Dalam sebuah organisasi, supervisor memegang peran penting dalam mengawasi kinerja para karyawan maupun kegiatan operasional yang berlangsung. Namun, tugas supervisor sebenarnya lebih dari cakupan kerja tersebut. Ada sejumlah tanggung jawab yang membuat posisi supervisor tak dapat Anda pandang sebelah mata.
Sebelum membahas lebih jauh tentang tugas-tugasnya, ketahui dulu pengertian supervisor dalam sebuah struktur organisasi berikut ini!
Definisi supervisor
Kata supervisor berasal dari bahasa Inggris, yakni supervise yang berarti mengawasi atau memberikan pengarahan. Dengan kata lain, supervisor adalah seseorang yang memiliki otoritas atau wewenang untuk mengeluarkan perintah atau arahan kepada karyawan di bawah mereka.
Jika dilihat dalam struktur organisasi, tugas supervisor berada di antara manajer dan staf biasa. Posisi tersebut yang membuat supervisor dianggap sebagai jembatan antara manajer dengan para karyawan di bawahnya. Dalam prosesnya, supervisor melaporkan perkembangan karyawan dan pekerjaan mereka kepada manajer, lalu memastikan karyawan tetap bekerja sesuai target yang telah ditetapkan perusahaan.
Baca juga: Standar Penilaian Kinerja Karyawan yang Efektif
Tugas-tugas supervisor
Supervisor di setiap perusahaan bisa mempunyai tugas berbeda. Akan tetapi, inti dari tanggung jawab mereka sama, yaitu mengawasi karyawan dan kegiatan operasional di perusahaan berjalan tanpa kendala. Untuk penjelasan lebih lengkap, berikut tujuh tugas yang biasanya dipegang supervisor dalam sebuah organisasi.
1. Mengatur workflow
Tugas supervisor yang paling utama adalah mengelola workflow yang berlangsung di tempat kerjanya. Mereka yang bertanggung jawab dalam mengatur pekerjaan karyawan, baik dalam tim maupun individu, agar sesuai kebutuhan perusahaan.
Jika workflow dapat dikendalikan dengan baik oleh supervisor, alur kerja individu dan tim di perusahaan akan berjalan secara efektif. Kemudian, supervisor juga lebih mudah saat mereka harus menentukan tujuan dan mengkomunikasikannya dengan karyawan. Di sisi lain, mereka tak akan terbebani saat melaporkannya kepada manajer.
2. Menyusun jadwal karyawan
Sebagian besar perusahaan menetapkan jam kerja yang berlaku untuk semua karyawan. Namun, ada juga yang mengaplikasikan sistem shift untuk stafnya. Untuk metode kedua, supervisor yang akan bertanggung jawab dalam menyusun jadwalnya.
Tugas supervisor dalam hal ini adalah membuat sistem kerja bergilir yang adil. Sebagai contoh, supervisor yang bekerja di departemen front office perhotelan akan memastikan para karyawan dapat bekerja bergantian di pagi dan malam. Salah satu tujuannya adalah membuat front office hotel tetap siaga selama 24 jam.
3. Mengevaluasi kinerja dan memberikan feedback
Supervisor juga berhak melakukan evaluasi kinerja para karyawan, sebab mereka yang terus mengawasi lingkungan kerja dan mengetahui jadwal pekerjaan. Dari hasil evaluasi, supervisor lantas memberikan feedback yang sifatnya konstruktif kepada individu maupun tim.
Evaluasi dan feedback yang menjadi tugas supervisor mempunyai fungsi untuk meningkatkan kualitas sekaligus efektivitas performa karyawan. Di beberapa perusahaan, supervisor juga punya kewenangan memilih karyawan mana saja yang memiliki performa terbaik dan berhak menerima penghargaan atas pencapaian tersebut.
4. Memberikan pelatihan kepada karyawan baru
Selain fokus kepada karyawan lama, supervisor bertugas juga dalam mengembangkan skill para karyawan baru. Untuk mewujudkannya, mereka memberikan pelatihan atau training supaya mereka siap melakukan tugas dan mampu mengikuti dinamika perusahaan.
Dalam hal ini, training yang diberikan dapat berupa orientasi atau pengenalan di tempat kerja, penjelasan jobdesk, hingga kebijakan perusahaan yang harus ditaati dan dihindari. Lantas untuk pelaksanaannya, supervisor akan bekerjasama dengan HRD yang juga menangani SDM beserta kebutuhannya di perusahaan.
5. Menyerahkan laporan ke manajemen dan HR
Tugas supervisor berikutnya adalah melaporkan kinerja individu maupun tim kepada manajemen maupun departemen HR. Hal-hal yang mereka serahkan biasanya berhubungan dengan evaluasi pekerjaan, kedisiplinan, ketepatan waktu, dan lain sebagainya.
Di sejumlah perusahaan, supervisor mendapatkan tanggung jawab tambahan. Misalnya untuk mengembangkan dan mengelola rencana yang dianggap dapat meningkatkan performa karyawan berdasarkan laporan-laporan yang mereka buat. Langkah tersebut pun bisa digabungkan dengan pelatihan yang disiapkan untuk karyawan.
6. Membantu menyelesaikan masalah karyawan
Perusahaan mana pun pasti akan mengalami kendala, baik internal maupun eksternal. Tugas supervisor dalam hal ini adalah membantu menyelesaikan masalah internal yang terjadi dalam tim maupun di antara karyawan.
Supaya masalah tak semakin panjang, supervisor harus mampu bersikap bijak dan objektif. Hal tersebut akan memudahkan mereka menjadi pendengar yang baik bagi pihak-pihak yang berselisih. Jadi supervisor pun bakal dengan cepat menemukan solusi. Dalam sejumlah kasus, tak jarang supervisor ditunjuk sebagai mediator untuk mencapai penyelesaian yang dianggap adil.
7. Mengidentifikasikan peluang untuk meningkatkan karier
Tugas utama terakhir yang supervisor lakukan adalah mengidentifikasikan peluang untuk meningkatkan karir para karyawan. Mereka membantu staf HR menentukan karyawan yang sudah memenuhi persyaratan untuk promosi maupun kenaikan jabatan.
Meski secara tak langsung, tugas supervisor dalam hal ini membantu pihak manajemen yang memerlukan konsultasi. Pasalnya, supervisor yang mengawasi kinerja karyawan secara berkala. Mereka juga yang aktif mengevaluasi dan memberikan feedback agar karyawan berkembang ke arah yang lebih baik.
Skill yang harus supervisor kuasai
Tugas mengawasi yang supervisor lakukan tak semudah yang Anda bayangkan. Dibutuhkan sejumlah keterampilan atau skill untuk membangun kemampuan tersebut, di antaranya:
- Komunikasi yang baik. Seperti yang disinggung, komunikasi menjadi kunci supervisor karena mereka yang menjembatani staf dengan manajer. Keterampilan komunikasi yang harus Anda kuasai pun bukan hanya secara verbal, tetapi juga tertulis mengingat perusahaan menggunakan kedua cara tersebut untuk memberikan arahan;
- Mengambil keputusan. Sebagai pihak yang posisinya berada di atas staf, supervisor harus sanggup membuat dan mengambil keputusan penting. Untuk itu, tugas supervisor dalam menentukan keputusan perlu dilakukan dengan membaca situasi serta memakai informasi yang tersedia agar keputusan yang dihasilkan adil bagi semua pihak;
- Skill interpersonal. Walau bukan atasan di posisi tertinggi, supervisor tetap membawahi sejumlah karyawan yang menjadikannya pemimpin. Skill interpersonal pun dibutuhkan untuk mengetahui kepribadian masing-masing individu. Tentunya untuk menguasai skill ini, Anda tetap harus bersikap profesional;
- Kemampuan beradaptasi. Ada kalanya perusahaan melakukan perubahan di tempat kerja secara mendadak. Jika kemampuan adaptasi buruk, Anda akan kesulitan berpikir dan mencari jalan keluar untuk membantu karyawan lain. Maka dari itu, untuk menjadi supervisor yang baik, Anda pun harus punya kemampuan beradaptasi yang mumpuni;
- Manajemen waktu. Tugas supervisor ini bisa saja terjadi saat perusahaan menerima pekerjaan yang lebih banyak dari biasanya. Manajemen waktu yang baik membantu Anda membuat atau mengubah jadwal, mendelegasikan tugas kepada karyawan, sekaligus memantau performa mereka agar tak berantakan;
- Dapat memprioritaskan kebutuhan. Kemampuan dalam menentukan prioritas sangat erat kaitannya dengan manajemen waktu. Supervisor yang tahu cara memprioritaskan kebutuhan pasti dapat menyesuaikannya dengan jadwal yang tersedia. Dengan begitu, pekerjaan akan selesai tepat waktu;
- Kerja sama. Bisa dikatakan skill yang satu ini wajib dimiliki karyawan, termasuk untuk tugas supervisor. Supervisor berpengalaman mampu bekerja sama dengan banyak orang dan bisa memperhatikan kebutuhan pihak tersebut. Mereka juga dapat mendiskusikan strategi dengan individu atau tim untuk mengambil keputusan;
- Memecahkan masalah. Terakhir, skill memecahkan masalah (problem-solving) perlu dimiliki supervisor agar karyawan tak terlalu lama larut dalam masalah yang dihadapi. Untuk mendapatkan skill ini, Anda harus mampu membaca situasi dan mengembangkan rencana secara efektif untuk mengatasinya.
Baca juga: Berikut Soft Skill yang Harus Dimiliki Karyawan
Mudahkan pengawasan dengan Appsensi
Menilai dari penjelasan diatas, Anda bisa simpulkan bahwa supervisor memegang tanggung jawab penting yang harus dilakukan sebaik mungkin. Anda yang berencana memegang posisi ini butuh waktu dan ketekunan dalam melatih diri agar tugas-tugas yang nantinya dilakukan berjalan lancar.
Namun, tak dipungkiri kalau sebagian besar tugas supervisor menguras tenaga dan waktu. Ketika kelelahan, mereka bisa saja kehilangan kendali hingga jatuh sakit. Di sisi lain, kalau supervisor absen dari tugas, kinerja karyawan bisa berkurang atau kacau balau.
Untuk meringankan beban tersebut, tak ada salahnya Anda mengandalkan teknologi seperti yang ditawarkan Appsensi. Fitur-fitur utama yang aplikasi absensi mobile ini tawarkan dijamin membantu supervisor, antara lain untuk pelaporan aktivitas, manajemen shifting, pengajuan cuti, hingga memantau karyawan berdasarkan lokasi.
Dengan memakai fitur-fitur tersebut, tugas supervisor pun dapat dilakukan dengan baik dan akurat, bahkan saat Anda berhalangan datang ke kantor. Cari tahu lebih dalam tentang Software Payroll dan Aplikasi Payroll Appsensi atau isi form di bawah ini untuk pelajari lebih lanjut bersama para specialist kami:
Tulis Komentar