Kehadiran karyawan, tidak diragukan lagi, merupakan suatu hal yang sangat penting dalam suatu perusahaan untuk menjaga efektivitas sistem kerja.
Hal tersebut bahkan berdampak pada perhitungan gaji di beberapa perusahaan.
Saat ini, sistem absensi digital menjadi lebih populer karena kemudahan yang diberikannya. Itu sebabnya ada banyak perusahaan yang menawarkan layanan sistem absensi serupa.
Fungsi utama dari sistem ini adalah untuk mencatat kehadiran karyawan dalam membantu pekerjaan divisi HRD.
Namun, sistem absensi seperti apa yang harus dimiliki perusahaan? Apakah Anda masih membutuhkan sistem yang manual? Atau absensi digital?
Sebelum mengetahui jawabannya, mari simak macam-macam jenis sistem absensi berikut.
Jenis-Jenis Sistem Absensi Karyawan
Ada dua jenis sistem absensi yang sering digunakan perusahaan, yaitu absensi digital dan manua. Berikut penjelasannya.
1. Sistem manual
Absensi manual mengharuskan karyawan untuk mengisi waktu mereka sendiri waktu mereka hadir atau mulai kerja. Sistem ini dibagi menjadi dua jenis:
2. Mesin absen berdasarkan buku
Jika seorang karyawan datang atau memilih untuk pergi, mereka harus menuliskan waktu di buku kehadiran. Biasanya di dalam buku ada nama mereka, waktu kedatangan, dan tanda tangan juga.
3. Mesin absen sistem analog
Pada sistem analog, setiap karyawan akan memiliki kartu absensi untuk mencatat kehadirannya. Karena karyawan harus mencatat kedatangan mereka sendiri, sistem ini mirip dengan buku absensi.
4. Sistem digital
Sistem digital telah digunakan secara luas di banyak perusahaan karena dianggap aman dan sulit untuk disabotase. Berikut ini adalah beberapa jenis sistem absensi digital.
5. Mesin absensi sidik jari atau fingerprint
Sesuai namanya, ini adalah sistem absensi yang mengharuskan sidik jari karyawan untuk masuk dan keluar. Karena sidik jari setiap orang berbeda, sistem ini tidak mudah untuk dimanipulasi.
Sayangnya, absensi ini mungkin tidak mengenali sidik jari Anda saat jari basah atau kotor
Baca Juga: 5 Cara Menggunakan Fingerprint Untuk Absensi
6. Mesin absensi pengenalan wajah
Pengenalan wajah / face recognition lebih rumit daripada sistem sidik jari. Sistem absen ini akan memeriksa wajah dan mata manusia. Jika wajah Anda cocok dengan data di dalam sistem, itu berarti Anda telah berhasil masuk dan keluar.
7. Mesin absensi berbasis PIN
Setiap karyawan akan memiliki password mereka sendiri. Bisa berupa angka atau huruf. Untuk merekam kehadiran karyawan, mereka hanya perlu memasukkan password ke sistem. Kelihatannya sederhana, tapi ini bisa dimanipulasi dengan mudah.
8. Mesin absensi magnetic card
Karyawan hanya perlu menggesek magnetic card di mesin. Setelah itu, data kehadirannya akan otomatis tersimpan di sistem.
9. Sistem absensi berbasis situs web
Setiap karyawan harus memiliki akses ke situs web untuk login. Mereka hanya perlu menelusuri situs web, memasukkan nama pengguna dan kata sandi pribadi, lalu masuk.
Dibandingkan sistem absen digital, sistem yang manual memiliki beberapa kelemahan.
Mengumpulkan timesheet dan memasukkan angka secara manual pada lembar absen tampaknya mudah pada awalnya.
Namun, ini dapat dengan cepat menjadi berantakan ketika lebih banyak anggota tim bergabung, atau Anda tidak punya waktu untuk beberapa pekerjaan admin saat itu.
Mari kita gali lebih jauh kelemahan dari sistem absen manual.
Kelemahan Sistem Absensi Manual
1. Risiko human error
Kita semua tentunya dapat membuat kesalahan saat mengumpulkan data secara manual.
Karyawan tidak selalu memasukkan tanggal dan waktu yang benar. Anda tidak selalu memasukkan nomor yang benar ke dalam spreadsheet absen.
Anda mungkin menghadapi situasi di mana karyawan datang kepada Anda menanyakan mengapa mereka menerima gaji kurang dari jam kerja mereka, atau Anda mungkin kehilangan ratusan atau jutaan uang tanpa menyadarinya.
2. Pencurian waktu kerja
Pencurian waktu terjadi ketika karyawan mencoba untuk mendapatkan bayaran untuk ketika mereka tidak bekerja atau gaji buta.
Itu bisa dalam bentuk “titip absen”, masuk kerja lebih awal, keluar lebih lambat untuk menerima uang lembur, dan lainnya.
3. Membuang-buang waktu
Mengumpulkan timesheet, memverifikasinya, dan memprosesnya untuk penggajian pasti memakan waktu, terutama ketika Anda mengelola tim yang lebih besar.
Setiap kali ada kesalahan atau masalah mengenai kehadiran mereka, staf HR akan mendatangi Anda untuk meminta penyesuaian. Pekerjaan admin akan segera memakan setidaknya 5 jam lagi dalam seminggu, yang berarti Anda telah kehilangan banyak waktu tiap tahunnya.
Jika Anda memimpin sebuah tim, Anda tentu memiliki banyak hal yang harus dikerjakan. Mengapa membuang-buang waktu untuk sistem kehadiran manual ketika ada solusi yang hemat waktu dan nyaman lainnya di luar sana?
4. Lebih banyak dokumen
Jam kerja karyawan perlu dicatat dan disimpan untuk tujuan penyimpanan data. Jika Anda masih menggunakan lembar absen, dokumen ini lama kelamaan akan menumpuk dan memakan ruang penyimpanan.
Tidak hanya itu, timesheet kertas juga tidak murah dan sulit diambil saat dibutuhkan. Ini bisa menjadi masalah besar bagi manajer bisnis dengan banyak karyawan.
Sejumlah besar perusahaan mungkin masih menggunakan lembar timesheet manual karena mudah digunakan. Namun kenyataannya, semakin banyak perusahaan yang beralih ke perangkat lunak pelacak waktu dan kehadiran.
Melihat berbagai kelemahannya sistem manual, sekarang sudah saatnya untuk beralih ke sistem yang lebih modern dan digital.
Software pelacakan waktu dan kehadiran adalah solusi yang dapat membantu bisnis memantau kehadiran dan jam kerja karyawan, serta membayar gaji mereka secara akurat.
Mengapa Anda harus menggunakan aplikasi tersebut? Apakah ada manfaat yang lebih menarik dari mereka?
Lihatlah bagaimana sistem manajemen absen digital dapat membawa perbedaan dalam cara menjalankan bisnis Anda.
Manfaat Menggunakan Sistem Absensi Online
Ada banyak manfaat menggunakan sistem absens semacam ini. Contohnya, mendukung perusahaan mendapatkan sistem absensi yang efektif dan optimal.
Jadi, meskipun pegawai tidak hadir di kantor, semuanya tetap on track dan sesuai target. Untuk lebih jelasnya berikut beberapa manfaat menggunakan sistem manajemen absensi online.
1. Hemat waktu
Jika Anda menggunakan, atau pernah menggunakan spreadsheet untuk merencanakan shift pegawai, Anda akan sangat menyadari bahwa menggunakannya akan memakan waktu mereka.
Aplikasi absensi online ini juga menghemat waktu dalam hal mengumpulkan catatan kehadiran yang akurat untuk karyawan. Dengan beberapa klik, aktivitas yang memakan waktu seperti alokasi tugas secara manual, melacak perubahan shift, dan sebagainya dapat terpantau.
2. Data yang akurat
Ketelitian dalam bekerja merupakan hal yang paling dibutuhkan oleh sebuah perusahaan. Kurangnya akurasi dapat menyebabkan kesalahan, dan penyelesaiannya akan memakan waktu dan biaya.
Riset menunjukkan bahwa 80% pengisian timesheets harus diperbaiki secara manual apabila terjadi kesalahan.
Kesalahan entri data manual terkadang tidak dapat dihindari. Jadi menerapkan program manajemen kehadiran otomatis memberikan catatan waktu yang akurat dan data yang dapat diandalkan tentang kinerja aktual software penggajian.
3. Hemat biaya
Manfaat utama dari fitur tracking waktu dan kehadiran adalah kemampuan untuk memastikan bahwa pegawai mematuhi jam kerja mereka, dan ini nantinya, merupakan elemen penting dalam mengendalikan biaya.
Ada banyak cara bagi karyawan untuk masuk atau keluar kantor, seperti pemindai biometrik atau aplikasi mobile. Metode apa pun yang digunakan, aplikasi absensi online dapat secara efektif melaporkan jam kerja serta menghitung lembur berdasarkan kebijakan perusahaan.
4. Meningkatkan produktivitas karyawan
Jika sumber daya perusahaan tidak digunakan secara maksimal, produktivitas dapat menurun. Aplikasi absen digital dapat membantu Anda dalam melacak produktivitas dan ini juga memungkinkan Anda untuk mengkorelasikan pengeluaran dengan kehadiran.
Selain itu, setiap perusahaan memiliki kebijakan kehadirannya sendiri yang harus dikembangkan untuk mendukung karyawan.
Sistem absensi yang tepat akan memungkinkan Anda untuk melembagakan perubahan yang dapat membantu karyawan menjadi lebih produktif tanpa menghambat kebebasan mereka.
Dengan bantuan software payroll otomatis, produktivitas dan pertumbuhan perusahaan dapat meningkat.
5. Melindungi data sensitif
Setiap perusahaan yang menggunakan sistem absen dan payroll dapat menikmati keuntungan dari keamanan dan reliabilitas yang tinggi.
ID login dan kata sandi individual digunakan untuk memberikan keamanan, dan itu berarti tidak ada karyawan yang dapat sembarangan mengakses data yang disimpan.
6. Menjaga tingkat absensi
Mengelola semua jenis ketidakhadiran secara efektif adalah cara untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas secara signifikan.
Di sebagian besar perusahaan, ada staf yang tidak pernah mengambil cuti sakit dan selalu diminta untuk menggunakan hak liburan terakhir mereka pada akhir tahun, dan ada juga yang mengambil cuti sakit secara signifikan.
Mengelola ketidakhadiran secara efektif dan adil dapat menjadi tantangan bagi bisnis apa pun. Sistem track kehadiran dan waktu kerja dapat dikonfigurasi untuk mematuhi kebijakan perusahaan Anda dan memberikan indikasi pola ketidakhadiran yang mungkin perlu diselidiki atau intervensi dini.
Laporan real-time dan terjadwal dapat memberdayakan tim HR dan line manager untuk mengatasi masalah apa pun dan mengelola semua jenis ketidakhadiran dengan mudah.
7. Mencegah kecurangan
Proses manual seperti timesheet terbuka untuk penyalahgunaan, penipuan, atau kesalahan sederhana. Dengan sistem absen digital, semuanya transparan, akurat, dan sepenuhnya diaudit.
Bisnis bahkan dapat menginstal pembaca biometrik, seperti pembaca sidik jari atau pemindai iris mata. Ini menghilangkan kemungkinan “titip absen”.
8. Dapatkan laporan dengan mudah
Salah satu manfaat utama dari absen digital adalah kemampuan untuk menghasilkan laporan dengan satu sentuhan tombol.
Sistem yang baik akan memungkinkan Anda untuk mengonfigurasi serangkaian laporan yang dapat dijadwalkan untuk tiba di email manajer kapan pun mereka membutuhkannya, dan dasbor dapat disiapkan untuk melihat data langsung pada semua metrik yang penting bagi bisnis Anda.
Baca juga: Apa Itu Absensi Mobile? Simak Penjelasan Selengkapnya di Sini
Tips Memilih Sistem Absen Digital
Anda mungkin bertanya-tanya sistem absensi mana yang terbaik untuk perusahaan Anda.
Untuk membantu Anda, berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem absensi tertentu.
1. Keamanan data kehadiran karyawan
Kehadiran karyawan adalah bagian dari data sensitif perusahaan. Biasanya, data ini telah digabungkan dengan informasi pribadi dan gaji karyawan.
Oleh karena itu, sangat penting untuk memilih sistem kehadiran yang terjamin keamanannya dan tidak mudah diakses oleh siapa pun.
2. Aksesibilitas dan efisiensi
Tidak semua orang mengetahui bagaimana sistem absensi beroperasi. Jadi, Anda harus menggunakan sistem yang operasinya sederhana. Misalnya, dapat diakses melalui handphone.
3. Akurasi data
Karena kehadiran karyawan terkait dengan pembayaran, memiliki sistem yang akurat sangat penting untuk mencegah kesalahan perhitungan gaji karyawan.
4. Memberikan laporan
Carilah software yang dapat memberikan laporan lengkap tentang bagaimana karyawan Anda menghabiskan waktunya.
Jadi, Anda bisa mengetahui siapa yang bekerja, siapa yang datang terlambat dan siapa yang melakukan lembur. Tim HR dapat menggunakan sistem ini untuk membuat laporan terperinci tentang kinerja dan waktu setiap karyawan.
5. Memberikan pemberitahuan
Jika karyawan lupa untuk absen atau jika mereka mendekati waktu pulang, sistem dapat memperingatkan manajer.
6. Sesuai dengan anggaran
Pastikan sistem yang Anda pilih sesuai dengan budget Anda. Tidak disarankan bahwa perusahaan menghabiskan uang berlebihan hanya untuk sistem.
Appsensi: Solusi Sistem Absen Digital Anda
Jika Anda masih berurusan dengan sistem absen karyawan secara manual, Anda tahu hal itu dapat memakan waktu dan sering kali melibatkan banyak kesalahan human error.
Lupakan saja semua lembar kertas manual dan mulailah menggunakan sistem otomatis berbasis digital seperti Appsensi untuk menghemat waktu, uang, dan energi.
Appsensi adalah software absensi online berbasis mobile yang mendukung seluruh kebutuhan UMKM, Perusahaan, dan Pemerintahan.
Software ini memberikan kemudahan untuk melakukan integrasi data dengan software HR yang sudah digunakan oleh perusahaan sehingga mereka tidak perlu mengubah semua sistem.
Integrasi yang dapat dilakukan adalah master data karyawan, kustomisasi laporan, persetujuan dan lain sebagainya.
Dengan Appsensi Anda bisa:
- Monitor data absensi dan kinerja karyawan.
- Menghitung biaya pengeluaran perusahaan secara real-time.
- Akses yang aman dengan menggunakan fitur pengenalan wajah dan deteksi lokasi (GPS).
- Perhitungan laporan jam kerja, keterlambatan, lembur, dan lainnya secara otomatis sehingga lebih efisien
Jika Anda tertarik untuk melihat bagaimana Appsensi dapat mengotomatisasi proses kerja HR, mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi risiko human error, jadwalkan demo dengan salah satu konsultan kami yang akan dengan senang hati menunjukkan caranya kepada Anda.
JIka Ada pertanyaan silahkan untuk menghubungi kami di sini atau mencoba akses gratis selama 30 hari bersama Appsensi
