jika perusahaan Anda menggunakan aplikasi absensi online, tulis panduan prosedur absensinya.
Contoh SOP Absensi Karyawan
Keterlambatan
Pulang Sebelum Waktunya
Lupa Absen
Ketidakhadiran
Sanksi Disiplin Karyawan
Contoh Absensi Karyawan Harian Manual
Contoh Absensi Karyawan Bulanan
Absensi karyawan akan lebih mudah jika Anda beralih menggunakan sistem absensi yang berbasis teknologi terkini dan bisa dilakukan secara online, seperti Appsensi.
Appsensi merupakan aplikasi absensi online terbaik berbasis mobile yang mendukung kebutuhan perusahaan, pemerintahan, dan UMKM. Appsensi memberikan solusi untuk pencatatan kehadiran, penjadwalan karyawan, dan penarikan laporan secara real-time.
Appsensi juga terintegrasi dengan payroll, sehingga memudahkan Anda mengotomasi perhitungan gaji dengan data kehadiran karyawan secara cepat dan akurat, serta terhindar dari risiko salah hitung.
Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau jika Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi, jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
