Kinerja karyawan sangatlah penting dalam mencapai tujuan perusahaan. Oleh sebab itu, perusahaan harus dapat mengawasi dan mengetahui apa yang dilakukan para karyawannya, seberapa keras mereka berusaha, dan bagaimana proses kinerja mereka apakah sudah sesuai dan selaras dengan tujuan perusahaan atau belum.
Dalam melakukan hal tersebut, perusahaan biasanya menggunakan indikator. Indikator ini berfungsi sebagai alat ukur proses bisnis perusahaan. Indikator yang digunakan biasanya disebut key performance indicator (KPI).
Definisi Key Performance Indicator (KPI)
Key Performance Indicator atau sering disingkat KPI adalah serangkaian nilai terukur yang menunjukkan seberapa efektif kinerja perusahaan dalam mencapai tujuan utama bisnisnya. KPI merupakan indikator kinerja utama yang dapat diukur dari waktu ke waktu. Banyak perusahaan atau organisasi menggunakan KPI untuk mengevaluasi keberhasilan dalam mencapai target.
KPI menyediakan target yang dapat digunakan oleh tim sebagai pencapaian untuk mengukur kemajuan dan sebagai wawasan yang mampu membantu seluruh pihak di dalam organisasi dalam membuat keputusan yang lebih baik. Indikator kinerja utama secara khusus membantu pencapaian strategis, keuangan, dan operasional perusahaan agar bergerak maju di tingkat strategis.
KPI tingkat tinggi dapat berfokus pada kinerja bisnis secara keseluruhan, sementara KPI tingkat rendah dapat berfokus pada proses lintas departemen seperti penjualan, pemasaran, atau SDM.
Perbedaan Arti Key Performance Indicator (KPI) dengan Arti Metrik
Meskipun indikator kinerja utama dan kinerja metrik saling terkait, namun keduanya tidaklah sama. Key performance indicator merupakan target utama yang perlu dilacak perusahaan karena memberikan dampak paling besar pada hasil bisnis strategis Anda. KPI mendukung strategi dan tim perusahaan untuk berfokus pada hal-hal yang penting saja.
Contoh KPI adalah “target pelanggan baru per bulan”.
Sedangkan metrik mengukur keberhasilan aktivitas bisnis sehari-hari perusahaan. Metrik ini fungsinya mendukung KPI perusahaan. Metrik juga bukanlah ukuran yang paling penting. Contoh metrik yaitu “kunjungan toko perbulan” dan “unduhan laporan”.
Mengapa Key Performance Indicator (KPI) Penting bagi Perusahaan?
KPI (Key Performance Indicator) adalah cara penting yang dapat digunakan perusahaan untuk memastikan dan mengevaluasi kinerja organisasi dalam rangka mencapai tujuan secara keseluruhan. Berikut beberapa alasan mengapa perusahaan Anda memerlukan key performance indicators :
1. Menjaga tim agar tetap selaras
Selain untuk mengukur keberhasilan kinerja atau proyek karyawan, KPI juga dapat membuat tim bergerak ke arah dan tujuan yang sama serta memiliki visi dan misi yang sama dengan perusahaan. KPI juga dapat membantu memecahkan masalah seperti komunikasi yang buruk baik mengenai strategi organisasi atau manajemen.
2. Memberikan pemeriksaan kesehatan
Key performance indicator memberikan perusahaan pandangan realistis mengenai kesehatan para pegawainya, mulai dari faktor risiko hingga pengaruhnya pada indikator keuangan.
3. Sebagai penyesuaian
Key performance indicator membantu perusahaan melihat dengan jelas seberapa dalam keberhasilan dan kegagalan yang telah dicapai. Sehingga perusahaan dapat memperbaiki lebih banyak hal untuk mencapai kesuksesan.
4. Membantu mempertahankan tanggung jawab tim
Pastikan setiap karyawan dalam perusahaan memiliki nilai melalui key performance indicator. Nilai ini akan membantu karyawan dalam melacak progress dan kemajuan mereka, serta memperingan tugas seorang manajer.
5. Menghubungan tujuan dan budaya perusahaan
Key performance indicator harus terhubung dengan misi organisasi. “Menghasilkan uang” bukanlah sebuah misi dan juga tidak terhubung dengan erat terhadap karyawan. Tujuan perusahaan harus dapat mendorong karyawan untuk datang bekerja dengan semangat dan motivasi baru setiap hari. Misi dan visi yang dimiliki perusahaan harus terhubung langsung dengan key performance indicator Anda, sehingga karyawan merasa penting bagi mereka dalam melakukan pekerjaan untuk mencapai keduanya.
Baca Juga: Apa Saja Standard Kinerja Karyawan Yang Efektif Diterapkan di Perusahaan
Langkah Membuat Key Performance Indicator (KPI) yang Efektif
Perusahaan memiliki banyak sekali data. Dalam mengukur setiap kinerja data, Anda pasti memerlukan key performance indicator. Beberapa langkah-langkah yang perlu diikuti agar membuat KPI yang efektif :
1. Menganalisis kinerja perusahaan saat ini
Apakah target yang ditetapkan telah tercapai? Hal ini sangat penting dilakukan untuk memahami area kesuksesan perusahaan dan area peningkatan. Anda juga perlu melihat data kinerja historis perusahaan untuk menetapkan dasar apa yang telah dicapai kemarin. Dalam melakukan hal ini, Anda bisa menggunakan aplikasi atau platform seperti PowerMetrics.
2. Meninjau tujuan bisnis dan ikat KPI dengan tujuan strategis
Perlu diingat bahwa KPI tidak statis. KPI milik perusahaan harus berkembang seiring dengan berkembangnya tujuan bisnis milik perusahaan dan tentunya sesuai visi dan misi perusahaan.
3. Menentukan bagaimana KPI akan digunakan
Diskusikan mengenai hal ini dengan seluruh pihak yang akan menggunakan laporan KPI untuk mengetahui apa yang ingin mereka capai dan bagaimana mereka menggunakannya. Tujuan dilakukan hal ini yaitu untuk membantu Anda dalam menentukan KPI yang relevan dan berharga bagi pengguna bisnis.
4. Menetapkan target KPI baik jangka panjang atau jangka pendek
Tetapkan tujuan jangka panjang perusahaan baik triwulanan atau tahunan dan kemudian juga identifikasi target jangka pendek yang perlu Anda capai di sepanjang perjalanan dan prosesnya. Dengan cara ini Anda dapat terus menilai kembali dan mengubah arah saat Anda bekerja dengan target yang lebih besar.
5. Menulis KPI SMART
KPI yang paling efektif merupakan formula KPI SMART. Hal ini telah dibuktikan oleh penggunaan beberapa perusahaan. SMART disini terdiri dari Specific, Measurable, Attainable, Realistic, dan Timebound. Contohnya yaitu “Tingkatkan penjualan sebesar 5% per kuartal”.
6. Menjaga KPI agar tetap jelas
Setiap orang di organisasi atau perusahaan harus memahami key performance indicator dengan baik sehingga mereka juga dapat menindaklanjutinya. Oleh karena itu, literasi data sangatlah penting. Ketika orang memahami cara bekerja dengan data, maka mereka dapat membuat keputusan yang akan mengarahkan perusahaan ke arah tujuan yang benar.
7. Merencanakan revisi
Ketika bisnis dan kepuasan pelanggan mengalami penurunan, perusahaan mungkin perlu merevisi indikator kinerja utama seperti membuang hal yang sudah tidak relevan atau menyesuaikan berdasarkan kinerja sebelumnya. Pastikan Anda memiliki rencana yang baik untuk mengevaluasi dan membuat perubahan pada KPI jika memang diperlukan.
8. Meninjau kemajuan
Biasakan diri Anda untuk memeriksa status kemajuan bisnis dan KPI. KPI tidak hanya set-it and forget-it. KPI harus di check-in secara teratur mengenai kinerja dan relevansinya. Begitu hal tersebut dijadikan kebiasaan dalam diri Anda, maka akan lebih mudah kedepannya.
9. Menghindari KPI yang berlebihan
Intelijen bisnis telah memberikan organisasi akses terhadap data dan visualisasi data interaktif yang tidak terhingga. Akses ini membuat perusahaan lebih mudah dalam mengukur segala sesuatu. Sedangkan definisi key performance indicator hanya berfokus pada target yang paling penting. Bukan terhadap semua data. Sehingga gunakan KPI seperlunya, jangan berlebihan, serta fokus pada tindakan yang paling berdampak.
Baca juga: Manfaat OKR (Objectives and Key Results) dan Contohnya
Jenis-jenis Key Performance Indicators
Indikator kinerja utama memiliki beragam jenis. Ada jenis KPI yang mengukur kemajuan bulanan, ada yang berfokus pada jangka panjang. Namun terdapat kesamaan pada semua KPI yaitu mereka terikat pada tujuan dan strategi organisasi. Berikut beberapa jenis-jenis KPI yang paling umum ditemukan:
1. KPI strategy
Jenis KPI ini merupakan indikator kinerja utama yang memiliki gambaran besar dalam memantau tujuan organisasi. Para eksekutif biasanya menggunakan satu atau dua KPI strategis untuk melihat dan mengetahui bagaimana kinerja perusahaan pada waktu tertentu. Contohnya seperti laba bersih, laba bersih atas investasi, laba kotor, pendapatan, pangsa pasar, harga pokok penjualan dan lain-lain.
2. KPI operational
KPI operasional merupakan KPI yang mengukur kinerja dalam jangka waktu yang lebih pendek dan berfokus pada proses serta efisiensi organisasi. Contohnya yaitu penjualan berdasarkan wilayah, biaya transportasi bulanan, dan cost per acquisition (CPA).
3. KPI functional unit
Banyak indikator kinerja utama berhubungan dengan fungsi departemen tertentu, seperti departemen keuangan dan IT. KPI jenis ini merupakan KPI yang mengukur kinerja tiap departemen. Departemen IT sering melacak rata-rata waktu aktif, sedangkan KPI keuangan melacak margin laba kotor dan lain-lain. KPI fungsional ini juga dapat diklasifikasikan menjadi KPI strategis atau operasional.
4. Leading vs Lagging
Hal terpenting, Anda harus dapat mengetahui perbedaan antara indikator utama dan tertinggal. Indikator utama dapat membantu perusahaan memprediksi hasil di masa mendatang, sedangkan KPI (Key Performance Indicator) tertinggal melacak apapun yang telah terjadi. Perusahaan sering menggunakan campuran keduanya untuk memastikan mereka melacak segala sesuatu yang penting.
Penerapan Key Performance Indicator pada Perusahaan
Setiap unit bisnis memiliki indikator kinerja utama unik yang membantu mereka dalam melacak kemajuan dan mengukur proses bisnis perusahaan demi mencapai tujuan. Tujuan perusahaan ini tentu berkaitan dengan peningkatan penjualan dan kepuasan pelanggan.
Banyak organisasi menggunakan dashboard KPI untuk membantu memvisualisasikan, meninjau, dan menganalisis metrik kinerja mereka di satu tempat. Berikut merupakan beberapa departemen yang menggunakan KPI :
1. Departemen Keuangan
Mulai dari pengeluaran dan pendapatan hingga pengelolaan margin dan kas, manajer keuangan memiliki banyak pilihan dalam melacak kemajuan keuangan. Beberapa contoh KPI departemen keuangan yaitu gross profit margin (laba kotor) , operating profit margin, net profit margin operating expense ratio, working capital ratio, harga pokok penjualan dan biaya lain-lain
2. Departemen penjualan
Pastikan tim Anda memenuhi target penjualan dengan melacak dan meninjau KPI penjualan secara berkala termasuk prospek dan peluang seperti average order value, sales volume by location, dan lain-lain
3. Departemen pemasaran
Untuk memahami pengeluaran pemasaran, tingkat konversi, dan indikator keberhasilan pemasaran lainnya, maka Anda harus dapat mendefinisikan indikator kinerja utama dan menyelaraskannya dengan tujuan strategis organisasi Anda. KPI yang digunakan dalam departemen pemasaran biasanya merupakan key performance indicator non financial. Beberapa contoh KPI departemen pemasaran yaitu marketing qualified leads, sales qualified leads, conversion rates, dan lain-lain.
Baca juga: Menilai Kinerja Karyawan dengan Formulir Penilaian Kinerja
Manajemen Performa Perusahaan Anda Bersama Appsensi
Dalam mengelola bisnis, manajemen performa merupakan salah satu sistem yang paling penting untuk dapat menjaga keberlangsungan bisnis dan memastikan visi yang telah ditargetkan dapat dicapai. Dengan performance management system, Anda dapat mendorong peningkatan produktivitas karyawan agar lebih produktif dalam mencapai cita-cita perusahaan.
Pada masa kini, Anda tidak perlu khawatir dalam melaksanakan proses sistem manajemen performa. Appsensi memiliki solusi terbaik bagi Anda.
Appsensi merupakan aplikasi penyedia solusi HR yang memberikan solusi performance management system terbaik di Indonesia. Appsensi menyediakan fitur performance review untuk dapat mengevaluasi kinerja dan kemampuan karyawan secara sistematis, sehingga Anda dapat merencanakan pengembangan karir lebih lanjut. Selain itu, kami juga menyediakan fitur OKR (Objective Key Result) yang merupakan metode lain untuk mengukur kinerja selain KPI. OKR ini dilihat berdasarkan objective (target utama) dan dicapai melalui tindakan yang terukur dan kuantitatif (key result).
Selain manajemen performa, Appsensi juga menyediakan fitur-fitur lain yang bermanfaat bagi HR, seperti fitur payroll, pengajuan klaim dan lembur, daftar karyawan berdasarkan organisasi, dan lain-lain. Kami juga sudah berpengalaman bekerjasama dengan banyak perusahaan di berbagai bidang industri.
Tertarik untuk mencoba Appsensi? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Aplikasi untuk HRD dari Appsensi. Isi from berikut dibawah ini agar dapat terhubung dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!
